趙 琛

（浙江圖書(shū)館，浙江 杭州 310000）

一、圖書(shū)館檔案信息資料整理和利用的重要性

伴隨全球信息化快速發(fā)展時(shí)期的來(lái)臨，我國(guó)圖書(shū)館在這一公共領(lǐng)域上順應(yīng)未來(lái)快速發(fā)展浪潮將產(chǎn)生重大的變革，對(duì)文檔數(shù)據(jù)信息資源的整理和運(yùn)用將提出更高的需求，因此做好檔案信息資料整理和利用十分重要。人們對(duì)于圖書(shū)館的文檔數(shù)據(jù)信息資源先要收集與梳理，而后加以濃縮和升華，整理與保護(hù)，運(yùn)用引導(dǎo)和規(guī)范傳播與使用。所以不管圖書(shū)館的未來(lái)計(jì)劃或者規(guī)整制度，都要以文檔數(shù)據(jù)信息資源為主要理論基礎(chǔ)。而圖書(shū)館的文檔數(shù)據(jù)資源信息內(nèi)容也有很多種，比如精神上的、物質(zhì)上的、微觀的、宏觀的，可以為書(shū)籍信息資料情報(bào)領(lǐng)域管理工作事業(yè)未來(lái)快速發(fā)展奠定基本理論知識(shí)研究的理論基石，也能夠?yàn)閳D書(shū)館管理工作各項(xiàng)事業(yè)未來(lái)的騰飛提出依據(jù)，以便制定圖書(shū)館的管理工作各項(xiàng)事業(yè)未來(lái)快速發(fā)展的目標(biāo)，并制定未來(lái)計(jì)劃。另外，圖書(shū)館對(duì)文檔資源信息體系的研發(fā)與運(yùn)用也是圖書(shū)館人才管理工作的重心，它更能反映出該館的人力管理工作、人才、企業(yè)管理者的運(yùn)營(yíng)能力等[1]。

二、圖書(shū)館與檔案信息系統(tǒng)資源整合中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.人們對(duì)文檔信息資源綜合整合意識(shí)的缺乏

隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展等的發(fā)展和應(yīng)用，也直接影響到了我們?nèi)粘９芾砉ぷ?。而隨著現(xiàn)代技術(shù)的越來(lái)越成熟，人民群眾也對(duì)文檔的管理有了更高的需求，我們?nèi)粘９芾砉ぷ饕灿瓉?lái)了全新的機(jī)會(huì)與挑戰(zhàn)。雖然文檔資訊系統(tǒng)數(shù)字化程度與現(xiàn)代信息化建設(shè)程度都明顯有一定的提升，但人們對(duì)文檔資源利用的意識(shí)卻不高。從某種角度出發(fā)，不重視文檔信息資源的整理，是其并不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效率，同時(shí)文檔信息資源綜合整合方面投入的時(shí)間、成本相對(duì)較低，對(duì)文檔信息資源的科學(xué)合理使用也并未提上日程。另外，一些檔案管理的工作人員受傳統(tǒng)工作模式的影響，對(duì)于文件管理各種事務(wù)的心態(tài)仍停滯于重管輕用、重藏輕用的發(fā)展階段，只要資料不出現(xiàn)泄密的情況，在需要時(shí)能找到資料就行。但如果開(kāi)發(fā)人員或文件管理工作人員沒(méi)有注意這項(xiàng)管理工作，就會(huì)使他們對(duì)檔案文件信息資料的管理認(rèn)識(shí)逐漸淡薄，進(jìn)而影響到了對(duì)檔案文件信息資料的有效利用[2]。

2.檔案資源利用監(jiān)督管理與發(fā)展使用仍沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范

