新時(shí)代優(yōu)化高校教學(xué)秘書(shū)工作策略探析

王 炫

濟(jì)南職業(yè)學(xué)院，山東 濟(jì)南 250000

教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)管理的實(shí)際組織人與執(zhí)行者，在維系教學(xué)體系運(yùn)轉(zhuǎn)、保障授課品質(zhì)、貫徹教育方針等工作中，都起著舉足輕重的作用。因此，高校及領(lǐng)導(dǎo)人員、教學(xué)秘書(shū)自身，都應(yīng)對(duì)該項(xiàng)工作崗位有正確的認(rèn)知。

一、高校教學(xué)秘書(shū)基本工作內(nèi)容

教學(xué)秘書(shū)的工作主要有五項(xiàng)。一是教學(xué)運(yùn)行管理，包括選課、院校排課、實(shí)踐活動(dòng)安排。同時(shí)，對(duì)教師方面，要準(zhǔn)備好教師授課所需的教室、場(chǎng)地，管理教學(xué)任務(wù)與調(diào)停課，核算各位教師工作量。此外，還有課本征訂與發(fā)放、學(xué)校自編課本的統(tǒng)計(jì)及印刷等工作。二是教學(xué)質(zhì)量管理，對(duì)高校教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行全面監(jiān)督，掌握各門(mén)學(xué)科的教學(xué)效果與進(jìn)度，匯總教學(xué)大綱與授課日歷。定期聽(tīng)課，安排關(guān)于教學(xué)狀況的座談會(huì)，及時(shí)給部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、具體授課人員，反饋教學(xué)實(shí)際問(wèn)題，落實(shí)整改舉措。三是考務(wù)學(xué)籍管理，涉及考試與考查課程的準(zhǔn)備與安排，成績(jī)學(xué)生管理，整理各個(gè)學(xué)期中補(bǔ)考與退學(xué)、留級(jí)的人員名單，并提供成績(jī)證明等工作。在校期間，英語(yǔ)四六級(jí)、計(jì)算機(jī)二級(jí)等類(lèi)似的資格考試報(bào)名，畢業(yè)證書(shū)及學(xué)位證書(shū)審核與上報(bào)、發(fā)放，幫助教務(wù)處完成學(xué)籍變動(dòng)的相關(guān)工作。四是科研管理，學(xué)校精品課程與試點(diǎn)專(zhuān)業(yè)、新專(zhuān)業(yè)申報(bào)、研究項(xiàng)目立項(xiàng)、中期與結(jié)項(xiàng)資料匯總，整理教師獲獎(jiǎng)記錄，以及學(xué)校全部研究成果的整理和存檔。五是教師管理，計(jì)算統(tǒng)計(jì)教師與輔助類(lèi)技術(shù)員的數(shù)量比例，匯總記錄不同職稱(chēng)等級(jí)教師的數(shù)量與變動(dòng)。管理學(xué)校專(zhuān)職教師相關(guān)材料，并對(duì)兼職教師及教授進(jìn)行資格評(píng)估、簽署聘任合同等。輔助學(xué)校人力資源部門(mén)開(kāi)展教師評(píng)選活動(dòng)，并匯總與上報(bào)推薦資料。對(duì)新進(jìn)教師進(jìn)行資格評(píng)估，組織崗前培訓(xùn)活動(dòng)，并參與負(fù)責(zé)職稱(chēng)評(píng)定［1］。

二、高校教學(xué)秘書(shū)工作的能力要求

對(duì)高校整體運(yùn)轉(zhuǎn)來(lái)說(shuō)，教學(xué)秘書(shū)是極其關(guān)鍵的崗位，其牽涉到學(xué)校教學(xué)的各個(gè)方面，所以提升其工作效率，在優(yōu)化學(xué)校教學(xué)流程方面，具有較為重要的價(jià)值。只有擁有與此崗位相匹配的工作能力與職業(yè)素養(yǎng)，才能有效落實(shí)教學(xué)秘書(shū)工作。結(jié)合該崗位的工作內(nèi)容，具體的能力要求如下：

