企業(yè)應付賬款管理存在的問題及對策研究

陳冬梅

摘要：當下，企業(yè)間的競爭不斷加大，企業(yè)要能夠生存及發(fā)展，在激烈的競爭中立于不敗之地，抓好應付賬款的管理工作就是其中的重要環(huán)節(jié)。然而，我們也看到不少企業(yè)在應付賬款的管理中還存在著不足之處。文章以進行應付賬款管控的重要意義為出發(fā)點，闡述應付賬款管控過程中存在的相關(guān)問題，在此基礎(chǔ)上逐一提出了相應的改善對策。希望能幫助企業(yè)在應付賬款的管控過程中緩解流動資金的壓力，節(jié)約籌資成本，降低企業(yè)經(jīng)營風險，從而為企業(yè)更加長遠地發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：企業(yè);應付賬款管理;問題;對策

一、引言

在市場經(jīng)濟的交易過程中，信用支付已經(jīng)普遍成為企業(yè)在買賣交易中采取的一種結(jié)算方式。在企業(yè)日常的財務管理行為中，應付賬款管控已成為其中的一項主要工作，如果企業(yè)對于應付賬款管控力度不足，勢必會給企業(yè)造成很大的財務風險，將會非常不利于企業(yè)的長遠發(fā)展。所以，企業(yè)需要重視及加強應付賬款的管控工作，防止因為應付賬款管控不力而引起的各項經(jīng)營風險。

二、應付賬款管理概述

（一）應付賬款的含義

應付賬款指的是企業(yè)因購買商品、材料或者是接受勞務等經(jīng)營活動而應付給銷售方或服務提供方的款項，它是基于商業(yè)信用為前提，是隨著企業(yè)購銷業(yè)務而產(chǎn)生的經(jīng)營性債務。

（二）應付賬款管控的重要性

首先，通過加強及優(yōu)化應付賬款管理體系，幫助企業(yè)更加有針對性地在管控應付賬款時更加有針對性，提升管理效率。其次，通過高效，合理地管控應付賬款也可以使企業(yè)的流動資金更加充足，為企業(yè)的健康發(fā)展提供強有力的資金支持。再次，通過管控好應付賬款，延伸到采購環(huán)節(jié)，確保采購需求的合理性，有利于控制好存貨庫存水平，達到有效防范及控制企業(yè)運營風險。

三、企業(yè)應付賬款管理存在的主要問題

（一）沒有從企業(yè)的整體戰(zhàn)略管理度來考慮

首先，由于商業(yè)信用的存在，所以當企業(yè)采購貨物或接受服務時隨之會產(chǎn)生相應的應付賬款。從表面上看，存在應付賬款是占用了供應商的資金，但如果沒有看到背后的采購計劃是否合理，沒有按照編制的銷售預算、生產(chǎn)預算來跟進，那采購行為就會變得較為隨便，造成存貨積壓而浪費資源，同時也會產(chǎn)生大量的應付賬款。另外，如果沒有選擇好供應商，或者一味地看重最低采購而沒有考慮總成本最低的原則，也會犯一葉障目的錯誤，對企業(yè)的長遠發(fā)展會產(chǎn)生非常不利的影響。

其次，沒有從企業(yè)生命周期的角度出發(fā)考慮采購業(yè)務。企業(yè)采購行為需要結(jié)合企業(yè)的生命周期來綜合考慮問題。當企業(yè)處于快速成長階段，資金的缺口比較大，如果此時仍然把采購單價作為首選，就會因小失大，會使得企業(yè)失去更多、更大的發(fā)展機會。

最后，因采購行為而產(chǎn)生的應付賬款，與不少財務指標相關(guān)聯(lián)，過多的應付賬款余額一方面表明占用供應商的資金在增加，但另一方面也可能給企業(yè)帶來更高的資產(chǎn)負債率、速動比率，當企業(yè)要從銀行融資的時候，會給企業(yè)融資規(guī)模及融資成本造成不利影響。

（二）職責分工不明晰

應付賬款的核算及管控，涉及包括采購，倉庫、質(zhì)量、法務、財務等相關(guān)部門，也涉及采購需求計劃、采購需求審查、招投標、合同簽訂、比價、采購，付款等多個環(huán)節(jié)。然而在采購與付款的業(yè)務處理過程中，相關(guān)職責分工不清晰一直困擾著整個應付賬款管控過程。一是在涉及從審查采購計劃，簽訂合同，確認到貨狀況，到對應付賬款掛賬及對欠款的支付等眾多流程中的職責分工界限不清晰。當潛在的問題還沒有顯現(xiàn)的時候，一切都相安無事，但問題一旦發(fā)生，各個部門多從利己的角度出發(fā)，盡力去撇清自己的責任，但最終損失的還是企業(yè)。二是對各供應商隨意拖延付款，存在違約風險，容易引起法律糾紛，影響到企業(yè)的形象。三是供應商為緩解長期拖欠貨款產(chǎn)生的資金壓力，為了降低成本，可能在生產(chǎn)過程中或提供服務的質(zhì)量上偷工減料，反過來又給己方造成更大的損失。

