趙石言 朱曉
摘? ?要:近幾年,隨著高校與外界市場化合作的增加,其內(nèi)部控制體系的建設(shè)尤其是經(jīng)濟(jì)合同的管理愈來愈重要。S高校經(jīng)濟(jì)合同管理中存在合同授權(quán)不規(guī)范、審批執(zhí)行不完善、合同履行不合規(guī)、合同印章管理和合同歸檔不嚴(yán)格等問題。為減少S高校經(jīng)濟(jì)合同管理的問題,應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、健全合同內(nèi)控配套制度、建立經(jīng)濟(jì)合同管理績效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系、推進(jìn)全面預(yù)算管理、統(tǒng)籌信息化建設(shè)、優(yōu)化內(nèi)控設(shè)計(jì)、健全合同管理人才隊(duì)伍。
關(guān)鍵詞:高校;內(nèi)部控制;經(jīng)濟(jì)合同
中圖分類號(hào):G647? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A? ? ? ?文章編號(hào):1673-291X(2023)04-0137-04
近幾年,隨著我國市場化改革的深入,高校與外界的交往愈發(fā)頻繁,市場化合作的形式越來越多樣化。為保障合作雙方的權(quán)益,高校必須以書面合同明確與合作方的權(quán)利與義務(wù)。高校與合作方的合同涉及到建筑工程、合作辦學(xué)、人員培訓(xùn)、技術(shù)開發(fā)與轉(zhuǎn)讓、咨詢與服務(wù)、創(chuàng)就業(yè)實(shí)習(xí)基地建設(shè)、儀器設(shè)備采購、資產(chǎn)處置、場地租賃等許多方面。高校的公益性與多層級(jí)管理的特點(diǎn)決定了合同管理的復(fù)雜性。倘若合同管理出現(xiàn)漏洞,則極有可能助長腐敗,對(duì)高校造成經(jīng)濟(jì)損失,并對(duì)高校的內(nèi)部運(yùn)行與社會(huì)聲譽(yù)造成不利的影響。因此,加強(qiáng)高校內(nèi)部控制體系建設(shè)、改進(jìn)高校經(jīng)濟(jì)合同管理,已經(jīng)成為高校高質(zhì)量發(fā)展的重要課題。本文基于對(duì)S高校的調(diào)查,研究新形勢下高校經(jīng)濟(jì)合同管理的問題與改進(jìn)策略。
一、S高校經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀
高校合同是高校作為獨(dú)立的民事主體,在開展教學(xué)、科研及其他活動(dòng)時(shí)與自然人、法人或其他組織之間訂立的書面協(xié)議。2020年,S高校召開內(nèi)控建設(shè)會(huì)議5次,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,編寫《S高校內(nèi)部控制管理手冊(cè)(2020年版)》《S高校內(nèi)部控制建設(shè)與執(zhí)行自評(píng)手冊(cè)(2020年版)》,更新業(yè)務(wù)流程47 項(xiàng);建立責(zé)任清單制度,完成S高校《2019年度行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告》,評(píng)價(jià)結(jié)果獲得優(yōu)秀,相關(guān)經(jīng)驗(yàn)在省內(nèi)推廣。2020年,S高校內(nèi)控評(píng)價(jià)方案確定以經(jīng)濟(jì)合同為抓手,圍繞分級(jí)授權(quán)、分事行權(quán)和分崗設(shè)權(quán)的重點(diǎn)展開評(píng)價(jià)。
(一)制度建設(shè)方面
隨著學(xué)校的快速發(fā)展,業(yè)務(wù)活動(dòng)中的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)越來越多,為更加高效地配置使用各項(xiàng)資源,規(guī)范各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng),學(xué)校制定了《S高校合同管理暫行辦法》及實(shí)施細(xì)則。學(xué)校內(nèi)控評(píng)價(jià)手冊(cè)合同管理模塊對(duì)13個(gè)關(guān)鍵控制活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià),包括合同管理制度的編制與發(fā)布、合同模板維護(hù)與管理、合同審核與審批、授權(quán)管理、合同變更/解除申請(qǐng)與審批、合同定期審閱、合同糾紛處理、合同臺(tái)賬管理、合同存檔管理、合同的借閱、印章的保管、印章的使用登記、印章的新增、封存和銷毀等。
(二)信息化建設(shè)方面