國(guó)家已經(jīng)制定了有關(guān)檔案信息開(kāi)展使用的多項(xiàng)規(guī)定，但對(duì)歸檔信息系統(tǒng)資源的使用還沒(méi)有明確規(guī)定，使得部分圖書(shū)館資源產(chǎn)生了重復(fù)使用、復(fù)本率大、利用率低的狀況，同時(shí)圖書(shū)館資源的費(fèi)用趨緊、相關(guān)文獻(xiàn)資源漲價(jià)的背景下，在數(shù)據(jù)信息檢索時(shí)發(fā)現(xiàn)同樣的數(shù)據(jù)信息資源，從而嚴(yán)重危害了整體的系統(tǒng)信息化。盡管互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展也為圖書(shū)館資源使用提供了許多方便，但還沒(méi)有統(tǒng)一，也會(huì)嚴(yán)重危害到相關(guān)信息資源的數(shù)據(jù)共享與使用。

3.館藏文件檔案信息傳遞的資料不全部、不系統(tǒng)性

全方位、系統(tǒng)性的館藏管理方法是檔案信息資源發(fā)展利用的重要前提，不全方位的文檔信息管理方法直接影響著檔案信息資源發(fā)展利用的品質(zhì)與效果。保存歸檔部門的設(shè)備結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，功能門類不全，管理信息系統(tǒng)建設(shè)集成化度不夠，以及部門區(qū)域因?yàn)楸Ｃ芄ぷ鞯囊螅B接的電腦無(wú)法連接網(wǎng)絡(luò)，從而使得所收集的文檔數(shù)據(jù)信息無(wú)法直接與外界取得聯(lián)系，這都是影響著信息技術(shù)資源利用進(jìn)一步發(fā)展和使用的重要原因。

4.圖書(shū)館管理工作已不能滿足新時(shí)代形勢(shì)蓬勃發(fā)展需要

在經(jīng)濟(jì)信息化技術(shù)高速度發(fā)展的條件下，我國(guó)圖書(shū)館在信息科學(xué)技術(shù)資源的研究與運(yùn)用方面做出了不小的進(jìn)展，但是同時(shí)對(duì)人員也有了更高的需求，歸檔管理工作人員并不是“看攤守夜”的工種，也并非每個(gè)人都具有從事的資格，而且真正進(jìn)行過(guò)專門培訓(xùn)的人也較少，部分檔案保管工作人員能力不夠，知識(shí)陳舊老化，技術(shù)落伍，在一定程度上也影響著文檔信息資源的利用[3]。

三、檔案信息與圖書(shū)信息的特征

1.歸檔信息內(nèi)容的經(jīng)典特點(diǎn)

