利用現(xiàn)代信息化手段 加強(qiáng)中學(xué)檔案管理實(shí)效

林鳳英

（福建省晉江市首峰中學(xué)，福建 晉江 362246）

引言

我國信息技術(shù)的發(fā)展腳步從未停止，近年來，更是搭上了信息化快速發(fā)展的快車道。為了更好地滿足檔案管理工作的需要，很多信息化技術(shù)也引入中學(xué)，促進(jìn)檔案管理工作形式的不斷發(fā)展。綜合分析多種管理辦法和管理形式，發(fā)現(xiàn)只要利用好現(xiàn)代信息化手段，就可以避免過去在檔案管理工作中出現(xiàn)的很多問題。有利于提高中學(xué)檔案管理工作的時效性，也可以提升工作效率，進(jìn)而提升學(xué)校的綜合管理能力。

一、中學(xué)檔案管理工作面臨挑戰(zhàn)

認(rèn)真分析中學(xué)檔案的管理流程，在以往的管理方案下暴露出了很多不足之處，尤其是隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的出現(xiàn)，過去那些管理方案中不夠完善的部分愈發(fā)地成了阻礙學(xué)校管理工作進(jìn)步的重要因素。綜合來看，大致可以將中學(xué)檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)劃分為以下幾個方面。

1．學(xué)生信息采集難度大

俗話說，學(xué)校也是一個小社會，在校園范圍尤其是規(guī)模比較大的中學(xué)里，采集學(xué)生的個人信息需要耗費(fèi)很長時間。即便是以班級為單位逐個采集，也會遇到很多問題，有時候因?yàn)榧夹g(shù)或者人力原因出現(xiàn)一點(diǎn)問題，就會導(dǎo)致整個采集工作的拖延。平時組織教育教學(xué)工作，教師的任務(wù)也很繁重，學(xué)生也面臨著較大的學(xué)習(xí)壓力，如果在信息采集方面耗費(fèi)太多時間，甚至?xí)⒄`常規(guī)教學(xué)工作的開展。因此，在現(xiàn)代化信息技術(shù)的幫助下，利用信息工具進(jìn)行數(shù)字化采集，顯得尤為重要。

2．學(xué)生檔案不易保存

嚴(yán)格意義上來說，針對中學(xué)生的檔案進(jìn)行保存也是一大難題，傳統(tǒng)的檔案管理方法采用的是紙質(zhì)歸檔，這種保存方式很容易受到多種因素的影響，比較容易導(dǎo)致檔案資料的丟失，而數(shù)字化供給則更加安全，功能方面也更加豐富。然而，在當(dāng)前的中學(xué)檔案管理工作中，一些工作人員卻沒有意識到這個問題。因此，下一階段開展檔案管理工作，這種新式方法必須得到重視。

3．應(yīng)用學(xué)生檔案不方便

中學(xué)檔案的基數(shù)比較大，體量方面肯定比其他單位更多。中學(xué)檔案的價(jià)值在于利用，然而在常規(guī)傳統(tǒng)檔案保存過程中，想要調(diào)取一份檔案，必須經(jīng)過多道手續(xù)，不僅耗費(fèi)時間，也在無形之中增加了中學(xué)檔案管理工作人員的工作量。隨著技術(shù)的變革，有必要對檔案管理工作進(jìn)行更加科學(xué)的設(shè)計(jì)，整合工作流程，將數(shù)字化檔案資料的整合提上日程。

二、利用現(xiàn)代信息化手段加強(qiáng)中學(xué)檔案管理優(yōu)勢

中學(xué)檔案管理工作與今天的信息化技術(shù)相結(jié)合，有利于提高常規(guī)工作的效率，借助計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)技術(shù)，也可以更好地篩選檔案和數(shù)據(jù)等細(xì)節(jié)性的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的采集和利用。經(jīng)過實(shí)地工作研究發(fā)現(xiàn)，將現(xiàn)代信息化手段融入中學(xué)檔案管理工作之中可以在多個方面發(fā)揮作用。

1．有利于提高中學(xué)檔案管理效率

中學(xué)檔案數(shù)字化信息采集，儲存和利用，可以在極大程度上減輕檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，提升中學(xué)檔案管理的效率[1]。由于數(shù)據(jù)系統(tǒng)等信息化手段的介入，現(xiàn)在管理中學(xué)檔案已經(jīng)不需要耗費(fèi)那么多的時間，管理起來也只需要設(shè)計(jì)好相應(yīng)的信息參數(shù)，便可實(shí)現(xiàn)自動化、一體化的管理。不需要依賴檔案管理人員手工操作，提升工作效率，節(jié)約工作時間。

