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      信訪檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題及對策

      2022-11-22 09:25:05陳丹紅
      中國新通信 2022年16期
      關(guān)鍵詞:主要問題信息化對策

      摘要:隨著信息化時代的到來,各種網(wǎng)絡(luò)軟件逐漸涌現(xiàn)出來,科技化辦公成了主流。同時網(wǎng)絡(luò)時代的到來,促使人民群眾對于社會各項(xiàng)事務(wù)的關(guān)注度不斷提升。而現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展也為人民群眾維護(hù)自身利益提供了更便捷的方法和途徑。與此同時,信訪部門通過微信平臺、郵件、信件、短信、電話等等不同形式獲得的群眾信訪信息越來越多,這也使得信訪檔案管理壓力頻頻加大。在此背景下,加快信訪檔案信息化建設(shè),提高信訪服務(wù)效率和質(zhì)量,成了信訪部門的當(dāng)務(wù)之急。鑒于此,筆者就以信訪檔案信息化的意義入手,對新房檔案信息化建設(shè)過程中遇到的問題以及解決問題進(jìn)行闡述,并提出了改善信訪檔案信息化建設(shè)的策略。

      關(guān)鍵詞:信訪檔案;信息化;建設(shè)過程;主要問題;對策

      一、引言

      隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的全面覆蓋,傳統(tǒng)信訪檔案管理與科技化辦公、網(wǎng)絡(luò)郵件、微信、短信等多種信訪形式發(fā)生碰撞,導(dǎo)致信訪服務(wù)滯后、工作效率低下、檔案整理困難等問題,無法更好服務(wù)于大眾、服務(wù)于社會、服務(wù)國家?;诖耍旁L檔案信息化建設(shè)已然迫在眉睫。

      二、信訪檔案概述

      信訪檔案是信訪部門的一種特殊檔案,是機(jī)關(guān)單位在處理人民群眾來訪工作中所形成的、具有考查利用價值的、需集中保存的真實(shí)記錄。信訪檔案的主要任務(wù)是如實(shí)的記錄來訪者的信件、各級部門具體的調(diào)查內(nèi)容、最終處理結(jié)果等等信息,其記錄方式較為多樣,可以是文字,也可以是聲像、圖表等多種形式。這也決定了所以信訪檔案具備真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性等特點(diǎn)。信訪檔案不僅準(zhǔn)確記錄了信訪事件所在時期社會背景、法律條例、各部門處事態(tài)度、處理結(jié)果等客觀事實(shí),還反映出了當(dāng)時社會的主要矛盾,法律、教育、科技、政務(wù)、政令等的不足之處,為社會的發(fā)展提供了原始的證據(jù)和依據(jù)。

      信訪檔案的合理化利用有助于社會的和諧發(fā)展。隨著人民群眾民主意識的增強(qiáng),在此背景下,信訪檔案的數(shù)量、內(nèi)容、載體形式都在不斷地擴(kuò)大,同時形式也更加復(fù)雜,這也增加了信訪檔案的管理難度。

      三、信訪檔案信息化建設(shè)的重要意義

      1.于信訪工作的意義。受信訪檔案自身特性的影響,所有信訪檔案都需要進(jìn)行專門、獨(dú)立的管理。由于信訪量大,形成的檔案較多,需要根據(jù)檔案類型及歷史價值,將信訪檔案分為永久、長期、短期三類進(jìn)行歸檔保存。時間越長堆積的信訪檔案越多,傳統(tǒng)檔案查找、調(diào)閱資料非常的困難。近幾年國家開始實(shí)施政務(wù)透明,信訪量逐漸增多,信訪形式、內(nèi)容存儲方式也逐漸趨于多樣化,需要保存的信訪檔案隨之增加,這也增加了工作人員對于信訪內(nèi)容的整理與保存難度。傳統(tǒng)的信訪檔案多以紙質(zhì)形式存在,管理難度相對較低,而在信息形式多元化的現(xiàn)代社會,傳統(tǒng)的信訪檔案管理方式顯示已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的管理需求。若只是一味地沿用傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理,不僅會增加工作人員的管理難度、降低其工作效率,同時也無法保障;信訪檔案管理質(zhì)量無法得到保證。顯然傳統(tǒng)的檔案存儲模式已經(jīng)不能承載新時代的信息巨浪,基于此,必須要加快信訪檔案信息化建設(shè)。

