精細(xì)化管理在高校干部人事檔案工作中的應(yīng)用研究

呂翊菲 廣西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院

人事檔案記載著本人的主要經(jīng)歷、政治面貌、道德品德等關(guān)鍵信息，是干部錄用、提拔、職稱評審的重要依據(jù)，在個(gè)人的職業(yè)生涯中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。通過提高人事檔案精細(xì)化管理水平，能夠更好地發(fā)揮人事檔案的信息更新、參考證明、咨詢決策的作用，更高質(zhì)量地服務(wù)干部提拔、職稱評審、人才培養(yǎng)工作。

中共中央辦公廳在二零一八年制定的《干部人事檔案工作條例》中指出，要對干部人事檔案管理工作的制度、內(nèi)容設(shè)計(jì)、日常監(jiān)督管理、使用考核、紀(jì)律監(jiān)察等方面進(jìn)行完善?！陡刹咳耸聶n案工作條例》為今后的一個(gè)時(shí)期內(nèi)部人事檔案保存研究與管理指明了方向，在人事檔案管理的實(shí)際研究與工作中要創(chuàng)新管理辦法，繼續(xù)促進(jìn)人事檔案管理工作科學(xué)化、制度化、技術(shù)規(guī)范化，積極服務(wù)人才管理工作和新形勢下的中國特色社會主義教育事業(yè)。

一、高校人事檔案的現(xiàn)狀

大學(xué)集教育、科學(xué)研究與社會服務(wù)為一體，性質(zhì)相對復(fù)雜，主要人才種類有專業(yè)技術(shù)、行政管理干部和工勤技術(shù)人員等，而人員編制種類則包括了實(shí)名編制和非實(shí)名制員工、外聘工作人員，所從事的學(xué)科、職稱方面比較復(fù)雜，高校中的行政工作、科研活動、教學(xué)活動、職稱評審、干部提拔、崗位變動等會產(chǎn)生大量的檔案材料，這些材料蘊(yùn)含著的信息不僅反映了教職工的德能勤績的原始記錄，也是學(xué)校的寶貴財(cái)富，對于學(xué)校的發(fā)展建設(shè)、人員分配和教學(xué)質(zhì)量的提升都有至關(guān)重要的作用。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代和高質(zhì)量發(fā)展的需要，人事檔案管理的內(nèi)容變得更加繁多，工作程序更加復(fù)雜，要求提供更有參考價(jià)值和個(gè)性化的服務(wù)。做好新形勢下高校人才檔案管理工作，使得人事檔案能夠更好地服務(wù)于人力資源管理，有利于構(gòu)建學(xué)校人事工作新格局，提高學(xué)校人事檔案服務(wù)水平。

二、精細(xì)化管理的要求和要素

（一）精細(xì)化管理的含義和要求

精細(xì)化管理源自企業(yè)科學(xué)思想和技術(shù)方法，是中國社會分配的細(xì)致化及其服務(wù)的細(xì)致化對現(xiàn)代管理的需要，是企業(yè)建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)之上，并把常規(guī)管理推向更深化的基本思維和模式，是指中國企業(yè)以最大程度地節(jié)約企業(yè)管理所占的各種資源比例和減低企業(yè)管理生產(chǎn)成本為目標(biāo)的科學(xué)方式。根據(jù)現(xiàn)代管理學(xué)提出，中國企業(yè)科學(xué)化管理模式有三個(gè)階段:第一層次是標(biāo)準(zhǔn)化，第二個(gè)階段是細(xì)致化，第三階段是人性化。在企業(yè)精細(xì)化管理就是實(shí)行經(jīng)理責(zé)任，把經(jīng)理責(zé)任細(xì)化、明確化，它規(guī)定每一位管理人員都必須工作到位、盡責(zé)。首先管理人員要把事情做到位，所有事情要天清日結(jié)，每日都要對當(dāng)天的情況加以檢驗(yàn)，對問題加以改進(jìn)，并及時(shí)處理等等?，F(xiàn)代管理理論的創(chuàng)新、信息技術(shù)的發(fā)達(dá)和各種終端設(shè)備的進(jìn)步，已經(jīng)為精細(xì)化管理提供了可行性條件。