2．有利于降低中學(xué)檔案管理成本

過去組織中學(xué)檔案管理工作，可能需要耗費(fèi)比較多的人力、物力，比如紙質(zhì)版的檔案，光是整理歸檔調(diào)用，就需要很多人手，但是信息化手段引入中學(xué)檔案管理系統(tǒng)以后，一個人操作也能夠?qū)崿F(xiàn)日常工作的所需，大大降低了人力成本。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的引入，一般情況下，工作人員只需要調(diào)取平臺信息，就能夠方便提供利用，有效實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案集約化的管理。

3．有利于提高檔案管理安全性

紙質(zhì)版的中學(xué)檔案也存在管理方面的漏洞，有時候工作人員一個小小的操作失誤，就極有可能導(dǎo)致檔案丟失。但是有了現(xiàn)代信息化手段以后，所有的數(shù)據(jù)都可以直接登記到檔案管理平臺，一次登記，永久保存。而且每次登錄該平臺都需要身份查驗(yàn)，只有特定地通過了信息審核的人，才能夠有權(quán)限調(diào)取檔案信息，大大提升了檔案管理的安全性，可以減輕外界因素對檔案管理工作的干擾。

三、利用現(xiàn)代信息化手段加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的策略

為了更好地應(yīng)用今天的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行電子檔案的調(diào)取，利用現(xiàn)代化信息手段加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作，相關(guān)的工作人員也應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的后勤工作。

1．關(guān)注檔案工作，落實(shí)數(shù)字化管理

中學(xué)檔案管理工作是整個教育系統(tǒng)中非常重要的構(gòu)成部分之一，也是中學(xué)階段非常關(guān)鍵的教育資源，利用好這些中學(xué)檔案，可以提升學(xué)校的辦學(xué)能力，也可以為后續(xù)的教育教學(xué)工作提供幫助[2]。因此，必須加大投入，進(jìn)一步夯實(shí)數(shù)字化管理，相關(guān)負(fù)責(zé)部門應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作和信息化手段相結(jié)合的措施。

例如，學(xué)校去年引進(jìn)了一臺掃描儀，過去一些老舊的紙質(zhì)版檔案可以通過掃描儀直接轉(zhuǎn)換成電子版，錄入系統(tǒng)之中。這種技術(shù)實(shí)際上就是在為中學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化做準(zhǔn)備，甚至有了這種設(shè)備的幫助，未來檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)全面的數(shù)字化。徹底消除了紙質(zhì)版檔案難以反復(fù)利用，不易保存的弊病。另外，使用相對完整的檔案應(yīng)用系統(tǒng)，也可以提升中學(xué)檔案數(shù)字化管理的水平。當(dāng)前，市面上有一系列的檔案管理工作系統(tǒng)，其中，有些系統(tǒng)采用的技術(shù)和學(xué)校的管理工作調(diào)性比較符合，將此類系統(tǒng)引入日常的檔案管理工作，可以保障工作順利進(jìn)行，也可以減輕工作人員的信息管理負(fù)擔(dān)?？偠灾嵘袑W(xué)的檔案管理能力，必須要從硬件和軟件兩個方面著手發(fā)力，硬件部分就不斷加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)投入，采購市面上相對先進(jìn)的信息化設(shè)備，加強(qiáng)管理能力。軟件部分則根據(jù)我國信息技術(shù)發(fā)展變革的需要，逐漸更新中學(xué)檔案管理系統(tǒng)方便工作人員的管理工作，陸續(xù)夯實(shí)中學(xué)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。

2．培訓(xùn)人才，提高數(shù)字化管理能力

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將現(xiàn)代信息化技術(shù)引入中學(xué)檔案管理工作，已經(jīng)成為推動相關(guān)工作走向更高臺階的重要手段。這也是我國信息技術(shù)快速發(fā)展帶來的必然趨勢，為了實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的中學(xué)檔案管理，學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)人才方面的培訓(xùn)，提升數(shù)字化管理能力。

