內(nèi)控視域下的高校經(jīng)濟(jì)合同管理問題及其消解

趙石言　朱曉

摘? ?要：近幾年，隨著高校與外界市場化合作的增加，其內(nèi)部控制體系的建設(shè)尤其是經(jīng)濟(jì)合同的管理愈來愈重要。S高校經(jīng)濟(jì)合同管理中存在合同授權(quán)不規(guī)范、審批執(zhí)行不完善、合同履行不合規(guī)、合同印章管理和合同歸檔不嚴(yán)格等問題。為減少S高校經(jīng)濟(jì)合同管理的問題，應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、健全合同內(nèi)控配套制度、建立經(jīng)濟(jì)合同管理績效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系、推進(jìn)全面預(yù)算管理、統(tǒng)籌信息化建設(shè)、優(yōu)化內(nèi)控設(shè)計(jì)、健全合同管理人才隊(duì)伍。

關(guān)鍵詞：高校；內(nèi)部控制；經(jīng)濟(jì)合同

中圖分類號(hào)：G647? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? ?文章編號(hào)：1673-291X（2023）04-0137-04

近幾年，隨著我國市場化改革的深入，高校與外界的交往愈發(fā)頻繁，市場化合作的形式越來越多樣化。為保障合作雙方的權(quán)益，高校必須以書面合同明確與合作方的權(quán)利與義務(wù)。高校與合作方的合同涉及到建筑工程、合作辦學(xué)、人員培訓(xùn)、技術(shù)開發(fā)與轉(zhuǎn)讓、咨詢與服務(wù)、創(chuàng)就業(yè)實(shí)習(xí)基地建設(shè)、儀器設(shè)備采購、資產(chǎn)處置、場地租賃等許多方面。高校的公益性與多層級(jí)管理的特點(diǎn)決定了合同管理的復(fù)雜性。倘若合同管理出現(xiàn)漏洞，則極有可能助長腐敗，對(duì)高校造成經(jīng)濟(jì)損失，并對(duì)高校的內(nèi)部運(yùn)行與社會(huì)聲譽(yù)造成不利的影響。因此，加強(qiáng)高校內(nèi)部控制體系建設(shè)、改進(jìn)高校經(jīng)濟(jì)合同管理，已經(jīng)成為高校高質(zhì)量發(fā)展的重要課題。本文基于對(duì)S高校的調(diào)查，研究新形勢下高校經(jīng)濟(jì)合同管理的問題與改進(jìn)策略。

一、S高校經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀

高校合同是高校作為獨(dú)立的民事主體，在開展教學(xué)、科研及其他活動(dòng)時(shí)與自然人、法人或其他組織之間訂立的書面協(xié)議。2020年，S高校召開內(nèi)控建設(shè)會(huì)議5次，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，編寫《S高校內(nèi)部控制管理手冊(cè)（2020年版）》《S高校內(nèi)部控制建設(shè)與執(zhí)行自評(píng)手冊(cè)（2020年版）》，更新業(yè)務(wù)流程47 項(xiàng)；建立責(zé)任清單制度，完成S高校《2019年度行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告》，評(píng)價(jià)結(jié)果獲得優(yōu)秀，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)在省內(nèi)推廣。2020年，S高校內(nèi)控評(píng)價(jià)方案確定以經(jīng)濟(jì)合同為抓手，圍繞分級(jí)授權(quán)、分事行權(quán)和分崗設(shè)權(quán)的重點(diǎn)展開評(píng)價(jià)。

（一）制度建設(shè)方面

隨著學(xué)校的快速發(fā)展，業(yè)務(wù)活動(dòng)中的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)越來越多，為更加高效地配置使用各項(xiàng)資源，規(guī)范各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，學(xué)校制定了《S高校合同管理暫行辦法》及實(shí)施細(xì)則。學(xué)校內(nèi)控評(píng)價(jià)手冊(cè)合同管理模塊對(duì)13個(gè)關(guān)鍵控制活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括合同管理制度的編制與發(fā)布、合同模板維護(hù)與管理、合同審核與審批、授權(quán)管理、合同變更/解除申請(qǐng)與審批、合同定期審閱、合同糾紛處理、合同臺(tái)賬管理、合同存檔管理、合同的借閱、印章的保管、印章的使用登記、印章的新增、封存和銷毀等。

