基層檔案管理信息化建設(shè)研究

康國紅

[摘 要]隨著時代的發(fā)展，信息化已經(jīng)滲透于各行各業(yè)，檔案管理也在時代的要求下走向信息化。當(dāng)前基層檔案管理信息化已經(jīng)開始應(yīng)用于各種檔案管理機構(gòu)，也都取得了不錯的效果。但是整體檔案管理信息化過程仍存在一定的問題，使其建設(shè)進(jìn)程發(fā)展較為緩慢，通過一些有效措施來加快基層檔案信息化建設(shè)勢在必行。本文提出了基層檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，通過分析檔案管理信息化目前存在的問題，提出了相應(yīng)的解決措施，包括：完善檔案管理信息化制度、加強檔案管理信息化的設(shè)備和技術(shù)以及提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，以此推進(jìn)基層檔案管理信息化的建設(shè)工作。

[關(guān)鍵詞]檔案管理信息化；完善制度；高效率；專業(yè)性

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）10-0052-03

（一）有利于滿足客戶的需求

在信息化時代，大家每天的工作、生活壓力都很大，時間又安排得非常滿，已經(jīng)習(xí)慣了用網(wǎng)絡(luò)解決問題，網(wǎng)購、外賣等都是解決客戶需要上門的問題，而傳統(tǒng)的檔案管理方式，客戶要想儲存、調(diào)查檔案都是需要上門解決的，甚至還存在客戶好不容易擠出時間到相關(guān)檔案機構(gòu)辦理業(yè)務(wù)，還會出現(xiàn)因為手續(xù)不齊全、今天不辦理這項服務(wù)等各種各樣的原因白跑一趟的情況，所以傳統(tǒng)的檔案管理并不能滿足客戶的需求?；鶎訖n案管理信息化就可以更好地滿足客戶的需求，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，可以讓客戶在家就能享受到既便捷又高效的服務(wù)。

（二）提高檔案管理人員的效率

檔案信息化管理不僅能為客戶提供方便，也能夠為工作人員提供便利，進(jìn)而提高工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要工作人員在收到檔案時逐頁逐字地核對相關(guān)信息，簽字蓋章，將紙質(zhì)版檔案放在專門的存儲柜中。當(dāng)需要調(diào)出檔案時，工作人員需要進(jìn)行翻找查閱，這大大地增加了工作時間和難度。檔案信息化管理一方面可以讓工作人員能夠更加快速、準(zhǔn)確、高效率地查找所需的檔案，另一方面利用信息技術(shù)辦公，能夠大大提高工作的條理性，使工作能夠更加有序地進(jìn)行。

（三）提升檔案管理的安全性

檔案管理信息化在很大程度上能夠提升檔案管理的安全性，對比傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化管理不需要將檔案放在防火、防潮、防盜等特殊位置，不需要將其分類、分時間擺放整齊放在柜子里面鎖起來，只需要在系統(tǒng)設(shè)備中進(jìn)行加密和相應(yīng)的技術(shù)保護(hù)即可。同時，傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)版檔案還不能輕易拆封，不能隨意修改等，一旦由于一些不可抗力導(dǎo)致?lián)p壞，是比較難處理的，但是信息化管理就不需要考慮這一點，從根本上提高了檔案管理的安全性[1]。

（一）檔案管理信息化制度不夠完善

基層檔案管理信息化制度不夠完善體現(xiàn)在多方面。首先是對工作人員管理機制不夠健全，雖然檔案管理機構(gòu)要求工作人員進(jìn)行檔案管理信息化，但是卻沒有細(xì)化工作人員的工作流程、工作規(guī)范，對于工作人員的工作沒有提出具體的準(zhǔn)則，沒有制定相應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致工作人員工作缺乏方向和積極性。其次就是檔案管理機制不夠全面，電子檔案怎么歸檔、信息如何儲存管理、文件的保管期限等沒有一個標(biāo)準(zhǔn)的操作機制，也就是工作的規(guī)范性不強，容易出現(xiàn)雖然都是做一樣的工作，但是可能各有各的途徑和方法，造成信息混亂的局面。最后是安全制度不夠完善，由于基層工作人員并不精通計算機，所以對計算機的安全問題知識較為欠缺，如果檔案被病毒攻擊，又沒有及時采取安全措施，就很有可能造成不必要的后果，給檔案管理信息化建設(shè)造成困難。

