淺談機(jī)關(guān)文書檔案管理中存在的問題及其優(yōu)化措施

摘 要：機(jī)關(guān)文書檔案管理工作是一項(xiàng)兼具綜合性和實(shí)用性的系統(tǒng)工作，需要機(jī)關(guān)單位對文書檔案管理工作予以足夠的重視，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定要求高效化、科學(xué)化開展文書檔案管理工作，以保證機(jī)關(guān)文書資料的真實(shí)和安全。本文結(jié)合機(jī)關(guān)文書檔案管理的特點(diǎn)和重要性，以及機(jī)關(guān)文書檔案管理存在的問題及其優(yōu)化措施等方面進(jìn)行探究，以期為機(jī)關(guān)單位高質(zhì)量落實(shí)文書檔案管理工作提供參考和建議。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)文書；檔案管理；存在問題；優(yōu)化措施

文書檔案管理是機(jī)關(guān)單位重要的基礎(chǔ)性工作之一，對機(jī)關(guān)單位文書資料保存管理的完整性和有效性具有關(guān)鍵的影響作用。文書檔案是具有保存及管理價(jià)值的文件資料，是機(jī)關(guān)單位在日常及重大事項(xiàng)管理過程中形成的重要資料，也稱為管理性檔案。落實(shí)好、執(zhí)行好機(jī)關(guān)文書檔案管理工作，既是工作任務(wù)，也是使命責(zé)任，同時(shí)，對于機(jī)關(guān)檔案管理工作水平和能力的提升，也具有極其重要的影響。

因此，開展機(jī)關(guān)文書檔案管理工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照文書檔案管理的規(guī)定和要求予以落實(shí)，持續(xù)深化機(jī)關(guān)文書檔案管理的規(guī)范性，促使機(jī)關(guān)文書檔案管理發(fā)揮出應(yīng)有的作用和價(jià)值。

一、機(jī)關(guān)文書檔案管理的特點(diǎn)

1.豐富性特點(diǎn)

機(jī)關(guān)文書資料是對機(jī)關(guān)工作情況的真實(shí)記錄，包含機(jī)關(guān)工作的全部內(nèi)容，如黨群管理資料、行政管理資料、會(huì)計(jì)檔案資料等，覆蓋范圍較為全面。文書資料載體形式同樣具有豐富性特點(diǎn)，隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，文書資料載體形式包含了紙質(zhì)文件資料、影像視頻資料、電子檔案資料等多種形式，并且不同載體形式所適用的文書資料內(nèi)容不盡相同，如上級(jí)及本級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的重要文件，通常以紙質(zhì)資料形式保存管理。

2.緊密性特點(diǎn)

文書檔案管理與文書工作關(guān)系緊密，換言之，文書工作全過程即為文書檔案形成過程。文書工作包含文件的登記轉(zhuǎn)辦、催辦承辦、文件收集與整理、文件立卷與歸檔。文書檔案管理是在文書工作完成后進(jìn)行的接續(xù)保存和管理，在文書工作基礎(chǔ)上對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的收集整理、鑒定統(tǒng)計(jì)、編制保管、使用管理等。因此，文書工作是檔案管理的重要來源之一，文書檔案管理工作須以文書工作為必要前提和基礎(chǔ)。

3.功能性特點(diǎn)

文書檔案管理通過對各類文書資料的保存管理，如人事資料、工作資料、流程資料等，來保證機(jī)關(guān)資料信息的完整和真實(shí)。在需要對機(jī)關(guān)以往情況進(jìn)行了解時(shí)，可以通過對文書檔案的檢索查閱，掌握機(jī)關(guān)不同階段的工作情況。檔案管理的功能性即對真實(shí)情況的如實(shí)記錄，不僅便于后期對相關(guān)資料信息進(jìn)行查找使用，了解當(dāng)時(shí)機(jī)關(guān)工作的實(shí)際情況，同時(shí)也可在文書檔案中找尋相關(guān)的佐證依據(jù)，為機(jī)關(guān)工作開展提供重要資料支持和保障。

二、機(jī)關(guān)文書檔案管理的重要性

當(dāng)前，我國正處于高質(zhì)量建設(shè)與發(fā)展的新時(shí)期，機(jī)關(guān)單位應(yīng)勇于擔(dān)當(dāng)、敢于作為，為高質(zhì)量建設(shè)與發(fā)展的有效落實(shí)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)和支持。在這樣的背景下，文書檔案管理對機(jī)關(guān)單位穩(wěn)定且良性的發(fā)展顯得尤為關(guān)鍵。

