李穎 海洋石油工程股份有限公司

截至目前，結(jié)合各個機(jī)構(gòu)的干部人事檔案管理的整體模式，大多數(shù)都已經(jīng)采用了數(shù)學(xué)化的管理方式，從而可以提升管理的高效性和規(guī)范性。但是，對于現(xiàn)有的各企業(yè)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)或者是事業(yè)單位運(yùn)用的數(shù)字化的管理方式的趨勢并不明確，同時，在應(yīng)用的過程中還存在著許多的問題。例如，管理人員的素質(zhì)不夠，數(shù)字化信息技術(shù)的缺乏，數(shù)字化管理的基礎(chǔ)設(shè)備，整體建設(shè)機(jī)構(gòu)不健全，并且缺少相對應(yīng)項(xiàng)目的啟動資金或者數(shù)字化管理技術(shù)的培訓(xùn)。并且，各企業(yè)事業(yè)相互聯(lián)系中，并沒有可以進(jìn)行各個部門相互之間有效的聯(lián)合管理。因此，對于實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理技術(shù)的進(jìn)度變得極為緩慢。對此，針對現(xiàn)在各企業(yè)事業(yè)單位個機(jī)構(gòu)或者單位，反饋出的各種各樣的數(shù)據(jù)化管理現(xiàn)在所面臨的問題，研究并且探討制定出可以有效地完善干部人事檔案管理數(shù)字化管理的重要的方式。

一、管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)

隨著時代的快速進(jìn)步，對于各企業(yè)事業(yè)單位組織內(nèi)部的干部人事檔案數(shù)字化都必須要結(jié)合新的信息管理辦法。結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)可以更好地開展檔案數(shù)字化工作，從而提高不少的工作效率。但是，根據(jù)現(xiàn)在在管理過程中存在的問題和缺陷，如現(xiàn)代化的管理設(shè)備比較陳舊，數(shù)字化的管理人員的整體的管理技能不高等。針對這些問題提出了如下整改措施

（一）辦公設(shè)備配置比較落后

利用現(xiàn)代化的優(yōu)勢，優(yōu)化檔案管理的管理方式。雖然我們在數(shù)字化管理的發(fā)展階段，還是剛剛起步，并且，在許多機(jī)構(gòu)或者是組織內(nèi)部依然還是存在著利用傳統(tǒng)形式的管理體制。在一些比較發(fā)達(dá)的城市，對于干部人事檔案的管理，已經(jīng)使用數(shù)字化管理軟件，但是這個數(shù)字化信息管理軟件基本都是屬于自己研發(fā)的軟件，這種自主研發(fā)的軟件在操作過程中還是存在著比較多的問題，根本就沒有辦法實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的相互連接問題，對于各個機(jī)構(gòu)或者是單位的數(shù)字化管理的硬件設(shè)施配置的條件是相對比較低的，從根本原因上沒有辦法解決或者滿足實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理操作的硬件要求。由于管理過程中，存在的檔案管理信息技術(shù)不完善，在錄入干部人事檔案信息的過程中，比較容易出現(xiàn)錄入錯誤的問題，從而導(dǎo)致了干部人事檔案的可用數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量不是很高。對于各個機(jī)構(gòu)或者是組織在應(yīng)用的過程中就比較少。根據(jù)上面介紹的種種問題，都是和利用數(shù)字化干部人事檔案的管理與建設(shè)的要求不符合，想要更好地實(shí)現(xiàn)對于機(jī)構(gòu)或者是組織進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，我們還需要進(jìn)行不斷地研究或者是根據(jù)問題不斷進(jìn)行翻閱紙質(zhì)的檔案。利用傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用，采用傳統(tǒng)查檔、調(diào)檔方式，通過傳統(tǒng)的工作方式，不僅不會提高工作效率，反而還會給檔案查閱的工作人員帶來比較多的問題，從而影響到了對于檔案數(shù)字化管理的服務(wù)效率[1]。