      2.于資源共享的意義。經(jīng)過長久發(fā)展,我國檔案工作已經(jīng)取得了加大的發(fā)展和進(jìn)步,各相關(guān)機(jī)構(gòu)也在有意識地提升工作的信息化程度,檔案管理工作也逐漸出現(xiàn)質(zhì)的各項(xiàng)。此時檔案機(jī)構(gòu)間也開始向共同分析資源、共同交流信息等開放性方向發(fā)展。為了更好地為民眾服務(wù),很多單位都設(shè)立了信訪部門,如檢察院、教育局、法制辦、司法局、公安局、民政局、文體旅游局、人力資源和社會保障局、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理局等單位,都具有信訪功能。由于沒有設(shè)立有效的溝通、聯(lián)動機(jī)制,各項(xiàng)法律、條例沒有明文規(guī)定,致使各信訪機(jī)構(gòu)無法實(shí)現(xiàn)資源共享,甚至因信訪檔案調(diào)閱工作引發(fā)各種矛盾,造成信訪工作效率低下,信訪檔案的價值無法得到研究、開發(fā)、利用。基于此,構(gòu)建信訪檔案信息化管理,既能化解各信訪機(jī)構(gòu)之間的矛盾,實(shí)現(xiàn)資源共享,最大程序開發(fā)、利用信訪檔案價值,又能大力推進(jìn)信訪工作的效率,提高服務(wù)質(zhì)量,提升政府職能部門在群眾心中的形象和地位。

      3.于決策參考的意義。信訪檔案具有歷史性和可依據(jù)性。信訪檔案信息化的建設(shè),可提高信訪信息的查詢、分析、研究速度及便捷性,從信訪檔案中吸收更多教訓(xùn)、積累更多經(jīng)驗(yàn),為處理當(dāng)下工作提供準(zhǔn)確的依據(jù)和證據(jù),提高信訪工作效率和說服力。信訪工作人員通過各種關(guān)鍵詞、時間、地點(diǎn)、人物等進(jìn)行搜索,快速查找特定信訪信息,為領(lǐng)導(dǎo)做出相應(yīng)決策提供真實(shí)有效地歷史依據(jù),提高決策的科學(xué)性和合理性,更好地發(fā)揮出信訪檔案所具備的價值。

      四、信訪檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題

      經(jīng)過十幾年的努力,信訪工作基本實(shí)現(xiàn)信息化管理,取得了一定成效。但是也只停留在收發(fā)信訪信息,記錄信訪問題,發(fā)布處理結(jié)果等,信訪工作的重點(diǎn),大多還是依靠紙、筆完成,沒有如期實(shí)現(xiàn)信息管理。致使信訪檔案信息化無法健全的原因如下:

      1.對信訪檔案信息化建設(shè)重視程度不夠。多數(shù)信訪機(jī)構(gòu)認(rèn)為只要實(shí)現(xiàn)信訪工作信息化、政務(wù)工作透明化,完成網(wǎng)絡(luò)公開任務(wù)就達(dá)到了信息化建設(shè)的要求和完成了任務(wù)指標(biāo)。這種想法忽略了信檔案信息化建設(shè)的必然性和重要性,導(dǎo)致認(rèn)識度差、重視度低問題的出現(xiàn),進(jìn)一步造成了只將信訪資料進(jìn)行掃描、錄入等工作,未完成收集信訪案件的調(diào)查過程、結(jié)果、處理依據(jù)、結(jié)果、上級下發(fā)的文件等等工作,并按類型、價值進(jìn)行整理、歸檔。造成了大量信訪案件資料不全、流失嚴(yán)重等問題。