首先，為機(jī)關(guān)單位工作提供重要資料參考。文書檔案管理是一項(xiàng)長期的資料保存管理工作，兼具一定的歷史性和連續(xù)性，文書檔案資料時(shí)間跨度較大，機(jī)關(guān)單位工作人員能夠從不同階段的資料信息中了解到機(jī)關(guān)建設(shè)和發(fā)展的有關(guān)信息，明確機(jī)關(guān)以往各項(xiàng)工作的開展與落實(shí)，從有關(guān)的歷史情況和事實(shí)記載中，歸納總結(jié)機(jī)關(guān)建設(shè)和發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)，為當(dāng)下及以后機(jī)關(guān)建設(shè)和發(fā)展提供重要的資料參考。文書檔案所記載的資料信息都是以往機(jī)關(guān)從各項(xiàng)實(shí)踐中得出的成果和產(chǎn)物，有關(guān)資料信息可作為機(jī)關(guān)制定各項(xiàng)措施辦法的重要依據(jù)，機(jī)關(guān)單位能夠從以往的文書資料中汲取相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，便于對當(dāng)下工作情況進(jìn)行調(diào)整和變化，同時(shí)持續(xù)性優(yōu)化和完善機(jī)關(guān)當(dāng)前的工作模式和工作方法。

其次，為深化機(jī)關(guān)單位內(nèi)控管理提供重要參考依據(jù)。進(jìn)入新發(fā)展階段，機(jī)關(guān)單位應(yīng)持續(xù)深化內(nèi)控管理，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位內(nèi)部良好工作作風(fēng)早日形成。文書檔案管理工作能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位內(nèi)控管理的深化改革提供重要參考依據(jù)。通過文書檔案管理信息化，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)和發(fā)展，進(jìn)而為內(nèi)控管理營造較好的發(fā)展條件。在文書檔案管理工作中，對于以往內(nèi)控管理的資料信息能夠較好地保存和管理，在現(xiàn)階段機(jī)關(guān)單位進(jìn)行內(nèi)控管理改革和優(yōu)化時(shí)能夠起到一定的參考作用，有助于保證內(nèi)控管理改革和優(yōu)化的全面性和針對性。落實(shí)并執(zhí)行好內(nèi)控管理需要相應(yīng)地增加這方面的宣傳和教育，文書檔案資料就是極好的宣傳資料和教育工具。因此，機(jī)關(guān)文書檔案管理工作對機(jī)關(guān)內(nèi)控管理具有極其重要的影響作用。

最后，為強(qiáng)化機(jī)關(guān)文書資料管理提供重要的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。文書資料管理與檔案管理工作是互相支撐、相輔相成的，利用文書檔案管理進(jìn)一步強(qiáng)化機(jī)關(guān)單位對文書資料管理的重視程度，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位文書資料管理工作質(zhì)量和水平的有效提高。在對以往文書檔案資料進(jìn)行使用管理的過程中，通過對不同文書檔案資料的學(xué)習(xí)和了解，調(diào)整現(xiàn)階段文書檔案管理的工作模式和工作制度，同時(shí)推進(jìn)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作信息化建設(shè)，為機(jī)關(guān)文書檔案管理工作提供一個(gè)更加精準(zhǔn)化、高效化、科學(xué)化的管理服務(wù)平臺(tái)。

三、機(jī)關(guān)文書檔案管理存在的問題

1.文書檔案管理意識(shí)不足

文書檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也正是因其基礎(chǔ)性的工作特點(diǎn)，導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位內(nèi)部對于文書檔案管理工作難以形成正確的認(rèn)知和理解，部分機(jī)關(guān)單位工作人員片面地認(rèn)為文書檔案管理工作應(yīng)屬于檔案管理的工作內(nèi)容之一，與自身工作毫無關(guān)系，因此，未能正確樹立文書檔案管理意識(shí)。同時(shí)，機(jī)關(guān)文書檔案與其他檔案通常被混在一起管理，并未對文書資料與其他檔案資料進(jìn)行較為明確的區(qū)分管理，導(dǎo)致文書檔案管理工作人員對于文書資料保存和管理的重要性難以形成全面且系統(tǒng)的理解，也就難以落實(shí)并執(zhí)行好機(jī)關(guān)文書檔案管理工作，對文書資料信息作用和價(jià)值的發(fā)揮也產(chǎn)生了一定的影響。文書檔案管理意識(shí)不足，是一種長期穩(wěn)定工作狀態(tài)下的選擇性遺忘，因?yàn)槲臅Y料的收集整理一般是按階段進(jìn)行，如按月、季度、年度等，文書資料收集整理時(shí)間間隔較長，極易導(dǎo)致機(jī)關(guān)工作人員在日常工作中忽略了文書檔案管理的重要意義。