（三）付款資金安排欠妥

部分企業(yè)高層、中層等管理人員對應付賬款的認識仍停留在傳統(tǒng)觀念上，認為拖延供應商的付款是企業(yè)能力的一種體現(xiàn)。所以，不少企業(yè)對供應商及服務商的付款安排是能拖就拖，能延長則延長，認為沒有必要編制付款計劃，一直是等到供應商反復多次催款之后，采購部門才與財務部門申請付款安排，而財務部門的資金已經(jīng)提前安排在相關(guān)急需資金的項目之上。一旦這種沒有計劃性的臨時性付款申請增多，勢必打亂企業(yè)的營運節(jié)奏，給企業(yè)的資金安排造成非常大的壓力。久而久之，供應商也會將付款信用條件變得更為嚴苛，進而加大企業(yè)的資金壓力，帶來更多的財務風險。

（四）應付賬款內(nèi)部控制不嚴

一些企業(yè)內(nèi)部控制不嚴主要體現(xiàn)在如下幾個方面：一是使用單位集使用人與采購人、采購人與驗收人身份于一身。二是對合同的條款審核不嚴格，在合同未履行或未能全部履行完成的情況下財會部門就全部付款，給企業(yè)造成損失。其中也往往由于審核不力會給一些采購人員及相關(guān)人員鉆空子，容易滋生出腐敗問題。三是財會部門對付款申請的相關(guān)支持資料的審核不嚴格。在實務中由于種種原因，往往會發(fā)生發(fā)票金額與采購申請金額、驗收金額不一致，在付款申請的審核中沒有很好地勾稽各項數(shù)據(jù)的一致性并追查原因，造成多付或少付的結(jié)果。四是付款的內(nèi)控有漏洞，存在管理的隱患。一是通過支票付款時，空白支票及印章由出納一人保管處理。二是在線付款時付款審批權(quán)限設(shè)置層級不夠，且在線付款密碼沒有得到有效保護，在經(jīng)辦人外出委托他人付款后沒有及時更改密碼。

（五）信息系統(tǒng)功能不全

在企業(yè)的日常經(jīng)營中，采購及付款是其中的一個重要的環(huán)節(jié)。如果企業(yè)的信息系統(tǒng)不完善，則非常不利于對應付賬款流程的管控。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的業(yè)務是越來越多且復雜度也越來越高，單純依靠手工處理的方式已經(jīng)落伍，無法更好地適應現(xiàn)代企業(yè)對精細化管控的需求。目前，不少企業(yè)的采購合同沒有很好地與賬務處理系統(tǒng)對接，無法在賬務系統(tǒng)中快速查詢到合同執(zhí)行的相關(guān)情況，不知道合同的當前履約進度，不知道付款金額是否和合同約定的付款進度相匹配，逾期未付款無法得到預警信息。預付款信息也不能直觀地看出。由于信息系統(tǒng)不健全，造成企業(yè)到期應付或預付而未及時、足額付出而引發(fā)相關(guān)法律風險，也可能造成企業(yè)多付款而不能及時發(fā)現(xiàn)，不能及時追回，給企業(yè)的資金造成損失。A6A77BEC-91F0-4A9C-8098-08C871332F1F

（六）未充分發(fā)揮應付賬款內(nèi)部審計的監(jiān)督作用

目前，很多企業(yè)在進行內(nèi)部審計的時候過多地將精力集中在存貨及應收賬款上，對應付賬款的重視程度不夠，片面認為應付賬款反正是欠供應商的錢，即使不審也沒有什么風險，致使企業(yè)應付賬款管理缺乏整體性，無法及時發(fā)現(xiàn)其中隱含的風險，給企業(yè)經(jīng)營帶來隱患。有的企業(yè)雖也建立了有關(guān)應付賬款的內(nèi)部審計制度，可在審計過程中的綜合性不夠，審計過程流于形式，未能有效關(guān)注到諸如對供應商的選擇不當，授權(quán)審批不規(guī)范，采購物資質(zhì)次價過高，甚至發(fā)生舞弊行為。對于發(fā)現(xiàn)的部分問題，未能制定可行的風險防范行動方案，特別是在應付賬款關(guān)鍵控制點的監(jiān)控方面乏力，致使內(nèi)部審計工作和應付賬款風險防范相結(jié)合的程度不高。

