企業(yè)人事檔案管理在人力資源中的作用

秦翠紅

摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，市場對于人才的需求越來越大，對于人才的各方面要求提高。人事檔案4是企業(yè)人力資源管理的一部分，它集中體現(xiàn)了個人身份、各類經(jīng)歷等方面，是體現(xiàn)個人整體素質(zhì)的重要憑證，同時它又與個人的薪酬待遇、社會關系等緊密掛鉤，是個人信息的集中體現(xiàn)，具有法律效用。本文對人事檔案在企業(yè)管理中的作用進行分析，根據(jù)其特點，探討如何加強企業(yè)人事檔案管理。

關鍵詞：人事檔案;企業(yè)管理;措施

引言：人事檔案在現(xiàn)在企業(yè)管理中的地位日益提高，企業(yè)也相應開發(fā)設置了一系列規(guī)范的達標整理體系，深入挖掘人事檔案管理帶給公司的價值與利益，尤其是在人力資源開發(fā)中的突出作用，最大限度地實現(xiàn)人力資源的價值。

1人事檔案在企業(yè)管理中的作用

1.1戰(zhàn)略統(tǒng)籌作用

在企業(yè)人事管理中，通過對員工人事檔案進行分析，能夠發(fā)現(xiàn)員工優(yōu)勢和劣勢，并梳理整合出指導企業(yè)開展人事工作的資源數(shù)據(jù)庫，從而將人力資源戰(zhàn)略與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略統(tǒng)籌思考，制定科學的、針對性的人力資源規(guī)劃。同時，根據(jù)企業(yè)總體規(guī)劃，結(jié)合市場動態(tài)，統(tǒng)籌兼顧，不斷完善企業(yè)人力資源開發(fā)與管理，根據(jù)企業(yè)各個部門對于不同層面的人才需求，組織合理的人員結(jié)構(gòu)，使部門內(nèi)部形成人效合力的最大化，最終提高企業(yè)人事管理的效率[1]。

1.2檔案管理為企業(yè)的重大決策提供必要的依據(jù)

從人力資源規(guī)劃的角度來看，企業(yè)要想擁有高質(zhì)量的人才，就要發(fā)展相適應的人才，就必須保證人員需求和擁有量之間的合理匹配。組建科學的人力資源管理部門，通過對企業(yè)檔案的查閱做出人力資源管理中的科學決策，保證企業(yè)人力資源規(guī)劃的合理性，從而綜合分析企業(yè)的領導與員工的業(yè)績和素質(zhì)能力等。

1.3有利于提升組織的人力資源管理水平

人事檔案在組織內(nèi)部的人力資源中占據(jù)重要地位，是構(gòu)成人力資源的關鍵，能夠幫助組織提高人力資源管理工作水平。人事檔案的信息組合起來共同構(gòu)成人力資源管理工作中十分關鍵的內(nèi)容?，F(xiàn)如今，人力資源管理工作隨著社會的發(fā)展不斷變化，人事檔案管理工作也隨之不斷變化，先進信息技術不斷融入其中，例如通過對計算機技術的應用人事檔案管理工作能夠使用電子設備保存人事檔案的各項信息，也能夠使用電子媒介直接查詢?nèi)耸聶n案的信息，信息技術的加入進一步提高了人事檔案管理過程中的便捷性，組織能夠更加輕松地完成人力資源分配工作，實現(xiàn)對人力資源布局的有效調(diào)整，實現(xiàn)對人力資源工作質(zhì)量和效率的提高，因此，從某種程度上來說，人事檔案管理工作能夠提升組織的人力資源管理水平[2]。

2人事檔案管理的問題

首先，制度體系不完善，在企業(yè)的人事檔案的管理中，會面臨大量的信息，如何進行整理匯編，往往缺乏細化內(nèi)容的填充，信息完整度較差、信息滯后等，進而導致一系列問題的出現(xiàn)。其次，利用率較低。社會發(fā)展的變遷，高科技的產(chǎn)品日新月異，各種新型的軟件app的開發(fā)，已經(jīng)很大程度的解決了人事檔案發(fā)展的技術性難題，但是如何在企業(yè)推廣，并合理利用其為公司提供更大的效益，需要提升其利益效率。最后，缺乏專業(yè)管理人才。人事信息的管理與人事信息的采集是不同的，需要具有專業(yè)知識的人才進行進行管理，如果只是簡單的將檔案進行歸類整理，卻不能真正的利用起來，則無法讓人事檔案管理工作實現(xiàn)其真正的價值[3]。