例如，學(xué)校每年都會組織外出培訓(xùn)活動，派遣檔案管理工作人員前往其他學(xué)?；蛘咔巴獾剡M(jìn)行學(xué)習(xí)，重點(diǎn)了解那些更先進(jìn)地區(qū)或?qū)W校采用的中學(xué)檔案管理技術(shù)和規(guī)則制度。了解了這些內(nèi)容，處理中學(xué)檔案管理方面的問題，就可以更加順利。比如，做好學(xué)生信息采集工作，很多學(xué)校會采用不一樣的辦法，有些學(xué)校在采集學(xué)生信息時，先是進(jìn)行線下采集，收集好資料以后再統(tǒng)一進(jìn)行電子化歸檔，而有些學(xué)校則是反過來先收集學(xué)生的電子版信息，然后有不完善的部分再進(jìn)行紙質(zhì)版歸檔。兩種不同的工作方式會在極大程度上影響中學(xué)檔案管理工作的效率和效果，因此，分析不同管理工作模式的相同點(diǎn)和不同點(diǎn)，有利于提升中學(xué)檔案數(shù)字化管理的能力。加強(qiáng)人才培養(yǎng)，必須讓我們的中學(xué)檔案管理工作者掌握必需的檔案管理基礎(chǔ)知識。很多年紀(jì)較大的工作人員可能沒有接受過更專業(yè)的培訓(xùn)，學(xué)?？梢月?lián)合中學(xué)常規(guī)課教學(xué)管理特色和規(guī)律，加強(qiáng)人才培訓(xùn)，做好中學(xué)檔案數(shù)字化管理的多環(huán)節(jié)工作。另外，也要著力培養(yǎng)一批信息化人才，現(xiàn)如今，組織檔案管理工作都需要借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備，當(dāng)工作人員具備這樣的能力時，整體的工作效率就會提升，但是從目前的管理工作開展現(xiàn)狀來看，一些工作人員在操作信息化設(shè)備方面仍然存在問題，需要專業(yè)人士輔導(dǎo)才能進(jìn)行運(yùn)用。因此，為了更好地實(shí)現(xiàn)高效管理，中學(xué)行政管理部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極地為檔案管理工作隊(duì)伍輸送信息化人才，突出做好檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的理論培訓(xùn)工作，提升數(shù)字化應(yīng)用能力和水平。

3．健全制度，保障數(shù)字化管理系統(tǒng)

建立一個相對完整的數(shù)字化管理系統(tǒng)，也是提升中學(xué)檔案管理水平的有效措施，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，越來越多的中學(xué)開始采用信息化手段錄入學(xué)生信息，加強(qiáng)學(xué)生信息的管理[3]。這種信息系統(tǒng)在整理和歸檔方面發(fā)揮了極其顯著的作用。但是由于電子檔案目錄可能存在不規(guī)范的問題，所以學(xué)校在調(diào)用學(xué)生信息，或者處理相關(guān)工作時還是會遇見不同的問題。為了避免此類不方便的情況反復(fù)出現(xiàn)，行政管理部門必須加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)，建立一個更加健全的中學(xué)檔案管理系統(tǒng)制度。

例如，工作人員可以制作一份相對科學(xué)的電子檔案目錄，中學(xué)人員眾多，檔案內(nèi)容也相對復(fù)雜。所以在調(diào)用檔案的過程中，通常需要長時間的篩選才能夠找出相應(yīng)的檔案信息，為了減輕工作人員的壓力，也為了提升學(xué)校管理工作的效率，應(yīng)該規(guī)范電子檔案目錄。比如，按照特定的順序進(jìn)行整理和擺放，有些學(xué)校以班級為單位，對學(xué)生群體的檔案信息進(jìn)行歸檔，但這種方式會在一定程度上影響檔案管理工作的有效性。有些班級的學(xué)生中可能存在插班生，針對這種特殊案例，沒有辦法進(jìn)行更系統(tǒng)的歸檔處理。所以工作人員應(yīng)該積極尋求一條更加順暢的道路，構(gòu)建更加智能的數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，方便一鍵篩選給后期的檔案數(shù)字化儲存、運(yùn)輸提供便利條件。另外，學(xué)校也要加大相關(guān)的投入，根據(jù)中學(xué)檔案管理的數(shù)字化要求，制定符合學(xué)校實(shí)際的實(shí)施細(xì)則，統(tǒng)一檔案數(shù)字化的分類標(biāo)準(zhǔn)，將所有的數(shù)字檔案都用規(guī)范的題名保存起來，方便后續(xù)的調(diào)用。既有利于提高工作的效率，又能夠提高中學(xué)檔案數(shù)字化管理工作的規(guī)范化水平。

4．新舊結(jié)合，發(fā)揮雙管理模式優(yōu)勢

隨著檔案管理工作形勢的不斷變化和發(fā)展，現(xiàn)今數(shù)字檔案已經(jīng)成為檔案管理工作中的重要組成部分。信息化背景下，將信息化的手段與傳統(tǒng)中學(xué)檔案管理工作相融合，有利于從根本上提升工作人員的效率。不過，長期的工作實(shí)踐過程中，工作人員也會發(fā)現(xiàn)，常規(guī)的管理工作離不開數(shù)字化系統(tǒng)，但是在一些特殊的情況之下，紙質(zhì)版的檔案也需要被重視起來，新舊結(jié)合將傳統(tǒng)方法和信息化手段交叉融合使用，有利于進(jìn)一步提升工作效率，提高檔案管理工作的實(shí)效性。