（二）管理模式的落后

人事檔案的數(shù)字化管理，需要不斷地提升檔案管理人員的檔案管理技能。干部人事檔案數(shù)字化管理工作不但需要檔案管理人員全面掌握檔案管理工作的流程和操作方式，還需要熟悉計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的使用及數(shù)據(jù)庫軟件的應(yīng)用。所以，這就給各個機(jī)構(gòu)和組織在推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理工作帶來了一定的困難。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前近90%的人事檔案管理人員沒有系統(tǒng)掌握人事檔案信息數(shù)據(jù)化的相關(guān)知識，對于單位安排的信息數(shù)據(jù)化知識統(tǒng)一的培訓(xùn)，基本都是走馬觀花式的參與，所以，造成數(shù)據(jù)化管理水平提升較慢、利用數(shù)字化進(jìn)行開發(fā)和利用人事檔案工作的推行相對比較困難?，F(xiàn)如今，想要更好地利用現(xiàn)代化的技術(shù)，對于干部人事檔案管理與建設(shè)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升，并且提升管理人員的操作檔案管理進(jìn)行數(shù)字化管理，并且可以從以下幾個方面，第一，在操作上不能擺脫手工整理檔案；第二，檔案管理工作還是以人工為主；第三，檔案信息無法實(shí)現(xiàn)多部門共享，造成檔案的利用還是要派專人到檔案室來辦理；第四，陳舊的管理模式造成檔案信息不能被深度利用，不能很好地為人事工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，造成檔案信息資源的浪費(fèi)，不但增加了時間成本及辦公成本，而且妨礙工作效率的提升。想要更好地提升上述能力，還需要克服種種困難，才能達(dá)到我們制定的預(yù)期目標(biāo)，這都需要一個比較長的過程。

（三）深度利用干部人事檔案管理

對于各個機(jī)構(gòu)或者是組織管理部門，在利用人事檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用過程中，為什么經(jīng)常會出現(xiàn)一些利用率比較低的情況呢？這就是傳統(tǒng)的人事檔案管理部門的應(yīng)用方式，紙質(zhì)查詢方式，但是，這種是人為地進(jìn)行工作，它不像機(jī)器可以設(shè)定好程序就直接應(yīng)用到生產(chǎn)過程當(dāng)中。想要更好的讓人事檔案數(shù)字化可以快速、準(zhǔn)確地找出需要進(jìn)行查看的干部人事檔案的信息資料。截至目前為止，系統(tǒng)軟件還沒有真正的研究開發(fā)出來，對于可以利用的工作空間，還需要進(jìn)行深度的挖掘，才能讓人事檔案管理數(shù)字化管理在一定的程度上可以進(jìn)行深度的開發(fā)和利用，并且利用人事檔案數(shù)字化管理開發(fā)出來的優(yōu)勢，減少一定程度上對于開發(fā)和利用人事檔案數(shù)字化帶來的困難。因此，在可以保證人事檔案信息安全的前提下，需要快速加強(qiáng)對于干部人事檔案數(shù)字化深度開發(fā)和利用。只有這樣的形式，才能最大化的人事檔案管理數(shù)字化的功能發(fā)揮到最大的程度。當(dāng)然，對于這些問題也不可能是一蹴而就能夠完成的，需要工作人員不斷地去進(jìn)行深度探討和挖掘。