學(xué)校有合同管理系統(tǒng),按照《S高校合同管理暫行辦法》,在前期調(diào)研的基礎(chǔ)上系統(tǒng)梳理了2018年14.25萬份合同,確立了“統(tǒng)一授權(quán)、歸口管理、分級(jí)審批、分工負(fù)責(zé)”的合同工作機(jī)制,建立了“業(yè)務(wù)系統(tǒng)+合同管理系統(tǒng)”的“N+1”合同辦理平臺(tái)??萍?、繼續(xù)教育OS系統(tǒng)、設(shè)備管理信息系統(tǒng)、材料采購系統(tǒng)(實(shí)驗(yàn)材料、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物、辦公物資)、OA合同管理信息系統(tǒng)等均為學(xué)校合同管理信息系統(tǒng)。S高校還出臺(tái)并定期更新合同辦理平臺(tái)操作指引,明確了合同起草、審批、簽訂、備案、履行、歸檔等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作意見和規(guī)范要求。
(三)人力資源配置方面
S高校法律事務(wù)辦公室是合同管理綜合管理部門,負(fù)責(zé)制定學(xué)校合同管理規(guī)章制度,為各單位提供合同事務(wù)咨詢與指導(dǎo)。S高校設(shè)立了專門的經(jīng)濟(jì)合同管理崗位,并根據(jù)內(nèi)控要求,由專人負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的事前審核工作。S高校合同管理暫行辦法規(guī)定,承辦單位負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的起草,歸口管理單位負(fù)責(zé)合同的業(yè)務(wù)審核,法律事務(wù)辦公室對(duì)合同的合法性進(jìn)行審核。合同歸口管理單位、法律事務(wù)辦公室、財(cái)務(wù)處、審計(jì)處等按學(xué)校合同管理暫行辦法履行相應(yīng)的監(jiān)督職責(zé)。合同歸口管理單位每年檢查合同履行情況,并向法律事務(wù)辦公室報(bào)送《S高校合同履行情況檢查表》。
二、S高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問題
2020年S高校內(nèi)控評(píng)價(jià)實(shí)施以業(yè)務(wù)歸口管理部門自評(píng)和評(píng)價(jià)實(shí)施小組現(xiàn)場測試相結(jié)合的方式進(jìn)行。內(nèi)控評(píng)價(jià)實(shí)施小組擬定《內(nèi)部控制評(píng)價(jià)測試表》,以合同管理為切入點(diǎn),涉及與合同管理相關(guān)的資產(chǎn)管理、采購管理、預(yù)決算管理、科研管理、資金管理、工程項(xiàng)目管理、信息化管理、附屬單位管理等九大業(yè)務(wù)模塊及學(xué)校層面的控制活動(dòng);重點(diǎn)關(guān)注合同管理的13個(gè)關(guān)鍵控制活動(dòng);選取經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中決策、執(zhí)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵崗位控制等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),采取個(gè)別訪談法、調(diào)查問卷法、穿行測試法、抽樣法、實(shí)地查驗(yàn)法等有針對(duì)性地對(duì)合同管理及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià)。
本課題組關(guān)注S高校經(jīng)濟(jì)類合同近5 000份,涉及學(xué)校62項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同,其中重大合同192份。評(píng)價(jià)中發(fā)現(xiàn)S高校經(jīng)濟(jì)合同管理中主要存在以下問題。
(一)合同授權(quán)管理執(zhí)行不規(guī)范,風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱
學(xué)校在合同管理系統(tǒng)中嵌入了合同辦理流程,通過統(tǒng)一授權(quán)的方式明確了合同專用章授權(quán)管理單位和使用范圍。歸口管理單位根據(jù)內(nèi)控建設(shè)要求制定了部門合同管理細(xì)則以及辦理流程。事實(shí)上,S高校經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)控制管理仍然不到位,隱藏著較大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。第一,學(xué)院(部)、部門仍有未在合同管理系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)審批的合同,同時(shí)此類合同負(fù)責(zé)人在未經(jīng)學(xué)校授權(quán)的情況下對(duì)外簽訂合同。第二,科技開發(fā)、社科類研究項(xiàng)目多由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)外簽訂合同,合同甲方為S高校或?qū)W校二級(jí)單位,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽訂合同前均未經(jīng)學(xué)校授權(quán),未經(jīng)審核直接對(duì)外簽訂合同,反映出項(xiàng)目負(fù)責(zé)人法律意識(shí)淡薄。
(二)合同審核和審批執(zhí)行情況不完善
簽訂合同存在一定的隨意性,礙于面子和人情簽訂經(jīng)濟(jì)合同的情況時(shí)有發(fā)生。例如,在出版類合同時(shí)對(duì)于學(xué)術(shù)大腕學(xué)校相關(guān)部門會(huì)幫助其辦理合同簽訂手續(xù);對(duì)于普通教師則服務(wù)不周,存在歸口管理部門因無人審核而不簽訂合同的情形。S高校專門設(shè)置了經(jīng)濟(jì)合同事前審核崗,相關(guān)崗位設(shè)在財(cái)務(wù)處。但許多學(xué)院、部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不清楚學(xué)校設(shè)立了該崗位,或不清楚該崗位的職責(zé),認(rèn)為簽訂合同僅僅是報(bào)銷需要,很少關(guān)注合同的真實(shí)內(nèi)容。這就導(dǎo)致了部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人非必要不簽訂合同情形的出現(xiàn)。合同未經(jīng)審核也容易造成合同中的法律風(fēng)險(xiǎn),造成合同無效,導(dǎo)致學(xué)校利益受損。
(三)合同歸口管理責(zé)任落實(shí)不到位
學(xué)校實(shí)行了歸口管理控制,但仍未做到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全覆蓋。例如,設(shè)備、材料采購合同歸口管理部門未履行審核職責(zé);集中采購限額以下的自行采購設(shè)備的合同無審核程序,未建立合同臺(tái)賬,也未向歸口管理部門備案,容易發(fā)生拆分規(guī)避招標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn);復(fù)印機(jī)和打印機(jī)日常維護(hù)、宣傳視頻制作推廣、小額實(shí)驗(yàn)材料委托加工、會(huì)議場館租賃、“小程序”定制等各類小額服務(wù)暫無歸口部門。這些合同由二級(jí)單位簽訂并蓋章,數(shù)量大種類多,管理難度大。
(四)合同履行情況檢查不夠規(guī)范
管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),采購物資質(zhì)量和數(shù)量沒有管理部門把關(guān),無法規(guī)避審核人員因自身原因造成的審核不當(dāng)。例如,食堂伙食物資采購沒有驗(yàn)收,藥品、醫(yī)療器械、醫(yī)療試劑采購入庫無驗(yàn)收記錄,部分工程項(xiàng)目缺乏交叉監(jiān)督的舉措。各部門需求多樣,分析測試類服務(wù)有一定的特殊性,所以目前學(xué)校內(nèi)部分析測試中心公布了測試類服務(wù)價(jià)格市場價(jià)格供二級(jí)單位參考。合同審計(jì)監(jiān)督過于宏觀,經(jīng)濟(jì)合同備案制度尚未履行到位,難以對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理有實(shí)質(zhì)性的把控。
(五)合同印章管理無制度規(guī)定
目前,學(xué)校可用于合同簽章的有合同專用章1、2及學(xué)校行政用章,但學(xué)校沒有關(guān)于各類合同用章的管理規(guī)定。日常業(yè)務(wù)辦理中,大量合同蓋二級(jí)單位印章。但法律上規(guī)定,高等學(xué)校下屬的職能部門、學(xué)院(部)不是獨(dú)立法人,不能對(duì)外簽訂合同。如對(duì)外簽訂合同,無論是否經(jīng)過學(xué)校授權(quán),其行為后果均由學(xué)校承擔(dān),一旦發(fā)生糾紛,學(xué)校將面臨較大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。由于學(xué)校在多校區(qū)辦學(xué),所有合同不分類型、不分金額均加蓋“S高校合同專用章”,將顯著增加校區(qū)間往返的辦事成本,降低辦事效率。因此,應(yīng)根據(jù)學(xué)校實(shí)際制定合同管理實(shí)施細(xì)則規(guī)定印章使用流程和范圍,將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍內(nèi)。