（一）有序安排工作的能力

教學(xué)秘書(shū)每日都有繁雜的工作任務(wù)，需要其有序安排各項(xiàng)工作，并保障基本的作業(yè)效率，特別是在每個(gè)學(xué)期開(kāi)始與結(jié)束的階段，調(diào)停課、考試成績(jī)錄入、補(bǔ)考名單及準(zhǔn)備、教學(xué)資料撰寫(xiě)、學(xué)校政策調(diào)整等事務(wù)，均有概率在一個(gè)時(shí)段開(kāi)展。在此情況下，需要教學(xué)秘書(shū)必須清楚地認(rèn)識(shí)到各項(xiàng)工作，梳理輕重、主次，做好工作安排，只有這樣才能保證工作效率，維護(hù)學(xué)校教學(xué)體系的正常運(yùn)行。

（二）服務(wù)于師生的能力

教學(xué)秘書(shū)面對(duì)的是高校管理人員、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與師生，由于工作對(duì)象多元化，使其要始終秉持服務(wù)意識(shí)。教學(xué)秘書(shū)本質(zhì)上屬于管理崗，但具體的作業(yè)內(nèi)容更傾向于服務(wù)師生，要輔助教學(xué)院長(zhǎng)，制定及推行教學(xué)文件，期間還需完成有關(guān)的撰寫(xiě)任務(wù)。并且還要把學(xué)校及學(xué)院制定的教學(xué)政策，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面?zhèn)鬟_(dá)給各位教師。同時(shí)，學(xué)生是院校開(kāi)展教學(xué)工作的根本，令學(xué)生較為輕松地獲取學(xué)習(xí)資料，有助于強(qiáng)化其對(duì)高校的歸屬感。所以說(shuō)，教學(xué)秘書(shū)要具備深厚的服務(wù)精神，只有及時(shí)滿(mǎn)足師生教學(xué)與學(xué)習(xí)的需要，才能讓教學(xué)活動(dòng)有效推進(jìn)，培養(yǎng)出真正的專(zhuān)業(yè)人才。

（三）熟練操作辦公軟件

教學(xué)秘書(shū)需為師生及時(shí)提供正確的教學(xué)信息，因?yàn)樘幱谠搷徫坏娜藛T，必須能熟練操作相關(guān)的辦公軟件。教學(xué)秘書(shū)每日不僅要完成撰寫(xiě)及解讀教學(xué)文件，還要負(fù)責(zé)教務(wù)處發(fā)出的關(guān)鍵信息、教師授課信息與獲獎(jiǎng)紀(jì)錄、學(xué)生成績(jī)和獎(jiǎng)懲的管理歸檔等。而無(wú)紙化的辦公環(huán)境中，要求教學(xué)秘書(shū)必須熟練使用相關(guān)的辦公軟件，而這是工作要求所決定的。只有靈活運(yùn)用當(dāng)代辦公軟件，才能更好地服務(wù)師生［2］。

（四）學(xué)習(xí)與寫(xiě)作的能力

教學(xué)秘書(shū)要適應(yīng)時(shí)代的變化，承擔(dān)日常起草與撰寫(xiě)部分文件的工作，所以其學(xué)習(xí)能力與寫(xiě)作水平都應(yīng)達(dá)到一定水準(zhǔn)。另外，教學(xué)秘書(shū)工作本身還存在時(shí)效性的特點(diǎn)，所以要求崗位人員能夠在短時(shí)間內(nèi)掌握高校教務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，以及學(xué)校設(shè)置各項(xiàng)課程之間的關(guān)聯(lián)性，明確教學(xué)質(zhì)量評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、師生資料歸檔等。面對(duì)如此繁雜的工作，教學(xué)秘書(shū)必須具有較佳的學(xué)習(xí)能力。另外，在授課安排調(diào)整與質(zhì)量評(píng)價(jià)、師范認(rèn)證等多個(gè)工作中，教學(xué)秘書(shū)都要負(fù)責(zé)文字整理及寫(xiě)作，所以寫(xiě)作也是其應(yīng)當(dāng)具備的能力。只有教學(xué)秘書(shū)擁有良好學(xué)習(xí)及寫(xiě)作水平，才能對(duì)學(xué)校教學(xué)工作的有序穩(wěn)定開(kāi)展予以保障。

