企業(yè)集團財務共享服務中心制度建設探究

閆磊 中化學交通建設集團有限公司

引言

財務共享服務中心為集團解決業(yè)務資源整合、財務管理等一系列問題，對所有相同的作業(yè)采用標準化的流程，財務共享服務中心是一個獨立的部門，所有的業(yè)務流程都是標準化的，將各分公司的會計核算、會計報表等工作統(tǒng)一集中處理，克服了傳統(tǒng)財務管理的局限性，充分體現(xiàn)財務數據的高度集中，提高企業(yè)資源水平合理配置，進而提升企業(yè)財務管理水平和整體競爭力。

一、企業(yè)集團建立財務共享服務中心機制的必要性分析

（一）滿足共享中心運行環(huán)境需求

企業(yè)集團運營管理中，基于財務運行規(guī)律設計財務制度，更好地滿足內外部發(fā)展環(huán)境。隨著環(huán)境的改變，改變了財務共享服務中心整個運行環(huán)境、重新建設組織以及重新分配權責利。（1）改變了整體環(huán)境。建立財務共享服務中心，集中集團下屬單位財務人員到服務中心統(tǒng)一辦公，傳統(tǒng)財務制度地理環(huán)境發(fā)生了改變。另外，原有財務制度是分子公司整個制度的重要構成，建立服務共享中心后，財務制度打破了分子公司主體邊界，運行并實施，下屬公司與服務共享中心共同體，打破了傳統(tǒng)財務制度框架與運行環(huán)境。所以，為了更好地滿足環(huán)境變化需求，合理制定管理制度滿足服務共享中心運行是十分必要的。（2）重新建立組織框架。服務共享中心的建立，要充分考慮集團組織架構、業(yè)務活動特點與戰(zhàn)略發(fā)展目標等因素，以此合理設定組織機構。建立服務共享中心，很大程度上可撤銷下屬公司原財務管理部門，其部分或所有財務人員集中到服務中心，結合集團業(yè)務特點中心承擔下屬公司部分或所有已撤銷部分財務職能。此種情況下，集團企業(yè)內部組織框架發(fā)生了很大的變化。（3）中心配置權責利關系。建立服務共享中心，使得原組織結構發(fā)生了變化，以此重新調整權責利關系。明確權責利關系，與集團合理配置內部資源聯(lián)系緊密。同時，建立健全配套的制度，明確配置新權責利關系全面協(xié)調各方財務目標及利益矛盾。

（二）服務共享中心業(yè)務流程不斷規(guī)范的需求

集團企業(yè)建立服務共享中心，不受傳統(tǒng)財務管理模式束縛，為財務業(yè)務活動提供了新渠道。該中心將集團下屬單位內部作業(yè)獨立審批鏈條向分子公司外部集團擴展，集中處理有較高重復性、較大業(yè)務量以及較高標準化水平的業(yè)務；業(yè)務流程審批從傳統(tǒng)線下手工審批向在線實時審批轉變，改變了業(yè)務流程路徑與根本實現(xiàn)發(fā)生。所以，隨著財務共享模式的改變，要對業(yè)務流程制度體系進行重新梳理與整合，以此更好地服務于企業(yè)發(fā)展，加強業(yè)務流程管理的規(guī)范與優(yōu)化。

（三）運營發(fā)展的需求得到滿足

集團企業(yè)實施財務共享服務前，原有財務職能屬于集團總部與下屬公司組織架構。實施共享服務后，各下屬公司分散人員開始集中辦公，以此形成財務共享服務中心，其與原下屬公司組織機構是相互獨立的。成立服務中心，表明是屬于一個機構或獨立運營平臺，為了確保該中心的可持續(xù)發(fā)展，為新機構制定匹配的發(fā)展目標與內部管理規(guī)劃，結合實際運營情況進一步完善管理制度體系。

二、概述財務共享服務中心相關制度體系

集團企業(yè)運營管理中，內部財務制度設計包含設置財務機構與建立崗位責任機制，還有財務基礎管理規(guī)范及各項財務活動制度?？v觀現(xiàn)階段財務共享服務中心運行職能與特點，中心制度體系包含運行規(guī)程、業(yè)務流程、信息管理、財務管理及運營管理等各部分制度。

（一）整體運行規(guī)程

財務共享服務中心的建立，其整體運行規(guī)程指明確服務中心機構屬性、目標、使命、發(fā)展愿景及運行規(guī)則等，還要明確服務中心組織架構、職責與內部崗位職責等。通常，服務中心會結合集團實際運營管理特點，細分并整合原有財務業(yè)務活動，重新設置組織架構。服務共享中心中，該運行規(guī)程是各項具體制度執(zhí)行的重要理論基礎與邏輯前提，為服務中心構建整體制度體系奠定了良好的基礎。