（二）信息化建設(shè)方面

學(xué)校有合同管理系統(tǒng)，按照《S高校合同管理暫行辦法》，在前期調(diào)研的基礎(chǔ)上系統(tǒng)梳理了2018年14.25萬份合同，確立了“統(tǒng)一授權(quán)、歸口管理、分級(jí)審批、分工負(fù)責(zé)”的合同工作機(jī)制，建立了“業(yè)務(wù)系統(tǒng)+合同管理系統(tǒng)”的“N+1”合同辦理平臺(tái)?？萍?、繼續(xù)教育OS系統(tǒng)、設(shè)備管理信息系統(tǒng)、材料采購系統(tǒng)（實(shí)驗(yàn)材料、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物、辦公物資）、OA合同管理信息系統(tǒng)等均為學(xué)校合同管理信息系統(tǒng)。S高校還出臺(tái)并定期更新合同辦理平臺(tái)操作指引，明確了合同起草、審批、簽訂、備案、履行、歸檔等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作意見和規(guī)范要求。

（三）人力資源配置方面

S高校法律事務(wù)辦公室是合同管理綜合管理部門，負(fù)責(zé)制定學(xué)校合同管理規(guī)章制度，為各單位提供合同事務(wù)咨詢與指導(dǎo)。S高校設(shè)立了專門的經(jīng)濟(jì)合同管理崗位，并根據(jù)內(nèi)控要求，由專人負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的事前審核工作。S高校合同管理暫行辦法規(guī)定，承辦單位負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的起草，歸口管理單位負(fù)責(zé)合同的業(yè)務(wù)審核，法律事務(wù)辦公室對(duì)合同的合法性進(jìn)行審核。合同歸口管理單位、法律事務(wù)辦公室、財(cái)務(wù)處、審計(jì)處等按學(xué)校合同管理暫行辦法履行相應(yīng)的監(jiān)督職責(zé)。合同歸口管理單位每年檢查合同履行情況，并向法律事務(wù)辦公室報(bào)送《S高校合同履行情況檢查表》。

二、S高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問題

2020年S高校內(nèi)控評(píng)價(jià)實(shí)施以業(yè)務(wù)歸口管理部門自評(píng)和評(píng)價(jià)實(shí)施小組現(xiàn)場測試相結(jié)合的方式進(jìn)行。內(nèi)控評(píng)價(jià)實(shí)施小組擬定《內(nèi)部控制評(píng)價(jià)測試表》，以合同管理為切入點(diǎn)，涉及與合同管理相關(guān)的資產(chǎn)管理、采購管理、預(yù)決算管理、科研管理、資金管理、工程項(xiàng)目管理、信息化管理、附屬單位管理等九大業(yè)務(wù)模塊及學(xué)校層面的控制活動(dòng)；重點(diǎn)關(guān)注合同管理的13個(gè)關(guān)鍵控制活動(dòng)；選取經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中決策、執(zhí)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵崗位控制等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，采取個(gè)別訪談法、調(diào)查問卷法、穿行測試法、抽樣法、實(shí)地查驗(yàn)法等有針對(duì)性地對(duì)合同管理及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià)。

本課題組關(guān)注S高校經(jīng)濟(jì)類合同近5 000份，涉及學(xué)校62項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同，其中重大合同192份。評(píng)價(jià)中發(fā)現(xiàn)S高校經(jīng)濟(jì)合同管理中主要存在以下問題。

（一）合同授權(quán)管理執(zhí)行不規(guī)范，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱

學(xué)校在合同管理系統(tǒng)中嵌入了合同辦理流程，通過統(tǒng)一授權(quán)的方式明確了合同專用章授權(quán)管理單位和使用范圍。歸口管理單位根據(jù)內(nèi)控建設(shè)要求制定了部門合同管理細(xì)則以及辦理流程。事實(shí)上，S高校經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)控制管理仍然不到位，隱藏著較大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。第一，學(xué)院（部）、部門仍有未在合同管理系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)審批的合同，同時(shí)此類合同負(fù)責(zé)人在未經(jīng)學(xué)校授權(quán)的情況下對(duì)外簽訂合同。第二，科技開發(fā)、社科類研究項(xiàng)目多由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)外簽訂合同，合同甲方為S高校或?qū)W校二級(jí)單位，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽訂合同前均未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，未經(jīng)審核直接對(duì)外簽訂合同，反映出項(xiàng)目負(fù)責(zé)人法律意識(shí)淡薄。