2.文書檔案管理銜接度不足

文書工作與檔案管理是兩項(xiàng)不同的工作，但是文書工作與檔案管理具有一定的相似性，所以文書工作與檔案管理的關(guān)系是既有聯(lián)系，又有區(qū)別。文書檔案管理是將兩者相似部分進(jìn)行有機(jī)結(jié)合的產(chǎn)物，并將兩者在文書檔案管理工作中形成有效的銜接配合，同時(shí)形成一定的管理機(jī)制體系。開展文書檔案管理工作時(shí)應(yīng)注重文書工作與檔案管理的銜接，避免出現(xiàn)分頭管理的情況，導(dǎo)致文書資料與檔案管理在銜接時(shí)出現(xiàn)問題，如未能及時(shí)有效地將文書資料進(jìn)行收集整理，導(dǎo)致文書資料移交到檔案管理工作階段時(shí)出現(xiàn)問題，影響文書檔案管理的銜接度，難以達(dá)成文書檔案管理工作的預(yù)期目標(biāo)。

3.文書檔案管理部門配合度不足

機(jī)關(guān)文書檔案管理需要所有部門的配合，來保障此項(xiàng)工作的順利開展。現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)內(nèi)部仍存在個(gè)別部門配合程度不高，逾期上交文書資料的情況，長此以往，將大大影響機(jī)關(guān)文書檔案管理的質(zhì)量和效率。機(jī)關(guān)文書檔案管理是機(jī)關(guān)單位所有部門的共同職責(zé)，若部門配合度不高，則會(huì)使得文書檔案管理工作落實(shí)困難重重，如文書檔案管理人員協(xié)調(diào)各部門提交文書資料，各部門未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將真實(shí)有效的文書資料提交，就將導(dǎo)致機(jī)關(guān)文書檔案管理工作被迫暫停，影響文書檔案管理工作效率。

4.文書檔案管理信息化程度不足

信息化程度不足體現(xiàn)在未能及時(shí)重視信息化建設(shè)，對于信息技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用敏感不夠，仍然用傳統(tǒng)的固化思維看待信息化建設(shè)和發(fā)展工作。對于信息化軟硬件設(shè)備的配備力度不夠，雖有一部分計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和相應(yīng)軟件，但由于信息技術(shù)發(fā)展快速，導(dǎo)致部分系統(tǒng)和軟件已經(jīng)喪失了一些功能，現(xiàn)有的信息化軟硬件設(shè)備難以滿足實(shí)際的文書檔案管理工作。對于信息技術(shù)使用效率較低，未能將文書資料形成電子文書檔案，信息化技術(shù)合理運(yùn)用程度不足，未能將信息化優(yōu)勢全面體現(xiàn)在文書檔案管理工作之中。

5.文書檔案管理工作人員專業(yè)能力不足

文書檔案管理工作人員專業(yè)能力直接影響著此項(xiàng)工作的質(zhì)量和效果，由于機(jī)關(guān)單位未將文書檔案管理工作放在重要位置，文書檔案管理人員也通常由機(jī)關(guān)人員兼任，在工作人員專業(yè)能力方面未進(jìn)行過多要求，導(dǎo)致機(jī)關(guān)人員在實(shí)際開展文書檔案管理工作時(shí)難以保證工作質(zhì)量和效果。現(xiàn)階段，文書檔案管理工作專業(yè)程度越來越高，需要工作人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，同時(shí)還要學(xué)習(xí)運(yùn)用計(jì)算機(jī)開展文書檔案管理工作，對于文書檔案管理工作人員的要求愈加嚴(yán)格，需要機(jī)關(guān)單位在文書檔案管理工作人選上多加用心，避免因文書檔案管理工作人員專業(yè)能力不足，導(dǎo)致機(jī)關(guān)文書檔案管理水平難以提高，進(jìn)而影響機(jī)關(guān)單位整體管理能力的全面提升。

四、機(jī)關(guān)文書檔案管理的優(yōu)化措施

1.正確認(rèn)識(shí)文書檔案管理

樹立正確的文書檔案管理意識(shí)是高效開展文書檔案管理工作的必要前提。機(jī)關(guān)單位全員應(yīng)對文書檔案管理樹立正確的認(rèn)知和理解，積極配合文書檔案工作的開展與落實(shí)。機(jī)關(guān)內(nèi)部應(yīng)健全文書檔案管理方面的機(jī)制，為高效開展文書檔案管理工作提供必要的機(jī)制支持，同時(shí)，能夠?qū)C(jī)關(guān)全員落實(shí)文書檔案管理工作起到一定的約束作用。機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文書檔案管理工作定期進(jìn)行安排部署，適時(shí)強(qiáng)化機(jī)關(guān)全員對文書檔案管理的重視程度，強(qiáng)調(diào)日常工作與文書資料的有效銜接，避免因日常工作忽略了對文書資料保存管理的落實(shí)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)全員對文書檔案管理工作態(tài)度和作風(fēng)的積極轉(zhuǎn)變，促進(jìn)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的有效落實(shí)，從而實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作水平和質(zhì)量的全面提升。

