辦公自動(dòng)化環(huán)境下，基層醫(yī)院檔案管理研究

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和信息技術(shù)的快速發(fā)展，其在我國(guó)各領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的同時(shí)也提升了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化目標(biāo)。醫(yī)院的運(yùn)行和發(fā)展借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，在檔案管理工作中展開(kāi)了實(shí)踐探索，借助辦公自動(dòng)化優(yōu)勢(shì)，提高基層醫(yī)院的檔案管理水平，成為基層醫(yī)院發(fā)展的重點(diǎn)研究課題?；诖藢?duì)辦公自動(dòng)化給基層醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)的影響進(jìn)行了探討，分析了辦公自動(dòng)化環(huán)境下基層醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)踐策略。

關(guān)鍵詞：辦公；自動(dòng)化；基層醫(yī)院；檔案管理

在基層醫(yī)院的運(yùn)行和管理工作實(shí)踐中，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作內(nèi)容，也是基層醫(yī)院運(yùn)行和發(fā)展必不可少的環(huán)節(jié)?；鶎俞t(yī)院的檔案管理工作具有長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的特征，與醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)水平、發(fā)展效益之間有著密切的關(guān)系，基層醫(yī)院要結(jié)合辦公自動(dòng)化環(huán)境所帶來(lái)的便利，在檔案管理工作實(shí)踐中以實(shí)現(xiàn)基層醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展為最終目標(biāo)，將檔案信息資源的價(jià)值充分利用起來(lái)，加快基層醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)腳步，適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境，提高檔案管理工作的效率。

一、辦公自動(dòng)化給基層醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)的影響

1.提高了檔案管理效率

辦公自動(dòng)化對(duì)醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)，既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)，因?yàn)樵谵k公自動(dòng)化的環(huán)境中，醫(yī)院的檔案管理工作平臺(tái)和載體發(fā)生了改變，在實(shí)施檔案管理時(shí)，改變了紙質(zhì)化的工作模式，轉(zhuǎn)變成了電子化、信息化的運(yùn)行方式。檔案管理的載體發(fā)生了改變，在信息的傳遞、收集、整合、利用中，使用計(jì)算機(jī)設(shè)備以及辦公系統(tǒng)的相關(guān)軟件，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化?；鶎俞t(yī)院檔案管理工作有了新的平臺(tái)和載體，不再以紙質(zhì)資料為主要的檔案資源形式，更多地利用電子文件，基層醫(yī)院的檔案存儲(chǔ)空間逐步拓展，形式愈發(fā)豐富，改變了以紙質(zhì)資料文字形式為主的檔案管理模式，需要全方位收集、整合和運(yùn)用圖片、文字、音頻、視頻等各項(xiàng)資料，檔案管理工作更加全面和靈活。因此，在辦公自動(dòng)化環(huán)境的影響下，基層醫(yī)院的檔案管理工作效率大大提高，不再受人工操作模式的限制，突破時(shí)空約束，充分利用檔案資源的信息，提高了檔案資料的收集效率和管理水平。

在過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)，按照傳統(tǒng)的基層衛(wèi)生院檔案管理模式，收集、整理檔案資料工作，都是由工作人員采取人工手法和歸檔的方式，對(duì)各種紙質(zhì)材料進(jìn)行管理。各科室和部門(mén)之間的信息傳遞，也通過(guò)紙質(zhì)材料和人工操作的方法，導(dǎo)致檔案管理人員面臨著繁重復(fù)雜的任務(wù)，常常會(huì)形成信息傳遞錯(cuò)誤等操作風(fēng)險(xiǎn)，降低了檔案管理的準(zhǔn)確性和綜合效率。辦公自動(dòng)化改善了醫(yī)院檔案管理工作中信息傳遞錯(cuò)誤的問(wèn)題，提高了檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平，信息溝通更加高效，利用新媒體平臺(tái)或是基層衛(wèi)生院檔案管理系統(tǒng)，相關(guān)部門(mén)人員可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上傳遞信息，溝通和交流更加便捷、高效。部門(mén)之間的溝通效率增加，更好地實(shí)現(xiàn)互相協(xié)作，改變了紙質(zhì)檔案和信息的交流形式，檔案管理流程逐步簡(jiǎn)化，檔案管理工作人員手工操作的壓力降低，減小了失誤風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作質(zhì)量的提升，檔案管理工作效率得到優(yōu)化，對(duì)基層衛(wèi)生院的發(fā)展和管理工作的實(shí)施來(lái)說(shuō)，起到有力的支持和保障作用。