（二）檔案管理信息化設(shè)備和技術(shù)較為落后

檔案管理信息化的設(shè)備和技術(shù)是信息化管理的基礎(chǔ)，但是現(xiàn)階段我國基層檔案管理的信息化尚不完善，一些管理部門的設(shè)備也不能夠滿足實際工作的需求，為此在信息化辦公的過程中還需要借助傳統(tǒng)的檔案管理方式，這降低了工作效率。檔案管理機構(gòu)基本都配備了計算機，但是有些計算機的設(shè)備陳舊或者網(wǎng)絡(luò)過于卡頓，導(dǎo)致工作起來非常緩慢，或者是有些計算機的版本不夠高，導(dǎo)致有些軟件無法安裝操作。此外，在檔案錄入時，有的需要通過掃描紙質(zhì)版的方式將信息轉(zhuǎn)化為電子版，這就需要特殊的電子設(shè)備或特別的軟件進(jìn)行處理，但是有些機構(gòu)由于資金不足或者對于檔案信息化管理不夠重視等原因，造成設(shè)備和技術(shù)較為落后，無法提高工作效率[2]。

（三）檔案管理人員能力有待提高

檔案管理人員的能力、態(tài)度等問題是日常檔案管理機構(gòu)最常見的。一些工作人員對于檔案管理信息化的建設(shè)不上心，對于信息化建設(shè)不夠重視，往往在客戶有需求的時候表現(xiàn)出事不關(guān)己、不用著急的態(tài)度，拖慢了工作進(jìn)度，也正是這種不積極的工作態(tài)度，造成基層檔案管理信息化建設(shè)十分緩慢。此外，一些檔案管理人員的水平還有待提高，管理檔案看似是一件比較簡單的工作，基本會操作計算機就可以了，但其實不然，很多沒有受到過專業(yè)訓(xùn)練的人員，由于缺乏檔案的管理能力，接受新內(nèi)容較慢，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中走不出來。或者由于對計算機的使用不夠熟練，導(dǎo)致檔案的準(zhǔn)確性和安全性得不到保障，工作效率也比較低，檔案信息化進(jìn)程發(fā)展較慢。

（一）完善檔案管理信息化制度

1.建立規(guī)范的管理機制

檔案管理機構(gòu)設(shè)置規(guī)范的管理制度是信息化建設(shè)必然要做到的。在員工管理制度方面，機構(gòu)應(yīng)該嚴(yán)格細(xì)化員工工作準(zhǔn)則，工作過程中嚴(yán)格按照員工守則進(jìn)行，在錄入、抽調(diào)檔案時也要按照管理機制中的細(xì)則嚴(yán)格操作，根據(jù)員工工作情況進(jìn)行合理的獎懲。成立專門的檔案管理信息化建設(shè)部門，并給部門配備辦公區(qū)和設(shè)備。另一方面是設(shè)置嚴(yán)格的安全管理制度，由于檔案管理信息化需要在計算機上進(jìn)行，但工作人員對于計算機的了解僅限于日常工作常用到的內(nèi)容，對于處理安全問題的能力還有待提高。機構(gòu)應(yīng)成立專門的安全管理部門，定期巡查管理人員的工作、檢查計算機內(nèi)檔案情況，如果發(fā)現(xiàn)計算機遭受病毒等威脅，應(yīng)及時進(jìn)行補救[3]。同時，每個管理人員都要在自己的計算機上設(shè)置密碼，密碼除了安全管理部門知道外，不得告訴其他人，以防由于計算機發(fā)生安全問題導(dǎo)致檔案丟失的情況出現(xiàn)。機構(gòu)和管理員工檔案系統(tǒng)需設(shè)置備份檔案，個人計算機上不允許私自建立文件夾，而是要放在服務(wù)器的共享文件夾內(nèi)，以免資料丟失。