人事檔案精細(xì)化管理，是指通過對人事檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)加以精細(xì)劃分，把精細(xì)化管理理念滲透到人事檔案管理工作，從而概括并總結(jié)出在各個(gè)環(huán)節(jié)的最佳管理工作方式，以期達(dá)到對檔案業(yè)務(wù)功效的最優(yōu)化。檔案精細(xì)化管理工作更多地強(qiáng)調(diào)了標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、精準(zhǔn)化管理，是人事部門做到科學(xué)管理、合規(guī)規(guī)范的重要基石，對提高檔案生命周期中的管理品質(zhì)也有著難以忽略的關(guān)鍵作用。

（二）人事檔案精細(xì)化管理的要素

人事檔案精細(xì)化管理的服務(wù)要素，主要分為以下幾個(gè)方面:一是完善的人事檔案管理體系，制度能否健全，直接影響著實(shí)施情況和考核否落實(shí)，所以人事檔案精細(xì)化管理就一定要有基礎(chǔ)的管理制度，包括了全面的工作制度、健全的管理人員隊(duì)伍、具體的職能分工、動態(tài)的培訓(xùn)管理機(jī)制等；二是統(tǒng)一的執(zhí)業(yè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程就很難實(shí)現(xiàn)精細(xì)化服務(wù)，而人事檔案管理系統(tǒng)的精細(xì)化管理服務(wù)則是將人事檔案的收集、整理、查詢、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等的相關(guān)服務(wù)辦理過程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；三是可細(xì)化定量的科學(xué)管理方法，如在建立崗位責(zé)任制過程和各種管理制度流程過程中，將定量指標(biāo)細(xì)分到人事檔案管理的所有功能板塊，再細(xì)分到每位人、每位檔案盒中，使各項(xiàng)管理工作自始至終都保持在受控態(tài)勢，同時(shí)，通過科學(xué)計(jì)量方法，把參考咨詢、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和企業(yè)管理等工作中各種能量化的指標(biāo)全面衡量，以實(shí)現(xiàn)在管理工作的全過程中憑數(shù)據(jù)說話，并以數(shù)據(jù)為評價(jià)管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)依據(jù)；四是較高的信息化水平和服務(wù)能力，沒有較高的信息化管理水平，規(guī)范化管理服務(wù)能力就會受到制約，與當(dāng)前人事工作的改革和個(gè)性化服務(wù)的期望存在較大距離；人事檔案管理員的素質(zhì)也影響到服務(wù)效率，需要有較高理論水平和豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人才支撐。

三、當(dāng)前高校人事檔案精細(xì)化管理的制約因素

過去很多高校采用的是粗放管理人事檔案的方式，管理目標(biāo)大多是為了應(yīng)付了事，完成檔案收集、整理和編碼，缺乏長期的規(guī)劃，人事檔案的管理不夠規(guī)范，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的流程，整理質(zhì)量和利用效率都較低，主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：

（一）人事檔案的管理理念落后

因?yàn)闅w檔工作沒有直接產(chǎn)生效益，檔案管理的效益也無法及時(shí)實(shí)現(xiàn)，造成了部分學(xué)校教師對檔案管理工作缺乏重視，不能建立最基礎(chǔ)的規(guī)范化檔案管理意識，認(rèn)為歸檔管理的工作并不是核心工作，而只是要求文檔不泄密、資料不流失，在資金建設(shè)上也嚴(yán)重不足，更別說進(jìn)行長期規(guī)劃建設(shè)、配備專職人才隊(duì)伍。在某些學(xué)校不能設(shè)置專職檔案保管人員的學(xué)校，由于兼職檔案保管人員往往必須兼顧其他職責(zé)，能用在檔案管理上的精力也嚴(yán)重不足。檔案工作崗位職責(zé)不夠明確，缺乏較好的約束機(jī)制和責(zé)任落實(shí)。