（七）相關(guān)人員素質(zhì)不高

在應付賬款管控的整個流程中，涉及多個部門及人員，在任何一個環(huán)節(jié)處理不慎都會給應付賬款的管控帶來諸多不利的影響?，F(xiàn)實中，各業(yè)務環(huán)節(jié)中的相關(guān)人員的業(yè)務素質(zhì)高低不齊，有些經(jīng)辦人員的責任心不強，致使應付賬款管控過程中出現(xiàn)多付、少付、錯付給其他供應商等多種情況。凡此種種本來可以避免的問題，都因人為的原因而導致，極大地影響到應付賬款管控的整體效率。

四、強化企業(yè)應付賬款管理的對策建議

（一）從戰(zhàn)略層面考慮管控應付賬款

首先，企業(yè)戰(zhàn)略的落地生根靠的是實施全面預算，以全面預算為基礎(chǔ)來加強采購及應付賬款管理，確保采購計劃與生產(chǎn)及銷售計劃相適應。在采購的過程中選擇合格供應商進行采購，考慮產(chǎn)品使用周期成本，以總成本最低的原則進行采購。對供應商的選擇不僅要貨比三家，更重要的是要采購物資的成本結(jié)構(gòu)進行分解，以便于降低采購成本及應付賬款。

其次，從企業(yè)生命周期的角度來考慮采購業(yè)務及應付賬款。當企業(yè)處于成長型期間，考慮到資金需要量比較大的現(xiàn)狀，需要優(yōu)先選擇現(xiàn)金流充足的供應商，其次考慮降低采購成本，達到為企業(yè)進行短期融資的目的。當企業(yè)處在衰退期，此時資金流充裕，不需擔心資金問題，應該是選擇單價比較低，以現(xiàn)款結(jié)算或以預付款結(jié)算的采購方式，達到降低成本的目的。

最后，為保證企業(yè)融資時能獲得更多的融資額度及更優(yōu)的融資利率，需要綜合考慮付款及負債的情況，保持適度的應付賬款余額以降低資產(chǎn)負債率及速動比率等財務指標。

（二）明確職責分工

要更好地強化應付賬款管理，就必須要建立健全相關(guān)的制度。在制度中明確相應的崗位的管理職責，落實整個流程的崗位責任制，把各自管理責任及監(jiān)督責任逐一分解落實。物料計劃部門負責編制物料采購計劃，及時根據(jù)動態(tài)的市場需求進行調(diào)整并及時地通知采購部門。采購部門根據(jù)采購計劃做好采購的詢價、比價、下單、跟單等環(huán)節(jié)來進行采購并提出付款申請，還要負責開發(fā)合格供應商，把好合格供應商準入關(guān)。倉管部門負責數(shù)量驗收并有序擺放在指定的庫位，質(zhì)量部門運用相應的驗收方法對來料質(zhì)量進行驗收。財務部門負責付款業(yè)務包括審查發(fā)票，訂單，驗收單，應付賬款的入賬與供應商對賬。法務部門負責合同的審查，如果沒有法務部門，條件允許的話要外聘律師來進行審查，沒有條件的要由財務部門參與審核。當相關(guān)崗位經(jīng)辦人員崗位發(fā)生變動，要辦理好交接手續(xù)以確保應付賬款管理連續(xù)進行。只有落實好從采購計劃，招標確定供應商、簽訂合同、收貨、發(fā)票校驗、核對賬務、支付款項等應付賬款的各個環(huán)節(jié)的職責，才能更有效地管控好應付賬款的整個流程。

（三）合理編制應付賬款資金計劃

適當?shù)卣加霉痰馁Y金對于緩解企業(yè)的資金壓力是非常重要的，但這并不意味著企業(yè)可以隨意地拖欠供應商的資金不付。因此，非常有必要編制應付賬款的資金支付計劃。為了編制好付款計劃，財務部門要多與采購部門加強溝通，采購部門也要及時做好跟供應商的溝通和交流，告知供應商付款金額、付款時間和付款方式。企業(yè)對于應付賬款付款按照輕重緩急做出合理的資金計劃安排，是維護好與供應商之間長期合作的重要前提。

