用EXCEL電子表格文檔創(chuàng)建簡(jiǎn)易財(cái)務(wù)系統(tǒng)

毛本鴻

中小企業(yè)一般規(guī)模小、業(yè)務(wù)核算要求相對(duì)簡(jiǎn)單。一些企業(yè)也會(huì)購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)以滿足電子財(cái)務(wù)處理的需求，但專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)也存在一些挑戰(zhàn)：其一，購(gòu)買(mǎi)成本一般不低；其二，需要專(zhuān)業(yè)人員維護(hù)或由外部專(zhuān)業(yè)人員維護(hù)、系統(tǒng)持續(xù)升級(jí)；其三，一般財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件相對(duì)獨(dú)立，不能與企業(yè)日常工作的信息數(shù)據(jù)（由各部門(mén)編制、維護(hù)大量電子表格數(shù)據(jù)）直接互通使用，也不便于輸入和查詢(xún)數(shù)據(jù)。很多財(cái)務(wù)系統(tǒng)（除一些完全采用ERP 系統(tǒng)整合企業(yè)各部門(mén)、各流程數(shù)據(jù)外）仍是一個(gè)信息孤島，所有數(shù)據(jù)需要由財(cái)務(wù)人員單獨(dú)輸入、查詢(xún)數(shù)據(jù)只能在運(yùn)行的軟件內(nèi)查詢(xún)、導(dǎo)出數(shù)據(jù)不方便、碎片化。

以深圳A 公司為例，在工作中本人從公司的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)會(huì)計(jì)工作的需要，以EXCEL 電子表格創(chuàng)建了一套簡(jiǎn)易的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。該財(cái)務(wù)系統(tǒng)主要包含以下內(nèi)容：

以上財(cái)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)始設(shè)置會(huì)計(jì)科目，在發(fā)生實(shí)際業(yè)務(wù)后，登記會(huì)計(jì)分錄，查詢(xún)和打印會(huì)計(jì)憑證，然后生成“發(fā)生額及余額表”，生成財(cái)務(wù)報(bào)表（“資產(chǎn)負(fù)債表”、“損益表”）、生成會(huì)計(jì)賬簿。前述的資料可以打印出來(lái)作為紙質(zhì)文檔儲(chǔ)存，也可以電子文檔方式長(zhǎng)期保存。

上述以電子表格設(shè)置的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的工作表之間存在內(nèi)在邏輯關(guān)系，各工作表通過(guò)公式建立數(shù)據(jù)鏈接并作數(shù)據(jù)處理，環(huán)環(huán)相扣，自會(huì)計(jì)記錄至賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、既記錄、查詢(xún)公司業(yè)務(wù)同時(shí)又能進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。

一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目

一般中小企業(yè)都按《小企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》設(shè)置會(huì)計(jì)科目，以下是深圳A 公司的會(huì)計(jì)科目截圖，一級(jí)科目、二級(jí)明細(xì)科目分別放在二個(gè)工作表中，此兩個(gè)科目表將被鏈接到“會(huì)計(jì)分錄”工作表，以使會(huì)計(jì)人員在做會(huì)計(jì)分錄時(shí)，可以真接下拉筐中選擇會(huì)計(jì)科目，而無(wú)需通過(guò)鍵盤(pán)手動(dòng)輸入，既提高了工作效率，又減少輸入錯(cuò)誤。

二、設(shè)置“會(huì)計(jì)分錄“工作表

“會(huì)計(jì)分錄”在EXCEL 中即是會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)庫(kù)，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的記錄和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的源頭。如下所示A 公司的會(huì)計(jì)分錄。按時(shí)間順序，依次按憑證號(hào)遞增的方式做會(huì)計(jì)分錄，如12 月1 日，憑證編號(hào)#31512001，然后#31512002…逐步編號(hào)到下圖的#31512044。下圖的會(huì)計(jì)分錄，除了有時(shí)間、憑證號(hào)碼、會(huì)計(jì)科目、摘要、借貸方向、本幣金額，也包含外幣金額、匯率、英文會(huì)計(jì)科目（如按IFRS 需要設(shè)置對(duì)應(yīng)外文會(huì)計(jì)科目）、所屬部門(mén)等。