二、關(guān)于干部人事檔案數(shù)字化管理的具體實(shí)施方法

（一）完善基礎(chǔ)硬件設(shè)施配套

想要更好地提升干部人事檔案管理數(shù)學(xué)化的技能培訓(xùn)，必須要提高專業(yè)管理人才隊(duì)伍的整體的質(zhì)量，才能夠長此以往的實(shí)現(xiàn)高效的干部人事檔案數(shù)字化的管理與建設(shè)機(jī)制。最好的提升方式就是提升對于干部人事檔案管理人員的硬件設(shè)施，利用統(tǒng)一的培訓(xùn)和培養(yǎng)就可以從整體上提升人事檔案管理工作中素質(zhì)，以便彌補(bǔ)他們在數(shù)字化管理工作中出現(xiàn)的問題。比如，我們必須要針對性地對于人事檔案管理部門的工作人員的操作技能進(jìn)行綜合性培訓(xùn)，從而可以增強(qiáng)他們之間對于計(jì)算機(jī)操作的能力，讓人事管理部門可以通過熟練的計(jì)算機(jī)操作技能進(jìn)行人事檔案管理數(shù)字化管理的操作流程。利用傳統(tǒng)的管理方式，如果出現(xiàn)問題就可以及時地利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行及時查缺補(bǔ)漏，利用統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)操作技能的培訓(xùn)，還可以對于檔案信息管理實(shí)施高效的管理保護(hù)措施。同時，還可以不斷地更新檔案管理部門的管理機(jī)制，我們在原來的管理人員的基礎(chǔ)上，還可以增添一些新鮮的具有專業(yè)技能的外聘人員進(jìn)行檔案信息管理工作。利用對于聘用的專業(yè)工作人員可以帶來一些對于數(shù)字化檔案管理工作的技術(shù)資源和手段，從而可以保證檔案管理工作在數(shù)字化的操作方式下，可以進(jìn)行有效的操作和管理。同時，利用這些專業(yè)的外聘人員可以對于原來的基礎(chǔ)的員工進(jìn)行統(tǒng)一的技能培訓(xùn)或者是傳授他們的工作經(jīng)驗(yàn)，幫助他們可以更好、更快的接受對于數(shù)字化管理的深度認(rèn)識和操作技能，促使他們可以共同的成長成為專業(yè)的人才，共同對于建立人事檔案管理部門的實(shí)質(zhì)性的管理工作，從而可以提升整體的人事檔案數(shù)字化管理的效率[2]。

（二）如何提升干部人事檔案管理意識

需要積極轉(zhuǎn)變認(rèn)為管理的檔案資料沒有什么應(yīng)用價值的舊觀念，對于干部人事管理的意識，需要逐步提升，慢慢地改變管理人員，對于干部人事檔案管理的觀念，怎么加強(qiáng)和提升對于人事檔案數(shù)字化管理的合理開發(fā)和利用，這就需要我們利用到專業(yè)的技術(shù)人才，來對該技術(shù)進(jìn)行深度的挖掘深層價值，只有這樣才能更好地做到了物盡其用，人盡其才。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，對于檔案管理來講，需要的專業(yè)性人才越來越多，起到對于檔案管理更好的管理作用，改變傳統(tǒng)的管理方式，就是對于新時代干部人事檔案管理數(shù)字化管理的新氣象，應(yīng)該積極參與技能的培訓(xùn)，形成檔案管理的高效人才。

三、對于現(xiàn)代化檔案設(shè)備和流程的應(yīng)用方式

（一）現(xiàn)代化設(shè)備檔案數(shù)字化應(yīng)用方式

想要更好地提升人事檔案數(shù)學(xué)化的管理機(jī)制，爭取全面的加速對于檔案數(shù)字化的管理方式，從而可以進(jìn)行有效的干部人事檔案數(shù)字化管理機(jī)制，還可以通過制定出良好的管理制度。各個機(jī)構(gòu)和組織之間應(yīng)該在人事檔案管理部門里，全面地建立出一套可以明確地規(guī)定出對于相關(guān)規(guī)章制度，可以在原來的基礎(chǔ)上進(jìn)行約束他們的工作意識，加強(qiáng)他們對于人事檔案數(shù)字化的管理工作可以更加高效地展開，認(rèn)真對待每一個管理工作環(huán)節(jié)，利用原來制定出的工作計(jì)劃，工作目標(biāo)，進(jìn)行不斷修補(bǔ)在工作過程中出現(xiàn)的問題或者是漏洞，加強(qiáng)各個機(jī)構(gòu)或者是組織可以有效地提升數(shù)字化管理機(jī)制的順利開展工作。制定出相關(guān)的工作目標(biāo)，這里面還包括安全管理目標(biāo)、數(shù)字化監(jiān)管保密、使用用戶的責(zé)任權(quán)限以及文件檢索制度等等。結(jié)合上述這些計(jì)劃，對于人事檔案管理工作人員就必須要深度地解讀這些計(jì)劃目標(biāo)，才能更好地提升對于人事數(shù)字化檔案管理工作過程中更好地履行自己的責(zé)任和義務(wù)，保證自身的職責(zé)道德，從而可以保證對于人事檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程[3]。