例如，根據(jù)當(dāng)今的中學(xué)檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，工作人員了解到，隨著數(shù)字化程度的逐漸普及，檔案管理的工作模式已經(jīng)逐漸表現(xiàn)出了去紙質(zhì)化的改變。很多學(xué)校不太重視紙質(zhì)化信息的管理與歸檔。需要明確的是，盡管信息化手段從各個方面都給予了中學(xué)檔案管理工作極大的保證，但是我們生活在信息化的社會里，這種手段也并非沒有缺點(diǎn)。比如，某天學(xué)校需要緊急調(diào)用某些檔案，突然遭遇了停電的情況，此時就必須找出紙質(zhì)版的檔案，假如中學(xué)檔案管理工作人員忽略了對紙質(zhì)版的信息進(jìn)行篩選、保存，那么這種時刻工作人員就會陷入被動。嚴(yán)重的，可能還會影響學(xué)校的教學(xué)管理工作的正常開展。為了避免此種情況發(fā)生，必須做到新舊結(jié)合，發(fā)揮雙管理模式的優(yōu)勢。紙質(zhì)版的資料可以作為后備保障資料，一些比較老舊的資料可以借助現(xiàn)代化的掃描技術(shù)進(jìn)行圖片和文字的掃描，將這些檔案整理成電子版作為備份。常規(guī)可能需要用到的緊急資料應(yīng)當(dāng)提前整理好電子版，并且至少準(zhǔn)備一份紙質(zhì)版檔案材料，按照一定的順序，放置在檔案室中方便隨取隨用。兩種方式結(jié)合互補(bǔ)，有助于完善中學(xué)檔案管理工作，相比傳統(tǒng)的工作方式，這種管理方式已經(jīng)凸顯了數(shù)字化的優(yōu)勢。

5．定期審查，確保中學(xué)檔案安全性

和其他檔案管理工作有所不同的是，中學(xué)檔案管理工作中的數(shù)據(jù)性內(nèi)容更多，管理起來也更為復(fù)雜，每位學(xué)生都有自己的學(xué)生檔案，對于很多規(guī)模較大的中學(xué)來講，即便是信息化手段融入工作之中，在工作人員提升效率、減輕負(fù)擔(dān)的情況下，管理這些檔案仍然需要耗費(fèi)檔案管理工作人員的大量時間。但是新的科技也必然帶來新的問題，為了確保這些檔案在學(xué)校范圍內(nèi)可以得到妥善的保存，學(xué)校應(yīng)該樹立其嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪庾R，制定相應(yīng)的規(guī)則，定期審查中學(xué)檔案管理工作。做到由上自下的完整配合，既可以發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，又能體現(xiàn)人文管理的優(yōu)勢。

例如，應(yīng)該對現(xiàn)如今的檔案管理工作制定嚴(yán)格的審查方案，比如每個學(xué)期最開始要對檔案進(jìn)行相對系統(tǒng)的審查，確保學(xué)校的重要檔案記錄在冊，并且整理好歸檔，方便之后的檢索；每個學(xué)期中期也要進(jìn)行一次相對完整的檢測，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等蒞臨檢查；每個學(xué)期快要結(jié)束時，也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行系統(tǒng)的檢查，確保假期期間這些檔案能夠得到妥善的保存，方便下一學(xué)期開學(xué)時的調(diào)用。另外，學(xué)校也必須積極關(guān)注當(dāng)下信息化手段與常規(guī)檔案管理工作相結(jié)合的技術(shù)變革出現(xiàn)新的方式，新的儀器都要引入進(jìn)來。加大相應(yīng)的保障力度，配齊專業(yè)設(shè)備，提升檔案管理工作的便捷性。

結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷深入發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代，檔案管理的信息化程度越來越高。為此，檔案管理工作人員要緊跟時代的步伐，努力改變過去傳統(tǒng)的思維，立足于學(xué)校實(shí)際，不斷探索檔案管理的新方法、新技術(shù)。檔案管理工作是中學(xué)學(xué)校管理工作的重要組成部分，是衡量學(xué)校教育、教學(xué)管理質(zhì)量的一個標(biāo)準(zhǔn)，因此學(xué)校應(yīng)重視檔案管理工作，加大投入，切實(shí)提升檔案管理水平，對于促進(jìn)學(xué)校的持續(xù)發(fā)展具有極為重要的作用。