(六)合同檔案管理制度有待完善
目前各承辦單位均未按規(guī)定將相關(guān)材料定期送交學(xué)校檔案館歸檔。由于合同歸檔規(guī)定不明確,歸口部門歸檔可能遇到接收困難等問題。檔案館對(duì)小金額的已結(jié)采購項(xiàng)目資料不予留存,與《S高校合同管理暫行辦法》《S高校檔案管理?xiàng)l例》中的歸檔要求規(guī)定不符。各部門根據(jù)工作實(shí)際和習(xí)慣歸檔,部分承辦部門和歸口管理部門的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、處置隨意,造成有些檔案的缺失,可能出現(xiàn)泄露國家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密的風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致國家、學(xué)校利益受損。
(七)內(nèi)控評(píng)價(jià)結(jié)果運(yùn)用不充分,缺陷整改難
2019年的內(nèi)控評(píng)價(jià)報(bào)告為各部門制度建設(shè)和建立業(yè)務(wù)流程提供了依據(jù)。跟蹤調(diào)查發(fā)現(xiàn),2019年仍有部分缺陷未整改到位。例如,專利著作類的無形資產(chǎn)未在國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行登記;歸口管理部門未履行經(jīng)濟(jì)合同備案職責(zé);合同管理部門未對(duì)合同進(jìn)行定期審閱管理,未保留書面審閱記錄;合同審核與審批不規(guī)范,仍有部門未按照合同管理制度簽訂合同。
三、S高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在問題的原因
(一)合同印章管理難度大
大量日常發(fā)生的暫時(shí)沒有歸口管理單位的小額合同,無論金額大小均蓋“S高校合同章”,顯著增加了合同流轉(zhuǎn)時(shí)間和辦事人員的時(shí)間成本,導(dǎo)致辦事效率低下。經(jīng)法務(wù)辦初步統(tǒng)計(jì),S學(xué)校2018年簽訂了約14.25萬份合同(不包括金額在5萬元以下的小額合同),統(tǒng)計(jì)范圍包括,學(xué)校24個(gè)職能部門簽訂的合作辦學(xué)、工程建設(shè)、圖書出版、科學(xué)研究等類別的合同4 492份,學(xué)校辦公物資采購系統(tǒng)辦理的采購3 445單(份)、備案823單(份);學(xué)校儀器設(shè)備采購平臺(tái)辦理的采購714單(份),學(xué)校實(shí)驗(yàn)材料物資采購系統(tǒng)辦理的采購10.71萬單(份)、備案2.4萬單(份),學(xué)校動(dòng)物管理系統(tǒng)辦理的采購2 876單(份)。不難發(fā)現(xiàn),采購類合同占90%以上,且已經(jīng)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中辦理或備案。此外,《S高校采購與招標(biāo)管理辦法》規(guī)定3萬元以上的工程、貨物、服務(wù)項(xiàng)目一般須簽訂合同?!禨高校維修改造項(xiàng)目管理辦法》規(guī)定1 000元及以上的維修改造項(xiàng)目須簽訂合同。以上合同包含在工程建設(shè)合同中,且工程合同執(zhí)行中不可避免出現(xiàn)合同無法執(zhí)行需要變更或解除的情況,同時(shí)合同無法涵蓋所有小概率突發(fā)情況。
(二)合同管理內(nèi)控制度不健全
S高校設(shè)置了經(jīng)濟(jì)合同事前審核崗和合同管理崗位,但未將經(jīng)濟(jì)合同事前審閱環(huán)節(jié)嵌入合同管理流程。二級(jí)單位負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人甚至不知道經(jīng)濟(jì)合同事前須經(jīng)過審核,崗位形同虛設(shè)。
(三)信息共享平臺(tái)數(shù)據(jù)導(dǎo)入不完整