（二）人事檔案的內(nèi)容不夠全面準(zhǔn)確

當(dāng)前隨著人事關(guān)系的多樣化，部分人事檔案的收集有一定的難度。如人事檔案中的履歷信息，因時(shí)代久遠(yuǎn)無法補(bǔ)充相關(guān)的佐證材料難辨真實(shí)性，親屬信息不夠準(zhǔn)確，出于隱私保護(hù)的需要，個(gè)人可能很難提供最真實(shí)準(zhǔn)確的情況。隨著時(shí)間的推移，如無干部提拔任前審核履歷信息也很少更新，反映個(gè)人工作的創(chuàng)新成果和發(fā)明設(shè)計(jì)等信息未能全面反映等，導(dǎo)致部分信息不能及時(shí)得到利用。

（三）人事檔案的業(yè)務(wù)程序不夠規(guī)范

按照當(dāng)前的人事檔案制度，還需要對有關(guān)個(gè)人的出生日期、參加工作日期、入黨時(shí)間、學(xué)位以及工作經(jīng)驗(yàn)等的有關(guān)材料進(jìn)行專項(xiàng)審核認(rèn)定并加以補(bǔ)充，有些缺失的人事檔案材料如學(xué)歷和過往的工作經(jīng)歷，需要外來單位進(jìn)行補(bǔ)充收集，而很多職工來自其他單位，不僅需要和以往工作真實(shí)準(zhǔn)確且及時(shí)歸檔是當(dāng)前比較復(fù)雜的問題；還有，一些悠久的歷史材料和遺留問題也缺乏科學(xué)的解決途徑單位的相關(guān)工作人員聯(lián)系，還需要開具不同的介紹信和證明材料，而如何保證補(bǔ)充材料的。很多高校在補(bǔ)充收集人事檔案材料的過程中普遍遇到無法補(bǔ)回材料的情況，經(jīng)個(gè)人催補(bǔ)后需要單位出具相關(guān)證明依然無法補(bǔ)回而造成缺失材料一直處于丟失狀態(tài)。

（四）人事檔案管理的庫房建設(shè)不足

在實(shí)際工作中，一些高校不愿意為人事檔案室購買較好的設(shè)備、基礎(chǔ)設(shè)施，檔案室?guī)旆勘容^簡陋，紙質(zhì)檔案保存的環(huán)境意識比較淡薄，對容易引發(fā)的檔案發(fā)霉、發(fā)潮、腐蝕、泄密、火災(zāi)等隱患，沒有引起足夠的重視，更不愿意在管理硬件措施上加強(qiáng)建設(shè)，這對檔案的利用和開發(fā)產(chǎn)生了非常不利的影響。管理理念的落后，不能滿足新時(shí)代檔案服務(wù)的需求，不利于提升檔案的利用價(jià)值，而且?guī)旆坑布O(shè)備的落后和老化，不僅會降低檔案使用的效率，甚至造成重要文件材料的丟失、人工操作的失誤，增加檔案管理的難度。

（五）人事檔案的信息化管理浮于表面

當(dāng)前，很多學(xué)校仍主要通過手工方式進(jìn)行檔案的梳理、采集、查檔等工作，勞動強(qiáng)度過大、工作效率低下；盡管有部分學(xué)校在教育管理工作中引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化軟件，但信息技術(shù)管理的手段也只是單純的查詢、復(fù)制，沒有對管理干部年齡、學(xué)位、能力考核、專長技能和專業(yè)方向等相關(guān)信息進(jìn)行科學(xué)分析并進(jìn)行科學(xué)合理的數(shù)據(jù)匹配，與其他人事系統(tǒng)的匹配性還較低，不能快速從檔案中獲取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)完成信息核對，進(jìn)而影響人事服務(wù)的滿意度和檔案利用的服務(wù)質(zhì)量。

四、高校人事檔案精細(xì)化管理的途徑

（一）更新管理觀念，營造精細(xì)化管理的氛圍

實(shí)施細(xì)致管理工作，首先需要解決的提問便是向人事檔案工作者灌輸細(xì)致管理工作的重大意義、重要性、可實(shí)施性，要讓其充分認(rèn)識檔案管理工作的必要性，改變工作觀念，提高細(xì)致化的意識，努力營建崇尚細(xì)致化的文化氛圍，并逐步完善當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的心智模式。建立以人為本的管理模式.首先需要明確人事檔案工作者在管理中的地位，要根據(jù)調(diào)整其興趣、積極度和創(chuàng)新能力去進(jìn)行各項(xiàng)活動，最大化地充分調(diào)動人事檔案工作者的能力，最廣泛地去充分調(diào)動人事檔案工作者的積極力。