2.檔案利用率得以提升

在信息化時(shí)代，基層醫(yī)院檔案管理工作面臨著辦公自動(dòng)化環(huán)境所帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，逐漸轉(zhuǎn)變了檔案管理工作觀念，適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理模式，使檔案管理的利用效率大大提升，明顯提高了基層醫(yī)院檔案信息資源的利用效率。將基層醫(yī)院檔案中記載的各類(lèi)信息全面利用起來(lái)，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供依據(jù)，這體現(xiàn)了檔案資料重要的參考價(jià)值。在傳統(tǒng)的基層醫(yī)院檔案管理工作實(shí)踐中，要經(jīng)過(guò)復(fù)雜、漫長(zhǎng)的審批流程后才能進(jìn)行檔案資料的查閱、調(diào)取、使用。借閱檔案資料需要投入大量時(shí)間、人力成本，在開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源方面效率不足，人們?cè)诿媾R煩瑣的檔案信息資源查閱程序時(shí)，有時(shí)會(huì)選擇放棄使用檔案信息資料，導(dǎo)致檔案資源難以發(fā)揮出有效的參考作用。

在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，這一問(wèn)題被糾正，信息檢索的準(zhǔn)確性和質(zhì)量大大提升，只需要在檔案管理信息化平臺(tái)上使用目錄查找或關(guān)鍵詞查找等方式，就能夠獲取所需要的信息資源，將目標(biāo)文件鎖定，調(diào)取檔案信息。查閱檔案資源的過(guò)程愈發(fā)便捷、快速，利用現(xiàn)代的先進(jìn)技術(shù)處理檔案資料信息，傳輸檔案、存放檔案，對(duì)檔案進(jìn)行發(fā)送、接收等各個(gè)環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確性和傳播速度均有所提升。辦公自動(dòng)化是高科技時(shí)代的產(chǎn)物，充分利用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建了完整的信息溝通系統(tǒng)，將辦公業(yè)務(wù)和辦公人員集中在一起，形成了人機(jī)信息系統(tǒng)，提高了信息溝通和傳輸?shù)臏?zhǔn)確度和綜合效率，具有先進(jìn)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。信息存儲(chǔ)和傳輸?shù)目煽啃?、安全性不斷增?qiáng)，充分展現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值，檔案資料的利用率有效提升。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下基層醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)踐策略

1.搭建信息化平臺(tái)

開(kāi)展基層醫(yī)院檔案管理工作，要結(jié)合辦公自動(dòng)化的環(huán)境所帶來(lái)的影響和變化，構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)，提高檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平?；鶎俞t(yī)院要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，建立功能完善的檔案管理系統(tǒng)。在技術(shù)、資金、人才投入方面需要加強(qiáng)支持力度，配置完善的軟件、硬件設(shè)備設(shè)施，在辦公室系統(tǒng)中接入檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理信息系統(tǒng)可操作性和覆蓋面逐漸增強(qiáng)。檔案管理信息平臺(tái)的功能要逐步完善，要具備基礎(chǔ)的收集檔案信息資料、整理信息資源的功能，同時(shí)還要在歸檔、查詢(xún)檔案信息資料方面具備先進(jìn)性能。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、自動(dòng)化平臺(tái)，整合檔案資源的數(shù)據(jù)庫(kù)信息，提高分析和處理信息資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和效率，使檔案管理的服務(wù)功能更加完善。

另外，搭建功能健全的檔案管理信息平臺(tái)，采取聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)的模式，對(duì)于可公開(kāi)的信息資料進(jìn)行共享，完善共享功能，包括醫(yī)療檔案、機(jī)械設(shè)備使用檔案、科研檔案等，將此類(lèi)可公開(kāi)的信息資源共享在檔案信息化平臺(tái)上，提高檔案資源的利用率。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)

