莊志鳳

摘 要：為保障水利工程檔案信息價值的充分發(fā)揮，有必要重視并優(yōu)化水利工程檔案安全體系建設(shè)。本文在闡述水利工程檔案有關(guān)安全性的基礎(chǔ)上，剖析了其安全體系構(gòu)成、作用及建設(shè)原則，指出了大數(shù)據(jù)時代下水利工程檔案安全體系中的問題與不足，提出了針對性的優(yōu)化建設(shè)策略，供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;水利工程檔案;安全體系

水利工程涉及單位、部門及人員多，技術(shù)較復(fù)雜，檔案管理工作周期長、難度高且數(shù)量大。檔案管理與工程建設(shè)進(jìn)度及質(zhì)量關(guān)聯(lián)密切，抓好水利工程檔案管理工作十分必要。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來，水利工程檔案安全方面存在一些問題，有必要通過重視并優(yōu)化水利工程檔案安全體系建設(shè)，及時解決這一問題。

1 水利工程檔案與安全有關(guān)的特性

一是有較大的利用價值。工程建設(shè)控制、竣工驗(yàn)收及質(zhì)量評定等工作中，或是工程生產(chǎn)使用中管理及例行維護(hù)、工程設(shè)計(jì)或技術(shù)創(chuàng)新研究等諸多方面，水利工程檔案具備不可忽視的參考價值[1 ]。二是具有一定的分散性。由于其建設(shè)周期長，涉及建造材料較為多樣，因此其檔案記錄較為分散，往往會記錄過多的零散問題，且相互關(guān)聯(lián)，較為復(fù)雜。三是具有較強(qiáng)的繼承性。由于建設(shè)與管理中技術(shù)也在實(shí)時更新，各項(xiàng)工藝都在不斷發(fā)展，因此其對檔案記錄時間要求較嚴(yán)，檔案需要在積累中不斷增加，且生成后難以更改，更是可以對日后設(shè)備更新等環(huán)節(jié)提供參考。四是具有較強(qiáng)的隨機(jī)性。由于工程檔案較為復(fù)雜，包括其施工建設(shè)中的準(zhǔn)備階段、施工階段、竣工階段，也包括后期運(yùn)營與維護(hù)中的日常管理、設(shè)備維修、材料保養(yǎng)、運(yùn)行記錄等，部分檔案會具有規(guī)律性，但大多數(shù)檔案卻較為隨機(jī)，分類難度大，具有較強(qiáng)的隨機(jī)性。

2 水利工程檔案管理及安全體系構(gòu)成及作用

一般情況下，水利工程檔案管理體系主要由四個方面要素構(gòu)成。一是檔案管理制度。國家法律法規(guī)、地方性法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，都屬于水利工程檔案管理制度性的法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范。二是檔案管理機(jī)構(gòu)。國家檔案行政管理部門及各個參建單位檔案管理部門為水利工程檔案管理提供組織保障，奠定了專業(yè)保障的基礎(chǔ)，同時為制定管理計(jì)劃及實(shí)施提供了組織條件。三是檔案管理人員。水利工程檔案管理專業(yè)化水平的提升中，需要對管理人員自身素質(zhì)予以足夠的重視，深入發(fā)掘其專業(yè)優(yōu)勢。四是檔案管理技術(shù)。綜合考慮檔案收集、整理、保管及利用等方面內(nèi)容，可使水利工程檔案管理技術(shù)內(nèi)涵更加豐富，立足于技術(shù)方面確保能夠高效完成管理工作。

大數(shù)據(jù)時代下，水利工程規(guī)模和數(shù)量大幅增加，相應(yīng)地也產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，給檔案管理工作帶來了更大的難度，增加了檔案管理工作中問題的產(chǎn)生概率。所以，有必要高度重視檔案安全體系的建設(shè)與優(yōu)化[2 ]。在健全的安全體系下，不僅能為有序開展檔案管理工作提供保障，同時在工程建設(shè)中也能更好地發(fā)揮作用。一是有利于完善檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理，通過現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效地管控整個管理工作，能為整理和保存檔案提供便利，并使人為因素引發(fā)的檔案信息數(shù)據(jù)丟失等問題得到有效改。二是支持更便捷地查找檔案信息。水利工程檔案安全體系的優(yōu)化建設(shè)，不但能使檔案查找時間大幅縮短，而且能為檔案提供更可靠的安全保障，降低丟失、整理混亂等問題發(fā)生的幾率。三是促進(jìn)水利工程建設(shè)質(zhì)量及驗(yàn)收。在這方面，檔案安全體系同樣能發(fā)揮促進(jìn)作用，即將兩者有機(jī)結(jié)合起來，能促進(jìn)水利工程建設(shè)質(zhì)量、效率及安全性的提高。