2.統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理工作的不統(tǒng)一、不規(guī)范是阻礙基層檔案管理信息化建設(shè)的原因之一。如果每個檔案管理機構(gòu)都能做到統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，那么查閱、翻調(diào)檔案工作就會更高效率。首先，需要信息化建設(shè)部門做好統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范操作，下發(fā)到每一個涉及檔案管理的部門，并監(jiān)督各個部門嚴(yán)格按照規(guī)范條例工作。其次，每個檔案管理機構(gòu)內(nèi)部也要做好管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化。例如，所有的重要資料都需要做好備份，管理的檔案要放在共享服務(wù)器內(nèi)，不能私自建立文件夾等。把需要歸檔的檔案打上相應(yīng)的標(biāo)記，將在辦理過程中遇到的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件內(nèi)，辦理完畢的檔案要在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識的檔案進(jìn)行分類放置。每份檔案都要有必須填寫的目錄和編號等方便查找，如姓名、責(zé)任者、文件號、位置、管理日期等內(nèi)容。歸檔的檔案要定期抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題要及時補救。如果有特殊情況需要銷毀檔案，需要經(jīng)過檔案管理機構(gòu)鑒定小組、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，核實要銷毀的檔案內(nèi)容和原因，做好銷毀經(jīng)手人的記錄。

（二）加強檔案管理信息化的設(shè)備和技術(shù)

1.加大對檔案管理信息化的硬件設(shè)施資金投入

加大對檔案管理信息化硬件設(shè)施資金的投入，是推進(jìn)信息化建設(shè)的基本條件。要想真正推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須要有符合工作需求的設(shè)備和技術(shù)，要加大對硬件設(shè)施的資金保障。檔案管理信息化所必備的設(shè)備是計算機和掃描儀，這兩件設(shè)備的開銷是比較大的。當(dāng)?shù)卣梢猿雠_相關(guān)的政策支持，例如檔案管理機構(gòu)在置辦設(shè)備時可到專門的地方，享受優(yōu)惠的價格，或者適當(dāng)?shù)負(fù)芸罱o檔案管理信息化建設(shè)機構(gòu)。同時，各機構(gòu)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)劃出一部分的預(yù)算比重，專門供推動檔案管理信息化建設(shè)使用，并規(guī)范設(shè)備采買人員的采購行為，不得在采購過程中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，以盡可能節(jié)約開支為目標(biāo)采購好的設(shè)備。在專業(yè)設(shè)備購買方面，可以聘請專業(yè)人士，由其幫忙進(jìn)行采購和安裝等工作，以確保設(shè)備的匹配度。在設(shè)備置辦好后還要定期地對設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)。設(shè)備維護(hù)是十分有必要的，是能夠正常進(jìn)行工作的保障，在設(shè)備維護(hù)上也要有一定的資金投入[4]。如果資金有限，也可以出具證明向相關(guān)部門尋求資金幫助。

2.提高技術(shù)、爭取實現(xiàn)檔案管理自動化

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是檔案管理信息化建設(shè)的必備技術(shù)，也是提高檔案管理工作效率的關(guān)鍵。相關(guān)管理機構(gòu)不只需要在硬件設(shè)備上進(jìn)行資金投入，在專業(yè)技術(shù)上也應(yīng)當(dāng)加大投資力度。比如，在檔案管理過程中需要建立必備的數(shù)據(jù)庫，而數(shù)據(jù)庫的建立離不開資金的支持。另外，為了保證數(shù)據(jù)庫的安全，防火墻等安全技術(shù)的使用也需要進(jìn)行資金投入。在人力方面，由于檔案管理信息化建設(shè)所需要的專業(yè)性技術(shù)可能是現(xiàn)有檔案管理人員沒有的，因此就需要聘請專業(yè)人員來提供技術(shù)支持和教學(xué)，這些資金的投入也應(yīng)該納入檔案管理工作的預(yù)算考慮范圍內(nèi)。檔案管理自動化是檔案管理信息化建設(shè)的最大目標(biāo)。當(dāng)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)自動化管理時，將節(jié)省大部分人力，大大提高檔案管理的效率，所以在這條實現(xiàn)自動化管理的道路上，投入適當(dāng)資金是很必要的。當(dāng)?shù)卣部梢砸暻闆r給予檔案管理機構(gòu)一定的支援，比如鼓勵倡導(dǎo)專業(yè)人士到管理機構(gòu)進(jìn)行技術(shù)上面的幫助和教學(xué)等。

