現(xiàn)代企業(yè)檔案的管理原則及重要意義

□ 江蘇徐州 王 巍

檔案是企業(yè)的信息資源，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是企業(yè)改革和發(fā)展的軌跡。檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用，同時(shí)是企業(yè)管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。近年來，徐電公司在管理上下功夫，在效益上做文章，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。企業(yè)檔案真實(shí)地記錄著企業(yè)創(chuàng)建和發(fā)展的運(yùn)動(dòng)軌跡，是反映企業(yè)歷史和現(xiàn)狀最直接準(zhǔn)確的內(nèi)部信息?，F(xiàn)代企業(yè)檔案工作的管理原則是效益原則、以人為中心的原則、需求導(dǎo)向原則、系統(tǒng)原則。

一、效益原則

市場經(jīng)濟(jì)的實(shí)質(zhì)是效益經(jīng)濟(jì)，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的任何活動(dòng)都要服從于效益原則。企業(yè)文件、檔案及相關(guān)信息管理遵循效益原則，就是要處理好費(fèi)用與效益的關(guān)系。在企業(yè)管理的“價(jià)值工程”中有這樣一個(gè)公式：

V（價(jià)值）=F（效能）/C（成本）

即 所 謂 的“大（V）、高（F）、低（C）目標(biāo)管理原則”，就是要把大價(jià)值、高效能、低成本的管理目標(biāo)落實(shí)到每個(gè)人、每件事上。為了能以較低的成本費(fèi)用，提供最佳的適用信息，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息管理的整體功能，具體應(yīng)做好兩方面工作。

1.合理使用經(jīng)費(fèi)。為了節(jié)約信息管理的工作費(fèi)用，應(yīng)該精簡、合并工作性質(zhì)相近的信息管理機(jī)構(gòu)，以避免因機(jī)構(gòu)交叉重疊所造成的信息管理費(fèi)用的增加。此外，在客觀經(jīng)濟(jì)和管理?xiàng)l件不具備的情況下，切忌貪新求快，急于建立以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)；而應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有基礎(chǔ)，建立初具規(guī)模的信息管理體制，然后再根據(jù)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)對(duì)信息需求的發(fā)展變化，逐步完善、強(qiáng)化信息管理機(jī)構(gòu)的職能。這樣可以避免一次性投資過大，設(shè)備有效利用率低所造成的資金浪費(fèi)。

2.要在一定費(fèi)用水平上使信息管理具有很高的有效性。所謂有效性，具體表現(xiàn)為時(shí)效性、準(zhǔn)確性及適用性。其一，時(shí)效性，要求信息管理機(jī)構(gòu)能夠迅速地收集和提供企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)行的與歷史的信息，企業(yè)外部的國際和國內(nèi)有關(guān)內(nèi)容的不同載體信息。特別是隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，產(chǎn)品更新?lián)Q代的速度不斷加快，信息的老化與時(shí)效的周期也隨之縮短，因此對(duì)信息提供服務(wù)的時(shí)效性提出了更高的要求。其二，準(zhǔn)確性，要求信息管理機(jī)構(gòu)所提供的信息真實(shí)可靠，能夠作為憑證和參考的依據(jù)。其三，適用性，要求信息管理機(jī)構(gòu)能夠向不同管理層次、不同管理部門及不同類型的利用者提供具有針對(duì)性的信息。

企業(yè)檔案可以為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供必要的參考；在實(shí)施技術(shù)改造時(shí)，科技檔案作為一種技術(shù)資源，它的開發(fā)利用，可以節(jié)省人力物力財(cái)力，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益；在處理產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時(shí)，它維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和合法權(quán)益；在進(jìn)行企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估時(shí)，它是必不可少的重要依據(jù)。近年來，公司累計(jì)利用檔案創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。例如為了貫徹國家能源局關(guān)于《燃煤發(fā)電廠貯灰場安全監(jiān)督管理規(guī)定》的通知要求，預(yù)防貯灰場安全事故，公司委托北京中安質(zhì)環(huán)技術(shù)評(píng)價(jià)中心有限公司評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)開展2021年貯灰場安全評(píng)估工作。2021年4月8日及2021年4月9日公司召開了灰場安全評(píng)估工作首末次會(huì)議，期間公司后勤保障部技術(shù)人員和評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)評(píng)估專家到檔案室借閱公司營業(yè)執(zhí)照、百萬機(jī)組環(huán)評(píng)驗(yàn)收資料、灰場竣工圖紙、公司水質(zhì)檢測等檔案15卷，檔案人員耐心一一查找，認(rèn)真細(xì)致，業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，檔案為徐電公司順利通過2021年貯灰場安全評(píng)估工作提供有力保障等。