（二）合同審核和審批執(zhí)行情況不完善

簽訂合同存在一定的隨意性，礙于面子和人情簽訂經(jīng)濟(jì)合同的情況時(shí)有發(fā)生。例如，在出版類合同時(shí)對(duì)于學(xué)術(shù)大腕學(xué)校相關(guān)部門會(huì)幫助其辦理合同簽訂手續(xù)；對(duì)于普通教師則服務(wù)不周，存在歸口管理部門因無人審核而不簽訂合同的情形。S高校專門設(shè)置了經(jīng)濟(jì)合同事前審核崗，相關(guān)崗位設(shè)在財(cái)務(wù)處。但許多學(xué)院、部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不清楚學(xué)校設(shè)立了該崗位，或不清楚該崗位的職責(zé)，認(rèn)為簽訂合同僅僅是報(bào)銷需要，很少關(guān)注合同的真實(shí)內(nèi)容。這就導(dǎo)致了部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人非必要不簽訂合同情形的出現(xiàn)。合同未經(jīng)審核也容易造成合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)，造成合同無效，導(dǎo)致學(xué)校利益受損。

（三）合同歸口管理責(zé)任落實(shí)不到位

學(xué)校實(shí)行了歸口管理控制，但仍未做到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全覆蓋。例如，設(shè)備、材料采購合同歸口管理部門未履行審核職責(zé)；集中采購限額以下的自行采購設(shè)備的合同無審核程序，未建立合同臺(tái)賬，也未向歸口管理部門備案，容易發(fā)生拆分規(guī)避招標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)；復(fù)印機(jī)和打印機(jī)日常維護(hù)、宣傳視頻制作推廣、小額實(shí)驗(yàn)材料委托加工、會(huì)議場館租賃、“小程序”定制等各類小額服務(wù)暫無歸口部門。這些合同由二級(jí)單位簽訂并蓋章，數(shù)量大種類多，管理難度大。

（四）合同履行情況檢查不夠規(guī)范

管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，采購物資質(zhì)量和數(shù)量沒有管理部門把關(guān)，無法規(guī)避審核人員因自身原因造成的審核不當(dāng)。例如，食堂伙食物資采購沒有驗(yàn)收，藥品、醫(yī)療器械、醫(yī)療試劑采購入庫無驗(yàn)收記錄，部分工程項(xiàng)目缺乏交叉監(jiān)督的舉措。各部門需求多樣，分析測試類服務(wù)有一定的特殊性，所以目前學(xué)校內(nèi)部分析測試中心公布了測試類服務(wù)價(jià)格市場價(jià)格供二級(jí)單位參考。合同審計(jì)監(jiān)督過于宏觀，經(jīng)濟(jì)合同備案制度尚未履行到位，難以對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理有實(shí)質(zhì)性的把控。

（五）合同印章管理無制度規(guī)定

目前，學(xué)校可用于合同簽章的有合同專用章1、2及學(xué)校行政用章，但學(xué)校沒有關(guān)于各類合同用章的管理規(guī)定。日常業(yè)務(wù)辦理中，大量合同蓋二級(jí)單位印章。但法律上規(guī)定，高等學(xué)校下屬的職能部門、學(xué)院（部）不是獨(dú)立法人，不能對(duì)外簽訂合同。如對(duì)外簽訂合同，無論是否經(jīng)過學(xué)校授權(quán)，其行為后果均由學(xué)校承擔(dān)，一旦發(fā)生糾紛，學(xué)校將面臨較大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。由于學(xué)校在多校區(qū)辦學(xué)，所有合同不分類型、不分金額均加蓋“S高校合同專用章”，將顯著增加校區(qū)間往返的辦事成本，降低辦事效率。因此，應(yīng)根據(jù)學(xué)校實(shí)際制定合同管理實(shí)施細(xì)則規(guī)定印章使用流程和范圍，將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍內(nèi)。