3 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理體系建設(shè)原則

3.1 法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)原則

大數(shù)據(jù)時代下，法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)是防范各類風(fēng)險的基礎(chǔ)。在法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的約束下，能立足于管理方面對各方權(quán)責(zé)利加以明確，可對檔案管理中各方行為加以規(guī)范，消除因統(tǒng)一管理欠缺引起的一系列弊端。通過落實(shí)檔案安全管理制度方面的建設(shè)工作，進(jìn)一步做好相應(yīng)的防控工作，能夠從制度方面保障安全體系的順暢構(gòu)建及規(guī)范運(yùn)行。

3.2 安全管理原則

大數(shù)據(jù)時代下，面向安全管理提出了全過程管理的要求，同時應(yīng)以風(fēng)險特點(diǎn)為基礎(chǔ)開展針對性的管理[3 ]。全過程管理中，要著重管理數(shù)據(jù)及平臺等的管控。同時，要注重風(fēng)險管理思維的引入，確保能妥善應(yīng)對存在于檔案信息系統(tǒng)中的動態(tài)風(fēng)險。而在安全體系構(gòu)建中，重中之重在于以檔案數(shù)據(jù)生命周期為基礎(chǔ)構(gòu)建適宜的監(jiān)控系統(tǒng)，為動態(tài)控制管理過程提供保障。

3.3 數(shù)據(jù)驅(qū)動原則

數(shù)據(jù)驅(qū)動是防范風(fēng)險的重要動力。經(jīng)營管理決策中，在自上而下方式的運(yùn)用下，借助數(shù)據(jù)完成驅(qū)動，機(jī)器以數(shù)據(jù)為依據(jù)直接決策。將數(shù)據(jù)驅(qū)動引入檔案安全體系后，原本被動的風(fēng)險防范向主動防御轉(zhuǎn)換，在數(shù)據(jù)的運(yùn)用下能夠?qū)崟r監(jiān)控風(fēng)險并預(yù)警，最終實(shí)現(xiàn)安全決策的形成。檔案部門需要做好數(shù)據(jù)原有管理模式的轉(zhuǎn)變，并以資產(chǎn)管理思維和數(shù)據(jù)流為基礎(chǔ)，合理配置資金流、技術(shù)流、物流及人流，為檔案安全管理提供高效及可控保障。

3.4 技術(shù)保障原則

風(fēng)險防范中的工具要以技術(shù)保障為主。大數(shù)據(jù)時代下云服務(wù)提供商應(yīng)做好中央服務(wù)器的優(yōu)化建設(shè)工作，通過先進(jìn)設(shè)備及服務(wù)器結(jié)構(gòu)的應(yīng)用，以最新理念為指導(dǎo)，以應(yīng)對海量數(shù)據(jù)為目標(biāo)構(gòu)建服務(wù)中心。例如，在應(yīng)用了區(qū)塊鏈技術(shù)后，能奠定數(shù)據(jù)加密和防范安全風(fēng)險的可能，所以有必要深入研究檔案數(shù)據(jù)存儲服務(wù)中區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用。

4 大數(shù)據(jù)時代下水利工程檔案安全體系中的問題與不足

4.1 管理制度中的問題與不足

在建設(shè)與應(yīng)用水利工程檔案安全體系時，如果制度方面有問題存在，必定會影響整個體系的應(yīng)用效果，且會對檔案管理水平的提升產(chǎn)生制約，給專業(yè)資料利用價值及水利工程運(yùn)行效果帶來一定影響。具體表現(xiàn)：一是既有檔案管理制度亟待進(jìn)一步完善，應(yīng)用期間適用性不足，影響了水利工程檔案管理工作的開展效率，無法滿足科學(xué)應(yīng)用安全體系這一基本要求。二是實(shí)踐中，由于未能貫徹落實(shí)檔案管理制度的緣故，無法有效保障相應(yīng)的管理工作質(zhì)量，影響了檔案資料的利用效果。三中在落實(shí)水利工程檔案管理制度時，思想方面的重視不到位，滯緩了安全體系構(gòu)建的實(shí)時性，最終導(dǎo)致工程檔案管理利用水平降低。

4.2 管理機(jī)構(gòu)中的問題與不足

綜合目前水利工程檔案管理機(jī)構(gòu)的情況看，由于存在一系列問題與不足，導(dǎo)致其管理作用的發(fā)揮受限，阻礙了檔案管理水平的提升。具體包含：一是設(shè)置的檔案管理機(jī)構(gòu)欠缺合理性，以致檔案管理體制機(jī)制不順暢，工作開展受影響;二是既有管理機(jī)構(gòu)中，存在工作環(huán)境不夠良好、基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善等問題，一定程度上阻礙了水利工程檔案安全體系的落實(shí)與完善，進(jìn)而對整個工作的開展構(gòu)成了影響。