（二）干部人事檔案的利用流程應(yīng)用

想要更好地進(jìn)行各個部門之間相互協(xié)調(diào)聯(lián)動的管理方式，就必須要在各個機(jī)構(gòu)或者是組織當(dāng)中進(jìn)行加強(qiáng)人事檔案管理的利用，由于人事檔案管理在各個機(jī)構(gòu)或者組織里面它只是一個小的部門，但是。在這個小的部門里存在了很多的上司機(jī)構(gòu)或者同級機(jī)構(gòu)。所以想要更好地保證干部人事檔案管理工作可以進(jìn)行數(shù)字化管理的高效運(yùn)行，還必須要和其他部門進(jìn)行相互合作，用來保證提升檔案管理的高效性。同時，對于人事檔案管理部門之間還必須要加強(qiáng)上下級之間的部門協(xié)調(diào)和分工，利用相關(guān)的規(guī)章制度明確把責(zé)任落實(shí)到各個部門和員工之間，積極努力地配合各個部門之間責(zé)任和義務(wù)，積極地配合人事檔案管理部門管理工作。深度加強(qiáng)各個部門管理機(jī)制，可以加強(qiáng)對于人事檔案數(shù)字化管理部門的深度的發(fā)展，科學(xué)合理地進(jìn)行檔案信息的采集、使用與維護(hù)，形成高效且有序的數(shù)字化管理機(jī)制。

四、干部人事檔案管理數(shù)字化管理安全系數(shù)

（一）加強(qiáng)數(shù)字化信息安全的幾點(diǎn)措施

在干部人事檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力方面需要努力提升。尤其是在干部人事檔案數(shù)字化工作的操作過程中，我們不僅需要強(qiáng)調(diào)檔案信息在數(shù)量上沒有遺漏，同時還需要保證所有管理信息的安全問題，特別是檔案管理數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫上存期間的安全問題，這也是對干部人事檔案管理數(shù)字化管理的一個挑戰(zhàn)。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全問題頻繁發(fā)生，這對社會發(fā)展帶來了比較嚴(yán)重的影響，所以在干部人事檔案管理數(shù)字化的轉(zhuǎn)變過程中，可能存在檔案管理者技術(shù)或者是習(xí)慣等問題，在工作中出現(xiàn)紕漏，或者是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)沒加強(qiáng)而導(dǎo)致的工作失誤，都會影響到干部人事檔案信息管理儲存的安全信息，現(xiàn)代化技術(shù)的普及，大數(shù)據(jù)時代，云計(jì)算的到來，使人們獲得的信息來源的途徑越來越多。

（二）加快數(shù)字化管理腳步

隨著新時代快速的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代化技術(shù)的突飛猛進(jìn)更是推動了，各行各業(yè)的快速成長，因此，對于現(xiàn)在的許多企業(yè)和檔案管理部門來看，也基本上都在慢慢地進(jìn)行了數(shù)字化的管理和應(yīng)用，特別是檔案管理工作利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更是可以開展檔案管理工作更為精細(xì)化的區(qū)分和管理，怎么樣實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理數(shù)字管理的腳步，對于現(xiàn)在的干部人事檔案管理數(shù)字的工作者來說已經(jīng)不是能夠耽誤的事情了?；诖?，對于進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字管理必須樹立起大局思想，以現(xiàn)代技術(shù)、信息化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)加快人事檔案管理信息的建設(shè)的步伐，積極提高檔案管理工作總體數(shù)字腳步，滿足對于干部人事檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的服務(wù)需求，推動干部人事檔案數(shù)字管理和建設(shè)的飛速發(fā)展。

五、結(jié)語

總而言之，對于各個機(jī)構(gòu)和組織之間可以有效地開展干部人事檔案數(shù)字化的有效管理措施，就必須要從全面的管理上進(jìn)行思考，逐步地完善對于檔案數(shù)字化的應(yīng)對措施。首先，需要加強(qiáng)對于人事檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，利用高效的技術(shù)設(shè)備有效地開展管理工作。同時，要統(tǒng)一地進(jìn)行人事檔案數(shù)字化的人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，可以加強(qiáng)他們對于現(xiàn)代化的技術(shù)運(yùn)用和提升個人素質(zhì)，從而可以有效地開展工作。另外，還需要明確各個部門的工作責(zé)任，協(xié)調(diào)各個部門之間的相互合作，提升人事檔案管理數(shù)字化的管理效率。