醫(yī)院人事檔案管理中的PDCA實(shí)踐探索

摘 要：社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，給人們思想帶來很大轉(zhuǎn)變，尤其是在醫(yī)院管理工作中，人們越來越重視人事檔案管理工作，將PDCA循環(huán)法則使用在醫(yī)院人事檔案管理工作中，不僅可以提升醫(yī)院的整體管理水平，對(duì)醫(yī)院未來發(fā)展也有著一定的積極作用?；诖?，本文主要對(duì)PDCA循環(huán)的相關(guān)概念進(jìn)行闡述，說明醫(yī)院人事檔案管理中的PDCA實(shí)踐意義，探索醫(yī)院人事檔案管理中的PDCA實(shí)踐應(yīng)用，希望對(duì)相關(guān)人員提供指導(dǎo)和幫助，進(jìn)一步增強(qiáng)醫(yī)院管理工作水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理；PDCA；實(shí)踐；探索

信息化水平提升，給醫(yī)院發(fā)展帶來一定的挑戰(zhàn)，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)已經(jīng)成為大勢所趨，為了及時(shí)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，醫(yī)院管理人員要重視精細(xì)化管理方式，提升醫(yī)院管理質(zhì)量。人事檔案管理在醫(yī)院管理中扮演著重要角色，其中涉及教學(xué)、歷史數(shù)據(jù)和科研工作等內(nèi)容，對(duì)于人才選拔和考核有著一定的借鑒價(jià)值。然而，任何事物都具有雙面性，醫(yī)院人事檔案管理中也存在管理不規(guī)范的問題，這就需要將PDCA法則應(yīng)用到具體的實(shí)踐中，進(jìn)行重點(diǎn)研究。

一、PDCA循環(huán)的相關(guān)概念

PDCA循環(huán)最早是由美國的質(zhì)量管理專家沃特·阿曼特·休哈特提出，最后由戴明采納和宣傳，在全世界獲得了普及和應(yīng)用。PDCA作為全面質(zhì)量管理的方法依據(jù)與思想前提，發(fā)揮著重要作用，它將質(zhì)量管理分為四個(gè)階段，分別是“P”“D”“C”和“A”，這四個(gè)字母分別是“Plan”“Do”“Check”和“Act”的英文縮寫，代表的意思是“計(jì)劃”“執(zhí)行”“檢查”以及“處理”?！坝?jì)劃”主要是對(duì)目標(biāo)和方針的確定，通過活動(dòng)規(guī)劃加以制定；“執(zhí)行”是在信息基礎(chǔ)上，對(duì)方案、計(jì)劃和方法進(jìn)行布局設(shè)計(jì)，進(jìn)行實(shí)踐操作，將計(jì)劃內(nèi)容加以實(shí)現(xiàn)；“檢查”是對(duì)執(zhí)行計(jì)劃結(jié)果進(jìn)行概括和總結(jié)，判斷其正確與否，并找出問題所在；“處理”是將檢查的總結(jié)結(jié)果加以處理，肯定成功經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)失敗教訓(xùn)，將沒有實(shí)現(xiàn)解決的問題，再次進(jìn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)中進(jìn)行解決。以上過程并非一蹴而就，是不斷循環(huán)和階梯式上升的趨勢，貫穿于質(zhì)量管理的整個(gè)過程，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理有著一定的促進(jìn)作用。

二、醫(yī)院人事檔案管理中的PDCA實(shí)踐意義

1.有利于為工作查考提供有效依據(jù)

醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)，有利于為工作查考提供有效依據(jù)。檔案是對(duì)過去工作的一種記錄，是歷史情況的真實(shí)憑證。作為管理工作中第一手資料，有著重要意義。一方面，是在社會(huì)實(shí)踐中不斷形成，對(duì)歷史情況進(jìn)行了客觀記錄，這種憑證最為可靠和真實(shí)。另一方面，還能將真實(shí)的歷史痕跡進(jìn)行保留。比如，部分材料屬于當(dāng)事人親手所寫，還有一些材料是由領(lǐng)導(dǎo)簽署和批示的，對(duì)于部分印信和文件都有制發(fā)機(jī)關(guān)，還有一部分材料是以錄像、照片以及錄音帶的形式保留的，加之合同和契約等資料。這類檔案作為歷史憑證發(fā)揮著重要作用，可以為后期工作查考提供重要依據(jù)。