三、高校教學(xué)秘書(shū)工作的功能作用

基于上文對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作的內(nèi)容敘述，可以清楚認(rèn)識(shí)到該崗位具有不可或缺的重要作用。教學(xué)秘書(shū)需貫穿于相關(guān)管理工作全程，認(rèn)真探析教育重點(diǎn)與管理關(guān)鍵，確保相應(yīng)實(shí)踐工作能有序落實(shí)，形成穩(wěn)定、有組織的管理體系。

（一）服務(wù)作用

對(duì)高校教學(xué)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，服務(wù)作用應(yīng)當(dāng)是其中一項(xiàng)關(guān)鍵功能，因?yàn)槠涓黜?xiàng)工作都是圍繞教學(xué)管理展開(kāi)的。以微觀視角而言，教學(xué)管理包含諸多常規(guī)性工作，例如穩(wěn)定日常授課秩序。對(duì)此，教學(xué)秘書(shū)應(yīng)落實(shí)理論探析與實(shí)踐研究，掌握各個(gè)學(xué)期的授課任務(wù)及核心標(biāo)準(zhǔn)，確保所有教學(xué)任務(wù)都可以順利進(jìn)行。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)應(yīng)立足于服務(wù)師生，主動(dòng)拉近和師生的關(guān)系，掌握在校生的學(xué)習(xí)與生活狀態(tài)，以及教師授課期間存在困難與阻礙，主動(dòng)匯總情況向主管部門(mén)反映，以此逐步提升服務(wù)效果與品質(zhì)，給學(xué)生學(xué)習(xí)、教師授課打造適宜的環(huán)境空間，推動(dòng)各類(lèi)教學(xué)活動(dòng)有序推進(jìn)。

（二）協(xié)作作用

高校實(shí)施教學(xué)管理中，教學(xué)秘書(shū)的作用極大，其與常規(guī)企業(yè)秘書(shū)有些類(lèi)似，需在進(jìn)行某項(xiàng)任務(wù)前，完成所需的準(zhǔn)備活動(dòng)，掌握任務(wù)的核心要義，強(qiáng)化和相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的溝通，做好教學(xué)管理任務(wù)的配置部署。例如，在教學(xué)校長(zhǎng)確認(rèn)工作計(jì)劃與管理工作方案后，作為教學(xué)秘書(shū)，就要迅速掌握方案執(zhí)行的實(shí)質(zhì)狀況與落地進(jìn)度，并及時(shí)開(kāi)展后續(xù)檢查與評(píng)估工作，針對(duì)工作中的缺陷，提出整改建議。由此來(lái)看，教學(xué)秘書(shū)在進(jìn)行實(shí)踐任務(wù)期間，要全面展現(xiàn)其自身的協(xié)作作用，掌握教學(xué)管理的整個(gè)流程，深刻探究其中面臨的諸多阻礙，形成更加完善的研究計(jì)劃，給領(lǐng)導(dǎo)決策予以參考依據(jù)，確保教學(xué)管理決策的貫徹執(zhí)行［3］。