三、記賬憑證查詢(xún)、打印

在“會(huì)計(jì)分錄”工作表輸入會(huì)計(jì)分錄后，在“憑證打印”工作表即可查詢(xún)和打印會(huì)計(jì)憑證如下：

要實(shí)現(xiàn)在“憑證打印”工作表以上圖所設(shè)定的憑證格式顯示、打印會(huì)計(jì)分錄，需要建立函數(shù)公式，自“會(huì)計(jì)分錄”工作表中提取數(shù)據(jù)，如下圖，C9 單元格上第一欄會(huì)計(jì)分錄中“二級(jí)會(huì)計(jì)科目”=INDEX (會(huì)計(jì)分錄!C:U,MATCH($H$4, 會(huì)計(jì)分錄!C:U,),5), 而C10 單元格上第二欄會(huì)計(jì)分錄中“二級(jí)會(huì)計(jì)科目”=INDEX(會(huì)計(jì)分錄!C:U,MATCH($H$4, 會(huì)計(jì)分錄!C:U,)+1,5)。以此類(lèi)推自“會(huì)計(jì)分錄”工作表提取所有所需的數(shù)據(jù)。

四、生成“發(fā)生額及余額表”

在”發(fā)生額及余額表”工作表中，可以通過(guò)建立函數(shù)公式，自”會(huì)計(jì)分錄”工作表中提取數(shù)據(jù)，如下圖，H8 單元格中“農(nóng)行觀瀾支行（銀行存款RMB 的二級(jí)科目）”的借方發(fā)生額= SUMIF (會(huì)計(jì)分錄!G:G, 發(fā)生額及余額表!B9,會(huì)計(jì)分錄!$M$1:$M$14980)。而K8 單元所對(duì)應(yīng)的期末余額（借方）=期初借方余額- 期初貸方余額+本期借方發(fā)生額- 本期貸方發(fā)生額=1,194,877。對(duì)于其他科目，以同樣的方法取得對(duì)應(yīng)用本期發(fā)生額和期末余額。

對(duì)于“發(fā)生額及余額表”，要做到三個(gè)一致：1.一級(jí)（或上一級(jí)）會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額、余額必須與二級(jí)（或下一級(jí)）會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額、余額的合計(jì)數(shù)一致；2.期初、期初的借方與貸方的總計(jì)數(shù)必須一致；3.此表末端的期初余額借方（貸方）與本期發(fā)生額借方（貸方）之和與期末余額借方（貸方）一致。

如發(fā)現(xiàn)“發(fā)生額及余額表”中數(shù)據(jù)不能達(dá)到以上三個(gè)一致，則先要檢查表中的數(shù)據(jù)提取公式、期末余額計(jì)算公式是否有誤。然后再檢查“會(huì)計(jì)分錄”工作表中的會(huì)計(jì)分錄誤入是否正確：會(huì)計(jì)科目是否正確、借貸方金額是否相等。

五、生成”財(cái)務(wù)報(bào)表”

在”發(fā)生額及余額表”工作表中生成如上表中數(shù)據(jù)后，檢查數(shù)據(jù)的正確性、檢測(cè)發(fā)生額及余額的借貸方是否保持平衡?！必?cái)務(wù)報(bào)表”工作表通過(guò)函數(shù)公式自”發(fā)生額及余額表”工作表提取數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)表。

上面”資產(chǎn)負(fù)債表”工作表中資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益項(xiàng)目均可由”發(fā)生額和余額表”工作表中的會(huì)計(jì)科目對(duì)應(yīng)的借、貸方發(fā)生金額或余額直接取得，或由幾個(gè)項(xiàng)目相加或相減計(jì)算所得。比如”貨幣資金”項(xiàng)目金額=發(fā)生額及余額表!K7+發(fā)生額及余額表!K8+發(fā)生額及余額表!K13+發(fā)生額及余額表!K18 =庫(kù)存現(xiàn)金+銀行存款RMB+銀行存款USD+銀行存款EUR。而”損益表”工作表中金額也自”發(fā)生額及余額表”工作表數(shù)據(jù)直接或計(jì)算取得，如”營(yíng)業(yè)收入”金額=發(fā)生額及余額表!I1016+發(fā)生額及余額表!I1020 = 主營(yíng)業(yè)務(wù)收入+其他業(yè)務(wù)收入。