（六）合同檔案管理制度有待完善

目前各承辦單位均未按規(guī)定將相關(guān)材料定期送交學(xué)校檔案館歸檔。由于合同歸檔規(guī)定不明確，歸口部門歸檔可能遇到接收困難等問題。檔案館對(duì)小金額的已結(jié)采購項(xiàng)目資料不予留存，與《S高校合同管理暫行辦法》《S高校檔案管理?xiàng)l例》中的歸檔要求規(guī)定不符。各部門根據(jù)工作實(shí)際和習(xí)慣歸檔，部分承辦部門和歸口管理部門的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、處置隨意，造成有些檔案的缺失，可能出現(xiàn)泄露國家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致國家、學(xué)校利益受損。

（七）內(nèi)控評(píng)價(jià)結(jié)果運(yùn)用不充分，缺陷整改難

2019年的內(nèi)控評(píng)價(jià)報(bào)告為各部門制度建設(shè)和建立業(yè)務(wù)流程提供了依據(jù)。跟蹤調(diào)查發(fā)現(xiàn)，2019年仍有部分缺陷未整改到位。例如，專利著作類的無形資產(chǎn)未在國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行登記；歸口管理部門未履行經(jīng)濟(jì)合同備案職責(zé)；合同管理部門未對(duì)合同進(jìn)行定期審閱管理，未保留書面審閱記錄；合同審核與審批不規(guī)范，仍有部門未按照合同管理制度簽訂合同。

三、S高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在問題的原因

（一）合同印章管理難度大

大量日常發(fā)生的暫時(shí)沒有歸口管理單位的小額合同，無論金額大小均蓋“S高校合同章”，顯著增加了合同流轉(zhuǎn)時(shí)間和辦事人員的時(shí)間成本，導(dǎo)致辦事效率低下。經(jīng)法務(wù)辦初步統(tǒng)計(jì)，S學(xué)校2018年簽訂了約14.25萬份合同（不包括金額在5萬元以下的小額合同），統(tǒng)計(jì)范圍包括，學(xué)校24個(gè)職能部門簽訂的合作辦學(xué)、工程建設(shè)、圖書出版、科學(xué)研究等類別的合同4 492份，學(xué)校辦公物資采購系統(tǒng)辦理的采購3 445單（份）、備案823單（份）；學(xué)校儀器設(shè)備采購平臺(tái)辦理的采購714單（份），學(xué)校實(shí)驗(yàn)材料物資采購系統(tǒng)辦理的采購10.71萬單（份）、備案2.4萬單（份），學(xué)校動(dòng)物管理系統(tǒng)辦理的采購2 876單（份）。不難發(fā)現(xiàn)，采購類合同占90%以上，且已經(jīng)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中辦理或備案。此外，《S高校采購與招標(biāo)管理辦法》規(guī)定3萬元以上的工程、貨物、服務(wù)項(xiàng)目一般須簽訂合同?！禨高校維修改造項(xiàng)目管理辦法》規(guī)定1 000元及以上的維修改造項(xiàng)目須簽訂合同。以上合同包含在工程建設(shè)合同中，且工程合同執(zhí)行中不可避免出現(xiàn)合同無法執(zhí)行需要變更或解除的情況，同時(shí)合同無法涵蓋所有小概率突發(fā)情況。

（二）合同管理內(nèi)控制度不健全

S高校設(shè)置了經(jīng)濟(jì)合同事前審核崗和合同管理崗位，但未將經(jīng)濟(jì)合同事前審閱環(huán)節(jié)嵌入合同管理流程。二級(jí)單位負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人甚至不知道經(jīng)濟(jì)合同事前須經(jīng)過審核，崗位形同虛設(shè)。

