醫(yī)學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理路徑研究分析

倪 賽

（淄博市中心醫(yī)院，山東 淄博 255036）

前言

在當(dāng)前時(shí)代背景下，管理層必須注意醫(yī)療檔案管理的一體化，應(yīng)用信息檔案管理以數(shù)字化存檔備份，通過多方面的完善提升患者的滿意度與服務(wù)體驗(yàn)，最大限度地避免檔案原件損壞，大大提高檔案管理水平和管理質(zhì)量，保證管理精度，在應(yīng)用中還需要在當(dāng)前環(huán)境下不斷創(chuàng)新，結(jié)合實(shí)際對管理模式進(jìn)行后續(xù)的優(yōu)化和調(diào)整，以此實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，使檔案管理工作發(fā)揮其根本價(jià)值。

一、醫(yī)學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理概述

醫(yī)學(xué)檔案管理創(chuàng)新是促進(jìn)醫(yī)院管理水平提升的前提，不僅提高了員工的工作效率，且拓展了服務(wù)領(lǐng)域[1]。在當(dāng)前環(huán)境下，管理技術(shù)的完整性和復(fù)雜性較高，為此要檔案部門協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，重視檔案資源的存儲方式，改變檔案管理的性質(zhì)和重點(diǎn)，將工作轉(zhuǎn)向高效開發(fā)和合理利用，以此作為發(fā)展過程中的重要內(nèi)容?，F(xiàn)階段部分醫(yī)院檔案管理存在一些漏洞，各科室不了解工作中不同的檔案規(guī)范要求，醫(yī)院內(nèi)醫(yī)學(xué)檔案管理實(shí)踐中的應(yīng)用水平不高，忽視檔案管理的重要性和在醫(yī)院各科室中的價(jià)值，難以衡量行業(yè)現(xiàn)代化水平相關(guān)指標(biāo)，根據(jù)不同醫(yī)院管理制度和檔案應(yīng)用情況，從而緩解醫(yī)學(xué)現(xiàn)代管理的矛盾問題。

二、醫(yī)學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理的特點(diǎn)

1．檔案數(shù)量及種類豐富

檔案數(shù)據(jù)管理不僅包括醫(yī)院發(fā)展過程中的各類歷史資料，還包括醫(yī)院在開展業(yè)務(wù)和行政工作中發(fā)布的各類資料，為此需要做好相關(guān)檔案的保密工作，滿足人們查閱醫(yī)學(xué)檔案的需要。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，許多醫(yī)院開始對檔案的利用進(jìn)行保存和分析，深入地挖掘檔案的價(jià)值，以此實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)學(xué)檔案管理模式，最終改變傳統(tǒng)管理檢索方式，使管理更全面、完整，提高檔案利用率[2]。

2．醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新升級

醫(yī)院檔案管理積極應(yīng)用創(chuàng)新信息系統(tǒng)，為加速醫(yī)院的創(chuàng)新進(jìn)程，推動檔案信息在醫(yī)院的患者管理和臨床護(hù)理中發(fā)揮更重要的作用，搭建臨床醫(yī)學(xué)的創(chuàng)新管理層。當(dāng)前醫(yī)院的現(xiàn)代制度建設(shè)應(yīng)更加注重實(shí)踐方面和檔案管理水平提升，為此要完善醫(yī)療管理信息系統(tǒng)，創(chuàng)建創(chuàng)新的醫(yī)療管理系統(tǒng)，突出物力和財(cái)力投入到醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備和人員配置，最終建立全方位、立體的區(qū)域醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

3．健全合理的管理制度

醫(yī)學(xué)檔案管理是檔案的整合和歸檔，但缺乏一套完整的管理體系，導(dǎo)致管理創(chuàng)新進(jìn)展緩慢，這些問題的存在需要制定創(chuàng)新性措施，結(jié)合實(shí)際進(jìn)行改革。在傳統(tǒng)醫(yī)療技術(shù)和水平高速發(fā)展的時(shí)代，一些醫(yī)院忽視醫(yī)學(xué)檔案管理的投入，導(dǎo)致醫(yī)院數(shù)據(jù)管理處于混亂和停滯狀態(tài)，難以發(fā)揮信息化的優(yōu)勢和長處，為此需要健全相關(guān)制度，提升醫(yī)院管理的整體水平，避免后續(xù)發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)問題。

三、醫(yī)學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理的重要性分析

信息化檔案建設(shè)能夠改變傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的模式，不斷提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，最終減少醫(yī)患矛盾的發(fā)生，為后續(xù)行業(yè)發(fā)展建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1．完整保存醫(yī)院相關(guān)資料

傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)的檔案資料量與日俱增，在搜尋過程中，必須先找到編號，然后在分類中確定，這一情況不僅不利于文獻(xiàn)調(diào)取及應(yīng)用，且還會占用醫(yī)院大量的空間，而通過融入現(xiàn)代化管理技術(shù)則能夠減少檔案錄入的工作量，數(shù)據(jù)內(nèi)容可以存儲在計(jì)算機(jī)中，通過搜索引擎實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的檢索和應(yīng)用，以此確保檔案管理工作的效果。

2．提升醫(yī)院檔案管理效率

醫(yī)學(xué)檔案管理涉及的內(nèi)容較多，以往傳統(tǒng)方式基本上通過人工的方式對患者信息、診療資料、研究文獻(xiàn)等進(jìn)行分類，如果“粗心大意”，后續(xù)申請可能會導(dǎo)致注冊與實(shí)際情況不一致。為此要通過應(yīng)用信息化手段提升管理效率，通過使用掃描設(shè)備快速完成電子數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，在此過程中不需要消耗大量的人力資源及可完成共享和交換，從而提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的整體質(zhì)量[3]。

3．增強(qiáng)醫(yī)院的綜合競爭力

信息化建設(shè)是當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展中的重要組成部分，為了能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門與科室的檔案信息共享，需要通過信息化手段提高資料的應(yīng)用率，進(jìn)一步減少醫(yī)務(wù)人員與管理人員的工作難度，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行檢索，使醫(yī)院各科室實(shí)現(xiàn)有效溝通，通過相應(yīng)配置快速搜索所需信息，從而不斷完善醫(yī)院的外部診療環(huán)境和診療水平，提升綜合競爭力，通過增強(qiáng)綜合競爭力推動未來醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

四、醫(yī)學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理劃分

1．醫(yī)學(xué)檔案的種類

醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要資料，也可以將其看作創(chuàng)新發(fā)展中的一份重要記錄，其中包含了多種醫(yī)院重要信息，如文字記錄、圖片記錄、視頻記錄等方面，內(nèi)容主要是記錄診斷案例的時(shí)間、研究成果，做好規(guī)劃則可以作為為醫(yī)院發(fā)展的“動向”。普通檔案主要是以紙質(zhì)文件形式為主記錄研究報(bào)告，檔案信息的數(shù)據(jù)，雖然差異和公共文件的形式，但其內(nèi)涵完全符合紙質(zhì)文件，為此電子檔案則是普通檔案的延續(xù)，在檔案中添加圖片、聲音、視頻等，深入了解醫(yī)院的關(guān)鍵部分，以此作為研究的重要內(nèi)容。

2．醫(yī)學(xué)檔案的定義

醫(yī)學(xué)檔案內(nèi)容包括文字、圖片、視頻等多種形式，為了能夠進(jìn)一步滿足當(dāng)前時(shí)代需求，管理中不能僅限于停留在表面，要求對醫(yī)院的各項(xiàng)資料進(jìn)行詳細(xì)的記錄，以此保證醫(yī)學(xué)檔案能夠被合理利用。同時(shí)，醫(yī)療文件也有豐富的醫(yī)療資源實(shí)例與記錄，可以為后續(xù)醫(yī)院的相關(guān)研究提供參考，但傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案以紙文件為主，難以有效進(jìn)行調(diào)取，而醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化則有利于保存，為此在后續(xù)優(yōu)化中需要做好相應(yīng)的調(diào)整，突出現(xiàn)代化管理的目的性、專業(yè)性[4]。

3．醫(yī)院檔案的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案詳細(xì)記錄醫(yī)院的各項(xiàng)內(nèi)容，不同醫(yī)院的檔案內(nèi)容均有所不同，若想契合時(shí)代發(fā)展，計(jì)劃應(yīng)與當(dāng)今時(shí)代的技術(shù)手段有效結(jié)合，以滿足醫(yī)院不斷變化的需求。醫(yī)院中的醫(yī)學(xué)檔案中包含了診療、護(hù)理、科研、信息等多個(gè)環(huán)節(jié)，并有詳細(xì)的診療記錄和患者信息，如管理不善容易出現(xiàn)信息泄露問題，為此要結(jié)合各部門的實(shí)際情況進(jìn)行完善，預(yù)先明確管理中的目標(biāo)，確保優(yōu)化調(diào)整的有效性。