制度體系具有保障、約束功能，對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境中基層醫(yī)院的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，建立完善的自動(dòng)化辦公檔案管理制度體系，有著重要的意義。醫(yī)院的檔案管理要在制度體系的建設(shè)中，明確信息化、自動(dòng)化檔案管理的方向，應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)建立健全檔案信息化管理制度，保證在基層醫(yī)院的檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)中，都運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，保證技術(shù)應(yīng)用的規(guī)范性，使檔案管理工作的信息準(zhǔn)確、可靠，提升信息質(zhì)量，強(qiáng)化信息安全。在制度建設(shè)中，要將制度的保障和約束作用體現(xiàn)在各部門(mén)的協(xié)作中，完善部門(mén)協(xié)作制度和協(xié)作機(jī)制，要求信息技術(shù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)之間相互配合，形成緊密的關(guān)系，對(duì)檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行和應(yīng)用中存在的問(wèn)題及時(shí)糾正，發(fā)現(xiàn)異常要以最快的速度處理，使檔案管理工作依據(jù)性能良好的檔案信息系統(tǒng)，高效展開(kāi)和運(yùn)行。檔案信息化管理流程要加以明確，規(guī)范流程，在電子檔案收集和整理等環(huán)節(jié)做好信息篩選工作，準(zhǔn)確核對(duì)信息，保證電子信息資料歸檔流程科學(xué)性、規(guī)范性。

為了提升電子檔案的管理質(zhì)量和管理效率，要將電子文件的格式、文檔類(lèi)型統(tǒng)一，嚴(yán)格落實(shí)檔案信息的保密工作，遵循檔案管理的保密制度，制定有效的安全監(jiān)管措施，提高電子檔案的安全管理水平。在電子檔案信息的安全管理中，同樣要建立起完善的制度體系，做好電子檔案的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，信息技術(shù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)相互配合、協(xié)調(diào)，采取多種安全防護(hù)措施，保障檔案信息資源的安全。例如，設(shè)置檔案管理信息系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限、水印技術(shù)、加密技術(shù)、記錄訪(fǎng)問(wèn)痕跡等，此類(lèi)方式均是電子檔案安全防護(hù)中必要的舉措，檔案管理人員要依據(jù)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查的制度要求，做好備份工作。落實(shí)責(zé)任制，使檔案管理人員明確主體職責(zé)，強(qiáng)化職能意識(shí)，防范檔案信息資料丟失、損毀等問(wèn)題。檔案管理人員要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和負(fù)責(zé)任的態(tài)度，防范信息資料丟失、破壞等情況，一旦出現(xiàn)信息資源異常問(wèn)題，要落實(shí)追責(zé)制度。在專(zhuān)人負(fù)責(zé)制度中，檔案管理人員明確自身的工作職責(zé)，落實(shí)檔案管理的工作任務(wù)目標(biāo)，在制度的依據(jù)和保障作用下，推動(dòng)基層醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化、信息化建設(shè)進(jìn)程。

3.建立健全信息溝通機(jī)制

基層醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的各部門(mén)、各崗位、各層級(jí)人員來(lái)說(shuō)，均有著重要的價(jià)值和作用，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作要將各部門(mén)人員的工作積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，集中資源，提高基層醫(yī)院的檔案利用率。要建立健全溝通機(jī)制，促進(jìn)信息的溝通、共享。醫(yī)院各部門(mén)之間要強(qiáng)調(diào)合作共享的意識(shí)，促進(jìn)各部門(mén)人員之間的溝通，提高工作效率，促進(jìn)工作模式的轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新。雖然基層醫(yī)院各部門(mén)處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，但是，工作上的合作、協(xié)調(diào)、溝通是必不可少的，特別是檔案管理工作覆蓋了基層醫(yī)院的各個(gè)運(yùn)行階段和各部門(mén)當(dāng)中，要增進(jìn)各部門(mén)人員之間的密切溝通和交流，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。

各部門(mén)的檔案管理負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)異常后，及時(shí)報(bào)給部門(mén)負(fù)責(zé)人，努力將檔案管理工作中的失誤風(fēng)險(xiǎn)降低，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。對(duì)歸檔時(shí)間和資源要節(jié)約投入，提高歸檔效率，科學(xué)存放，提高對(duì)檔案的管理規(guī)范性、準(zhǔn)確性。檔案管理人員要借助自動(dòng)化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的自動(dòng)化辦公、自動(dòng)化歸檔以及整理和存放，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，消除與其他部門(mén)檔案重合的問(wèn)題，防范檔案存放和保管失誤的現(xiàn)象，以免在查找檔案和使用檔案的過(guò)程中花費(fèi)更多的時(shí)間、精力，形成不必要的資源浪費(fèi)。檔案管理部門(mén)要與各部門(mén)之間建立合作機(jī)制，利用信息化平臺(tái)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)進(jìn)行溝通，及時(shí)對(duì)比歸檔檔案，做好全方位的檔案記錄、歸檔和存放工作。