2.強(qiáng)化文書檔案管理有效銜接

強(qiáng)化文書工作與檔案管理的有效銜接是提升文書檔案管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。文書工作階段需注重對各類文書資料的收集整理、分類管理、有效整合，實(shí)現(xiàn)對機(jī)關(guān)各類文書資料的精細(xì)化管理，為后續(xù)檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。檔案管理階段需將各類文書資料按照文書檔案管理規(guī)定要求，并結(jié)合機(jī)關(guān)單位內(nèi)部實(shí)際情況，對文書檔案資料進(jìn)行分類管理、整編入冊、歸檔保存，并嚴(yán)格按照文書檔案使用管理規(guī)定，進(jìn)行有關(guān)文書檔案資料的借閱使用。需要注意的是，文書檔案管理全部流程應(yīng)進(jìn)行必要的記錄管理，包括文書資料的收集整理、檔案管理的移交接收、文書檔案的借閱管理等，全部落實(shí)記錄管理，在每一項(xiàng)工作前進(jìn)行必要的文書檔案審核，確保機(jī)關(guān)文書檔案安全可靠。

3.加強(qiáng)文書檔案管理部門配合度

在正確樹立文書檔案管理意識(shí)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)所有部門對文書檔案管理工作的配合度，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)文書檔案管理質(zhì)量和水平的切實(shí)提高。文書檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)與各部門之間的溝通聯(lián)系，了解和掌握各部門文書資料類型，指導(dǎo)各部門按照規(guī)定要求進(jìn)行文書資料的保存和管理，既能提高機(jī)關(guān)全員對于文書檔案管理工作的重視程度，又可為文書資料收集整理打好前期基礎(chǔ)，促進(jìn)文書檔案管理工作效率的進(jìn)一步提升。機(jī)關(guān)內(nèi)部應(yīng)對各部門落實(shí)文書檔案管理工作提出相關(guān)要求，對未按時(shí)提交文書資料的部門或是人員進(jìn)行適當(dāng)處罰，進(jìn)一步壓實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)機(jī)關(guān)各部門對文書檔案管理工作的配合度，確保文書檔案管理工作在機(jī)關(guān)內(nèi)部得以真實(shí)有效的落實(shí)。

4.提升文書檔案管理信息化程度

利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展文書檔案管理工作，可有效推進(jìn)機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的全面落實(shí)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化程度的進(jìn)一步提升。首先，摒棄固化思維正確看待信息化建設(shè)工作，借助全面推行信息化建設(shè)的契機(jī)，提高機(jī)關(guān)信息化建設(shè)水平，將信息化應(yīng)用在機(jī)關(guān)多項(xiàng)工作之中。其次，在文書檔案管理工作中配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，利用信息技術(shù)手段開展文書檔案管理工作，將文書資料逐步轉(zhuǎn)為電子資料檔案，并按照文書檔案管理規(guī)定要求對電子資料檔案實(shí)施管理，同時(shí)加強(qiáng)信息化技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全的健全完善，進(jìn)一步保證機(jī)關(guān)電子文書資料的安全可靠，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作信息化程度的有效提高。最后，對文書檔案管理人員信息化技術(shù)水平進(jìn)行相應(yīng)的提高，確保信息化技術(shù)手段能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用和價(jià)值，為機(jī)關(guān)文書檔案管理提供必要的信息技術(shù)支持。

5.提高文書檔案管理工作人員專業(yè)能力

首先，提高工作人員文書檔案管理理論知識(shí)水平。機(jī)關(guān)文書檔案管理工作人員應(yīng)具備相應(yīng)的理論知識(shí)儲(chǔ)備，對文書資料分類、檔案管理規(guī)定要求、檔案管理工作流程等都能有一個(gè)全面且系統(tǒng)的理論認(rèn)知，從而促使工作人員規(guī)范化開展文書檔案管理工作。其次，提高工作人員文書檔案管理工作專業(yè)技能水平。文書檔案管理不僅僅是理論知識(shí)工作，同時(shí)也是檔案管理專業(yè)技能的具體體現(xiàn)，工作人員在完成文書工作階段的各項(xiàng)工作后，需對文書檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的歸檔，在歸檔過程中需要建立相應(yīng)的文書資料目錄，因此工作人員需要具備檔案管理方面的專業(yè)技能。最后，提高工作人員信息化運(yùn)用水平。

五、結(jié)語

綜上所述，機(jī)關(guān)文書檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性的復(fù)雜工作，需要機(jī)關(guān)全員對文書檔案管理有正確的認(rèn)知，機(jī)關(guān)工作人員積極配合文書檔案管理工作落實(shí)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案管理的有效銜接，確保文書檔案管理工作的真實(shí)性和有效性。

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（作者單位：福建省三明市外商投資服務(wù)中心）

作者簡介：齊宏（1980—），女，漢族，山東東平人，本科，館員，研究方向：檔案管理。