      2.對信訪檔案信息化建設(shè)投入不夠。信訪部門屬于國家職能機(jī)構(gòu),所有費(fèi)用依靠財政撥款,對信訪檔案信息化建設(shè)的輕視,導(dǎo)致財政投入不足,無法支撐信訪檔案信息化建設(shè)所需要電子設(shè)備、軟件系統(tǒng)、人力培訓(xùn)等,造成信訪檔案信息化建設(shè)緩慢、成效低,依然使用紙質(zhì)檔案的問題。

      3.對信訪檔案信息化有安全顧慮。由于信訪工作的特殊性,信訪檔案需要嚴(yán)格保密,不得外泄,而信息化的構(gòu)建需要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成,具備被黑客攻擊、盜竊、泄露信息的風(fēng)險,所以各信訪機(jī)構(gòu)在面對信訪檔案信息化建設(shè)時,有不同程度的安全顧慮。即便配備了相應(yīng)的軟、硬設(shè)施,也未完全投入使用,無法發(fā)揮信息化檔案的作用和價值。

      五、信訪檔案信息化建設(shè)實(shí)施對策

      (一)提高信訪檔案信息化建設(shè)的重視程度

      由于大多信訪部門學(xué)習(xí)高度和深度不足,對于構(gòu)建信訪檔案信息化建設(shè)于信訪部門、社會發(fā)展、人民群眾所起到的作用和價值認(rèn)識不足,致使信訪檔案信息化建設(shè)進(jìn)度慢、無建樹、宣傳力度低、工作人員態(tài)度消極等問題紛紛出現(xiàn)。要加快信訪檔案信息化建設(shè)的步伐,上級部門和領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)重視程度,從自我態(tài)度開始轉(zhuǎn)變,加大、加密學(xué)習(xí)力度、宣傳力度,做到從上至下,全員重視信訪檔案信息化建設(shè)。如在辦公室做宣傳標(biāo)語、將信息化建設(shè)逐漸運(yùn)用到辦公自動化中、在各信訪機(jī)構(gòu)的官網(wǎng)發(fā)布信訪檔案信息化建設(shè)進(jìn)度播報,潛移默化影響工作人員的思想意識,提高工作人員的積極性,從根本上推進(jìn)信訪檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

      (二)加大信訪檔案信息化的財政投入

      1.加大人力資源投入。信訪檔案信息化的建設(shè)與使用,需要有專業(yè)能力過硬的團(tuán)隊(duì)來支撐,基于此,信訪部門可采取如下措施:第一,針對原有信訪檔案管理人進(jìn)行培訓(xùn)。原有工作人員的保密意識較強(qiáng),有一定的專業(yè)度、細(xì)心度、責(zé)任感。但缺乏信息化技術(shù),無法完成信息化檔案管理工作。針對這些工作人員,可制定信息技術(shù)培訓(xùn)計劃,每兩個月進(jìn)行技能評比,評比結(jié)果做過下個階段培訓(xùn)的依據(jù)。每三個月進(jìn)行系統(tǒng)化培養(yǎng),保證每個工作人員及時掌握最新信息化工作技能,做到不掉隊(duì)、不滯后工作效率。第二,引進(jìn)專業(yè)化人才。對于不能勝任信訪檔案信息化工作的人員,要及時進(jìn)行崗位調(diào)配,將專業(yè)化、能力強(qiáng)的人才安排到崗。對于引進(jìn)的人才,要進(jìn)行嚴(yán)格的政治覺悟、忠誠度、保密意識、責(zé)任心、使命感等方面的考核和調(diào)查,具備檔案管理專業(yè)能力的同時,還要擁有熟練掌握計算機(jī)應(yīng)用知識,包括硬件維護(hù)、軟件修復(fù)、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)、數(shù)據(jù)庫信息安全使用常識及維護(hù)能力等。通過雙方面的投入,為信訪檔案信息化建設(shè)組建出高素質(zhì)、高能力的檔案管理人才,全面發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢及價值,為信訪工作做出最大的努力與貢獻(xiàn) 。