原始記載性是歸檔消息具體內(nèi)容的根本特點(diǎn)屬性。檔案文檔資料信息是整個(gè)社會(huì)信息體系中最基本的部分，而存檔館既是長(zhǎng)久保護(hù)文檔資源的主要培訓(xùn)基地，又是供應(yīng)文檔資訊，為社會(huì)公共服務(wù)的主要管理機(jī)構(gòu)，而歸檔文檔自身所產(chǎn)生的原創(chuàng)性也是區(qū)分于其他文章的主要標(biāo)識(shí)。文本訊息內(nèi)涵符合本原性使其可以作為所有資料的起源和基石，而文本訊息內(nèi)涵在真實(shí)感、可靠性等方面都是一切其他資料根本無(wú)法替代的，因此文本訊息內(nèi)涵也符合證據(jù)特性。檔案文檔資料信息是人們社會(huì)生活經(jīng)歷的天然產(chǎn)品，是人們社會(huì)歷史的忠實(shí)記述，它的最初記述特性就確定了具有憑證價(jià)值。而存檔資料信息因?yàn)閾碛斜驹?、真?shí)感和證明的特性，所以可成為刑事立法依據(jù)，可作為各種爭(zhēng)議的訴訟依據(jù)和公斷依據(jù)。但文書(shū)消息具體內(nèi)容的憑據(jù)性是其他消息內(nèi)涵所不符合的特定社會(huì)價(jià)值，因此書(shū)籍消息具體內(nèi)容也不可成為刑事立法依據(jù)。存檔資料信息也有一種認(rèn)識(shí)性，文件、圖書(shū)等在人類社會(huì)文化歷史原來(lái)是共同根生，又來(lái)源于同一身，互相間也存在著必然的聯(lián)系，同時(shí)都是為了保護(hù)和傳遞人們科學(xué)知識(shí)資源信息?？茖W(xué)技術(shù)是指人們?cè)谏鐣?huì)生活實(shí)際中所積累出來(lái)的成功經(jīng)驗(yàn)，是人們了解自然科學(xué)界和經(jīng)濟(jì)社會(huì)蓬勃發(fā)展的重要成就與結(jié)晶。文獻(xiàn)是人們經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活實(shí)際活動(dòng)的直觀記載，是人們經(jīng)濟(jì)社會(huì)歷史文化的共伴生物，也有著科普知識(shí)的本源屬性。不過(guò)，前全美議會(huì)圖書(shū)館院長(zhǎng)詹姆斯認(rèn)為，科普知識(shí)是通過(guò)重新加工處理和分門別類處理之后的資訊內(nèi)涵，需要進(jìn)行梳理和深入研究后，才成為專業(yè)知識(shí)庫(kù)。因此，文獻(xiàn)資料信息內(nèi)涵具有科學(xué)知識(shí)性，而同書(shū)本資料信息內(nèi)涵相對(duì)比來(lái)說(shuō)，圖書(shū)資源資訊內(nèi)涵的科學(xué)知識(shí)性特點(diǎn)則更加明顯。歸檔信息系統(tǒng)咨詢服務(wù)具有獨(dú)占性、閉環(huán)性，檔案信息化工作是一項(xiàng)現(xiàn)代社區(qū)服務(wù)型的管理，各級(jí)類別歸檔室運(yùn)用提交歸檔信息技術(shù)為社會(huì)公共服務(wù)，已成為我國(guó)現(xiàn)代社區(qū)公眾信息技術(shù)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的有機(jī)一部分[4]。

2.書(shū)本消息內(nèi)涵的經(jīng)典特征

書(shū)本消息內(nèi)涵符合科學(xué)技術(shù)性，圖書(shū)館是人們科普知識(shí)的寶庫(kù)，圖書(shū)館消息內(nèi)涵通過(guò)長(zhǎng)期的積淀，保存了人們成千上萬(wàn)年科學(xué)社會(huì)發(fā)展經(jīng)歷的結(jié)晶，因此書(shū)本消息內(nèi)涵的科學(xué)技術(shù)性是其他消息內(nèi)涵所無(wú)法比擬的。書(shū)本消息內(nèi)涵符合消息內(nèi)涵的經(jīng)濟(jì)社會(huì)開(kāi)放意義，內(nèi)容的范圍廣泛，該館所收藏的書(shū)刊內(nèi)容大多為開(kāi)放出版物的各類文章，收藏強(qiáng)調(diào)數(shù)量和品種的廣泛，并可以通過(guò)購(gòu)買進(jìn)行資料的擴(kuò)充，而該館只要社會(huì)經(jīng)濟(jì)條件允許，可以館藏國(guó)內(nèi)的所有書(shū)刊，并向中國(guó)讀者開(kāi)放。書(shū)刊資源購(gòu)買也沒(méi)受時(shí)間限制，沒(méi)受地域限制，可以廣泛進(jìn)行開(kāi)放使用。但文檔信息資源在這一點(diǎn)上，和書(shū)刊資料相較來(lái)說(shuō)其信息內(nèi)容開(kāi)放性、廣度顯然不夠。

四、圖書(shū)館數(shù)據(jù)資源利用的主要優(yōu)勢(shì)

