檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新研究與實(shí)踐

王 艷

（臨沂市人民醫(yī)院，山東 臨沂 276000）

引言

檔案是指國(guó)家或是單位在進(jìn)行各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的對(duì)國(guó)家、政府以及事業(yè)單位有價(jià)值的信息，通過(guò)文字、圖表、圖像等手段進(jìn)行保存的歷史記錄。對(duì)于國(guó)家來(lái)說(shuō)，檔案是一個(gè)國(guó)家的靈魂所在，是價(jià)值所在的表現(xiàn)，更深入的說(shuō)，是一個(gè)國(guó)家長(zhǎng)久發(fā)展所積累下來(lái)的豐厚底蘊(yùn)，它承載著歷史的厚重以及未來(lái)的希望。然而當(dāng)前一些行業(yè)的檔案管理系統(tǒng)依然存在著諸多不足之處，例如，醫(yī)院檔案資源處理的模式不夠先進(jìn)、信息化檔案管理技術(shù)不熟練、檔案管理工作的流程不夠規(guī)范以及檔案管理工作思維不成熟等問(wèn)題，因此，在這樣一個(gè)信息化技術(shù)越來(lái)越普遍的時(shí)代，應(yīng)當(dāng)注重電子數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，不斷地吸取信息化技術(shù)的知識(shí)，提高和完善檔案管理系統(tǒng)，以此保障國(guó)家資源數(shù)據(jù)的長(zhǎng)久積累以及提高單位的價(jià)值底蘊(yùn)以及核心競(jìng)爭(zhēng)力[1]。

一、檔案管理的意義

檔案既能夠客觀完整地將過(guò)去的歷史進(jìn)行保存，也能夠?yàn)槲磥?lái)的發(fā)展提供服務(wù)和幫助。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的今天，個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域都在全球化的背景下受到了巨大的沖擊，新興的文化和領(lǐng)域正在不斷地萌芽和發(fā)展，檔案信息就變成了他們能夠參考和學(xué)習(xí)的有效信息，檔案材料的質(zhì)量好壞也同樣會(huì)決定他們對(duì)過(guò)去的認(rèn)識(shí)和理解，從而影響判斷。因此，就需要在新時(shí)代不斷探索和創(chuàng)新檔案管理工作發(fā)展的機(jī)遇，提供檔案材料的質(zhì)量和可信度[2]。

然而，隨著社會(huì)不斷的進(jìn)步和發(fā)展，社會(huì)承載的信息量也日益增加，同時(shí)內(nèi)容也變得越來(lái)越復(fù)雜多樣，這就直接導(dǎo)致了檔案信息的檢索收集以及內(nèi)容管理等工作變得越來(lái)越繁瑣。醫(yī)院檔案管理的工作較之其他的工作而言，則更需要保持在一個(gè)準(zhǔn)確可靠的穩(wěn)定狀態(tài)中。但并不等于說(shuō)，檔案管理的工作是一成不變的，社會(huì)在發(fā)展，所以檔案管理的工作也自然要隨著社會(huì)的發(fā)展不斷的變革與提升，唯有如此才能夠更好地滿足當(dāng)代社會(huì)的需求。然而從前傳統(tǒng)老舊的檔案管理工作形式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展，同時(shí)也不能夠?qū)θ藗儗?duì)于信息儲(chǔ)備或信息檢索等信息資源的處理提供更好的幫助，由此可見(jiàn)，盡快完善和修改檔案管理工作系統(tǒng)是目前的當(dāng)務(wù)之急[3]。

二、當(dāng)前檔案管理工作中存在的缺陷

1．檔案資源處理模式不均衡

目前，在檔案管理的資源處理模式上依然處于一個(gè)發(fā)展不平衡的狀態(tài)，盡管許多發(fā)達(dá)的城市和地區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)都已經(jīng)開(kāi)始采用電子檔案的方式來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，并以紙質(zhì)檔案加以輔助；然而還有一些城市依然處于一個(gè)電子檔案到紙質(zhì)檔案的過(guò)渡時(shí)期，他們雖然也會(huì)使用電子檔案進(jìn)行檔案信息的管理，但是在某些情況下依然還是會(huì)選擇使用紙質(zhì)檔案來(lái)進(jìn)行資源管理，沒(méi)有將電子檔案與紙質(zhì)檔案兩種方式很好地結(jié)合起來(lái)，甚至偏遠(yuǎn)的山區(qū)或農(nóng)村仍然還在使用純?nèi)斯げ僮鞯募堎|(zhì)檔案的方式而難以進(jìn)步。這種檔案資源處理不均衡的狀況也會(huì)直接導(dǎo)致人們?cè)谶M(jìn)行數(shù)據(jù)共享的時(shí)候很難順利開(kāi)展工作，從而影響信息服務(wù)，同時(shí)也使得我國(guó)檔案資源管理的質(zhì)量無(wú)法得到有效的提升[4]。