二、以人為中心的原則

人是檔案室管理檔案的主體，也是管理的中心，一切管理活動(dòng)必然是圍繞人、依靠人、為了人，這是做好檔案管理工作的根本。首先，檔案實(shí)體由人來掌握，檔案實(shí)體結(jié)構(gòu)和檔案智能（信息）結(jié)構(gòu)由人來組建，檔案管理系統(tǒng)與環(huán)境的關(guān)系由人來調(diào)節(jié)。其次，檔案管理的效益原則、系統(tǒng)原則、信息原則由人把它貫徹和體現(xiàn)在管理實(shí)踐之中。人與諸因素結(jié)合，人的智能與力量貫穿于諸因素之中，才使檔案室發(fā)揮了綜合作用。

在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，在自己的不斷努力下，筆者熟悉并掌握科技檔案工作所需要的業(yè)務(wù)知識(shí)，能熟練運(yùn)用《神華集團(tuán)公司（電力板塊）檔案管理業(yè)務(wù)手冊(cè)》對(duì)相關(guān)專業(yè)文件材料進(jìn)行科學(xué)分類和整理，并能熟練運(yùn)用清華紫光圖檔管理系統(tǒng)的各種功能，進(jìn)行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)?？萍紮n案分類科學(xué)，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)?？萍加⒄Z水平和計(jì)算機(jī)水平有較大提高，利用業(yè)余時(shí)間較全面、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)并掌握科技檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)，工作得心應(yīng)手，具有很高的電力科技檔案管理水平。在《辦公自動(dòng)化》、《現(xiàn)代企業(yè)》、《城建檔案》等期刊雜志上面發(fā)表檔案學(xué)術(shù)論文229篇。曾榮獲中國檔案學(xué)會(huì)第六次檔案學(xué)優(yōu)秀成果檔案學(xué)術(shù)論文類三等獎(jiǎng)，徐州市檔案學(xué)會(huì)2007、2008、2009、2010、2011、2012年度檔案學(xué)術(shù)優(yōu)秀論文三等獎(jiǎng)。徐州市檔案學(xué)會(huì)2014、2015年度檔案學(xué)術(shù)優(yōu)秀論文獎(jiǎng)。51篇學(xué)術(shù)論文評(píng)為歷屆中國檔案學(xué)會(huì)全國檔案工作者年會(huì)優(yōu)秀學(xué)術(shù)論文、入選學(xué)術(shù)論文。

三、需求導(dǎo)向原則

企業(yè)信息的管理范圍、管理組織及其管理技術(shù)取決于企業(yè)對(duì)信息需求的特點(diǎn)。隨著國家經(jīng)濟(jì)體制從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變，企業(yè)對(duì)信息的需求明顯地呈現(xiàn)出時(shí)間性、針對(duì)性及綜合性特點(diǎn)。企業(yè)信息的需求特點(diǎn)是確定和調(diào)整企業(yè)內(nèi)部信息管理組織形式和方法的客觀依據(jù)。

1.信息的需求特點(diǎn)。①時(shí)間性?，F(xiàn)代企業(yè)在對(duì)信息的需求上充分體現(xiàn)了時(shí)間就是效益的觀念。建立現(xiàn)代企業(yè)制度是國有企業(yè)改革的方向，現(xiàn)代企業(yè)制度的重要組成部分或基本要求之一是“管理科學(xué)”?！肮芾砜茖W(xué)”具有豐富的內(nèi)涵，其中包括精心研究市場情況，及時(shí)把握市場條件的變化，并作出快速、靈敏、準(zhǔn)確的反應(yīng)，以有效地參與市場競爭。而企業(yè)要具有適應(yīng)市場變化和把握發(fā)展機(jī)遇的能力，就需要練好內(nèi)功，加強(qiáng)管理的基礎(chǔ)工作，特別是信息的科學(xué)管理。顯然，及時(shí)、系統(tǒng)地提供各種信息，是現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理所要求的，是現(xiàn)代企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)與條件。②針對(duì)性?，F(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息需求的針對(duì)性，具體表現(xiàn)在兩方面：其一，根據(jù)企業(yè)不同管理層次和類型人員的需求提供信息。由于不同管理層次和類型人員具有不同的職能和任務(wù)，因此在信息的需求上也各有所側(cè)重。一般而言，企業(yè)高層經(jīng)營決策者主要需要企業(yè)內(nèi)外信息綜合性較強(qiáng)的深加工信息，中層、基層管理人員主要需要內(nèi)部信息，技術(shù)工人主要需要指導(dǎo)生產(chǎn)的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行信息等。針對(duì)各種類型和層次人員利用信息的特點(diǎn)，主動(dòng)地提供適用信息，有助于提高他們的工作質(zhì)量和效率。其二，根據(jù)企業(yè)日常生產(chǎn)和管理的需要提供不同信息。只有提供具有針對(duì)性的信息，才能切實(shí)體現(xiàn)出信息的價(jià)值。如針對(duì)企業(yè)安全生產(chǎn)的需要，應(yīng)該編輯《企業(yè)歷年安全事故匯編》及利用檔案舉辦安全生產(chǎn)教育展覽等。總之，信息需求的針對(duì)性是現(xiàn)代企業(yè)管理科學(xué)，注重實(shí)效所要求的，信息服務(wù)是否有針對(duì)性關(guān)系到信息管理機(jī)構(gòu)的命運(yùn)。在企業(yè)機(jī)構(gòu)改革中，一些企業(yè)的文件與檔案機(jī)構(gòu)被削弱，當(dāng)然其中有多種原因，但其自身未能有效發(fā)揮作用，也是重要原因之一。因此，企業(yè)文件與檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該加強(qiáng)信息服務(wù)的針對(duì)性，以此體現(xiàn)文件與檔案工作的價(jià)值。③綜合性。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)要從以完成生產(chǎn)任務(wù)為中心向以實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)為中心轉(zhuǎn)變，就必須提高企業(yè)的經(jīng)營決策能力，搞好經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略。而要制定切實(shí)可行的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，確定具有發(fā)展前景的投資意向，就需要在準(zhǔn)確掌握企業(yè)內(nèi)部各種信息的前提下，了解國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃、區(qū)域發(fā)展規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)政策、國家法規(guī)政策、國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國內(nèi)外主要廠商某類產(chǎn)品的技術(shù)性能和參數(shù)及其主要部件結(jié)構(gòu)等方面的信息。對(duì)企業(yè)內(nèi)外各種信息的綜合性需求，是現(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息的需求特點(diǎn)之一。