在圖書(shū)館檔案信息資源利用過(guò)程中，圖書(shū)館信息技術(shù)資源使用的優(yōu)點(diǎn)，在于信息內(nèi)容來(lái)源廣泛。圖書(shū)館是圖書(shū)信息資源的重要集中地，由于館內(nèi)收藏大量不同類別的圖書(shū)，圖書(shū)館信息技術(shù)資料具備資源的豐富多彩性、系統(tǒng)化、完整性，同時(shí)圖書(shū)館信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)面較廣，基本涵蓋了全部的相關(guān)學(xué)科專業(yè)知識(shí)。圖書(shū)館信息技術(shù)資料在使用中最大的優(yōu)點(diǎn)就是擁有高度的信息內(nèi)容資源共用性，圖書(shū)資源利用不受區(qū)域局限，信息內(nèi)容通用度強(qiáng)，使用程序簡(jiǎn)便，受制約使用范圍小，可普遍供社會(huì)公共使用。尤其是由于電子書(shū)刊的大量問(wèn)世，數(shù)字資料使用越來(lái)越成為圖書(shū)館的研究主題，它突破了對(duì)使用者期限與空間結(jié)構(gòu)的局限，使信息資源的使用更加簡(jiǎn)單有效。圖書(shū)館信息文化資源利用在實(shí)際使用開(kāi)發(fā)過(guò)程中的另一種優(yōu)勢(shì)，就是服務(wù)廣大用戶信息資源，圖書(shū)館是專門培養(yǎng)社會(huì)公民素養(yǎng)、傳遞科學(xué)技術(shù)資訊的社會(huì)文化發(fā)展服務(wù)事業(yè)組織，開(kāi)放式的、無(wú)阻礙的信息服務(wù)也讓該館具有了一定的公眾認(rèn)知度。在當(dāng)今認(rèn)知經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)期，認(rèn)識(shí)信息資源已經(jīng)成了社會(huì)最重要的策略信息資源，認(rèn)識(shí)將改變整個(gè)未來(lái)。圖書(shū)是人類前進(jìn)的重要臺(tái)階，而圖書(shū)資訊資源對(duì)每個(gè)大眾而言都是不容忽視的重要資料，能夠滿足廣大使用人員的各種需要[5]。

五、關(guān)于圖書(shū)館檔案信息資源管理整合和利用的問(wèn)題對(duì)策

1.加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化信息管理意識(shí)

首先，領(lǐng)導(dǎo)層要對(duì)檔案信息資源管理重視起來(lái)，充實(shí)技術(shù)檔案人員隊(duì)伍。同時(shí)，在圖書(shū)館檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用過(guò)程中，要加強(qiáng)歸檔保存的意識(shí)，要加強(qiáng)圖書(shū)館管理工作意識(shí)，對(duì)于存檔的管理工作做出合理的時(shí)限分派，辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理工作平時(shí)的存檔管理工作，各部門負(fù)責(zé)共同統(tǒng)一管理工作業(yè)務(wù)存檔管理工作，并進(jìn)行定期審核，加強(qiáng)檔案保存意識(shí)才是最重要。其次，提高人員的工作能力，要確定專人的管理工作任務(wù)，這樣才可以對(duì)存檔的價(jià)值進(jìn)行甄別，對(duì)文檔的歸集、編目等管理工作建立起完整的系統(tǒng)性。檔案管理人員也可以利用報(bào)刊、播音、電視節(jié)目、網(wǎng)絡(luò)等方法，宣揚(yáng)檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)與意義，從而使人們對(duì)這個(gè)崗位有了更加深入的認(rèn)識(shí)。也就是要對(duì)這個(gè)崗位的利用效果加強(qiáng)宣傳，以此增加用戶對(duì)檔案信息利用的熱忱。在樹(shù)立了用戶權(quán)益為首的觀念，認(rèn)真做好對(duì)檔案信息的基本監(jiān)督管理的前提下，同時(shí)也要做好業(yè)務(wù)工作、推廣工作，把存檔信息資料的經(jīng)濟(jì)社會(huì)價(jià)值有效合理地利用起來(lái)[6]。