2.有利于滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展要求

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，醫(yī)院人事檔案管理也逐漸朝著信息化發(fā)展。PDCA實(shí)踐對(duì)醫(yī)院信息化建設(shè)有著一定的促進(jìn)作用，可以解決檔案管理中雜亂無章的現(xiàn)象，也可以依靠現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理朝著無紙化發(fā)展，將相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)納入信息化系統(tǒng)中，防止檔案出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象，有利于簡化醫(yī)院人事檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)有序發(fā)展。同時(shí)，還能將檔案查詢過程加以簡化，通過對(duì)某一階段進(jìn)行查詢和了解，就可以掌握相應(yīng)數(shù)據(jù)信息，在一定程度上可以提升醫(yī)院人事檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。另外，將PDCA應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理工作中，可以為其他部門的管理工作提供重要保障和管理依據(jù)，對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展有著促進(jìn)意義。

3.有利于推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)資源的有效利用

醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)信息，只有將最大應(yīng)用價(jià)值體現(xiàn)出來，才能為醫(yī)院的整體發(fā)展創(chuàng)造有利條件。PDCA應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理過程中，通過不同階段的管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的有效利用。由于信息化的發(fā)展，給醫(yī)院管理帶來一定的發(fā)展機(jī)遇，部分醫(yī)院面臨管理轉(zhuǎn)型，將PDCA循環(huán)與信息化技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，在確保醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)安全的同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的有效利用，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案資源共享，實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)。此外，還能對(duì)醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)資源各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化和完善，節(jié)約更多的時(shí)間和成本，從而讓工作人員致力于有價(jià)值事務(wù)中，避免醫(yī)院管理失誤對(duì)決策造成的不良影響，從而將醫(yī)院人事檔案管理工作的價(jià)值發(fā)揮到最大。

三、醫(yī)院人事檔案管理中的PDCA實(shí)踐探索

1.制定醫(yī)院人事檔案管理計(jì)劃

在對(duì)醫(yī)院人事檔案管理計(jì)劃進(jìn)行制定過程中，應(yīng)明確這幾點(diǎn)：（1）為什么要制定這種管理措施？（2）為了達(dá)到什么樣的目的？（3）在哪里進(jìn)行？（4）由誰負(fù)責(zé)？什么時(shí)候完成？怎樣完成？在計(jì)劃編制時(shí)，不但要涉及原因和目的、時(shí)間與地點(diǎn)，而且應(yīng)重視負(fù)責(zé)人和方法措施等內(nèi)容，這樣能夠確保計(jì)劃具有可操作性和實(shí)踐性。在人事檔案管理工作中，將管理計(jì)劃的制定作為工作起點(diǎn)，這就需要對(duì)當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中的問題，進(jìn)行仔細(xì)研究和探討，找出科學(xué)有效的管理方法。

比如，某醫(yī)院在人事檔案管理工作中，組織人員共有8人，其中主持人和記錄者各一人，其他成員可以利用“頭腦風(fēng)暴”進(jìn)行討論，將醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行總結(jié)和概括，經(jīng)過討論之后，發(fā)現(xiàn)主要問題有：（1）重視程度不夠。（2）缺乏完善的規(guī)章制度。（3）人事檔案管理工作者專業(yè)性不足，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于以上問題進(jìn)行詳細(xì)分析和討論，得出問題最重要原因是，人事檔案管理出現(xiàn)混亂包含三個(gè)方面，分別是“管理層面”“檔案保管人員”“硬件條件”，最為主要的原因是醫(yī)院管理者對(duì)人事檔案管理的重視程度不足，得到問題的原因之后，就可以對(duì)解決方法進(jìn)行探討。

首先，面對(duì)重視程度不足這一問題，就需要成立專業(yè)問題清理小組，分配組長以及副組長，并且在各個(gè)科室安排相應(yīng)負(fù)責(zé)人，從而將醫(yī)院人事檔案管理的工作重視起來。

其次，面對(duì)管理層面出現(xiàn)的問題，就要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)人員的監(jiān)督作用，對(duì)管理者進(jìn)行有效監(jiān)督，讓其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行工作整改，整改期限可以設(shè)置為3個(gè)月。

最后，面對(duì)檔案管理工作者，不僅要選派專職人員進(jìn)行指導(dǎo)和幫助，還應(yīng)定期對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓其掌握扎實(shí)的理論基礎(chǔ)和實(shí)踐技能，為醫(yī)院人事檔案管理工作提供人才支持。