2.信息的需求導(dǎo)向。當(dāng)前，企業(yè)信息需求呈現(xiàn)出的時(shí)間性、針對(duì)性及綜合性特點(diǎn)對(duì)企業(yè)信息的管理范圍、管理組織設(shè)置、人員配備、管理技術(shù)等方面提出了新的要求。企業(yè)應(yīng)該依據(jù)信息的需求特點(diǎn)，進(jìn)行信息管理組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。

四、系統(tǒng)原則

由于企業(yè)內(nèi)部信息管理工作是由現(xiàn)行文件與檔案及其管理組織體系，管理者、管理技術(shù)等互有聯(lián)系、互相作用的諸要素構(gòu)成的有機(jī)整體，因此對(duì)企業(yè)現(xiàn)行文件與檔案的管理就應(yīng)該遵循其本身的系統(tǒng)性，對(duì)其進(jìn)行整體有序的規(guī)范化管理。系統(tǒng)原則是科學(xué)管理企業(yè)內(nèi)部信息的首要原則和基本指導(dǎo)思想。

依據(jù)系統(tǒng)論觀點(diǎn)，企業(yè)是由相互聯(lián)系而共同工作的各分系統(tǒng)（子系統(tǒng)）所組成的復(fù)雜系統(tǒng)。企業(yè)系統(tǒng)的全部活動(dòng)可以概括為兩大方面：其一，技術(shù)開發(fā)與物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)；其二，管理活動(dòng)。前者的工作過程為輸入原材料及信息等資源，借助設(shè)備儀器，經(jīng)過若干道工序的加工、處理，最后以產(chǎn)品或新產(chǎn)品的形式輸出；而后者的工作過程為輸入信息，針對(duì)新產(chǎn)品的開發(fā)、產(chǎn)品的技術(shù)改造及生產(chǎn)進(jìn)行決策、計(jì)劃、組織、調(diào)節(jié)等，最后以信息的形式輸出。在一個(gè)企業(yè)系統(tǒng)中，以非信息資源為主要輸入、輸出形式的技術(shù)開發(fā)與物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)和以信息資源為主要輸入、輸出形式的管理活動(dòng)是密不可分的統(tǒng)一整體，后者是前者的依據(jù)和前提，前者是企業(yè)系統(tǒng)最終目標(biāo)或經(jīng)營任務(wù)的直接體現(xiàn)。因此，企業(yè)信息管理應(yīng)以實(shí)現(xiàn)企業(yè)系統(tǒng)整體功能優(yōu)化為目標(biāo)，把信息管理作為一個(gè)集合體進(jìn)行人員配備、機(jī)構(gòu)設(shè)置、設(shè)備配置等，以此發(fā)揮信息資源在企業(yè)經(jīng)營管理、技術(shù)開發(fā)及生產(chǎn)活動(dòng)中的服務(wù)功能，為企業(yè)創(chuàng)造更多的物質(zhì)財(cái)富。

可見，堅(jiān)持系統(tǒng)原則有助于對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息進(jìn)行合理、有序管理。系統(tǒng)原則是優(yōu)化信息管理，有效發(fā)揮信息管理功能的首要原則。

總之，效益原則、以人為中心的原則、需求導(dǎo)向原則及系統(tǒng)原則是企業(yè)信息管理應(yīng)遵循的基本原則。系統(tǒng)原則是優(yōu)化企業(yè)信息管理的指導(dǎo)思想和首要原則；而效益原則、以人為中心的原則和需求導(dǎo)向原則的應(yīng)用如何，將直接關(guān)系到企業(yè)文件、檔案及相關(guān)信息管理機(jī)構(gòu)作用發(fā)揮的程度。