2．信息化檔案管理技術(shù)利用率低

在如今這樣一個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用卻始終沒(méi)有得到很好的普及，這一點(diǎn)體現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)中尤其突出。究其原因主要有兩個(gè)。第一個(gè)原因就是一些地區(qū)的行政單位以及某些領(lǐng)域的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于全國(guó)檔案事業(yè)的政策并不熟悉。由于對(duì)政策的不熟悉，導(dǎo)致這些地區(qū)的人們對(duì)于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的底氣不足，因此改革事業(yè)也就很難進(jìn)行下去。其二是當(dāng)前對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用始終無(wú)法達(dá)到能夠強(qiáng)化提升這些檔案管理局的檔案管理系統(tǒng)的水平。由于傳統(tǒng)的檔案信息管理工作人員是沒(méi)有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)當(dāng)前主流信息技術(shù)的，這就使得這些人在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理時(shí)依然采用傳統(tǒng)的工作方式來(lái)進(jìn)行，這樣不僅導(dǎo)致工作效率低，同樣也無(wú)法再很好地融入當(dāng)前快速發(fā)展的社會(huì)[5]。

3．檔案管理工作流程老套

傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過(guò)信息收集、資料整理、資料存儲(chǔ)以及再利用這幾個(gè)流程來(lái)進(jìn)行檔案信息的管理工作的。但這種流程方式僅僅適用于紙質(zhì)檔案的時(shí)代的，在信息資源量不斷加劇的今天，傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)很難完成檔案信息的管理工作。同時(shí)就當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展情況來(lái)看，檔案管理工作的核心內(nèi)容也從原來(lái)的分類(lèi)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)榱耸占?，并且還會(huì)在未來(lái)不斷地加快發(fā)展這一工作進(jìn)行模式，相信在不久的將來(lái)，檔案信息的收集也將會(huì)得到進(jìn)一步的轉(zhuǎn)型。與此同時(shí)，由于社會(huì)的豐富發(fā)展，醫(yī)院檔案信息資源變得越來(lái)越多，因此就不得不對(duì)信息資源進(jìn)行分類(lèi)，這就導(dǎo)致檔案資源的種類(lèi)也在不斷豐富，而信息的積累增多也使得檔案信息采集的工作量也隨之增加。在此背景下，信息技術(shù)的使用成本也被大大增加。由此可見(jiàn)，醫(yī)院檔案信息管理的工作方式依然還需要在利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步的探索和挖掘，而傳統(tǒng)檔案處理模式自然也就無(wú)法派上用場(chǎng)了。

4．檔案管理工作思維不成熟

檔案管理工作的重心在時(shí)代的變遷中早已發(fā)生了翻天覆地的改變，從前的醫(yī)院檔案管理工作比較注重的是檔案信息的館藏存儲(chǔ)工作，而相關(guān)人員的工作內(nèi)容也是單一的對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理、裝訂以及維護(hù)。然而在今天，檔案管理工作已經(jīng)不再僅僅只是這些簡(jiǎn)單的工作流程，而是開(kāi)始向服務(wù)工作的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，并且隨著人們的需求不斷增多，所提供的服務(wù)也逐漸地紛繁多樣。因此，醫(yī)院相關(guān)工作人員在進(jìn)行信息收集的同時(shí)還需要根據(jù)不同的人群對(duì)于信息的需求來(lái)進(jìn)行檢索和挖掘，盡可能地提供給用戶更有參考價(jià)值的信息。然而，一些檔案管理工作人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)的重要性，依然保持著原有的工作機(jī)制，注重貯藏工作而忽視了信息利用的作用。在他們的認(rèn)知中，認(rèn)為檔案信息對(duì)于實(shí)際的工作起不到任何的作用，甚至一些年長(zhǎng)的檔案管理人員排斥信息技術(shù)的使用，不愿意學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)也缺乏創(chuàng)新意識(shí)，這也就使得電子檔案無(wú)法進(jìn)行更加準(zhǔn)確而全面的信息收集工作，甚至沒(méi)有無(wú)法得到進(jìn)一步的發(fā)展，對(duì)于電子檔案管理工作產(chǎn)生了阻礙。

二、檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新與實(shí)踐

1．培養(yǎng)檔案管理工作人員創(chuàng)新意識(shí)

樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)是檔案管理工作發(fā)展的必然要求。因此首先就要培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，這就需要工作人員不斷地解放自己的思想，并且不斷地更新自身的認(rèn)知，只有這樣才能夠激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)，以此更好地保證檔案管理的工作與時(shí)俱進(jìn)地發(fā)展。而創(chuàng)新思想理念最重要的就是強(qiáng)化檔案管理人員的三種意識(shí)。第一種是要培養(yǎng)檔案管理人員的信息管理意識(shí)。當(dāng)今社會(huì)對(duì)于檔案信息的需求也在日益增多，因此檔案管理人員要時(shí)刻把握市場(chǎng)動(dòng)向，明確市場(chǎng)需求，盡可能掌握大眾有需求的檔案信息。第二種就是信息資源的轉(zhuǎn)化意識(shí)。醫(yī)院檔案作為一個(gè)數(shù)額極其龐大的資料庫(kù)，其中包含著各種各樣的檔案材料且內(nèi)容也十分的繁多，而在信息服務(wù)的時(shí)代，就需要檔案管理人員對(duì)于資料庫(kù)中的信息進(jìn)行整理和歸納，將有需求以及有用處的信息檢索出來(lái)，發(fā)揮它們的作用，這樣才能夠更好地體現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。第三種就是要培養(yǎng)檔案管理人員的檔案信息的增益觀念，社會(huì)不是一成不變地，信息也同樣在不斷地增加和更新，因此就需要對(duì)現(xiàn)有信息以及新增信息進(jìn)行不斷地開(kāi)發(fā)和探索，盡可能豐富其內(nèi)涵，以此滿足社會(huì)需求。

綜上所述，對(duì)于當(dāng)下的檔案管理工作者來(lái)說(shuō)，為人民服務(wù)是當(dāng)今檔案管理的主要工作之一，因此就需要將社會(huì)需求作為其中一種價(jià)值導(dǎo)向，不斷地利用創(chuàng)新理念以及行動(dòng)來(lái)加強(qiáng)檔案管理。

2．創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)信息化平臺(tái)的建設(shè)

對(duì)于檔案管理工作最好的創(chuàng)新手段就是將信息化技術(shù)運(yùn)用到其工作的所有流程中，因此就需要每位檔案管理人員學(xué)會(huì)借助信息化平臺(tái)。例如，數(shù)據(jù)庫(kù)的管理技術(shù)或計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)加強(qiáng)檔案管理工作，通過(guò)這些信息化技術(shù)來(lái)維護(hù)和管理各項(xiàng)工作的開(kāi)展。例如，可以建立電子檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)該系統(tǒng)不斷地升級(jí)和完善，在系統(tǒng)中可以采用多種運(yùn)用端口相互配合，并且進(jìn)行監(jiān)督和管控等工作。同時(shí)還可以為系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置使得檔案管理工作變得便利安全的功能。例如，信息加密功能、工作人員認(rèn)證功能，除此以外還可以設(shè)計(jì)電子信息在線瀏覽以及電子信息借閱功能，為檔案管理人員提供信息借閱的便利，以此滿足工作需求。與此同時(shí)，還可以在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全管理員以及審核管理員等職位功能，通過(guò)分級(jí)管理的方式加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。

利用信息技術(shù)不僅能夠優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，使得檔案管理工作更加便捷、迅速，同時(shí)也可以更好地將檔案資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，從而為資源共享的工作提供更為方便、全面的新途徑。與此同時(shí)，也可以利用信息平臺(tái)加強(qiáng)檔案信息管理的工作，嚴(yán)格地把控檔案信息來(lái)源的可靠程度，監(jiān)管信息的動(dòng)向。這個(gè)不僅僅提高了檔案管系統(tǒng)的質(zhì)量，同時(shí)也能夠進(jìn)一步地提高了信息服務(wù)的工作水平。

3．創(chuàng)新檔案管理制度

檔案管理制度是規(guī)范檔案管理工作、提升工作水平、加強(qiáng)檔案管控的有效手段。在檔案管理人員處理工作的時(shí)候，總會(huì)遇到許多各種各樣的突發(fā)事件，而在處理和解決這些時(shí)間的過(guò)程中，就會(huì)存在著許多新的制度。同時(shí)，也可在此基礎(chǔ)上引進(jìn)信息技術(shù)手段，來(lái)不斷地優(yōu)化制度，從而提高檔案管理工作的水平。因此，就需要進(jìn)行有效的信息管理，首先，需要重新設(shè)立檔案管理人員的工作流程，在當(dāng)今時(shí)代文檔一體化已經(jīng)成了檔案管理工作流程的必然發(fā)展趨勢(shì)，因此在工作時(shí)，就需要注重將文件流程以及業(yè)務(wù)流程結(jié)合在一起，以此來(lái)改善檔案管理工作的質(zhì)量和內(nèi)容。其次，要對(duì)現(xiàn)有的電子檔案管理系統(tǒng)不斷的創(chuàng)新和跟進(jìn)，在檔案管理人員將信息收納入檔后，需要對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)管和控制。最后，還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的檔案信息審核系統(tǒng)，對(duì)入檔資料進(jìn)行篩查，以此確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。在利用信息技術(shù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的不斷創(chuàng)新后，傳統(tǒng)的檔案管理制度也自然會(huì)隨之改變。例如，由于文檔一體化的制度使得檔案材料的接收以及歸檔工作能夠銜接得更加流暢，可以減少因工作環(huán)節(jié)銜接的不連貫而造成工作上的失誤。