（三）信息共享平臺(tái)數(shù)據(jù)導(dǎo)入不完整

經(jīng)濟(jì)活動(dòng)數(shù)據(jù)共享有待完善，無法實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同履行情況即時(shí)匯總。2019年10月，S高校新成立了數(shù)據(jù)資源辦公室，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)資源管理。目前已集成35個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立了包含組織、教學(xué)、人員、財(cái)務(wù)、科研、服務(wù)、資產(chǎn)、位置在內(nèi)的8個(gè)主題庫。但是學(xué)校信息化中心數(shù)據(jù)共享機(jī)制還未健全，數(shù)據(jù)導(dǎo)入不完整，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與交互，合同的跟蹤管理受到限制。加上二級(jí)單位內(nèi)控管理意識(shí)不強(qiáng)，無法有效監(jiān)督合同業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況，可能導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)隱患導(dǎo)致的法律糾紛，從而引發(fā)經(jīng)濟(jì)損失。雖然部分歸口部門完成了文件電子化歸檔工作，但仍未實(shí)現(xiàn)合同歸集，致使財(cái)務(wù)處、審計(jì)處無法隨時(shí)調(diào)取所需的經(jīng)濟(jì)合同，不利于合同履行情況的動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)和合同的事后追溯。

（四）合同檔案管理制度不健全

隨著高校業(yè)務(wù)的不斷拓展，各種復(fù)雜多樣的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)違規(guī)行為屢見不鮮，通過對(duì)合同檔案的查詢，可以發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)承辦單位是否存在違規(guī)行為。完善檔案管理工作制度，提供更真實(shí)、完整的數(shù)據(jù)是完善的合同內(nèi)控管理制度體系的重要一環(huán)。

（五）合同管理人員缺乏專業(yè)勝任能力

S高校設(shè)置了各部門辦理合同的秘書，并明確了其相應(yīng)的崗位職責(zé)為承擔(dān)合同的流轉(zhuǎn)和備案職責(zé)，同時(shí)還要定期參加合同管理培訓(xùn)，與歸口管理單位溝通并向合同負(fù)責(zé)人匯報(bào)。然而，經(jīng)濟(jì)合同管理涉及的專業(yè)知識(shí)較為廣泛，要求人員具備會(huì)計(jì)、審計(jì)、基建、法律等專業(yè)知識(shí)，一般的合同管理秘書很難做到兼具以上專業(yè)知識(shí)。合同管理秘書一般由二級(jí)單位辦公室主任兼任，專業(yè)背景差異大，且辦公室事務(wù)多而雜，缺乏提升合同管理能力的時(shí)間。

四、改進(jìn)S高校經(jīng)濟(jì)合同管理的對(duì)策

（一）提高政治站位，建設(shè)好“一把手”工程

經(jīng)濟(jì)合同管理須對(duì)合同管理辦法配套制度進(jìn)行細(xì)致部署，從學(xué)校層面制定與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相適應(yīng)的內(nèi)控制度。領(lǐng)導(dǎo)要重視內(nèi)控宣傳和培訓(xùn)工作，二級(jí)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)學(xué)校內(nèi)控手冊(cè)要求逐一對(duì)照經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中存在的問題定期對(duì)部門內(nèi)控情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。合同歸口管理單位應(yīng)制訂計(jì)劃，建立或更新本部門職責(zé)范圍的合同管理辦法及流程圖，經(jīng)學(xué)校財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門的審核后，廣泛征求職能部門、學(xué)院（部）及相關(guān)機(jī)構(gòu)的意見，反饋匯總后加以修正。此外，應(yīng)重視二級(jí)單位的自我評(píng)價(jià)，自評(píng)報(bào)告應(yīng)在一定范圍內(nèi)公開，促進(jìn)內(nèi)控規(guī)范有效運(yùn)行。

（二）以預(yù)算管理為抓手，規(guī)范合同管理，提高資金使用效率，提升學(xué)校管理績效

合同簽訂須在有預(yù)算的前提下簽訂，否則容易引起擅自改變資金用途的情況。因此，在實(shí)際工作中應(yīng)形成二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理部門、財(cái)務(wù)處在預(yù)算編制、管理、執(zhí)行上的聯(lián)動(dòng)管理。預(yù)算編制必須精細(xì)化，便于后期的執(zhí)行和監(jiān)督。項(xiàng)目合同一般包含收付款計(jì)劃，便于歸口管理部門監(jiān)督收入是否與經(jīng)濟(jì)合同中的規(guī)定相符，支出是否按合同進(jìn)度支出，防止出現(xiàn)采購超標(biāo)出現(xiàn)的資金浪費(fèi)。

