工程檔案的信息化建設創(chuàng)新策略研究

文/劉彩華（青島市城陽區(qū)公用事業(yè)服務中心）

科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，為社會經(jīng)濟各個領域開拓了新思維和新路徑，讓信息化技術(shù)廣泛應用于社會各層面，進一步推動了社會經(jīng)濟的發(fā)展質(zhì)量。在建筑工程領域，信息化技術(shù)的應用十分廣泛，在技術(shù)和創(chuàng)新思維上推動了建筑工程的創(chuàng)新和發(fā)展，其中也包括建筑工程檔案的信息化建設。但受到傳統(tǒng)管理模式和經(jīng)濟發(fā)展不平衡等因素的影響，我國的工程檔案管理信息化建設依然處于比較初級的起步階段，平臺搭建和制度建設都存在比較明顯的欠缺，還未實現(xiàn)與公共互聯(lián)網(wǎng)的密切銜接，最終導致電子化檔案的轉(zhuǎn)型并未發(fā)揮出其根本的作用，也制約了建設工程項目的進一步提升。對檔案管理部門而言，大量的檔案資料依然封存于資料庫中，盡管有一部分已經(jīng)實現(xiàn)了電子化，但卻與信息化發(fā)展的終極目標相距甚遠。因此，為了改變工程項目檔案管理的不足，需要進一步提高信息化建設水平，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)思維廣泛應用于檔案管理的方方面面，提升工程檔案的信息化管理水平，提升檔案利用率，以推動工程項目的高質(zhì)量發(fā)展。

一、工程檔案信息化轉(zhuǎn)型的重要價值

我國社會經(jīng)濟的高速發(fā)展帶動了基礎建設和各類大型項目的推進，并反饋于民生和社會經(jīng)濟的更高速發(fā)展。工程建設項目離不開大量的文書檔案資料，其中包含技術(shù)、管理、設計和安全施工等多方面。做好檔案的信息化管理，對提高施工質(zhì)量和安全監(jiān)督具有十分重要的意義，能夠從根本上提高工程項目的設計水平和施工效率。具體來說工程檔案信息化建設的重要意義，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）有利于增強工程項目信息的共享

工程項目是一項復雜的綜合性工作，涉及審批、設計、施工、監(jiān)督等多方面，涉及的單位和人員也十分復雜，只有各單位通力合作，才能夠確保工程項目的順利完工和交付。但在工程的設計和施工過程中，所涉及的資料十分龐雜，實現(xiàn)工程檔案的信息化管理，有助于各單位將資料匯聚到同一信息化平臺中，并各取所需獲取工程的相關信息和圖紙，實現(xiàn)各項工作的同頻共振，各利益相關方可以根據(jù)本職工作和監(jiān)督要求，對工程項目提出相應的指導意見或督導要求，對工程項目的良好進展奠定堅實的基礎（圖1）。此外，在信息化建設中，各類檔案資料的共享運用有助于彼此之間查缺補漏，完善施工方案和步驟，及時發(fā)現(xiàn)工程項目在施工過程中突然發(fā)生的問題。

圖1 檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)架

（二）有助于優(yōu)化檔案管理工作

工程檔案的信息化建設從本質(zhì)上來說是圍繞檔案管理工作而進行的，其他的附屬功能和影響，都是以檔案為核心基礎的。

具體來說，工程項目在推進過程中產(chǎn)生了大量的信息資料和紙質(zhì)檔案，這些資料使用頻繁，帶來了巨大的存儲壓力，在紙質(zhì)檔案使用過程中，信息檢索和檔案查找會帶來效率低下等問題，也容易使檔案管理工作出現(xiàn)更多的披露和安全問題。通過信息化建設將大量工作轉(zhuǎn)移到線上進行，由此帶來的信息檢索和資料轉(zhuǎn)移，大大解放了人力的勞動付出，不僅節(jié)約了人力資源，還提高了工作效率和質(zhì)量，減少了因人為因素而產(chǎn)生的檔案管理問題。

（三）豐富了工程檔案的內(nèi)容和類型

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資料大多數(shù)是以實物的形式而存在，對工程檔案來說主要是圖紙和圖片資料，在庫存過程中，容易因天氣和病蟲害等問題造成資料的損失。工程檔案的信息化管理解決了以上問題，并且極大地豐富了工程檔案的內(nèi)容和類型。