（四）強化應付賬款內(nèi)部控制

加強應付賬款內(nèi)部控制需要結(jié)合建立健全相關(guān)管理制度，厘清相應職責來考慮，需要重點關(guān)注如下幾個方面。一是要貫徹不相容職務相分離的原則，資產(chǎn)使用人與采購人職責要分離，采購人與驗收人職責要分離。二是對合同履行的過程進行動態(tài)管理，確保付款進度能夠符合合同中的約定。三是財會部門嚴格審核付款申請，認真審核付款申請單，驗收單，采購申請單等單據(jù)的一致性。如果不符，退回采購部門查找原因并重新提供補充材料。四是財會部門的空白支票及印章保管要分開保管，通過在線付款時，設(shè)置錄入人，復核人，審批人為不同層級的三層用戶名及密碼，同時做好密碼的保管工作，不得泄露。

（五）完善信息系統(tǒng)建設(shè)

強化應付賬款管控的前提條件是要持續(xù)加強信息化系統(tǒng)建設(shè)，建設(shè)好信息化建設(shè)管理平臺可以實現(xiàn)將供應商數(shù)據(jù)庫、合同管控、建立材料需求、采購申請、收貨、驗收、發(fā)票校驗、貨款支付、對賬等所有相關(guān)的流程實現(xiàn)線上管控，實時生成管理報表并按時發(fā)送到相關(guān)經(jīng)辦部門及經(jīng)辦人，提醒當事人及時跟進各業(yè)務進度。通過系統(tǒng)生成的應付賬款賬齡分析表，財務部門可以有效監(jiān)控應付賬款賬齡狀況，實時查詢每個供應商應付賬款付款及逾期金額，以便提前做好資金預測安排，真正將業(yè)務與財務有效融合，全面提升企業(yè)營運資金的管控水平。

（六）加強內(nèi)部審計

加強應付賬款的內(nèi)部審計需要做好這幾個方面的問題，一是要提升內(nèi)審隊伍的素質(zhì)，內(nèi)部審計部門不是用做擺設(shè)來裝點門面的，是要用過硬的本領(lǐng)來強化監(jiān)督作用的。因此，企業(yè)是要采取切實可行的方式來打造一支有高業(yè)務素質(zhì)的內(nèi)審團隊。二是要重視應付賬款內(nèi)部審計，需要關(guān)注與戰(zhàn)略、預算的匹配度，賬務處理的合規(guī)性，采購舞弊，審批流程等方面逐一梳理其存在的問題。三是要針對其中的薄弱點及風險點要提出可行性的改善建議，督促并幫助各相關(guān)業(yè)務部門按時采取行動來限時改善。四是要不斷建立及健全應付賬款風險控制體系，防患于未然，把主要風險消滅在萌芽狀態(tài)，為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。

（七）提升業(yè)務流程中相關(guān)人員綜合素質(zhì)

在應付賬款管控中要充分認識到發(fā)揮人的積極性的重要性。企業(yè)可以從這幾個方面來提升經(jīng)辦人員的業(yè)務素質(zhì)，一是在招聘環(huán)節(jié)把好關(guān)，招進來的人可以勝任相應崗位的要求。二是對現(xiàn)有涉及應付賬款各環(huán)節(jié)崗位的人員進行包括業(yè)務技能、溝通技能、職業(yè)道德等方面的培訓，提高各經(jīng)辦人員的綜合素質(zhì)及責任心。在各部門相關(guān)人員的共同努力下，改進應付賬款管理中的各項不足之處，從而進一步優(yōu)化企業(yè)從采購、收貨、付款、到對賬等環(huán)節(jié)的工作，提升資金的使用效率。

五、結(jié)語

應付賬款管控是企業(yè)的一項系統(tǒng)性工程，涉及企業(yè)內(nèi)部眾多部門及環(huán)節(jié)，同時也與外部的供應商有著非常緊密的聯(lián)系。因此企業(yè)一定要對應付賬款管控給予足夠重視，需要從戰(zhàn)略層面來考慮管控應付賬款，明確應付賬款管控的各自職責分工，合理編制應付賬款資金計劃并執(zhí)行，強化應付賬款內(nèi)部控制，盡力完善信息系統(tǒng)建設(shè)，加強企業(yè)內(nèi)部審計以及提升相關(guān)人員綜合素質(zhì)等諸多方面來綜合考慮。只有在這些方面做好文章，下足功夫，才能促進企業(yè)在新形勢下更加穩(wěn)健地發(fā)展，在激烈競爭的市場中立于不敗之地。

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（作者單位：中山火炬開發(fā)區(qū)建設(shè)發(fā)展有限公司）A6A77BEC-91F0-4A9C-8098-08C871332F1F