五、醫(yī)學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理路徑探析

1．同步檔案管理創(chuàng)新

檔案的開發(fā)利用是現(xiàn)代社會發(fā)展的重要因素，在實(shí)際執(zhí)行中要找到更高效的方法，在現(xiàn)代檔案管理中制定前瞻性規(guī)劃方案并嚴(yán)格落實(shí)，從而為用戶提供訪問、復(fù)制、簽出服務(wù)等。在此基礎(chǔ)上，必須完成電子數(shù)據(jù)采集、互動、存儲等各個(gè)環(huán)節(jié)，建立一個(gè)科學(xué)有效的方法，所涉及的管理內(nèi)容必須結(jié)合實(shí)際需求，以避免重復(fù)病歷管理的現(xiàn)象，確保用戶可以正常查閱資料，阻止惡意用戶的侵襲。信息科技的主要任務(wù)是統(tǒng)一管理和使用病人的檔案，監(jiān)督和監(jiān)測檔案的應(yīng)用和借閱，在強(qiáng)調(diào)高效、高速、科學(xué)地創(chuàng)新社會中，綜合檔案館的工作內(nèi)容需要與科室日常工作保持同步，進(jìn)而提出相應(yīng)的檔案管理的改進(jìn)措施，實(shí)現(xiàn)各部門之間的工作和管理協(xié)調(diào)，避免對患者的病情治療和康復(fù)造成影響。

2．樹立檔案管理觀念

在實(shí)際實(shí)施中，有必要改變固有的概念，深刻意識到檔案管理信息化建設(shè)的意義，因此通過優(yōu)化保證每個(gè)部分可以滿足預(yù)期的要求。實(shí)際執(zhí)行中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的要求，打破固有的概念，給予檔案管理部門對應(yīng)職權(quán)，并構(gòu)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，充分激勵員工積極性，從而進(jìn)一步提高檔案管理工作的整體質(zhì)量，約束員工的態(tài)度與行為。后續(xù)若想進(jìn)一步提高檔案管理水平，在優(yōu)化過程中要結(jié)合實(shí)際，并根據(jù)當(dāng)前情況加以改進(jìn)，通過定期培訓(xùn)和教育讓管理人員能夠積極地參與到檔案工作中，從而切實(shí)發(fā)揮出技術(shù)的作用。

3．檔案管理規(guī)范化

若想進(jìn)一步契合時(shí)代發(fā)展，醫(yī)學(xué)檔案管理必須以真實(shí)性、安全性、完整性為基本原則，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的體制進(jìn)行約束，在建立醫(yī)院檔案管理信息平臺的過程中要明確主體內(nèi)容，在此過程中為了能夠避免風(fēng)險(xiǎn)問題的出現(xiàn)，需要借助現(xiàn)代化手段提高管理安全性能，防止檔案數(shù)據(jù)被惡意竊取或丟失。許多醫(yī)院將檔案科與其他科室劃分，統(tǒng)一管理和使用病人的檔案，綜合檔案館的工作，各部門通過統(tǒng)一平臺進(jìn)行檔案的存儲利用，實(shí)現(xiàn)兩者之間的工作和管理很難協(xié)調(diào)，降低醫(yī)院檔案管理的工作效率，強(qiáng)調(diào)高效、高速、科學(xué)的創(chuàng)新，需要以醫(yī)院各類檔案原始記錄為基礎(chǔ)，定期進(jìn)行安全性檢查，使醫(yī)學(xué)檔案管理更加安全。

4．做好廉政檔案管理

廉政檔案是干部廉潔自律狀況的歷史記錄，其作為醫(yī)學(xué)檔案的重要組成，將直接影響后續(xù)醫(yī)院紀(jì)檢的有效性，為此要進(jìn)一步確保管理和監(jiān)督的有效性，做好相關(guān)優(yōu)化調(diào)整工作，建立健全紀(jì)檢監(jiān)察干部廉政檔案，反映黨員干部基本情況。

如可以利用檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督和檢查，了解醫(yī)院干部醫(yī)療記錄的情況，準(zhǔn)確地了解干部在撤銷的情況，通過信息手段加強(qiáng)黨員干部自我管理。在此基礎(chǔ)上，通過信息檔案管理的需要，明確干部提拔任命的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，結(jié)合精確的“肖像”與動態(tài)更新，同時(shí)要進(jìn)替補(bǔ)摸清底數(shù)，以關(guān)鍵詞檢索的信息化管理方式對干部廉政檔案信息進(jìn)行篩查，形成風(fēng)清氣正的良好政治生態(tài)，為實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供推動力。