（二）中心業(yè)務流程制度

縱觀當前集團企業(yè)財務共享實踐工作經驗，基于流程再造理論分析并實施財務共享，本質上而言，其建設過程就是財務流程的再造過程。重新梳理、安排并整合業(yè)務流程，利于集團優(yōu)化配置內部資源充分發(fā)揮規(guī)模經濟作用。服務共享中心的建立，其業(yè)務流程包含費用報銷、編報審批預算、應付應收、確認收入成本及處理特殊業(yè)務等流程。其中，費用報銷流程主要包含申請事前費用預算與事后報銷費用兩個步驟。而申請事前預算費用的具體流程在于：經辦人提出預算申請流程、本部門領導審核、財務預算管理相關領導審批。報銷事后費用具體流程是：結合獲得審批的預算費用申請單填寫報銷信息、做好原始單據的粘貼、掃描原始單據，本部門領導確認、服務共享中心審核報銷費用、領導審核確認、服務共享中心完成結算支付。實際工作中，預算申請流程可結合現(xiàn)階段某項費用實際執(zhí)行情況評估其支出是否合理，以此嚴格管控預算費用支出，以防發(fā)生預算超支。各項業(yè)務活動中預算申請是重要的前提，預算申請只有通過審批后方可執(zhí)行。另外，預算費用報銷單據及申請單據的關聯(lián)，旨在利用信息系統(tǒng)實時控制預算申請與執(zhí)行情況，以防預算申請不符合預算執(zhí)行。

（三）信息系統(tǒng)管理機制

企業(yè)集團運營管理中，基于信息技術實時財務服務共享，建立信息系統(tǒng)直接決定著財務共享服務的成功與否。財務共享中離不開信息與數據的共享，其中高效運轉信息系統(tǒng)為信息共享建設奠定了基礎。為了保障信息系統(tǒng)規(guī)范管理，增強財務服務共享信息系統(tǒng)運行的安全、可靠與穩(wěn)定性，基于制度明確并細化該系統(tǒng)管理范圍、內容與權責利關系是十分必要的。信息系統(tǒng)中建立完善的管理制度包含管理制度與實操手冊兩項內容。其中，管理制度要明確系統(tǒng)功能、系統(tǒng)管理維護與使用者的權責利關系，分類說明日常信息系統(tǒng)實際業(yè)務需求與相關處理流程，以此進一步規(guī)范系統(tǒng)管理的安全性。系統(tǒng)實操手冊能夠為共享服務系統(tǒng)用戶操作提供幫助，保障用戶規(guī)范而標準地應用該系統(tǒng)與實操手冊。

（四）財務活動制度

企業(yè)財務活動包含與日常生產運營聯(lián)系緊密的資金日常籌集與配置等管理活動、業(yè)務活動收支聯(lián)系緊密的預算管理控制、財務會計核算規(guī)則及決策路徑分析等。財務共享制度的實施，改變了財務活動組織結構如資金、預算及稅務等管理，所以實施財務共享后，一般財務活動制度包含財務資金、預算、會計核算、稅務、資產、財務報告分析及會計檔案管理等管理規(guī)范，還要明確各項管理活動有關的實施規(guī)則制度。因而，實際工作中，財務共享科技結合行業(yè)業(yè)務特點制定相匹配的財務制度，以此利用制度進一步明確并規(guī)范相關經濟業(yè)務活動。

（五）相關運營管理機制

集團財務共享制度中，運營管理承擔著優(yōu)化前期組織架構、業(yè)務流程及信息系統(tǒng)等重任。運營管理是一種新管理體系，保障財務共享發(fā)展的可持續(xù)性。其常見活動包含高效科學地制定運營體系、依照制度開展各項工作、建立健全績效考核極易持續(xù)完善工作體系等。其管理內容通常包含企業(yè)內部人員、工作績效、工作質量、服務及知識等方面的管理。集團企業(yè)建立運營管理體系，利于規(guī)范管理財務共享，可從制度層面保障集團企業(yè)實現(xiàn)財務共享發(fā)展目標。

三、財務共享制度建設要點

（一）加強企業(yè)內部環(huán)境的優(yōu)化

（1）前期做好各項準備工作。創(chuàng)建財務共享中心前期，為了高質高效開展財務共享，集團企業(yè)重視前期評估工作。具體而言，目標明確后集團管理人員要進一步優(yōu)化并完善內部財務工作流程及人員崗位職責，還要注意企業(yè)經營管理中存在的各項財務風險與經濟效益方面的因素。即綜合分析企業(yè)面臨的內部環(huán)境，結合企業(yè)未來戰(zhàn)略發(fā)展目標準確評估財務共享制度創(chuàng)建之初的工作，以此確保順利創(chuàng)建財務共享中心并充分發(fā)揮其作用，為集團企業(yè)發(fā)展提供推動力。