      2.專款專用投建數(shù)據(jù)庫。要想實(shí)現(xiàn)信訪檔案信息化建設(shè),除必備的基礎(chǔ)設(shè)施(計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等)以外,最重要的投入是數(shù)據(jù)庫的建立,財政撥款要偏向于這類軟件系統(tǒng)的投入。設(shè)立監(jiān)督小組和執(zhí)行小組,做到責(zé)任到人,堅持??顚S?,才能保證信息化建設(shè)、投入使用后的定期系統(tǒng)維護(hù)和升級的順利進(jìn)行。避免因無人負(fù)責(zé)和無款可用而導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)問題,影響信訪工作的開展,造成不良后果。

      (三)提高信訪檔案信息化的安全系數(shù)

      信訪檔案相對于其他檔案,具特殊性、敏感性,是國家、是人民、是社會的寶貴財富。因而任何接觸信訪檔案的人員都必須遵守保密條例,做好保密工作。信訪檔案信息化的建設(shè)更是要將保密工作前置,不可出現(xiàn)任何紕漏。

      1.提高信息化信訪檔案負(fù)責(zé)人的保密意識。要提高信訪檔案負(fù)責(zé)人的保密意識可通過以下幾點(diǎn):第一,信訪部門要設(shè)立專門的保密制度,嚴(yán)格約束信訪工作者的言行舉止,做到全員重視、全員遵守,不能只要求檔案負(fù)責(zé)人進(jìn)行保密,而是約束所有參與信訪工作的公職人員全員保密。做到令行禁止、公平對待,任何泄露信訪檔案內(nèi)容者,一律追查到底,按照保密制度嚴(yán)懲不貸,消除信訪檔案管理人員的僥幸心理,提高他們的責(zé)任心和使命感。第二,信訪部門要定期進(jìn)行學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)的主要內(nèi)容為《保密法》、《檔案法》、《公職人員政務(wù)處分法》等。法律法規(guī)知識的學(xué)習(xí),可有效增加信訪檔案管理人員的保密意識和重視度,讓工作人員形成一切要以人民的利益、以國家的利益為重,不得以任何借口泄漏信訪檔案內(nèi)容的意識。

      2.提高電子設(shè)備安全系數(shù)。在建設(shè)信息化信訪檔案過程中,要想提高保密指數(shù),要做到以下兩點(diǎn):第一,專人負(fù)責(zé)。檔案信息化的建設(shè)需要整個信訪團(tuán)隊(duì)來完成,但是要指定專人負(fù)責(zé)安全問題。在進(jìn)行身份認(rèn)證時,只能使用專門負(fù)責(zé)人的身份信息,并設(shè)置多重防火墻進(jìn)行系統(tǒng)保護(hù),將不需要、實(shí)用性低下的數(shù)據(jù)包全部過濾,并設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全報警系統(tǒng),將危險系數(shù)降到最低,確保信訪檔案的安全。第二,及時備份??萍紩r代的到來,使電子設(shè)施、軟件系統(tǒng)更新過快,所以再好的防護(hù)措施在時代不斷發(fā)展的步伐中也會出現(xiàn)漏洞。因而要及時做好信訪檔案的備份工作,并且定時進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化,及時清理安全隱患,彌補(bǔ)安全漏洞。每天進(jìn)行病毒查殺,定期進(jìn)行安全系統(tǒng)測試,杜絕一切木馬病毒、黑客的非法入侵,以此來增加信訪檔案信息的安全指數(shù)。