（三）協(xié)調(diào)作用

教學(xué)秘書(shū)工作繁雜，牽扯教學(xué)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，屬于各工作間的協(xié)調(diào)“橋梁”，具有上傳下達(dá)的“中介”功能。高校教學(xué)管理期間，教學(xué)秘書(shū)應(yīng)當(dāng)掌握所有工作事項(xiàng)的執(zhí)行條件，肩負(fù)起組織與實(shí)踐的任務(wù)，提煉出各項(xiàng)工作的重難點(diǎn)，推進(jìn)二級(jí)部門(mén)和師生的聯(lián)系與交流。從另一個(gè)角度來(lái)看，教學(xué)秘書(shū)不僅要向下精確傳達(dá)上級(jí)部門(mén)的各個(gè)文件精神與指令，還應(yīng)完成橫向調(diào)節(jié)，保障有關(guān)信息能高效傳達(dá)，維護(hù)教學(xué)管理和授課實(shí)踐的協(xié)調(diào)性，使相關(guān)管理工作得以穩(wěn)定推進(jìn)。

（四）監(jiān)督作用

教學(xué)與實(shí)踐活動(dòng)開(kāi)展前，教學(xué)秘書(shū)要注重強(qiáng)化和師生間的關(guān)系，通過(guò)定期檢查及隨時(shí)抽查的方式，盡可能真實(shí)地掌握所有教學(xué)活動(dòng)的執(zhí)行狀況，并研究教學(xué)管理期間遇到的各種問(wèn)題與矛盾，結(jié)合已掌握的信息，輔助校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。利用日常監(jiān)督的方式，逐步提升管理工作的落實(shí)效果，使教學(xué)實(shí)踐任務(wù)高質(zhì)量執(zhí)行。

四、高校教學(xué)秘書(shū)工作的優(yōu)化建議

（一）保持定期工作節(jié)奏

首先，定期整理。在各個(gè)學(xué)期，教學(xué)秘書(shū)需整理大量的文件資料，這屬于常態(tài)化的任務(wù)。因而，崗位人員應(yīng)保持好定期整理收集材料的工作節(jié)奏，不可在出現(xiàn)某項(xiàng)信息需求后，臨時(shí)收集統(tǒng)計(jì)，而應(yīng)始終保障自身掌握資料的全面性。例如，教師姓名、民族、性別、職稱(chēng)等信息，不應(yīng)當(dāng)?shù)鹊叫枰獣r(shí)多次重復(fù)收集，而是要定期整理有關(guān)的資料內(nèi)容，做好統(tǒng)計(jì)保存，以便隨時(shí)能調(diào)用相關(guān)信息。該種工作方式，不僅利于教學(xué)秘書(shū)工作高效進(jìn)行，還為授課教師帶來(lái)諸多便利。其次，定期交流。教學(xué)秘書(shū)可借助微信與其他線(xiàn)上社交途徑，開(kāi)展日常的交流式辦公。另外，也能選擇開(kāi)設(shè)公眾號(hào)，推送政策信息與活動(dòng)進(jìn)程，并提供線(xiàn)上問(wèn)題解答等服務(wù)，擴(kuò)大師生了解信息的路徑。與此同時(shí)，面對(duì)面交流也很關(guān)鍵，有利于快速收獲工作實(shí)效。因此，教學(xué)秘書(shū)需經(jīng)常與師生接觸，親臨教學(xué)一線(xiàn)觀察教學(xué)狀態(tài)、程序、師生需要，積極探索更適宜的工作模式，提高自身服務(wù)師生的能力。再次，定期更新。高校教學(xué)管理中，教學(xué)秘書(shū)日常收集匯總信息與材料均屬于動(dòng)態(tài)行為，無(wú)法做到固定不變，因而要進(jìn)行定期維護(hù)、修改、核對(duì)，確保信息數(shù)據(jù)與當(dāng)前實(shí)際情況相符，以備隨時(shí)取用。最后，定期反饋。因?yàn)榻虒W(xué)管理生成的資料文件，均需交到教務(wù)處與對(duì)應(yīng)職能部門(mén)，文件內(nèi)容也是動(dòng)態(tài)變化的，所以要求教學(xué)秘書(shū)能定期反饋，以便部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)核對(duì)資料文件，掌握當(dāng)前教學(xué)管理的情況。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)還需定期匯報(bào)，確保領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)知悉并掌握情況［4］。

