辦公室檔案文書管理工作探討

蘇振

摘要：新時代文書檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，文書檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，對管理人員專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德等要求很高，尤其是在信息化時代，文書檔案管理工作從工作理念、工作模式到工作方法都需要創(chuàng)新，管理人員需要結(jié)合當(dāng)前工作形式，以及工作需求，不斷創(chuàng)新管理方法、管理模式，以此提高文書檔案管理時效和質(zhì)量。筆者結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，以文書檔案管理工作的具體實(shí)施策略，談幾點(diǎn)拙見。

關(guān)鍵詞：規(guī)范管理;檔案管理;辦公室

引言：近年來，我國文書檔案管理工作的總體質(zhì)量呈現(xiàn)持續(xù)下滑趨勢，導(dǎo)致我國部分企業(yè)日常業(yè)務(wù)運(yùn)作效率難以得到有效提高，這在一定程度上對我國企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展造成了阻礙和限制。為明確文書檔案管理工作的具體內(nèi)容，提升文書檔案管理工作的有效性，應(yīng)積極針對工作流程開展規(guī)范化、正規(guī)化、模式化調(diào)整，確保文書檔案資料能夠在企業(yè)經(jīng)營運(yùn)作中發(fā)揮高效、便利、規(guī)范的應(yīng)用價值。

1辦公室檔案文書管理工作的重要性

1.1有利于單位整體工作效率的提升

對企業(yè)而言，辦公室檔案管理工作對于企業(yè)的工作開展有著良好的促進(jìn)作用，也是企業(yè)日常工作當(dāng)中最重要的環(huán)節(jié)，因企業(yè)的工作性質(zhì)以及崗位的特殊性，工作量是非常復(fù)雜且繁重的，經(jīng)常會投入大量的財力以及物力，但是往往未達(dá)到理想的效果。因此，辦公室檔案管理規(guī)范化是極其必要的，在對其進(jìn)行科學(xué)有效的改進(jìn)工作之后，會為原來復(fù)雜的工作流程省去不少麻煩，且極大減少了許多不必要的消耗，對于檔案管理工作人員而言，減輕了繁瑣的工作內(nèi)容，效率得到了相應(yīng)的保障，同時，還促進(jìn)了企業(yè)管理效率以及工作進(jìn)度的提升，使公司的管理水平以及發(fā)展穩(wěn)步提高。

1.2有利于規(guī)范化管理方式的改變

隨著科技的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們的生活發(fā)生了巨大的變化，信息社會的到來使得數(shù)據(jù)井噴式爆發(fā)與融合，且信息量日益龐大，因此傳統(tǒng)的管理模式顯然不適用于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作，在科技逐漸普及的現(xiàn)代社會，企業(yè)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代潮流，借助目前高效的軟件對數(shù)據(jù)以及信息進(jìn)行處理和儲存，將這些復(fù)雜的工作內(nèi)容進(jìn)行簡化。因此，計算機(jī)的相關(guān)軟件應(yīng)用已經(jīng)逐步走進(jìn)辦公室日常檔案管理工作當(dāng)中，管理人員可以充分利用計算機(jī)帶來的便捷，對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)性的分類，再進(jìn)行存儲和高效管理，在高科技應(yīng)用的基礎(chǔ)上，極大豐富了企業(yè)的管理模式。

2辦公室文書檔案管理工作存在的問題

2.1文書管理與檔案管理工作間的銜接問題

文書管理與檔案管理工作既有相似之處，也存在差異。文書管理和檔案管理工作應(yīng)相互支撐，實(shí)現(xiàn)兩類管理工作的相互配合、相互協(xié)調(diào)，才能充分發(fā)揮管理制度體系的科學(xué)性和有效性。實(shí)際管理工作中，存在一定的配合問題，這在一定程度上影響了文書管理工作與檔案管理工作的銜接，導(dǎo)致文書管理工作與檔案管理工作之間難以產(chǎn)生關(guān)聯(lián)和互動，使得企業(yè)文書管理工作人員不了解檔案管理工作實(shí)質(zhì)，企業(yè)檔案管理工作人員不了解文書管理工作內(nèi)容，影響了企業(yè)文書管理工作和檔案管理工作，管理質(zhì)量水平不高，綜合效率低下。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國很多大型企業(yè)都未做好文書管理工作與檔案管理工作之間的結(jié)合和聯(lián)動，相關(guān)工作實(shí)施流程亟待調(diào)整優(yōu)化。

2.2整理文檔方法不合理

為滿足社會進(jìn)步的發(fā)展需要，辦公室文書檔案在性質(zhì)和類別上越來越多。和以往的工作相比，新文書檔案的出現(xiàn)對于管理人員是一種新鮮的事物，接受起來需要一些時間。在學(xué)習(xí)、熟悉的過程中，在對新文書檔案整理時，容易將新文檔的性質(zhì)和類別搞混，或者發(fā)生錯亂擺放的情況。如果不對這些問題有針對性地采取對策方案，那么辦公室文書檔案的管理工作就會受到阻礙，后期需要大量的時間和人員去整理分類改正。