（三）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

1.提高管理人員對檔案的重視度

檔案管理人員的工作態(tài)度和能力直接影響了檔案管理信息化的發(fā)展情況，因此務(wù)必要提高管理人員對檔案信息化建設(shè)的重視度。檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)就檔案管理信息化建設(shè)對管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，宣傳信息化建設(shè)的思想以及信息化建設(shè)帶來的便利。管理部門的領(lǐng)導(dǎo)也要以身作則，帶領(lǐng)工作人員以最大的熱情投入到檔案信息化管理建設(shè)工作中去。同時，檔案管理機構(gòu)的管理人員應(yīng)具有危機意識和競爭意識。在檔案管理信息化建設(shè)中，實行優(yōu)勝劣汰的原則，明確規(guī)定：在信息化建設(shè)的過程中，對其缺乏重視、態(tài)度不端正的給予相應(yīng)懲罰，嚴(yán)重者可直接開除；在工作中表現(xiàn)優(yōu)異的可晉升管理層。這樣可以增強檔案管理人員的競爭性和危機意識，提高其對檔案管理信息化建設(shè)的重視度，使檔案信息化建設(shè)工作更加快速、有效率地進(jìn)行。

2.提高管理人員的專業(yè)性

對于檔案管理人員來說，光有態(tài)度是不夠的，還需要有實際的工作能力。在傳統(tǒng)的檔案管理中，不需要過多的計算機等設(shè)備，所以對于管理人員來說，檔案管理信息化確實是一個比較大的挑戰(zhàn)。檔案管理機構(gòu)應(yīng)該加強對管理人員的培訓(xùn)，定期開展學(xué)習(xí)工作，要求全體管理人員都要學(xué)習(xí)計算機操作知識以及檔案管理流程等知識，并定期對學(xué)習(xí)成果進(jìn)行檢驗，舉辦信息化管理實操大賽，根據(jù)比賽成績以及平時工作的能力表現(xiàn)，按照實際情況給予一定的獎金獎勵。如果機構(gòu)內(nèi)部條件有限，可以專門聘請專業(yè)人士來機構(gòu)對檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，以提高檔案管理信息化建設(shè)的工作效率。各檔案管理機構(gòu)之間還可以組織座談會、交流會等聯(lián)誼活動，讓各個管理部門、管理人員之間進(jìn)行工作上面的交流和分享，取長補短。檔案管理機構(gòu)還可以鼓勵員工自行學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理知識以及計算機技術(shù)的內(nèi)容，機構(gòu)可予以一定的資金幫助和支持[5]。另外，政府可以出臺相關(guān)政策來提高檔案管理信息化人員的工資，以吸引更多的年輕人才、專業(yè)人士進(jìn)入到檔案管理信息化建設(shè)的隊伍中來。

綜上所述，基層檔案信息化建設(shè)仍然面臨諸多挑戰(zhàn)，檔案管理機構(gòu)需要加強對現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)的使用和研究，以全新的管理模式對待檔案管理人員，加強對員工的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，并且以全新的態(tài)度和方式去對待基層檔案，提高檔案管理工作的效率，加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理工作更上一步，更好地服務(wù)于社會。

[1]牟維敏.基層干部人事檔案管理中存在的問題及發(fā)展建議[J].蘭臺內(nèi)外，2021（19）：28-30.

[2]袁燕.基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].文化產(chǎn)業(yè)，2021（18）：78-79.

[3]周文奎.淺析信息化時代基層檔案管理質(zhì)量的提升與發(fā)展[J].商訊，2021（11）：181-182.

[4]韋麗陽.基層單位檔案信息化建設(shè)途徑分析[J].城建檔案，2021（02）：31-33.

[5]許加迎.基層單位檔案信息化建設(shè)存在的問題及策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：76-77.