5．加大檔案信息系統(tǒng)開發(fā)和應(yīng)用力度

醫(yī)院檔案管理最重要的任務(wù)之一就是信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用。但由于檔案管理體制存在諸多不足，加之一些醫(yī)院各部門對此并沒有給予高度重視，在實(shí)際應(yīng)用中運(yùn)用抽象的理論很難及時(shí)匹配相應(yīng)的數(shù)據(jù)。因此，遺漏等問題時(shí)有發(fā)生，后續(xù)的優(yōu)化應(yīng)保證簡單和高效，通過增加醫(yī)院檔案信息管理的存儲空間，掌握醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新進(jìn)程的科學(xué)知識，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療事業(yè)的強(qiáng)勁發(fā)展。同時(shí)，要以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為標(biāo)準(zhǔn)，加快文本檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，執(zhí)行過程中需要結(jié)合醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，提高醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展水平，有效地發(fā)揮信息交流平臺的作用，及時(shí)排查網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，盡可能保證檔案信息的安全。此外，在現(xiàn)有平臺上開發(fā)相應(yīng)的平臺，結(jié)合現(xiàn)有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮區(qū)域醫(yī)院聯(lián)合體的綜合優(yōu)勢，提高電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果，避免出現(xiàn)意外風(fēng)險(xiǎn)情況。

6．檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

管理隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案優(yōu)化的重要組成部分，為此在管理中要建立一套完善的管理體系確定標(biāo)準(zhǔn)制度，要求管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保電子檔案管理能夠發(fā)揮實(shí)際作用。檔案管理團(tuán)隊(duì)還需要明確建設(shè)職責(zé)，根據(jù)不同部門醫(yī)療檔案的特點(diǎn)總結(jié)計(jì)劃，確保實(shí)際實(shí)施工作具有針對性，真正實(shí)現(xiàn)信息檔案資源的整理協(xié)調(diào)共享。在這個(gè)過程中，結(jié)合制度標(biāo)準(zhǔn)來約束自己的行為，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)與教育，讓管理能源能夠?qū)W習(xí)新的理論、新的技術(shù)，以知識武裝自身并不斷開拓視野，使管理人員能夠轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，從而進(jìn)一步滿足時(shí)代的發(fā)展需求，為后續(xù)醫(yī)院發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)[5]。

7．配齊配強(qiáng)檔案信息化管理設(shè)備

隨著醫(yī)學(xué)檔案存儲空間的不斷增加，醫(yī)學(xué)檔案的存儲空間可能會相應(yīng)減少，這可能會導(dǎo)致醫(yī)學(xué)檔案在整理和管理過程中的存儲條件相應(yīng)減少。同時(shí)，一些醫(yī)院在檔案管理方面沒有配備相應(yīng)的設(shè)備，尚未建立完善的電子數(shù)據(jù)管理體系。因此，在后續(xù)的數(shù)據(jù)歸檔和整理中，很難按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化處理，導(dǎo)致醫(yī)療檔案管理出現(xiàn)問題。醫(yī)院要適應(yīng)發(fā)展需要，必須根據(jù)實(shí)際情況，從體制、設(shè)備、人員、管理等方面入手，進(jìn)行優(yōu)化，依據(jù)醫(yī)院自身實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與社會發(fā)展趨勢，加大對醫(yī)學(xué)檔案信息化管理的經(jīng)費(fèi)投入，進(jìn)一步完善醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)，提升醫(yī)院信息化管理技術(shù)內(nèi)涵，為創(chuàng)新管理提供有效支撐。在此基礎(chǔ)上，要主動推出信息化設(shè)備，以部門協(xié)調(diào)為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際需求細(xì)化設(shè)備的維護(hù)時(shí)間、維護(hù)事項(xiàng)以及安全防護(hù)措施，從物質(zhì)與技術(shù)上雙重支持檔案信息化管理工作順利開展，節(jié)約了檔案管理的運(yùn)行成本，為后續(xù)發(fā)展提供了基礎(chǔ)保障。

結(jié)語

醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新系統(tǒng)的建設(shè)必須結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況，為了能夠進(jìn)一步提高醫(yī)院在社會市場中的競爭力，在實(shí)際執(zhí)行中要將信息技術(shù)引入醫(yī)院檔案管理中，結(jié)合現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)手段使檔案管理更加高效、實(shí)用，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。在此基礎(chǔ)上，需要總結(jié)現(xiàn)階段工作中的各類問題，并結(jié)合具體的策略將其解決，確保證檔案管理能夠與時(shí)俱進(jìn)，避免出現(xiàn)與時(shí)代脫軌的情況。