通過信息化建設，不僅可以將大量的文字和圖片資料以電子資料的形式存儲在服務器中，還可以將三維的設計圖紙存入服務器，為后期的使用提供更加直觀的影像資料。此外隨著數(shù)據(jù)的暴增，服務器的體量也在迅速提升，這為大量的視頻和音頻資料存儲提供了有利條件，不僅增加了工程檔案信息的完整性，也通過更加立體的視頻音頻資料，提高了人們對工程檔案信息再利用的積極性和便捷性。

（四）信息化建設提高了檔案資料利用率

傳統(tǒng)的工程檔案資料利用，不僅檢索上存在復雜的難題，而且受到不同項目之間的巨大差異性影響，各類檔案資料在重復利用中存在很大的障礙。一個新項目啟動后，雖然需要查閱以往的檔案資料來完善新方案，但由于資料的數(shù)量龐大，工作人員難以提取出其中的核心要素和創(chuàng)新點，大量資料在轉(zhuǎn)移使用過程中也容易丟失和損壞，使得檔案管理人員在資料運用中畏首畏尾，導致舊檔案的利用效率極低，導致大量工程檔案資料成為一次性資料。

信息化建設在工程檔案領域中的深入應用可以解決這個問題，當然在存儲過程中，通過加注標簽和關鍵詞可以提高檢索的效率，資料在轉(zhuǎn)移中通過系統(tǒng)內(nèi)部的傳輸渠道，避免了機密泄露，也提高了傳輸效率，即便大部分資料難以符合新項目的要求，但其中的一部分有價值資料，依然可以被快速篩選出來。

二、工程檔案信息化管理的主要內(nèi)容

（一）項目管理

現(xiàn)代工程建設時，逐漸對信息化技術(shù)產(chǎn)生了更高的重視程度，并將其應用到各項工作當中，包括項目管理，即：在工程項目建設的同時，將相關信息詳細記錄下來，并錄入到信息化管理系統(tǒng)內(nèi)，通過先進的計算機技術(shù)，全面對工程信息進行整理與歸納，清晰展示出項目的建設計劃，統(tǒng)計工程項目的基本信息，展示工程建設進度與周期等，為后續(xù)工程的建設提供幫助。

項目管理工作開展時，有效對信息化管理平臺進行應用，不僅能夠加快數(shù)據(jù)的整理與分析效率，得到更加準確的分析結(jié)果，為工程進度安排、成本投入等打下良好基礎。同時，還可加強項目的事前管理，及時預測出工程建設可能出現(xiàn)的各種風險，并制定出相應的應對方案，將工程建設風險控制到最低水平，為整個工程項目的建設提供支持。

（二）合同管理

工程涉及的各類合同是工程檔案管理的重要內(nèi)容之一，是施工過程中對各個參與方的法律約束，涉及原材料、人力資源、施工質(zhì)量、安全監(jiān)督和后期服務等多領域，從根本上來說既是為了保護各方利益，也是為了保障施工質(zhì)量。因此，工程檔案的信息化管理中要重視合同資料的管理，一方面是合同的合規(guī)審核，包括財務、審計、法律事務部門在內(nèi)的工作人員，要對合同的合規(guī)性、合法性、簽約流程、履行情況等進行綜合性監(jiān)督評判，并及時錄入檔案管理系統(tǒng)，為管理者和施工團隊提供依據(jù)。另一方面則是合同文本的流程管理，對工程項目來說，頻繁查閱合同要求信息化技術(shù)提供較好的檢索路徑，通過設置合同關鍵詞、內(nèi)容標注等方式，能夠讓工作人員對合同內(nèi)容、重點信息一目了然，在最短時間內(nèi)完成合同檔案的查閱和使用。

此外，合同檔案的管理還要引入各工作流程的監(jiān)督，任何一個環(huán)節(jié)的工作人員發(fā)現(xiàn)合作方履行合同不及時或出現(xiàn)紕漏，都可以通過信息化系統(tǒng)做好信息提報或合同備注，指出問題所在，通過這些監(jiān)督手段，可以提醒其他環(huán)節(jié)工作人員加強該合作方的監(jiān)督，避免同類問題再次發(fā)生。