（三）歸口部門建立合同管理績效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

內(nèi)控小組結(jié)合年度考核選取部分歸口職能部門按年度或按項(xiàng)目周期分階段實(shí)施，并對(duì)考核指標(biāo)進(jìn)行評(píng)分。主要內(nèi)容由10個(gè)重要控制活動(dòng)構(gòu)成：（1）合同管理制度的編制與發(fā)布；（2）合同模板維護(hù)與管理；（3）合同審核與審批，合同變更/解除申請(qǐng)與審批；（4）授權(quán)管理；（5）合同定期審閱；（6）合同糾紛處理；（7）合同臺(tái)賬管理；（8）合同存檔管理；（9）合同的借閱；（10）合同印章管理。其中，合同印章管理所占分值為20分；授權(quán)管理所占分值為20分；合同審核與審批、合同變更/解除申請(qǐng)與審批所占分值為15分；合同模板維護(hù)與管理所占分值為15分；其余各部分內(nèi)容均占5分。注重結(jié)果運(yùn)用，將績效評(píng)價(jià)結(jié)果與二級(jí)單位年度綜合考核掛鉤，評(píng)分在100—90分的，等級(jí)為優(yōu)秀；評(píng)分在89—80分的，等級(jí)為良好；可增加獎(jiǎng)勵(lì)性績效的比例；評(píng)分在79—70分的，等級(jí)為一般，應(yīng)督促其改進(jìn)；評(píng)分在69 分以下的，等級(jí)為差，應(yīng)視情況調(diào)減部門獎(jiǎng)勵(lì)性績效，并對(duì)合同管理責(zé)任人、承辦人追責(zé)問責(zé)。

（四）加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理人才建設(shè)

一是引進(jìn)高級(jí)人才，即具備專業(yè)知識(shí)和技能的復(fù)合型領(lǐng)導(dǎo)人才。他們能對(duì)合同管理崗位相關(guān)人員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能指導(dǎo)，設(shè)計(jì)和更新內(nèi)控制度體系，保證制度發(fā)揮作用。二是加強(qiáng)校內(nèi)培訓(xùn)。每年召開合同管理培訓(xùn)會(huì)，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)最新的財(cái)務(wù)、內(nèi)控、合同管理等相關(guān)政策，提高合同管理人員業(yè)務(wù)水平。三是建立合同管理人員輪訓(xùn)制度。高校業(yè)務(wù)日益多元，部分業(yè)務(wù)也存在相似性，通過兄弟高校業(yè)務(wù)交流著力提高合同管理人員的綜合素質(zhì)；利用外資源，遇到復(fù)雜的業(yè)務(wù)時(shí)進(jìn)行咨詢；引入專家指導(dǎo)，提高培訓(xùn)的針對(duì)性。四是內(nèi)部控制建設(shè)監(jiān)督檢查小組下設(shè)合同管理小組，根據(jù)合同內(nèi)控相關(guān)要求定期或按需進(jìn)行合同審查，在實(shí)踐中不斷提高合同管理的能力。

（五）統(tǒng)籌內(nèi)控信息化建設(shè)