2.推進(jìn)圖書(shū)館文檔資料規(guī)范化制度建立

在圖書(shū)館檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)文檔信息資料的管理編制工作，由于采集到的信息資料大都是分散化的，沒(méi)有連貫性，在這樣的條件下往往信息資料無(wú)法被合理的利用，所以利用編程工具對(duì)文檔信息資料進(jìn)行了整理、分組、加標(biāo)簽等管理，對(duì)所記錄的信息內(nèi)容都要提高其準(zhǔn)確度，以保持信息內(nèi)容的同步性，并有備份。要進(jìn)一步提高利用檔案資料的效率，迫切需要制定在國(guó)家層面的關(guān)于采用科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)檔案資料的合理開(kāi)發(fā)利用的通用規(guī)范，以防止信息孤島的形成，并改變重復(fù)浪費(fèi)的局面，采用科學(xué)的方式管理文件，對(duì)一些關(guān)鍵的信息資源要加以專門的管理[7]。

3.增加資金投入，以提升硬件等級(jí)

隨著信息化的快速發(fā)展，使其與圖書(shū)館的服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)相結(jié)合，雖然圖書(shū)館的借閱信息都能夠使用電腦搜索，用戶也會(huì)比較容易、快速地查詢到自己所需要借閱的圖書(shū)信息。但是資金問(wèn)題形成了檔案信息資源發(fā)展的瓶頸，但通過(guò)近年來(lái)利用檔案信息資源的實(shí)踐中可以看到，現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用是信息資源有效利用發(fā)展的基本保證條件，不但能夠?yàn)闄n案信息資源的有效開(kāi)發(fā)與利用提供資金保障，而且還能夠幫助檔案管理人員從繁瑣的檔案信息資源管理工作中解脫，讓管理人員將最主要的精力用到檔案信息資料運(yùn)用與研究工作中去。增加投入，為檔案信息資料的研究提供硬軟件設(shè)施，促進(jìn)檔案信息資料研究的蓬勃發(fā)展。購(gòu)置了能夠?qū)w檔信息管理資源有利的硬件設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)設(shè)備、數(shù)字化掃描記錄裝置、激光掃描儀和高新技術(shù)儀器。另外，還可購(gòu)買和使用更先進(jìn)的歸檔信息資源管理方面的應(yīng)用軟件，以進(jìn)行對(duì)歸檔數(shù)據(jù)資源的分類、集成、挖掘和智能利用[8]。

4.培養(yǎng)圖書(shū)館內(nèi)檔案信息工作人員的整體綜合素養(yǎng)

在對(duì)文獻(xiàn)信息技術(shù)資源的研究運(yùn)用的過(guò)程中，檔案管理的工作人員們不但要學(xué)會(huì)對(duì)文獻(xiàn)信息內(nèi)容資源整理運(yùn)用，確保文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)的全面、系統(tǒng)，同時(shí)還還要重視文獻(xiàn)信息內(nèi)容資源研究運(yùn)用的質(zhì)量，文字工作人員們應(yīng)該具有對(duì)文獻(xiàn)信息內(nèi)容資源的研究能力，并學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對(duì)文獻(xiàn)信息內(nèi)容資源系統(tǒng)化。首先要提升對(duì)文字工作人員的門檻條件，培養(yǎng)具備專業(yè)化或具有相應(yīng)學(xué)習(xí)能力的工作人員，各級(jí)必須將檔案管理崗位重視起來(lái)才能按層級(jí)遞進(jìn)，使每個(gè)人都對(duì)檔案管理工作認(rèn)真有責(zé)任。要對(duì)當(dāng)前的歸檔工作人員在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)手段方面進(jìn)行系統(tǒng)化的訓(xùn)練，使歸檔工作人員能熟練地把握各種操作技能、并對(duì)存檔信息系統(tǒng)資源利用有關(guān)的更新科技運(yùn)用熟悉，以便于進(jìn)一步地提高對(duì)存檔信息系統(tǒng)資源利用的經(jīng)濟(jì)效益，有效地體現(xiàn)了存檔信息系統(tǒng)相應(yīng)的利用價(jià)值。

結(jié)語(yǔ)

總之，在圖書(shū)館檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用過(guò)程中，檔案信息資源要在圖書(shū)館檔案利用中發(fā)揮更大作用，不能片面追求檔案館的用戶數(shù)量，而要根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況和特點(diǎn)，為社會(huì)提供高質(zhì)量的信息資源，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。