此外，面對(duì)職工問題，可以定期開展相應(yīng)的講座，組織專業(yè)人員來院宣傳關(guān)于檔案知識(shí)的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)職工進(jìn)行全面培訓(xùn)教育。同時(shí)，還需要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，引入檔案信息系統(tǒng)等，如利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫，通過信息統(tǒng)計(jì)，對(duì)個(gè)人政績、業(yè)績的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系，可以及時(shí)準(zhǔn)確、全面地提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。確定好目標(biāo)和具體措施之后，就需要安排相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)采用有效的方法進(jìn)行落實(shí)。

2.醫(yī)院人事檔案管理計(jì)劃的有效實(shí)行

在實(shí)行計(jì)劃這一過程中，應(yīng)根據(jù)計(jì)劃實(shí)際情況，建立專業(yè)組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，不僅要明確相應(yīng)的制度和工作流程，還要確保各項(xiàng)工作順利開展。一般來說，醫(yī)院人事檔案管理出現(xiàn)的問題，在改進(jìn)過程中責(zé)任部門是檔案管理部門，為了實(shí)現(xiàn)管理更加科學(xué)有效，就要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌兼顧，將責(zé)任劃分到個(gè)人，促進(jìn)分工明確，一旦出現(xiàn)問題就可以找負(fù)責(zé)人進(jìn)行詢問，找出原因，并及時(shí)解決和處理。在這個(gè)過程中，想要確保工作人員能夠高效完成任務(wù)，應(yīng)對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，通過專業(yè)培訓(xùn)，讓工作人員把握相應(yīng)的知識(shí)和技能。

首先，工作人員要具備高尚的職業(yè)責(zé)任感，樹立正確的政治立場，提升工作人員綜合素養(yǎng)。比如，工作人員具備熟練的信息技術(shù)操作能力，就可以熟練運(yùn)用人力資源管理的相關(guān)軟件，規(guī)范地將各類人員信息錄入系統(tǒng)中，確保各項(xiàng)工作有效進(jìn)行，從而將人員組織和隊(duì)伍建設(shè)工作做好。

其次，完善檔案管理制度。確保工作人員在工作中，能夠根據(jù)相應(yīng)流程和規(guī)范進(jìn)行。比如，在信息錄入過程中，保證工作人員能夠按照步驟進(jìn)行，將各類檔案信息數(shù)據(jù)全面而系統(tǒng)地錄入軟件系統(tǒng)中。同時(shí)，站在歸檔管理角度，應(yīng)不斷優(yōu)化制度，綜合考慮人事檔案管理的影響因素，將組織以及個(gè)人提交的材料加以明確規(guī)定，不僅要包含任免、考核以及工資材料，還要涉及進(jìn)修和學(xué)籍材料等，根據(jù)實(shí)際管理制度中的要求，進(jìn)行檢查和審核，如果發(fā)現(xiàn)材料不規(guī)范或者不完整，應(yīng)及時(shí)解決和處理，并且開展相應(yīng)的責(zé)任追究活動(dòng)，從而對(duì)問題的產(chǎn)生進(jìn)行準(zhǔn)確預(yù)防。由此可見，將檔案管理制度完善和優(yōu)化，不僅可以確保檔案材料能夠有效收集和整理，還能為各項(xiàng)活動(dòng)的有序開展創(chuàng)造有利條件。

最后，建立激勵(lì)機(jī)制和考核機(jī)制。在對(duì)工作人員進(jìn)行教育培訓(xùn)之后，要對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)考核，符合考核要求的人員才能進(jìn)入工作崗位，面對(duì)考核不通過的，應(yīng)繼續(xù)學(xué)習(xí)，直到考核達(dá)標(biāo)為止。對(duì)于考核優(yōu)秀者或者在工作中表現(xiàn)優(yōu)異人員，應(yīng)適當(dāng)給予一定的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。比如，表揚(yáng)或者增加薪資待遇，從而將工作者的積極性加以提升，為醫(yī)院人事檔案管理工作計(jì)劃的落實(shí)提供有效支持。