3充分發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中作用的對策

3.1提高人事檔案管理重要性的認知

現(xiàn)代企業(yè)需要具有核心的人力資源檔案管理意識。為了解決企業(yè)不重視人事檔案管理工作的問題，應通過對企業(yè)現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)為宏觀準則，提高企業(yè)管理層對檔案工作的重視，充分認識人事檔案管理工作在人力資源管理工作中的重要性。人事檔案管理工作的實施十分復雜，許多企業(yè)都對這項工作產(chǎn)生了錯誤認識，認為它是簡單且靜止得一項工作，企業(yè)在進行人事檔案管理時應該要加強對人力、財力以及各項資源的投入，確保人事檔案管理工作的順利。此外，企業(yè)要提高對管理層領導的要求，特別是人事管理部門，要加強對人事檔案管理工作的宣傳，讓更多的人了解這項工作的重要影響，加深對人事檔案管理工作的理解，而且要組織相關工作人員參加專業(yè)的培訓，鼓勵他們學習相關內(nèi)容的知識，進一步提高負責人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，確?？梢詽M足人事檔案管理工作對專業(yè)人才的需求[4]。

3.2完善基礎架構(gòu)

企業(yè)要提高檔案意識，在組織上，建立人事檔案管理工作網(wǎng)絡圖，明確人事檔案工作的分管領導、主要負責人，確定政治面貌為黨員的人事檔案工作專職人員，并定崗;在制度上，要建立健全企業(yè)人事檔案管理體系，用制度指導工作規(guī)范化;在用人上，要選拔責任心強、踏實嚴謹、務實進取、有豐富檔案管理知識和技能的人員進行人事檔案管理;在硬件上，除了配備滿足人事檔案辦公的電腦、打印機等設備外，還要配置現(xiàn)代化的設施設備，如定制一體化掃描儀、人事檔案管理系統(tǒng)、開展人事檔案數(shù)字化等，不斷夯實人事檔案管理基礎，使其更加符合現(xiàn)代化人事檔案管理的需要。

3.3保持準確性和完整性

企業(yè)檔案是開展人力資源工作的重要材料之一，材料的準確性與否將是管理者對人才管理與提拔的重要依據(jù)，材料的準確性是企業(yè)管理者在做決策時能否發(fā)揮檔案作用的重要前提，檔案在人力資源工作中的地位取決于其內(nèi)容的準確可靠性。在檔案管理的過程中，應當基于原有真實的檔案材料的基礎上，對企業(yè)人員信息進行相應的擴充與存檔，將個人公開信息進行分類儲備，建立企業(yè)的人才數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)具有一定的動態(tài)性并且能夠及時更新，對于企業(yè)的重要人員，例如中層管理人員、高層管理人員和專業(yè)技術人員，都應當進行詳細的個人信息收集[5]。

3.4完善人事檔案信息管理系統(tǒng)

數(shù)字信息化的發(fā)展，對人事檔案管理工作來說既是機遇又是挑戰(zhàn)，企業(yè)應抓住這一契機，迎難而上，充分建立起人事檔案信息化管理系統(tǒng)。具體來說，一是要建立一個企業(yè)內(nèi)部的信息化人事檔案數(shù)據(jù)庫，主要是用于存儲、分析、整合員工的檔案信息;二是利用先進的信息化技術手段，針對人事檔案數(shù)據(jù)庫里的信息進行數(shù)字化的篩選、甄別和有效處理，從而提高人事檔案管理的準確性和時效性，有效的提升檔案管理的效率。三是在企業(yè)內(nèi)建立專屬內(nèi)部局域網(wǎng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部的共享。

3.5提高檔案的時效性

檔案應當根據(jù)時間的變化與現(xiàn)實情況的需要，加強動態(tài)性管理，從而實現(xiàn)人力資源管理的最新變化，使人力資源檔案的信息能夠及時更新，從而方便管理人員及時了解與認識人才的全部實際情況，其中包括過去與現(xiàn)在的所有信息。

結(jié)束語：人事檔案，是個人的全宗，也是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是個人最具有保存價值的原始記錄。它記錄著人員身份、社會關系、德能勤績等信息，是最直接、最真實的證明。人事檔案是人力資源開展管理工作的有力工具，是用人單位擇才、用才的重要依據(jù)。企業(yè)只有根據(jù)時代需要不斷進行革新，改進人事檔案管理，才能做好企業(yè)人事管理的數(shù)據(jù)支撐工作，為企業(yè)提供數(shù)據(jù)保障。

參考文獻：

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[3]劉紅芹.淺談人事檔案材料的收集與整理[J].檔案管理，2019（4）：82.

[4]李巖.人事檔案管理與人力資源開發(fā)芻議[J].青春歲月，2019（14）.103.

[5]賈茹.人事檔案管理與企業(yè)發(fā)展[J].經(jīng)營管理者，2019（20）.66.