經(jīng)濟(jì)活動(dòng)數(shù)據(jù)共享有待完善,無法實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同履行情況即時(shí)匯總。2019年10月,S高校新成立了數(shù)據(jù)資源辦公室,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)資源管理。目前已集成35個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng),建立了包含組織、教學(xué)、人員、財(cái)務(wù)、科研、服務(wù)、資產(chǎn)、位置在內(nèi)的8個(gè)主題庫。但是學(xué)校信息化中心數(shù)據(jù)共享機(jī)制還未健全,數(shù)據(jù)導(dǎo)入不完整,無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與交互,合同的跟蹤管理受到限制。加上二級(jí)單位內(nèi)控管理意識(shí)不強(qiáng),無法有效監(jiān)督合同業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況,可能導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)隱患導(dǎo)致的法律糾紛,從而引發(fā)經(jīng)濟(jì)損失。雖然部分歸口部門完成了文件電子化歸檔工作,但仍未實(shí)現(xiàn)合同歸集,致使財(cái)務(wù)處、審計(jì)處無法隨時(shí)調(diào)取所需的經(jīng)濟(jì)合同,不利于合同履行情況的動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)和合同的事后追溯。
(四)合同檔案管理制度不健全
隨著高校業(yè)務(wù)的不斷拓展,各種復(fù)雜多樣的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)違規(guī)行為屢見不鮮,通過對(duì)合同檔案的查詢,可以發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)承辦單位是否存在違規(guī)行為。完善檔案管理工作制度,提供更真實(shí)、完整的數(shù)據(jù)是完善的合同內(nèi)控管理制度體系的重要一環(huán)。
(五)合同管理人員缺乏專業(yè)勝任能力
S高校設(shè)置了各部門辦理合同的秘書,并明確了其相應(yīng)的崗位職責(zé)為承擔(dān)合同的流轉(zhuǎn)和備案職責(zé),同時(shí)還要定期參加合同管理培訓(xùn),與歸口管理單位溝通并向合同負(fù)責(zé)人匯報(bào)。然而,經(jīng)濟(jì)合同管理涉及的專業(yè)知識(shí)較為廣泛,要求人員具備會(huì)計(jì)、審計(jì)、基建、法律等專業(yè)知識(shí),一般的合同管理秘書很難做到兼具以上專業(yè)知識(shí)。合同管理秘書一般由二級(jí)單位辦公室主任兼任,專業(yè)背景差異大,且辦公室事務(wù)多而雜,缺乏提升合同管理能力的時(shí)間。
四、改進(jìn)S高校經(jīng)濟(jì)合同管理的對(duì)策
(一)提高政治站位,建設(shè)好“一把手”工程
經(jīng)濟(jì)合同管理須對(duì)合同管理辦法配套制度進(jìn)行細(xì)致部署,從學(xué)校層面制定與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相適應(yīng)的內(nèi)控制度。領(lǐng)導(dǎo)要重視內(nèi)控宣傳和培訓(xùn)工作,二級(jí)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)學(xué)校內(nèi)控手冊(cè)要求逐一對(duì)照經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中存在的問題定期對(duì)部門內(nèi)控情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。合同歸口管理單位應(yīng)制訂計(jì)劃,建立或更新本部門職責(zé)范圍的合同管理辦法及流程圖,經(jīng)學(xué)校財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門的審核后,廣泛征求職能部門、學(xué)院(部)及相關(guān)機(jī)構(gòu)的意見,反饋匯總后加以修正。此外,應(yīng)重視二級(jí)單位的自我評(píng)價(jià),自評(píng)報(bào)告應(yīng)在一定范圍內(nèi)公開,促進(jìn)內(nèi)控規(guī)范有效運(yùn)行。
(二)以預(yù)算管理為抓手,規(guī)范合同管理,提高資金使用效率,提升學(xué)校管理績效
合同簽訂須在有預(yù)算的前提下簽訂,否則容易引起擅自改變資金用途的情況。因此,在實(shí)際工作中應(yīng)形成二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理部門、財(cái)務(wù)處在預(yù)算編制、管理、執(zhí)行上的聯(lián)動(dòng)管理。預(yù)算編制必須精細(xì)化,便于后期的執(zhí)行和監(jiān)督。項(xiàng)目合同一般包含收付款計(jì)劃,便于歸口管理部門監(jiān)督收入是否與經(jīng)濟(jì)合同中的規(guī)定相符,支出是否按合同進(jìn)度支出,防止出現(xiàn)采購超標(biāo)出現(xiàn)的資金浪費(fèi)。