（三）物資管理

現(xiàn)代工程建設時，需要使用大量的工程物資，如水泥、骨料、鋼筋等工程材料，挖掘機、攪拌機、運輸機等工程機械，由于數(shù)量較為龐大，會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息，從而為檔案管理工作帶來較大壓力。而通過信息化手段對物資進行管理時，則可有效改善這一情況。首先，在物資采購之前，可通過計算機、互聯(lián)網(wǎng)收集更多物資相關信息，通過對這些物資信息的對比，尋找出質(zhì)量符合要求，且成本相對較低的物資，保證工程建設質(zhì)量符合要求的同時，降低工程建設成本。其次，在物資進入施工現(xiàn)場時，現(xiàn)場管理人員將物資信息準確錄入到系統(tǒng)平臺內(nèi)，包括物資的數(shù)量、規(guī)格、生產(chǎn)批號、生產(chǎn)日期、性能等，為物資的使用奠定良好基礎。最后，物資使用時，還可清晰展示出物資剩余數(shù)量，有利于采購計劃的制定，同時可精簡物資出庫流程，提升物資使用效率，為物資的使用提供支持。

三、工程檔案管理工作信息化建設的建議

工程檔案管理工作的信息化建設不是一蹴而就的，而是要結(jié)合傳統(tǒng)檔案的管理模式和手段，逐步實現(xiàn)資料的電子化轉(zhuǎn)型和管理，既要將文字和圖片等傳統(tǒng)資料進行精準的記錄和儲存，更要拓展工程檔案資料的存儲形式，全方位、多方面地做好工程檔案管理工作，以滿足工程項目的多樣化需求，為上級檔案管理部門做好項目監(jiān)督提供便利的條件，同時進一步提高施工質(zhì)量和設計水平。具體來說，做好工程檔案的信息化管理，建議從以下幾個方面開展工作：

（一）扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)檔案管理的理念

在工程項目的施工領域，檔案工作的重要性是被廣泛認同的，沒有檔案資料的精準留存，各類項目的施工安全、施工標準和監(jiān)督工作將難以追溯，這為工程檔案管理工作帶來了便利，也奠定了良好的管理基礎。但在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應用的大環(huán)境中，工程檔案管理工作的信息化建設卻沒有得到及時的優(yōu)化和改善，重視程度不夠是其根本原因。

做好工程檔案的管理工作，必須要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)思維，將信息化建設作為頭等要事來抓，沒有信息化就沒有工程檔案管理工作的未來，包括建筑施工和檔案管理的主管部門在內(nèi)，必須要引導各類企業(yè)和基層檔案管理部門，重視工程檔案管理的信息化建設，并為其提供足夠的人才、平臺和資金支持，在信息化建設中達成更高的共識。此外還要引導各類企業(yè)對信息化建設加大人力和物力的投入，提高宣傳力度，讓檔案信息化建設工作深入到每一個工程項目的一線，保證每一名檔案工作人員都是信息化建設的參與者，共同維護工程檔案信息化建設的成果。

（二）打造一支高素質(zhì)的信息化建設團隊

信息化建設是品牌和人才的高度融合，離不開一支高素質(zhì)的信息化建設團隊，結(jié)合近年來的工作經(jīng)驗，站在主管部門的角度來看工程檔案的信息化建設，必須要達到三個層次的人才團隊：

一是工程項目的一線信息化工作團隊。在每一個施工項目的一線管理團隊中，必須要設立專職的檔案管理人員和信息化技術(shù)人員，通過將信息化平臺延伸到一線項目中，并通過培訓專業(yè)的檔案管理人員，提高其信息化管理水平，并根據(jù)上級主管部門的要求和施工進展，及時將各類檔案資料匯總到信息化平臺中，共享給本單位的其他管理者以及上級工程和檔案管理部門，實現(xiàn)檔案資料的及時共享。