3.檢查醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)際效果

醫(yī)院人事檔案管理工作，在完成實(shí)際計(jì)劃執(zhí)行工作后，就要開展相應(yīng)的檢查工作，確保管理效果更加科學(xué)合理。通常情況下，可以進(jìn)行不定期抽查，對(duì)工作進(jìn)度重點(diǎn)掌握，如果在檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)實(shí)際信息與錄入信息不一致，或者格式出現(xiàn)不規(guī)范等問題，要對(duì)其原因進(jìn)行分析，并做好相應(yīng)記錄，為下一步改進(jìn)工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在實(shí)際人事檔案管理中，我們可以發(fā)現(xiàn)，檢查出現(xiàn)的大部分問題，都是因?yàn)楣ぷ魅藛T缺乏對(duì)檔案的正確認(rèn)識(shí)，以及工作態(tài)度不認(rèn)真，導(dǎo)致部分檔案材料填寫或錄入出現(xiàn)錯(cuò)誤，還有一部分材料積壓時(shí)間過長，沒有及時(shí)入檔。

因此，在對(duì)醫(yī)院人事檔案管理效果進(jìn)行檢查和監(jiān)督時(shí)，既要從硬件配備方面入手，又要重視制度建設(shè)和人員培訓(xùn)工作，綜合考慮各個(gè)方面影響因素，進(jìn)而開展相應(yīng)的檢查工作，確保計(jì)劃能夠得到完全落實(shí)。

同時(shí)，在總結(jié)相應(yīng)的問題時(shí)，還應(yīng)進(jìn)行書面材料編寫，為考核機(jī)制的制定創(chuàng)造良好依據(jù)，讓工作人員全身心投入到人事檔案管理工作中，面對(duì)檔案管理的具體策略，為了促進(jìn)管理朝著科學(xué)化、合理化以及高效化發(fā)展，就應(yīng)重視效果評(píng)價(jià)，將考核指標(biāo)與計(jì)劃實(shí)施的現(xiàn)實(shí)成果進(jìn)行對(duì)比，對(duì)計(jì)劃落實(shí)情況進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和實(shí)際問題。

4.促進(jìn)醫(yī)院人事檔案循環(huán)改進(jìn)處理工作的有效開展

在完成一個(gè)階段的醫(yī)院人事檔案管理工作后，為了實(shí)現(xiàn)管理工作的進(jìn)一步提升，醫(yī)院還應(yīng)組織相應(yīng)的會(huì)議，對(duì)下個(gè)階段管理工作加以制定，如果計(jì)劃目標(biāo)能夠順利完成，就要對(duì)前期工作中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行重點(diǎn)概括和總結(jié)，如果部分目標(biāo)沒有及時(shí)實(shí)現(xiàn)，在考慮問題時(shí)，就要從多個(gè)角度進(jìn)行分析，探討是否目標(biāo)過高，或者在執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題。在會(huì)議討論工作中，相關(guān)科室和部門應(yīng)及時(shí)交流和溝通，分享自己的建議和意見，在系統(tǒng)的討論基礎(chǔ)上，對(duì)下一步工作進(jìn)行有效計(jì)劃，再次將存在疑惑的問題進(jìn)行核實(shí)，構(gòu)建與醫(yī)院自身情況發(fā)展相適應(yīng)的工作程序，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作者的合理分配和有效協(xié)調(diào)。面對(duì)遺留問題，可以放在下一階段PDCA循環(huán)工作中，與之前一樣，還要配置相應(yīng)的工作和管理人員，為管理活動(dòng)提供重要支持和保證。

比如，面對(duì)有些檔案缺失，除了考慮職工個(gè)人原因?qū)е?，在后續(xù)管理過程中，還應(yīng)制定相應(yīng)的職工教育宣講活動(dòng)，進(jìn)一步提升職工對(duì)檔案材料填寫的認(rèn)識(shí)，讓其在工作中遵循認(rèn)真填寫和核對(duì)的原則，利用循環(huán)改進(jìn)這種方式，能夠從根本上將醫(yī)院人事檔案管理中面臨的問題加以解決。

四、結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院人事檔案管理中，為了實(shí)現(xiàn)PDCA的有效應(yīng)用，將其有效進(jìn)行實(shí)踐，相關(guān)人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)醫(yī)院人事檔案管理的重要性，對(duì)PDCA進(jìn)行充分了解和掌握，對(duì)當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中面臨的問題進(jìn)行探索分析，找出科學(xué)合理的解決措施，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理中的PDCA實(shí)踐應(yīng)用，為醫(yī)院管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力支持。

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（作者單位：桂林市口腔醫(yī)院）

作者簡介：韋丹麗（1978—），女，漢族，廣西靈山人，本科，館員，研究方向：?？漆t(yī)院人事檔案管理、文書檔案信息化管理。