(三)歸口部門建立合同管理績效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系
內(nèi)控小組結(jié)合年度考核選取部分歸口職能部門按年度或按項(xiàng)目周期分階段實(shí)施,并對(duì)考核指標(biāo)進(jìn)行評(píng)分。主要內(nèi)容由10個(gè)重要控制活動(dòng)構(gòu)成:(1)合同管理制度的編制與發(fā)布;(2)合同模板維護(hù)與管理;(3)合同審核與審批,合同變更/解除申請(qǐng)與審批;(4)授權(quán)管理;(5)合同定期審閱;(6)合同糾紛處理;(7)合同臺(tái)賬管理;(8)合同存檔管理;(9)合同的借閱;(10)合同印章管理。其中,合同印章管理所占分值為20分;授權(quán)管理所占分值為20分;合同審核與審批、合同變更/解除申請(qǐng)與審批所占分值為15分;合同模板維護(hù)與管理所占分值為15分;其余各部分內(nèi)容均占5分。注重結(jié)果運(yùn)用,將績效評(píng)價(jià)結(jié)果與二級(jí)單位年度綜合考核掛鉤,評(píng)分在100—90分的,等級(jí)為優(yōu)秀;評(píng)分在89—80分的,等級(jí)為良好;可增加獎(jiǎng)勵(lì)性績效的比例;評(píng)分在79—70分的,等級(jí)為一般,應(yīng)督促其改進(jìn);評(píng)分在69 分以下的,等級(jí)為差,應(yīng)視情況調(diào)減部門獎(jiǎng)勵(lì)性績效,并對(duì)合同管理責(zé)任人、承辦人追責(zé)問責(zé)。
(四)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理人才建設(shè)
一是引進(jìn)高級(jí)人才,即具備專業(yè)知識(shí)和技能的復(fù)合型領(lǐng)導(dǎo)人才。他們能對(duì)合同管理崗位相關(guān)人員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能指導(dǎo),設(shè)計(jì)和更新內(nèi)控制度體系,保證制度發(fā)揮作用。二是加強(qiáng)校內(nèi)培訓(xùn)。每年召開合同管理培訓(xùn)會(huì),組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)最新的財(cái)務(wù)、內(nèi)控、合同管理等相關(guān)政策,提高合同管理人員業(yè)務(wù)水平。三是建立合同管理人員輪訓(xùn)制度。高校業(yè)務(wù)日益多元,部分業(yè)務(wù)也存在相似性,通過兄弟高校業(yè)務(wù)交流著力提高合同管理人員的綜合素質(zhì);利用外資源,遇到復(fù)雜的業(yè)務(wù)時(shí)進(jìn)行咨詢;引入專家指導(dǎo),提高培訓(xùn)的針對(duì)性。四是內(nèi)部控制建設(shè)監(jiān)督檢查小組下設(shè)合同管理小組,根據(jù)合同內(nèi)控相關(guān)要求定期或按需進(jìn)行合同審查,在實(shí)踐中不斷提高合同管理的能力。
(五)統(tǒng)籌內(nèi)控信息化建設(shè)
將內(nèi)控流程嵌入信息系統(tǒng)中,將學(xué)校各業(yè)務(wù)部門的合同管理平臺(tái)打通。首先,合同電子化歸檔散落在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng),且5萬元以下的合同沒有數(shù)據(jù)。S高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊眾多,合同管理模塊建設(shè)思路不同,功能模塊之間既有重疊區(qū)域,又有空白區(qū)域。所以,應(yīng)打通1+N個(gè)合同管理平臺(tái),讓數(shù)據(jù)多跑路、人員少跑腿,實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同管理數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)交互,便于財(cái)務(wù)處通過大數(shù)據(jù)分析規(guī)避招標(biāo)拆分報(bào)銷的行為。其次,通過統(tǒng)籌內(nèi)控信息化建設(shè)有效規(guī)范合同變更等行為,減少人為因素的影響,彌補(bǔ)合同管理的缺陷。同時(shí),學(xué)校財(cái)務(wù)處、審計(jì)處和歸口管理部門通過參數(shù)歸設(shè),將內(nèi)控信息資源整合,為分析預(yù)測可能導(dǎo)致的合同風(fēng)險(xiǎn)、潛在經(jīng)濟(jì)利益損失提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。