二是要在施工企業(yè)中打造工程檔案的信息化管理團隊。每一家建筑企業(yè)和施工單位都擁有龐大的資料庫，將這些工程檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，需要大量的人力和時間精力，通過完善信息化平臺和電子資料庫，能夠?qū)⑵髽I(yè)所從事的各類項目實現(xiàn)資料匯總和大數(shù)據(jù)管理。在企業(yè)內(nèi)部并不僅僅需要檔案的搜集者，還需要檔案的管理者和分析者，通過對企業(yè)內(nèi)部工程檔案資料進行深入的分析，發(fā)現(xiàn)不同項目之間的共同點和不同之處，為今后的檔案管理工作和工程項目施工設計提供一定的指導。企業(yè)通過打造檔案管理信息化團隊，能夠?qū)n案資料進一步盤活，用檔案創(chuàng)造更多的價值。

三是要在市一級的主管部門中建立統(tǒng)籌全局的信息化人才團隊。作為主管部門，要進一步優(yōu)化工程檔案的管理理念，打造高素質(zhì)的信息化管理團隊。在人才建設上，要通過引進高層次人才和經(jīng)驗豐富的工程檔案管理人員，在專業(yè)設置、年齡分布和工作經(jīng)驗等不同維度上，建立科學的人才梯隊。在技術(shù)層面上，主管部門的人才團隊需要維護全市級別的檔案信息化系統(tǒng)，因此更需要技術(shù)扎實的技術(shù)人才和管理人才，尤其是對現(xiàn)有的工作人員來說，要通過不定期的培訓，讓他們掌握更豐富的技術(shù)和管理理念。

（三）建立功能完善的工程檔案信息化管理平臺

隨著工程檔案管理職能的進一步明確，以及各類檔案資料的重要性日益凸顯，由市級主管部門搭建健全的信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉睫，做好這些工作需要從以下幾個角度進行推進：

一是要尋找優(yōu)質(zhì)第三方，搭建信息化平臺。創(chuàng)建地區(qū)統(tǒng)籌的工程檔案管理系統(tǒng)，不僅要方便各類單位和人員查閱信息、使用檔案資料，更要結(jié)合現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，明確不同系統(tǒng)之間的兼容性，方便各類企業(yè)和用戶接入系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的共享。

二是要加強信息化系統(tǒng)的更新維護和資金投入。但管理并不是入庫便完結(jié)，而是要進一步加強檔案資料的周轉(zhuǎn)和運用效率，讓檔案資料為后期的工程項目提供建設性的指導，發(fā)生安全隱患的工程項目，要針對入庫檔案的內(nèi)容發(fā)現(xiàn)問題所在。為了實現(xiàn)以上的目標，必須要加強信息化檔案的定期維護管理，各級主管部門應加強資金和人員投入確保信息化系統(tǒng)的良好運行。

三是要實現(xiàn)檔案信息的更大范圍共享能力。工程檔案信息化以及統(tǒng)籌管理并不是終極目標，在未來還要通過系統(tǒng)的升級實現(xiàn)省級甚至全國工程檔案資料的共享。雖然目前這些目標尚未提上日程，但對工程項目來說，更大范圍的共享，能夠產(chǎn)生更強的聚合效應，有利于施工質(zhì)量的提升和風險的降低。工程檔案信息化系統(tǒng)在建設過程中要預留好接口，拓寬設計思維，為未來更大范圍共享能力的提升打好基礎。

四、結(jié)語

綜上所述，我國的工程檔案管理信息化建設已經(jīng)到了十分迫切的程度，盡管各類建筑企業(yè)在信息化轉(zhuǎn)型中已經(jīng)走到了前列，但是由于缺乏一級主管單位的統(tǒng)籌引導，各類建筑企業(yè)各自為戰(zhàn)，步調(diào)難以協(xié)調(diào)，信息化系統(tǒng)復雜多樣，難以實現(xiàn)全面的兼容，為未來的檔案管理一體化帶來了諸多障礙。為了實現(xiàn)工程檔案的信息化統(tǒng)籌管理，主管單位必須要。搭建統(tǒng)一的工程檔案管理平臺，通過持續(xù)提升人才隊伍，建設轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，以互聯(lián)網(wǎng)思維和大數(shù)據(jù)技術(shù)推動工程檔案的信息化管理轉(zhuǎn)型，讓工程檔案持續(xù)發(fā)揮出重要的作用，推動社會經(jīng)濟和工程施工的可持續(xù)發(fā)展。