將內(nèi)控流程嵌入信息系統(tǒng)中，將學(xué)校各業(yè)務(wù)部門的合同管理平臺(tái)打通。首先，合同電子化歸檔散落在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，且5萬元以下的合同沒有數(shù)據(jù)。S高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊眾多，合同管理模塊建設(shè)思路不同，功能模塊之間既有重疊區(qū)域，又有空白區(qū)域。所以，應(yīng)打通1+N個(gè)合同管理平臺(tái)，讓數(shù)據(jù)多跑路、人員少跑腿，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同管理數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)交互，便于財(cái)務(wù)處通過大數(shù)據(jù)分析規(guī)避招標(biāo)拆分報(bào)銷的行為。其次，通過統(tǒng)籌內(nèi)控信息化建設(shè)有效規(guī)范合同變更等行為，減少人為因素的影響，彌補(bǔ)合同管理的缺陷。同時(shí)，學(xué)校財(cái)務(wù)處、審計(jì)處和歸口管理部門通過參數(shù)歸設(shè)，將內(nèi)控信息資源整合，為分析預(yù)測可能導(dǎo)致的合同風(fēng)險(xiǎn)、潛在經(jīng)濟(jì)利益損失提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。再次，重視合同備案管理，將合同上傳環(huán)節(jié)作為財(cái)務(wù)報(bào)銷預(yù)約的必要手續(xù)（須簽訂合同的支出事項(xiàng)）。在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中新增合同備案系統(tǒng)入口或從合同管理系統(tǒng)調(diào)取合同的權(quán)限，可輕松查詢已備案合同的基本信息、付款計(jì)劃和執(zhí)行情況，同時(shí)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同在財(cái)務(wù)處的自動(dòng)備案。S高校合同管理暫行辦法規(guī)定經(jīng)濟(jì)類合同簽訂后需在財(cái)務(wù)處和審計(jì)處備案，而各二級(jí)單位均未嚴(yán)格執(zhí)行該規(guī)定。通過報(bào)銷環(huán)節(jié)的強(qiáng)制措施可大大提升經(jīng)濟(jì)合同的備案率，提高合同管理的效率。最后，以智慧校園建設(shè)為契機(jī)，逐步實(shí)施高校財(cái)務(wù)信息化。財(cái)務(wù)模塊的應(yīng)用對(duì)信息和數(shù)據(jù)安全有更高的要求，一旦數(shù)據(jù)泄露，將面臨更大的風(fēng)險(xiǎn)。因此，S高校應(yīng)完善授權(quán)與安全等級(jí)制度和信息安全追責(zé)制度。

（六）持續(xù)健全內(nèi)控長效機(jī)制，構(gòu)建內(nèi)控文化，完善內(nèi)控體系

打破傳統(tǒng)的培訓(xùn)方式，在增強(qiáng)內(nèi)控培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)用性上下工夫。例如，舉辦內(nèi)控知識(shí)競賽、技能競賽；積極宣傳典型案例和先進(jìn)做法；針對(duì)內(nèi)部管理內(nèi)部的薄弱環(huán)節(jié)列出問題清單，征集解決問題的“藥方”，獎(jiǎng)勵(lì)解決問題的“金點(diǎn)子”。力求形成領(lǐng)導(dǎo)重視、二級(jí)單位負(fù)責(zé)人主導(dǎo)、關(guān)鍵崗位人員配合、全體人員參與的良好氛圍。加強(qiáng)信息溝通，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)化，及時(shí)更新修訂制度，動(dòng)態(tài)調(diào)整不合理的做法，將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)降到可控水平，提高合同管理的科學(xué)性。

結(jié)語

S高校的內(nèi)控體系建設(shè)取得了一定的成效，但由于宣傳教育力度不夠、各部門需求和服務(wù)多元化、合同管理配套制度不完善、信息集成化較差、合同管理人員缺乏專業(yè)勝任能力等原因，造成了合同履行管理執(zhí)行難、監(jiān)管不到位。未來S高校應(yīng)結(jié)合內(nèi)控實(shí)際和學(xué)校發(fā)展情況，持續(xù)經(jīng)濟(jì)合同管理內(nèi)控建設(shè)。一是建立內(nèi)控信息化體系，有條件的購置或建設(shè)信息化內(nèi)控軟件，促進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)與內(nèi)部控制的深度融合，確保經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)控高效、制度化落實(shí)。二是建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和預(yù)警機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，降低合同執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)。三是強(qiáng)化合同管理績效考核評(píng)價(jià)結(jié)果運(yùn)用，調(diào)動(dòng)教職員工參與合同管理的積極性?？傊ㄟ^內(nèi)控規(guī)劃，建立起與學(xué)校發(fā)展規(guī)劃相適應(yīng)的合同管理制度體系，實(shí)現(xiàn)合同規(guī)范、精準(zhǔn)、高效管理，提高學(xué)校財(cái)務(wù)和科研管理精細(xì)化水平，促進(jìn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展。

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