2.3文書檔案管理工作重視程度不夠

由于文書檔案管理工作不能為企業(yè)創(chuàng)造直觀的經(jīng)濟(jì)效益，因此部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理人員不夠重視，未能充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，未能結(jié)合企業(yè)實(shí)際開展文書檔案管理工作，沒有為工作人員配備必要的技術(shù)設(shè)備，工作環(huán)境較差，嚴(yán)重影響了我國現(xiàn)代企業(yè)組織文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

3加強(qiáng)企業(yè)檔案文書規(guī)范化管理的策略

3.1實(shí)現(xiàn)文書管理工作與檔案管理工作的有效銜接

要解決企業(yè)文書檔案管理工作質(zhì)量不高和效率低下的問題，首先應(yīng)重視文書管理和檔案管理工作的對接和銜接。目前，企業(yè)的文書管理部門和檔案管理部門大多獨(dú)立發(fā)展，應(yīng)將二者合并為文書檔案管理職能部門，發(fā)揮文書檔案管理工作的綜合價值和聯(lián)動優(yōu)勢，優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理工作，提升工作效率。

3.2實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理

文書檔案管理過程中，各類程序是否規(guī)范，直接影響著檔案管理的質(zhì)量。在開展工作時，必須做好各項(xiàng)文書工作的記錄，確保各項(xiàng)處理程序規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)文書管理和檔案管理緊密銜接。如針對文件的分類和歸檔編號工作，應(yīng)該做好登記和管理，做到文書和檔案一一對應(yīng)，便于管理和日后查詢。同時，文書檔案管理的管理人員，應(yīng)該明確文書檔案管理工作的程序和方法，確保各項(xiàng)文書檔案規(guī)范化管理。定期針對檔案案卷進(jìn)行檢查維護(hù)，將一些不需要的文件及時刪除，確保計算機(jī)保存資料的安全性和準(zhǔn)確性，提高查詢效率。不定期的開展案卷整合工作，針對一些內(nèi)容比較多并且復(fù)雜的案卷，重新整理組卷，將一些相關(guān)的案卷整理到一起，提高案卷的利用效率。檢查題名的規(guī)范性，降低檢索工作的錯誤率。文書檔案進(jìn)行檢索時，需要保證題名準(zhǔn)確，所以，檔案管理工作人員應(yīng)該確保文書檔案的題名全面且準(zhǔn)確。

3.3強(qiáng)化辦公室檔案管理的保密工作

檔案管理人員在對辦公室文書檔案進(jìn)行存儲以及保存的同時，務(wù)必按照我國相關(guān)的檔案管理制度規(guī)定，對企業(yè)單位重要文書檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，管理人員不得私自進(jìn)行復(fù)制、抄錄以及拍攝。檔案管理人員在確定檔案保密級別的同時，需要根據(jù)檔案文書的具體利用對象，對文書檔案的實(shí)際保密時間和保密范圍進(jìn)行規(guī)范，與此同時，管理人員需要根據(jù)文書檔案的不同保密級別依次分類處理，這樣有助于確保檔案的安全。

3.4更新檔案管理模式

許多問題隱藏在以往的檔案管理工作過程中。傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制缺乏一個具體、科學(xué)的相關(guān)條例，再加上時間久遠(yuǎn)、文件種類繁雜、數(shù)量基數(shù)大，所以歸檔和存放任務(wù)量較大，在混亂的擺放過程中容易丟失文件。當(dāng)遇到事情查找一些文檔時，需動用大量的人力和物力去查找丟失的文件和資料，不僅浪費(fèi)了時間，也阻礙了單位的正常運(yùn)行和發(fā)展。所以要更新管理模式來減少此種現(xiàn)象的發(fā)生，改變信息檔案的存放方式。建立一個具體、系統(tǒng)的檔案目錄，來存放已經(jīng)收錄完畢的文件和資料，將其進(jìn)行科學(xué)的分類，通過采用創(chuàng)新的管理模式，按文檔下達(dá)的時間進(jìn)行編號、存放，充分利用計算機(jī)的功能進(jìn)行電子記錄和備案;文書管理工作人員利用文書和電子設(shè)備詳細(xì)記錄新收錄的文件，之后按照性質(zhì)和類別再進(jìn)行編號、存放。在以后的工作過程中，需要查找文檔和資料時，在計算機(jī)中輸入相應(yīng)的類別和編號，就可以快捷、簡便地找到所需要的文件。為保險起見，也可以建立備份系統(tǒng)，防止文件丟失所帶來的損失。

結(jié)束語：為了提升文書檔案工作水平，企業(yè)單位應(yīng)對當(dāng)前的檔案設(shè)備進(jìn)行全面檢查，對一些陳舊的設(shè)備進(jìn)行更換，并且注意計算機(jī)系統(tǒng)的實(shí)時更新，確保設(shè)備能夠滿足辦公室檔案管理的日常需要。同時調(diào)用監(jiān)督能力較強(qiáng)的工作人員對辦公檔案管理工作以及日常財務(wù)檔案、檔案整理進(jìn)行必要的監(jiān)督和檢查。

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