（二）健全管理體系，加強(qiáng)責(zé)任落實(shí)

實(shí)行精細(xì)管理必須突出責(zé)任管理，強(qiáng)化責(zé)任，做到事事有人管。精細(xì)化管理要求對流程中的每一執(zhí)行環(huán)節(jié)都制定明確的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)踐中針對新情況、新要求不斷完善、補(bǔ)充各項(xiàng)管理工作制度和工作標(biāo)準(zhǔn).真正建立起一套科學(xué)、規(guī)范、操作性強(qiáng)的制度體系，才能形成一種具有強(qiáng)大動力的管理方式和運(yùn)行機(jī)制。組織人事檔案工作者，仔細(xì)研究學(xué)習(xí)《檔案法》、《干部人事檔案工作條例》、《保密工作法》、干部人事檔案專項(xiàng)審核工作、組工通訊等有關(guān)檔案管理的規(guī)定和上級文件的精神，結(jié)合本單位實(shí)際制定人事檔案管理的規(guī)章制度，明確人事檔案管理的崗位職責(zé)，細(xì)化工作要求，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，確保工作落到實(shí)處。

（三）規(guī)范業(yè)務(wù)流程，保證歸檔材料準(zhǔn)確性和及時(shí)性

建立和完善人事檔案的收集、整理、查閱、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等日常管理業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)程序，嚴(yán)格規(guī)范檔案材料形成、鑒別、傳遞、歸檔的管理細(xì)則，進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案材料收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入的相關(guān)流程和審批表格，簡化利用手續(xù)，在審批手續(xù)上逐步施行電子審核，提高辦理的效率。要更加全面選拔使用和評價(jià)黨員干部，在黨員干部任前考核中要著重審核《干部任免審批表》、《干部任前審查表》、《試用期滿轉(zhuǎn)正考核表》、試用期滿考察材料等關(guān)鍵材料是否全面正確；此外，還要注重搜集學(xué)位、專業(yè)技術(shù)人員、資格考試、學(xué)術(shù)帶頭人、重要科研成果等體現(xiàn)個(gè)人能力的特色資源，多收集干部能力檔案和反映個(gè)人專業(yè)特點(diǎn)的材料。除了完善人事檔案的內(nèi)容外，還要保證收集材料的及時(shí)性。對涉及個(gè)人職稱、人事變動、調(diào)整工資等材料，及時(shí)督促相關(guān)部門對電子材料及時(shí)收集移交，對于難以收集的材料，要加大收集力度，與相關(guān)部門溝通和整合資源，拓寬收集的渠道和辦法。同時(shí)對接收的歸檔材料實(shí)行全方位審核，落實(shí)歸檔材料負(fù)責(zé)制，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，并對新形成的歸檔材料采取專門審查制度和交接制，做到所有歸檔材料卷卷均可查、可用，卷卷準(zhǔn)確；同時(shí)建立統(tǒng)一、規(guī)范的歸檔材料。

（四）改善辦公條件，落實(shí)量化管理

根據(jù)《干部人事檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，為強(qiáng)化庫房建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行了檔案倉庫、辦公室、查檔室的"三分開"建設(shè)原則，在堅(jiān)持信息安全保密工作、布置適宜、科技應(yīng)用的基本原則下，進(jìn)一步完善檔案室辦公環(huán)境，并引入RFID智能檔案柜系統(tǒng)和配套檔案箱，即時(shí)盤點(diǎn)歸檔庫存，精確管理到本，量化管理，做到檔案材料排列有序，層次清楚，查閱方便，真正實(shí)現(xiàn)干部檔案的日常管理精細(xì)化。

（五）創(chuàng)新信息化管理手段，提升協(xié)同力管理水平

在保證人事檔案信息安全的前提條件下，把現(xiàn)代人事檔案信息管理技術(shù)與干部選拔任用管理工作緊密聯(lián)系，發(fā)揮現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)在黨員干部管理工作方面的優(yōu)越性。根據(jù)統(tǒng)籌規(guī)劃、共享、上下互通、分階段推進(jìn)、重點(diǎn)突破的原則，積極開發(fā)高校人事檔案管理電子信息平臺，以提高使用價(jià)值。完善網(wǎng)站建設(shè)，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)資源優(yōu)勢，建立共享開放的信息管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺。以數(shù)據(jù)中心為交通樞紐，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)式信息管理，對領(lǐng)導(dǎo)干部和各職能部門信息實(shí)行授權(quán)公開、共享，以達(dá)到信息管理服務(wù)的良性循環(huán)。