由于企業(yè)每月會(huì)產(chǎn)生當(dāng)期財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，逐月會(huì)產(chǎn)生累計(jì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。對(duì)于每月數(shù)據(jù)（如上述12 月財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）, A公司單獨(dú)建立一個(gè)新的工作簿，包含的工作表如財(cái)務(wù)系統(tǒng)清單所列示。同時(shí)保持一個(gè)年度累計(jì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的工作簿。累計(jì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)工作簿與當(dāng)期財(cái)務(wù)系統(tǒng)工作簿的區(qū)別主要在于”會(huì)計(jì)分錄”，前者只登記當(dāng)月的會(huì)計(jì)分錄，而后者則保持累計(jì)的會(huì)計(jì)分錄。這樣，”損益表”中的當(dāng)期發(fā)生額來(lái)自當(dāng)期財(cái)務(wù)系統(tǒng)”發(fā)生額及余額”工作表，而累計(jì)發(fā)生額則取自累計(jì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的”發(fā)生額及余額”工作表。

六、會(huì)計(jì)賬簿

在以上所述的工作表生成后，年末（或每月末）按會(huì)計(jì)科目表將”會(huì)計(jì)分錄”中的明細(xì)記錄篩選出來(lái)，復(fù)制后粘貼至每個(gè)賬簿，這是最簡(jiǎn)易的方式，如下表例子所列示：

當(dāng)然也可設(shè)置好模板、函數(shù)公式，直接自”會(huì)計(jì)分錄”提取數(shù)據(jù)，生成如上會(huì)計(jì)賬簿。

上述在EXCEL 工作表格上所建立的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，不但易于財(cái)務(wù)人員操作，也易于與公司其他部門(mén)的電子表格數(shù)據(jù)銜接。對(duì)于一般小企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，如銷(xiāo)售收入、生產(chǎn)成本、銷(xiāo)售成本、費(fèi)用預(yù)提計(jì)算、庫(kù)存商品、外幣項(xiàng)目折算等，其原始數(shù)據(jù)都是先由其他部門(mén)提供EXCEL表格數(shù)據(jù)、由財(cái)務(wù)人員通過(guò)EXCEL 工作表格匯總、篩選計(jì)算后，再手動(dòng)輸入、或通過(guò)粘貼、通過(guò)公式鏈接直接導(dǎo)入到”會(huì)計(jì)分錄”。這樣，數(shù)據(jù)的處理和輸入變得更快捷、便利。

當(dāng)然以EXCEL 工作表格作為工作平臺(tái)，也存在一些弊端：格式、內(nèi)容等容易被無(wú)意或有意修改；數(shù)據(jù)操作與保存不規(guī)范；在不同部門(mén)、流程之間難于以EXCEL 工作表格實(shí)施強(qiáng)制性監(jiān)督、自動(dòng)控制；一般員工對(duì)EXCEL工作表格的函數(shù)、復(fù)雜功能比較陌生、難以駕馭，等等。所以一般較有實(shí)力企業(yè)還時(shí)會(huì)選擇購(gòu)買(mǎi)成熟財(cái)務(wù)系統(tǒng)（或ERP 系統(tǒng)）、輔以EXCEL 工作表格數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。

以EXCEL 電子表格設(shè)置財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)于一些小企業(yè)可能有用處。希望一些小企業(yè)通過(guò)試用或進(jìn)一步改善該財(cái)務(wù)系統(tǒng)能為自身解決節(jié)省財(cái)務(wù)系統(tǒng)的購(gòu)置維修成本、提升工作和管理效率，做好會(huì)計(jì)處理、數(shù)據(jù)查詢(xún)、業(yè)務(wù)監(jiān)督工作。