（二）培養(yǎng)提升綜合素質(zhì)

新的歷史階段，高校教學(xué)秘書(shū)必須擁有較高的個(gè)人素養(yǎng)，這關(guān)系到教學(xué)管理的品質(zhì)與效果。在教學(xué)秘書(shū)應(yīng)對(duì)多種繁雜的事務(wù)中，需擁有高水平的政治思想覺(jué)悟與修養(yǎng)，擁有優(yōu)秀的道德情操，不斷在工作實(shí)踐中增強(qiáng)個(gè)人使命感與責(zé)任感，形成該崗位人員應(yīng)當(dāng)具備的服務(wù)意識(shí)；另外，院校教學(xué)秘書(shū)為順應(yīng)現(xiàn)階段高校管理訴求，需主動(dòng)學(xué)習(xí)、探析政治理論與國(guó)家教育事業(yè)指導(dǎo)路線(xiàn)等，清楚高等教育理論內(nèi)涵，了解當(dāng)代管理思路與技能，補(bǔ)充教育知識(shí)與能力，優(yōu)化教學(xué)管理的實(shí)踐工作體系；同時(shí)，因?yàn)榻虒W(xué)秘書(shū)的工作特殊性，其在相關(guān)管理工作中，有著較大的比重，功能作用復(fù)雜，工作多樣、量大，這對(duì)該崗位人員的心理素質(zhì)有一定的考驗(yàn)。在日常處理工作中，難免會(huì)遭遇不同的難題與挫折，要求教學(xué)秘書(shū)可以對(duì)自我有清楚的認(rèn)識(shí)，形成客觀的評(píng)價(jià)，并勇于面對(duì)不同的工作場(chǎng)景，增強(qiáng)其適應(yīng)能力，而且教學(xué)秘書(shū)需懂得控制個(gè)人情緒，保持高修養(yǎng)。除此之外，學(xué)校應(yīng)注重培養(yǎng)其風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)，能在組織籌劃各項(xiàng)管理活動(dòng)中，始終處于熱誠(chéng)狀態(tài)。

（三）重點(diǎn)緩解職業(yè)倦怠

由職業(yè)倦怠帶來(lái)的心理及生理、言行等方面的負(fù)面影響，會(huì)明顯降低個(gè)人的工作自主性，由此導(dǎo)致工作效率下降，所以若要保障教學(xué)秘書(shū)工作效果，應(yīng)當(dāng)考慮職業(yè)倦怠的問(wèn)題。職業(yè)倦怠的形成，通常來(lái)自?xún)蓚€(gè)方面：一是外因，主要由社會(huì)與組織施加的壓力。全社會(huì)需要加強(qiáng)對(duì)高校行政管理崗位的了解，認(rèn)同管理者屬于學(xué)校職工中的關(guān)鍵要素，發(fā)揮出服務(wù)品質(zhì)與管理成效對(duì)高校育人的積極作用。而組織內(nèi)部基于妥善的分配崗位資源，了解并重視教學(xué)秘書(shū)崗位考評(píng)機(jī)制的特殊性，打破原本單一形式的測(cè)評(píng)體系，利用服務(wù)對(duì)象動(dòng)態(tài)化評(píng)價(jià)、關(guān)聯(lián)部門(mén)民主評(píng)估、量化作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，客觀、公正、全面地反映出具體的工作情況與質(zhì)量。教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)改革、學(xué)科開(kāi)發(fā)、教育成果評(píng)價(jià)等工作中的貢獻(xiàn)，也要適當(dāng)融入到考評(píng)機(jī)制中，把平日工作事務(wù)的負(fù)荷程度也應(yīng)加入考評(píng)量化之中，在教學(xué)秘書(shū)崗位上建立起多勞多得的模式。二是內(nèi)因，主要是自身的價(jià)值需要。教學(xué)秘書(shū)需全面展現(xiàn)出個(gè)人自主性，積極消除倦怠狀態(tài)，明白外界對(duì)該崗位人員的期許，并清楚教學(xué)秘書(shū)是學(xué)校育人建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需通過(guò)平日實(shí)踐行為，發(fā)揮出榜樣作用，把承受的壓力轉(zhuǎn)化成工作動(dòng)力。同時(shí)，堅(jiān)持個(gè)人的價(jià)值追求，在創(chuàng)新建設(shè)與交流反饋中，得到價(jià)值認(rèn)同，并始終展現(xiàn)出創(chuàng)新意識(shí)與熱情，把自我成長(zhǎng)追求與價(jià)值體現(xiàn)，轉(zhuǎn)化成人格完善塑造與強(qiáng)化管理能力，積極提供決策建議，參與到教學(xué)創(chuàng)新及改革過(guò)程之中。此外，教學(xué)秘書(shū)還應(yīng)謹(jǐn)記個(gè)人認(rèn)知的核心應(yīng)當(dāng)是提高自我價(jià)值，并非提高地位。通過(guò)教學(xué)秘書(shū)自主弱化由于負(fù)面態(tài)度與氛圍導(dǎo)致的倦怠情緒，關(guān)注自身技能優(yōu)化，熟練運(yùn)用各類(lèi)辦公技術(shù)，不斷改進(jìn)管理工作方法，學(xué)習(xí)并掌握網(wǎng)絡(luò)教學(xué)的管理方法，例如直播課后臺(tái)維護(hù)、課程安排、教學(xué)評(píng)估、直播旁聽(tīng)等，給高校教育與行政管理革新奠定基礎(chǔ)［5］。