充分發(fā)揮已有資源優(yōu)勢推動干部管理工作信息化、互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展。注重完善硬件設(shè)備，在基礎(chǔ)設(shè)施硬件、信息技術(shù)獲取與使用等方面增加資金投入。同時(shí)，要充分研發(fā)信息系統(tǒng)中的自主生成干部任免基本情況和辭職、調(diào)動審批表、調(diào)整崗位名單等功能，并適時(shí)地把企業(yè)教職工的基本情況、人事變化狀況、職務(wù)調(diào)動、獲獎情況、年終考評結(jié)果和到齡退休情況等所形成的數(shù)據(jù)更新到員工名冊中，以提高人事部門信息化水平，以檔案信息化促進(jìn)學(xué)校管理工作的全面民主化、科學(xué)性和規(guī)范性。同時(shí)提高了人事信息系統(tǒng)庫的“鮮活度”，促進(jìn)人事信息系統(tǒng)管理工作的動態(tài)化和科學(xué)性，達(dá)成了干部信息系統(tǒng)數(shù)量新、資源全的管理工作規(guī)范。

（六）強(qiáng)化培訓(xùn)，形成合理人才成長機(jī)制

由于人事檔案管理工作的復(fù)雜化以及檔案保管的高技術(shù)化，這就對工作人員提出了更高的技術(shù)要求。檔案管理工作人員既要作為檔案科技操作的專家，也要掌握人事管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及有關(guān)基礎(chǔ)知識。要加強(qiáng)對檔案管理人才培養(yǎng)力度，著重提升教師隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，挖掘新人員潛力，努力培育既懂檔案又懂管理技術(shù)的新的復(fù)合型人員，以滿足現(xiàn)代化、信息化管理的新要求。進(jìn)一步提高干部管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，以更優(yōu)秀的技術(shù)人員服務(wù)于檔案管理工作。

要科學(xué)合理地建立好崗位職責(zé)規(guī)定和目標(biāo)責(zé)任制，擬定好長遠(yuǎn)的人才發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育的力量，形成合理的人才培養(yǎng)發(fā)展體制，關(guān)注檔案工作中實(shí)際存在的難點(diǎn)和熱點(diǎn)問題，采取專題講座、實(shí)習(xí)培訓(xùn)、現(xiàn)場研討等方式，探索檔案服務(wù)的新途徑；精細(xì)化管理要求在細(xì)節(jié)上執(zhí)行到位，要求實(shí)現(xiàn)整體績效提升，必須建立與之相適應(yīng)的人才培養(yǎng)與績效考核體系作為保證。建立完善的考核與激勵機(jī)制，將檔案工作人員的業(yè)務(wù)工作開展情況與崗位、績效工資掛鉤，建立合理、公平的考核機(jī)制，制定量化考核評分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評價(jià)工作。要進(jìn)一步充分調(diào)動干部檔案工作者的主觀能動性，并鼓勵其在學(xué)校日常管理工作中，為學(xué)校的人才隊(duì)伍現(xiàn)狀、干部政策制定、人才隊(duì)伍發(fā)展計(jì)劃以及日常管理工作等提供高質(zhì)量快捷有效的信息咨詢服務(wù)，以提升學(xué)校人事檔案管理工作的品質(zhì)與效能。

六、結(jié)束語

高校人事檔案工作應(yīng)在高校領(lǐng)導(dǎo)班子的高度重視下，進(jìn)一步建立健全的人事檔案管理機(jī)制，完善人事檔案管理的庫房環(huán)境，更新硬件設(shè)備，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案流程，進(jìn)一步優(yōu)化檔案使用審核程序，進(jìn)一步完善互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案建設(shè)，提升人事檔案的綜合效率與質(zhì)量，做到人事檔案管理工作的精細(xì)化，為人才選拔和學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。