4.明確管理標(biāo)準(zhǔn)

制定管理標(biāo)準(zhǔn)、明確管理要求，是辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作必須落實(shí)的一項(xiàng)任務(wù)。在檔案的收集、整理、編目等各個(gè)環(huán)節(jié)，直到保管檔案、檢索檔案、使用檔案，不同的檔案管理流程和環(huán)節(jié)均需要專(zhuān)職人員，立足于實(shí)際現(xiàn)狀的綜合考量，將管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)完善，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化管理，將檔案管理各環(huán)節(jié)的價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)。

在制定檔案標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要強(qiáng)調(diào)科學(xué)化、合理化，根據(jù)國(guó)家制定和實(shí)施的規(guī)定要求、標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、合理性。在開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的實(shí)踐過(guò)程中，要立足于醫(yī)院的運(yùn)行現(xiàn)狀，結(jié)合醫(yī)院檔案管理的工作特點(diǎn)，在整理、歸檔材料和辦理材料手續(xù)等各個(gè)方面加強(qiáng)管控，提高歸檔的科學(xué)性和對(duì)檔案信息的鑒別水平，強(qiáng)化檔案信息資源的有效價(jià)值。醫(yī)院要定期修改檔案管理制度，明確對(duì)人員的職責(zé)范圍、責(zé)任內(nèi)容，提高檔案管理的規(guī)范化水平，在完善管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程要求下，利用檔案管理的自動(dòng)化優(yōu)勢(shì)，加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，利用檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，提高醫(yī)院的檔案管理工作自動(dòng)化水平和綜合效率，強(qiáng)調(diào)規(guī)范化的落實(shí)檔案管理工作任務(wù)目標(biāo)，推動(dòng)醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行和發(fā)展。

5.保證網(wǎng)絡(luò)檔案安全性

基層醫(yī)院檔案管理工作要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，在辦公自動(dòng)化環(huán)境中采取有效措施，保證檔案的安全性，防止出現(xiàn)檔案信息丟失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。在基層醫(yī)院的檔案工作建設(shè)中，要明確意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時(shí)，站在網(wǎng)絡(luò)安全的視角加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)，避免系統(tǒng)被入侵或被更改等安全問(wèn)題，降低檔案資源的外泄風(fēng)險(xiǎn)，保證整個(gè)檔案信息系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性。

醫(yī)院在展開(kāi)檔案管理工作過(guò)程中，要結(jié)合辦公自動(dòng)化環(huán)境，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全性能，通過(guò)設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限等方式進(jìn)行檔案管理，拒絕外人訪(fǎng)問(wèn)醫(yī)院系統(tǒng)。將檔案管理的職責(zé)明確劃分和落實(shí)到不同崗位的人員身上，保障檔案信息的安全性，為每一名患者的隱私提供保障。將患者診治信息和病歷信息作為安全防護(hù)的重點(diǎn)，保障檔案管理信息的網(wǎng)絡(luò)安全水平，為患者和醫(yī)院雙方的利益提供安全保障，防范不必要的信息損失和安全事件發(fā)生。

三、結(jié)論

綜上所述，辦公自動(dòng)化環(huán)境是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的產(chǎn)物，在信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用中，辦公自動(dòng)化環(huán)境給基層醫(yī)院的運(yùn)行和發(fā)展帶來(lái)了新的機(jī)遇，對(duì)于基層醫(yī)院的檔案管理工作來(lái)說(shuō)形成了新的挑戰(zhàn)。檔案管理人員要抓住機(jī)遇，結(jié)合辦公自動(dòng)化環(huán)境所帶來(lái)的影響，制定可行、科學(xué)的基層醫(yī)院檔案管理工作方案，適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，緊跟辦公自動(dòng)化環(huán)境的變化腳步，提高檔案管理的水平和服務(wù)質(zhì)量，向著信息化、自動(dòng)化的方向逐步探索。

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（作者單位：山東省濱州市博興縣純化中心衛(wèi)生院）

作者簡(jiǎn)介：王兵（1979—），男，漢族，山東濱州人，專(zhuān)科，館員，研究方向：檔案管理。