      (四)完善有關(guān)法律條款和聯(lián)動機(jī)制

      信訪檔案信息化建設(shè)需要完善法律法規(guī),并且制定有效地聯(lián)動機(jī)制。

      1.法律法規(guī)的完善需要國家層面的支持和運(yùn)營。網(wǎng)絡(luò)科技盛行以來,出現(xiàn)了不同程度的問題,現(xiàn)有信息資源管理、網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)普遍存在著技術(shù)操作、規(guī)范不健全、安全隱患嚴(yán)重的問題,隱私泄漏情況更是比比皆是,信息化辦公系統(tǒng)也未能避免。要建設(shè)信訪檔案信息化,就要建立數(shù)據(jù)庫將信訪資料進(jìn)行數(shù)字化加工轉(zhuǎn)換,信訪檔案又需要嚴(yán)格保密,必須要有專門、完善的法律法規(guī)來加持。針對以上問題和困難,組織相關(guān)部門和檔案管理、計算機(jī)信息等方面的專家進(jìn)行研究、商討,制定科學(xué)合理的法律法規(guī)來肅清網(wǎng)絡(luò)垃圾,為實(shí)現(xiàn)全國信訪檔案信息化保駕護(hù)航。

      2.制定聯(lián)合辦公機(jī)制。建設(shè)信訪檔案信息化是為了能夠讓信訪檔案發(fā)揮最大程度的價值。查詢服務(wù)只是信訪檔案最小的價值,要將檔案數(shù)據(jù)變成為來訪者解決問題的有利依據(jù),發(fā)揮其最大的價值。消除各職能部門之間責(zé)任互推的現(xiàn)象。實(shí)行信訪檔案管理集約制,調(diào)配各部門專業(yè)化人才統(tǒng)一辦公、統(tǒng)一管理,真正實(shí)現(xiàn)信息共享。例如:我國近幾年相繼出臺關(guān)于房地產(chǎn)行業(yè)新規(guī),許多房產(chǎn)公司,為了一己之利,造成大量爛尾工程。大量業(yè)主進(jìn)行上訪維權(quán)、分散維權(quán),一部分業(yè)主前往信訪部門維權(quán),一部分業(yè)主前往住建部門維權(quán),更有甚者前往人民政府維權(quán)等,由于種種原因,造成業(yè)主長時間維權(quán),很多事實(shí)情況已經(jīng)無法再進(jìn)行現(xiàn)場勘查,這種情況就需要各部門共同辦公,共享信息檔案資源,共同努力為上訪者解決問題,推動信訪檔案發(fā)揮最多的社會價值。

      (五)建立信訪檔案數(shù)據(jù)庫

      新時代背景下,信訪形式增多,信訪資料多種多樣,包括:信件、郵件、短信、視頻、照片、錄音等等。在傳統(tǒng)信訪檔案管理模式中,由于資料的呈現(xiàn)形式不同、載體不同,在管理過程中會遇到各種問題和困難,很難進(jìn)行長時間保管,更無法得到有效利用,發(fā)揮其應(yīng)有的價值?;诖?,在進(jìn)行信訪檔案信息化建設(shè)過程中,必須要建立信訪檔案數(shù)據(jù)庫。將不同載體所儲存的檔案信息,根據(jù)數(shù)據(jù)庫的功能、格式、標(biāo)準(zhǔn),轉(zhuǎn)換成計算機(jī)系統(tǒng)可以正確識別的數(shù)據(jù)信息。不僅可以長久保存,方便查詢,還可實(shí)現(xiàn)各信訪部門的資源共享,將所有信訪檔案進(jìn)行合理化歸檔利用。信訪檔案數(shù)據(jù)庫的建立,更方便監(jiān)管部門的監(jiān)督管理,及時進(jìn)行信訪案件的追蹤,并隨時可以對信訪當(dāng)事人進(jìn)行回訪,聽取民意,對于信訪工作出現(xiàn)的問題可以及時整改、糾正,給人民大眾樹立良好的信訪形象,取得人民大眾的信任,持續(xù)優(yōu)化信訪事業(yè),創(chuàng)建和諧社會。

      六、結(jié)束語

      信訪檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然產(chǎn)物,需要得到國家和各級部門的支持和重視,完善相關(guān)法律法規(guī)、加大財政投入,從而保證信息化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展,為信訪檔案的安全加碼。

      作者單位:陳丹紅? ? 泉州市信訪服務(wù)中心

      參? 考? 文? 獻(xiàn)

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