（四）完善學(xué)校頂層設(shè)計(jì)

高校需嘗試開(kāi)設(shè)以教學(xué)秘書(shū)晉升為中心的管理渠道，搭配規(guī)范化的管理指導(dǎo)計(jì)劃與績(jī)效保障機(jī)制，完善崗位晉升模式?；诜€(wěn)定、適宜的晉升體系，高校需要繼續(xù)探索新的運(yùn)行模式，例如設(shè)置教學(xué)秘書(shū)或是管理方面的職稱(chēng)，可按照個(gè)人的工作效能，判斷其是否有資格晉升，以此調(diào)動(dòng)起教學(xué)秘書(shū)參與學(xué)校教育管理的熱情；高校也可以借鑒公務(wù)員晉升模式，采用職級(jí)職務(wù)“雙軌”形式，在領(lǐng)導(dǎo)崗位人員不多的狀況下，可增加協(xié)調(diào)員與調(diào)研員等類(lèi)似的職數(shù)，達(dá)到增加工資績(jī)效的目的；而且學(xué)校要注重拓展教學(xué)秘書(shū)的崗位成長(zhǎng)路徑，打通晉升渠道，使其擁有展示自己個(gè)人能力的機(jī)會(huì)，而不會(huì)由于晉升名額過(guò)少，導(dǎo)致其感到職業(yè)發(fā)展無(wú)望；此外，還要對(duì)個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，與一線(xiàn)教育工作者同樣，設(shè)置評(píng)選評(píng)優(yōu)的獎(jiǎng)項(xiàng)，形成正面推動(dòng)效應(yīng)，并適當(dāng)放松各類(lèi)課題申報(bào)上的局限，支持教學(xué)秘書(shū)切實(shí)參與到課題研究之中。

總之，教學(xué)秘書(shū)關(guān)系到高校辦學(xué)育人秩序及教學(xué)質(zhì)量，是高校各部門(mén)之間聯(lián)系的媒介。學(xué)校需充分重視教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，予以其多樣化的成長(zhǎng)機(jī)會(huì)，深度挖掘其價(jià)值體現(xiàn)，并積極從思想上加以引導(dǎo)，使教學(xué)秘書(shū)能認(rèn)識(shí)到自身的價(jià)值及特殊性，積極解決各種工作難題。