4.3 檔案管理領(lǐng)導(dǎo)力度不足

水利工程管理中，檔案管理盡管屬于一項(xiàng)重要組成部分，但與其他管理工作相比，受重視程度略顯不足，且組織領(lǐng)導(dǎo)力度欠缺[4 ]。個別領(lǐng)導(dǎo)沒有從思想方面高度重視檔案管理，工作安排及責(zé)任落實(shí)不力，無法切實(shí)解決存在于檔案管理安全體系中的問題，阻礙了整體管理水平的提升。

4.4 檔案管理人員素質(zhì)不高

水利工程檔案安全體系的建設(shè)與完善，不僅系統(tǒng)性強(qiáng)且十分復(fù)雜，而且對參與的管理人員提出了較高的能力和綜合素質(zhì)要求。綜合目前水利企業(yè)檔案管理人員整體情況來看，普遍存在綜合素質(zhì)不高的問題，一些人不具備勝任檔案管理工作的能力，難以適應(yīng)現(xiàn)有的檔案管理工作，安全體系的建設(shè)與完善也因此遭受一定的影響。

4.5 檔案信息化程度偏低

在實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)的合理利用后，可進(jìn)一步提高水利工程項(xiàng)目規(guī)模擴(kuò)大后檔案管理工作的質(zhì)量及效率，如搜集、查詢及分述梳理等環(huán)節(jié)。但是，綜合目前水利企業(yè)檔案管理工作開展情況來看，依舊有少數(shù)在應(yīng)用信息技術(shù)方面存在不足，未能結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)管控檔案，或是沒有高度重視電腦系統(tǒng)運(yùn)行、利用及養(yǎng)護(hù)工作，阻礙了信息化檔案管理工作的有序開展。

5 大數(shù)據(jù)時代下水利工程檔案安全體系優(yōu)化建設(shè)策略

5.1 健全與完善檔案歸檔及分類編號等管理制度

應(yīng)以國家水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)為根據(jù)，做好歸檔和整理檔案工作。針對以往存檔資料目錄簡單、檔案盒文件名稱不細(xì)致不明確等問題，可采取自檢方式，編制完整的目錄，規(guī)范檔案編號，確保檔案內(nèi)容與標(biāo)題對應(yīng)，檔號編制規(guī)范，為后續(xù)查找提供便利。針對形成于竣工驗(yàn)收中的各類報告，在完成竣工驗(yàn)收后方可實(shí)施定稿、收錄操作[5 ]。同時，檔案管理人員應(yīng)在嚴(yán)格遵循檔案準(zhǔn)確性、完整性及系統(tǒng)性等原則的基礎(chǔ)上，以水利工程實(shí)際特點(diǎn)為根據(jù)，對工程檔案信息展開整理及劃分，并結(jié)合檔案信息實(shí)際特點(diǎn)做好分類及歸檔等管理作業(yè)，為檔案信息提供相關(guān)性標(biāo)識及保障。此外，以國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行案卷封面的規(guī)范填寫，確保工程中具備保存價值的各類文件材料與檔案管理要求相符合。

5.2 做好管理機(jī)構(gòu)的完善與改進(jìn)

水利工程安全體系優(yōu)化建設(shè)中，要想促進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)有職能作用的高效發(fā)揮，有必要做好下述兩方面工作：一方面，通過完善基礎(chǔ)設(shè)施、優(yōu)化配置人員，優(yōu)化專業(yè)性檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置。另一方面，對檔案管理機(jī)構(gòu)工作狀況深入了解，落實(shí)相關(guān)的監(jiān)督工作，在予以科學(xué)指導(dǎo)的前提下，進(jìn)一步突出檔案安全體系的建設(shè)運(yùn)用效果。

5.3 強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人意識

在水利工程建設(shè)和管理中，檔案管理工作占據(jù)比較重要的地位。針對目前檔案管理安全體系建設(shè)中領(lǐng)導(dǎo)力度不足的問題，可從下述幾個方面去解決。一是單位領(lǐng)導(dǎo)、工程建設(shè)負(fù)責(zé)人積極學(xué)習(xí)、不斷積累有關(guān)檔案安全保障相關(guān)的理論知識與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對檔案管理及安全體系建設(shè)形成重要的思想認(rèn)識。二是立足于全局角度做好各方關(guān)系的協(xié)調(diào)工作，為建設(shè)檔案安全體系提供科學(xué)指。三是以身作則、率先垂范，夯實(shí)順利開展水利工程檔案安全保障體系建設(shè)工作的基礎(chǔ)。