綜上所述，檔案管理工作的其他創(chuàng)新工作都需要以制度的創(chuàng)新為主，只有通過(guò)制度進(jìn)行各個(gè)方面的創(chuàng)新，才能夠使得后續(xù)工作的展開(kāi)更加穩(wěn)固可靠，也只有通過(guò)明確檔案管理工作的目標(biāo)以及發(fā)展趨勢(shì)才能夠充分地發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，這也是制度創(chuàng)新的本質(zhì)意義所在。

4．創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)系統(tǒng)

在當(dāng)今時(shí)代，檔案管理工作已經(jīng)逐漸地轉(zhuǎn)變?yōu)榱诵畔⒎?wù)工作，他們?cè)趯?duì)檔案資料進(jìn)行館藏存儲(chǔ)的同時(shí)，也需要承擔(dān)一定的社會(huì)信息服務(wù)的工作，與此同時(shí)，也同樣為檔案管理工作提供了創(chuàng)新發(fā)展得更多可能。社會(huì)對(duì)于檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用變得更加的廣泛且頻繁，由此也產(chǎn)生了質(zhì)量更加優(yōu)秀，信息量更大的電子檔案信息庫(kù)。而使用檔案信息系統(tǒng)的人越多，對(duì)于信息服務(wù)的要求也就更高。因此，就必須要培養(yǎng)檔案工作人員信息服務(wù)的觀念。

醫(yī)院檔案管理部門(mén)的服務(wù)性逐漸加強(qiáng)，因此就使得檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于收集到的信息進(jìn)行嚴(yán)格的審查，包括其來(lái)源以及群眾對(duì)信息的需求。首先，檔案工作人員需要進(jìn)行實(shí)際的調(diào)研考察，了解社會(huì)群體當(dāng)前的需求，并針對(duì)不同的需求對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)管理。其次，檔案管理機(jī)構(gòu)也可以對(duì)電子檔案信息進(jìn)行不斷的豐富、深化，并且將其轉(zhuǎn)化為信息商品，以此來(lái)提供服務(wù)。例如，可以借助其他技術(shù)進(jìn)行提供信息檔案的上傳和下載服務(wù)，這種方式已在一些檔案管理機(jī)構(gòu)使用。例如，個(gè)人學(xué)歷信息的檔案可以從檔案管理局建立的網(wǎng)站學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行查詢，并可以對(duì)相關(guān)學(xué)籍信息進(jìn)行付費(fèi)下載。除此以外，還可以在電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)立線上咨詢或電話咨詢的服務(wù)，以此來(lái)幫助人們解決在使用時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題。當(dāng)然，電子檔案信息仍存在著許多需要改進(jìn)和完善的地方，例如信息查詢不夠精準(zhǔn)、信息不全面等問(wèn)題，因此為了更好地提高檔案管理工作的水平，首先就需要不斷地優(yōu)化用戶的檔案系統(tǒng)的使用功能，使系統(tǒng)更加智能，界面更加簡(jiǎn)潔。同時(shí)，也要對(duì)用戶進(jìn)行檔案系統(tǒng)使用的培訓(xùn)，幫助用戶熟悉使用方法，從而提升其信息獲取的準(zhǔn)確性和全面性。

結(jié)語(yǔ)

在信息快速發(fā)展的新時(shí)期，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持創(chuàng)新發(fā)展的觀念，利用現(xiàn)有的信息技術(shù)，結(jié)合實(shí)際檔案管理工作機(jī)制的需求，不斷完善和發(fā)展。除此以外，也應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)利用檔案信息為社會(huì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值的意識(shí)，不斷優(yōu)化和提升檔案信息社會(huì)化服務(wù)的利用效率，優(yōu)化檔案管理的社會(huì)服務(wù)水平，將信息資源共享發(fā)揮到最大的作用。最后，要充分地調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的主動(dòng)性和積極性，不斷學(xué)習(xí)和探索，最終實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新突破，充分發(fā)揮自身價(jià)值，建立有利于社會(huì)發(fā)展的檔案管理機(jī)制，為檔案管理工作提供更多的發(fā)展和進(jìn)步的可能性。