（2）統(tǒng)籌規(guī)劃開展期工作。集團企業(yè)經營性質比較特殊，與其他普通企業(yè)相比，集團內部財務活動涉及內容范圍廣，包含集團經營流程與各分公司流通機制等。所以，建立財務共享中心時，集團企業(yè)面臨的財務因素比較多。具體而言，財務共享服務中心建立時，注意共享中心建立、計算機設備維護與準備配套軟硬件設施等環(huán)節(jié)。實際工作中，相關人員要深入了解集團企業(yè)實際情況，綜合分析并了解財務共享服務模式建立所用的資源，特別是人力資源。集團領導要重視共享服務效益體系的建立，其可為后期財務共享運行成本與收益提供客觀數據，便于企業(yè)領導科學制定決策，以此順利開展財務共享服務。

（3）科學構建服務共享平臺。企業(yè)建立財務共享服務模式時，高水平硬件設備的支撐是必不可少的，以此保障其建立質量。所以，集團領導要科學制定人力資源管理策略，以此吸引更多綜合素養(yǎng)高的財務人員參與內部發(fā)展，基于原有財務工作科學構建工作平臺。實際工作中有效應用大數據技術分析相關財務數據，以此全面提升財務共享平臺運行效率，為集團內部管理水平的提升打好基礎。

（4）引入高水平財務人員。企業(yè)管理中，人力資源發(fā)揮著重要的作用，也是建立財務共享服務體系的關鍵因素。所以，集團企業(yè)要建立健全員工激勵體系，以此吸引更多優(yōu)秀人才參與企業(yè)運營管理。通過提升員工薪資待遇吸引并留住內外部人才，提升招聘標準篩選出水平與素質高的專業(yè)財務人員。另外，還要為內部財務人員有效組織培訓活動，定期培訓與交流對工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提高發(fā)揮著重要的作用。最后，還要合理制定獎懲機制，定期考核員工工作情況，從物質與精神方面為表現(xiàn)優(yōu)秀的員工提供獎勵，同時嚴厲懲罰考核不達標的員工，以此全面激發(fā)員工工作熱情，使其更好地投入工作。

（二）重視規(guī)范與效率關系的權衡

眾所周知，建立制度時無法統(tǒng)籌兼顧規(guī)范與效率。集團企業(yè)建立財務共享中心，要權衡運營效率的提高與規(guī)范建設制度、精細化管理目標間的關系。如，制定與流程審批制度過程中，由集團董事長或總經理審批財務共享各項審批流程，抑或是授權財務共享中心領導，集團內部明確重要經濟活動聯(lián)簽條件，對制度執(zhí)行效率與建設規(guī)范、標準與精細化管理目標等密切相關。因而要根據行業(yè)業(yè)務特點、內部管理目標與趨勢，集團建立財務共享中心，明確現(xiàn)階段要解決的事項與制度規(guī)范化發(fā)展，滿足分層治理結構需求，適當放權合理制定制度體系為企業(yè)發(fā)展提供推動力。

（三）建立健全各項制度

正所謂無規(guī)矩不成方圓，各項制度的制定，為企業(yè)各項管理活動的規(guī)范開展提供了重要參考，也是企業(yè)內部運營管理活動的重要規(guī)則，因而企業(yè)要建立嚴肅而穩(wěn)定的制度，不能擅自變更。財務制度與實際情況聯(lián)系緊密，而且操作性強，這是非常必要的，所以深入探究并明確財務共享服務制度內容范圍，進一步完善財務制度，增強其權威性。集團建立財務共享制度，要加強制度層與業(yè)務操作細則的區(qū)分。實際操作細則中，各業(yè)務部門要加強調整并修正相關經濟業(yè)務活動，盡可能不在制度層面做出規(guī)定，通過實際操作逐步規(guī)范，以此保障財務共享制度的嚴肅性，更好地滿足經濟業(yè)務實操頻繁調整的需求。

（四）順應業(yè)財融合趨勢

業(yè)財融合狀態(tài)下，財務共享服務是工作的起點，其集中分散財務人員到服務中心統(tǒng)一辦公，對重復性財務工作實施規(guī)?；幚?，以此在業(yè)財工作中部分財務人員得到解放，為業(yè)財深度融合創(chuàng)造了條件。財務共享背景下，財務信息系統(tǒng)有效銜接前端業(yè)務系統(tǒng)如人力資源、合同管理及商旅采購等系統(tǒng)，從技術方面保障重新構建業(yè)財融合流程。另外，企業(yè)建立財務共享制度，還要充分考慮業(yè)財融合發(fā)展背景下信息技術基礎與趨勢，全面掌握集團各項業(yè)務流程變化情況，業(yè)務處理中抓住工作要點，合理制定制度規(guī)范滿足業(yè)財融合發(fā)展。

結語

綜上所述，集團企業(yè)運營管理中，建立財務共享服務模式提高其信息化水平，進一步明確中心各崗位職責，以此實現(xiàn)精細化管理目標，加快財務管理人員升級轉型，同時合理應用財務報表準確評估風險，以此促進集團企業(yè)健康建設財務共享服務中心，應用信息技術并充分發(fā)揮其作用，減小財務風險，提升實際管理工作效率及質量，降低財務風險，推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。