陳迪

摘 要：關(guān)于檔案管理的問題已引起廣泛的重視，信息化已成為發(fā)展的必然趨勢。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理水平需要不斷的提升同時(shí)但成效有待提高。為了使信息管理更加科學(xué)有效，信息化是一條最有效的快捷路徑。本次研究以信息化在檔案管理的作用為主要內(nèi)容，探討在這個(gè)過程中存在的問題，并提出可行性建議。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理

從最近幾年社會(huì)的發(fā)展形式來看，信息化技術(shù)處于飛速發(fā)展階段，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代已經(jīng)到來。檔案管理行業(yè)也順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用。檔案在現(xiàn)實(shí)信息時(shí)代社會(huì)中具有重要價(jià)值和作用，不論是企事業(yè)單位還是政府機(jī)關(guān)是否能夠正常運(yùn)行，都離不開完整的檔案資料。由此可知在我國目前階段，檔案管理是發(fā)展過程中不可缺少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在我國信息化發(fā)展過程中，電子政務(wù)所占地位越來越重要，為檔案管理信息化發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。但是我們也要看到，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，這個(gè)過程是漫長而艱難的，而且需要不斷的創(chuàng)新。

1分析現(xiàn)階段我國檔案管理信息化發(fā)展中的問題

1.1檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人中的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來一次立卷，即不符合立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

1.2目前在檔案信息化管理方面有待實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和法治化

客觀的看待我國現(xiàn)階段檔案管理的問題，顯然信息化程度不足的情況一直沒有解決，檔案使用范圍有限，資源沒有實(shí)現(xiàn)共享，究其原因主要集中在以下三個(gè)方面：①由于管理方式與體系上的制約，不同的檔案管理部門之間并未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而從我國政府部門的情況來看，對(duì)于檔案管理也沒有形成規(guī)范化的體系，不同部門在管理檔案時(shí)所執(zhí)行的政策是不同的;②從具體情況來看，政府級(jí)別不同或者部門不同，對(duì)于檔案信息化管理的內(nèi)容也各不相同，有不協(xié)調(diào)的情況存在。③我們所處的時(shí)代信息化技術(shù)飛速發(fā)展，而且處于動(dòng)態(tài)變化之中，這對(duì)系統(tǒng)建設(shè)提出更高的要求，時(shí)效性較強(qiáng)，如果失去時(shí)效性將會(huì)不利于平臺(tái)的建設(shè)。

1.3檔案管理應(yīng)對(duì)電子政務(wù)更高要求的挑戰(zhàn)

電子政務(wù)建設(shè)正處于關(guān)鍵時(shí)期，從其內(nèi)容來看復(fù)雜性較高，具有鮮明的時(shí)代性。首先，我國電子政務(wù)系統(tǒng)并非獨(dú)立存在，而是與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌，功能性較強(qiáng)，能夠滿足社會(huì)和公眾服務(wù)的需求，并且還要履行政府職能。而早期的OA系統(tǒng)應(yīng)用目標(biāo)則是建立在政府專用的網(wǎng)絡(luò)之上，服務(wù)也只限于自身業(yè)務(wù)。而電子政務(wù)則以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為媒介，其目標(biāo)是為社會(huì)和公眾服務(wù)。電子政務(wù)系統(tǒng)是由多個(gè)系統(tǒng)共同組成的，檔案管理系統(tǒng)是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。由此可知電子政務(wù)是檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建的基礎(chǔ)。與傳統(tǒng)檔案管理信息系統(tǒng)相比較后確定了檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容，必須要處理好以下兩個(gè)方面的問題：①安全系統(tǒng)。要增加相的功能，可授權(quán)和信任模塊是必不可少的。②建立自動(dòng)備份系統(tǒng)。為了避免出現(xiàn)信息丟失的情況，包括電子檔案在內(nèi)的所有檔案內(nèi)容都要備份，即使網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)故障，信息也不會(huì)丟失。

2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

2.1加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)

為了把高質(zhì)量的信息化服務(wù)提供給社會(huì)和需要者，對(duì)于檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施必須要完備，并且把現(xiàn)代多媒體、3D等高科技技術(shù)應(yīng)用于其中，使紙質(zhì)檔案信息資料逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，并構(gòu)建出立體展示平臺(tái)，具有多方位多功能，提供的信息化服務(wù)具有更強(qiáng)的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時(shí)間和空間的限制登陸到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，即可完成對(duì)所需檔案資料的查詢。

2.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，強(qiáng)化檔案信息化管理手段

為了使檔案信息化應(yīng)用達(dá)到較高的效率，企業(yè)要予以重視，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，使他們的思想觀念發(fā)生變化，調(diào)整服務(wù)態(tài)度，構(gòu)建更加合理的管理模式，調(diào)整傳統(tǒng)的檔案管理思想，提高應(yīng)變能力，形成主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。要認(rèn)識(shí)到我們處于信息技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)期，作為檔案管理人員要提高自身的綜合素質(zhì)和水平，具有較高的時(shí)事熱點(diǎn)信息的搜索能力，并且還要提高整合力度，主動(dòng)提供資源信息，檔案信息管理向著科技和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，把更具價(jià)值的信息內(nèi)容提供給社會(huì)。

2.3根據(jù)檔案館職能的變化進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革

由于社會(huì)的發(fā)展，檔案館的職能也隨之處于動(dòng)態(tài)變化之中，很多環(huán)節(jié)需要調(diào)整和更新，這對(duì)管理人員提出更高的要求，要順應(yīng)時(shí)代的變化和要求，對(duì)機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行調(diào)整，并完成新的功能定位。在部門機(jī)構(gòu)創(chuàng)新改革過程中，要處理好人員調(diào)整的問題，創(chuàng)造出功能更加完善的工作平臺(tái)，使檔案管理工作人員能夠利用平臺(tái)為社會(huì)公眾提供高質(zhì)量的服務(wù)。綜上所述，關(guān)于檔案信息化建設(shè)的重要性已達(dá)成共識(shí)，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的思想，使資源的作用得到更大的發(fā)揮，提高檔案管理能力。我們的社會(huì)不斷的發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案信息資源領(lǐng)域的開發(fā)具有積極的帶動(dòng)作用，從發(fā)展的角度來看，即檔案信息要發(fā)揮出更大的作用，更好的利用檔案信息資源。為了實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，必須要提高服務(wù)水平，使檔案管理工作邁上更高的臺(tái)階，走向信息化、數(shù)字化的發(fā)展之路。

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