5.4 提高管理人員專業(yè)技術(shù)水平

建設(shè)與完善水利工程檔案安全體系屬于一項(xiàng)系統(tǒng)工作，特別是大數(shù)據(jù)時代下工程規(guī)模呈現(xiàn)出質(zhì)的提升，安全體系中暴露一系列新問題。應(yīng)在落實(shí)檔案安全體系優(yōu)化建設(shè)過程中向檔案管理人員提出更高素質(zhì)及專業(yè)能力要求。首先，應(yīng)注重檔案管理人員綜合能力的提升，夯實(shí)檔案安全體系建立健全的基礎(chǔ)。其次，應(yīng)做好人才培養(yǎng)及引進(jìn)工作，面向檔案管理人員定期開展教育培訓(xùn)工作，促進(jìn)人員綜合素質(zhì)的提高。再次，應(yīng)注重檔案管理人員積極性的調(diào)動與提升，通過績效管理機(jī)制及獎懲制度的優(yōu)化調(diào)整，對員工績效定期考核，使人員能更積極、主動地參與工作。

5.5 注重檔案信息化管理水平的提升

大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息化、數(shù)字化管理趨于普及，水利工程建設(shè)中在重視技術(shù)利用水平持續(xù)增強(qiáng)的基礎(chǔ)上，也要做好檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的利用，以便更好地滿足大數(shù)據(jù)時代下水利工程檔案管理及安全體系建設(shè)方面的需求。檔案信息化管理水平的提升，能帶動檔案管理規(guī)范性及安全性的全面提升。例如，電子化檔案管理模式的應(yīng)用，不僅能加快復(fù)制、傳輸及使用檔案的效率，也能將紙質(zhì)檔案易損壞、遺失等問題有效規(guī)避。在電子文檔加密技術(shù)的運(yùn)用下，結(jié)合設(shè)置訪問權(quán)限的方式，可有效規(guī)避人為篡改引起的數(shù)據(jù)錯誤問題，為檔案安全管理質(zhì)量及正常使用提供保障。而要想促進(jìn)檔案信息化管理水平的提升，首先應(yīng)以水利工程檔案實(shí)際需求為根據(jù)，有針對性地開發(fā)軟件并設(shè)置功能。同時，各部門及工作流程中需要做好統(tǒng)一信息傳輸端口的設(shè)置，為數(shù)據(jù)傳輸提供技術(shù)、質(zhì)量及效率保障。此外，還應(yīng)做好全天候網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控管理，對操作人員實(shí)際操作予以嚴(yán)格控制和監(jiān)督管理，避免人為因素對檔案管理安全構(gòu)成影響和干擾。值得一提的是，也需要強(qiáng)化技術(shù)措施，嚴(yán)格管理機(jī)械和相關(guān)設(shè)備，消除電子檔案或信息管理設(shè)備因氣候因素、自然原因引起的損壞等不良情況。

5.6 加強(qiáng)檔案信息資源利用中的安全管理

大數(shù)據(jù)時代下，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)水利工程檔案資源利用中的安全管理。一是正確處理檔案利用與安全管理的關(guān)系，在確保檔案安全的前提下，努力做好檔案提供利用工作，充分發(fā)揮檔案作用，二者兼顧。二是加強(qiáng)安全防范的技術(shù)措施，通過設(shè)置防火墻、安裝防病毒軟件、加密、設(shè)置水印、日志記錄、配備不間斷電源等安全設(shè)施設(shè)備及軟件，確保檔案信息系統(tǒng)及信息安全，出現(xiàn)問題可追溯。三是加強(qiáng)利用者訪問檔案信息系統(tǒng)的權(quán)限賦予、管理、收回、監(jiān)督等項(xiàng)工作，防止因權(quán)限超限濫用而造成檔案失泄密、檔案隨意公布等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

大數(shù)據(jù)時代下水利工程建設(shè)規(guī)模與日俱增，為了保障檔案應(yīng)有的價值作用得到充分體現(xiàn)，有必要做好檔案安全體系的優(yōu)化建設(shè)工作。我們應(yīng)深入認(rèn)識當(dāng)前水利工程檔案安全體系中存在的管理制度不健全、管理機(jī)構(gòu)不到位、信息化程度低等問題，采用健全完善檔案管理制度、做好管理機(jī)構(gòu)的完善與改進(jìn)、提升檔案信息化管理水平等措施，進(jìn)一步優(yōu)化建設(shè)水利工程檔案安全體系，推進(jìn)水利工程檔案管理工作，更好地為水利事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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（作者單位：山東省調(diào)水工程運(yùn)行維護(hù)中心）