再次,重視合同備案管理,將合同上傳環(huán)節(jié)作為財(cái)務(wù)報(bào)銷預(yù)約的必要手續(xù)(須簽訂合同的支出事項(xiàng))。在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中新增合同備案系統(tǒng)入口或從合同管理系統(tǒng)調(diào)取合同的權(quán)限,可輕松查詢已備案合同的基本信息、付款計(jì)劃和執(zhí)行情況,同時(shí)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同在財(cái)務(wù)處的自動(dòng)備案。S高校合同管理暫行辦法規(guī)定經(jīng)濟(jì)類合同簽訂后需在財(cái)務(wù)處和審計(jì)處備案,而各二級(jí)單位均未嚴(yán)格執(zhí)行該規(guī)定。通過報(bào)銷環(huán)節(jié)的強(qiáng)制措施可大大提升經(jīng)濟(jì)合同的備案率,提高合同管理的效率。最后,以智慧校園建設(shè)為契機(jī),逐步實(shí)施高校財(cái)務(wù)信息化。財(cái)務(wù)模塊的應(yīng)用對(duì)信息和數(shù)據(jù)安全有更高的要求,一旦數(shù)據(jù)泄露,將面臨更大的風(fēng)險(xiǎn)。因此,S高校應(yīng)完善授權(quán)與安全等級(jí)制度和信息安全追責(zé)制度。
(六)持續(xù)健全內(nèi)控長效機(jī)制,構(gòu)建內(nèi)控文化,完善內(nèi)控體系
打破傳統(tǒng)的培訓(xùn)方式,在增強(qiáng)內(nèi)控培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)用性上下工夫。例如,舉辦內(nèi)控知識(shí)競賽、技能競賽;積極宣傳典型案例和先進(jìn)做法;針對(duì)內(nèi)部管理內(nèi)部的薄弱環(huán)節(jié)列出問題清單,征集解決問題的“藥方”,獎(jiǎng)勵(lì)解決問題的“金點(diǎn)子”。力求形成領(lǐng)導(dǎo)重視、二級(jí)單位負(fù)責(zé)人主導(dǎo)、關(guān)鍵崗位人員配合、全體人員參與的良好氛圍。加強(qiáng)信息溝通,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)化,及時(shí)更新修訂制度,動(dòng)態(tài)調(diào)整不合理的做法,將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)降到可控水平,提高合同管理的科學(xué)性。
結(jié)語
S高校的內(nèi)控體系建設(shè)取得了一定的成效,但由于宣傳教育力度不夠、各部門需求和服務(wù)多元化、合同管理配套制度不完善、信息集成化較差、合同管理人員缺乏專業(yè)勝任能力等原因,造成了合同履行管理執(zhí)行難、監(jiān)管不到位。未來S高校應(yīng)結(jié)合內(nèi)控實(shí)際和學(xué)校發(fā)展情況,持續(xù)經(jīng)濟(jì)合同管理內(nèi)控建設(shè)。一是建立內(nèi)控信息化體系,有條件的購置或建設(shè)信息化內(nèi)控軟件,促進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)與內(nèi)部控制的深度融合,確保經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)控高效、制度化落實(shí)。二是建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和預(yù)警機(jī)制,對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)評(píng)估,降低合同執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)。三是強(qiáng)化合同管理績效考核評(píng)價(jià)結(jié)果運(yùn)用,調(diào)動(dòng)教職員工參與合同管理的積極性??傊ㄟ^內(nèi)控規(guī)劃,建立起與學(xué)校發(fā)展規(guī)劃相適應(yīng)的合同管理制度體系,實(shí)現(xiàn)合同規(guī)范、精準(zhǔn)、高效管理,提高學(xué)校財(cái)務(wù)和科研管理精細(xì)化水平,促進(jìn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展。
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