信息化在實驗室管理工作中的作用與實踐

董子銘，楊鵬躍，朱 蕾，吳兢蘭，李 丹

（中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院阜外醫(yī)院心血管疾病國家重點實驗室，北京 102308）

信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，是推動社會發(fā)展的重要力量。信息技術(shù)在不斷變革的同時也滲透到人們生活的方方面面[1]，實驗室管理也不例外。信息化管理是一項龐大、扎實、復(fù)雜的系統(tǒng)管理工程[2]。選擇合理的信息化建設(shè)方案，構(gòu)建實驗室信息化管理體系并進行實踐研究非常有必要。為充分發(fā)揮信息化的作用，促進實驗室建設(shè)，抓實驗生產(chǎn)，抓管理工作。本文主要闡述信息化在實驗室管理工作中的作用與實踐，希望在不斷提升自身實驗室管理能力的同時，為其他實驗室提供信息化建設(shè)的經(jīng)驗。

1 信息化在實驗室管理中的重要性

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程。與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力[3]。當(dāng)前是實驗室科研發(fā)展的關(guān)鍵時期，在這個階段，加強信息化建設(shè)，可以使科研取得長足進展。實驗室內(nèi)部的精細化、規(guī)范化、信息化管理的需求日趨嚴格，整合實驗室資源，提升實驗室的科研產(chǎn)出能力，構(gòu)建適應(yīng)和促進實驗室發(fā)展需要信息化的管理體系也已經(jīng)提上日程。信息技術(shù)與實驗室管理進行全面結(jié)合，通過各類信息化技術(shù)的融合使用，可有效提高實驗室管理的協(xié)調(diào)性、及時性、準(zhǔn)確性。

2 實驗室管理存在的問題

2.1 實驗室資源的使用程度不均衡 實驗室所承擔(dān)的任務(wù)并非只是科學(xué)研究，更是一個集教學(xué)實驗、課題任務(wù)、人才培養(yǎng)以及開展各項科技服務(wù)為一體的綜合性基地。實驗室中包含各種科研平臺、儀器設(shè)備、實驗技術(shù)與數(shù)據(jù)，這些設(shè)備與資源對我國打破技術(shù)壁壘及行業(yè)壟斷，從而發(fā)展成為創(chuàng)新型國家，在國際競爭中占據(jù)一席之地具有至關(guān)重要的意義。實驗室資源的利用程度不均衡的現(xiàn)象主要表現(xiàn)為以下2個方面：①實驗儀器方面：儀器設(shè)備使用、借用、維修記錄需要手工填寫，占用大量紙質(zhì)資源，無法保證數(shù)據(jù)完整性[4]；部分儀器的使用率極高，超負荷運轉(zhuǎn)的情況時有發(fā)生，導(dǎo)致儀器設(shè)備使用壽命縮短，而另一部分的儀器使用率較低，儀器使用不規(guī)范；②實驗室科研平臺方面：試劑耗材等資源公用，由于缺乏信息化監(jiān)測，導(dǎo)致資源浪費。這些情況給實驗室管理工作帶來很大難度，導(dǎo)致實驗室資源利用效率低下。

2.2 實驗數(shù)據(jù)分散，數(shù)據(jù)安全存在漏洞 穩(wěn)健的數(shù)據(jù)隱私和安全規(guī)劃對于保護數(shù)據(jù)安全和研究人員的個人隱私非常必要，尤其是對敏感或機密數(shù)據(jù)的有效保護成為科研過程中的重要議題之一[5]。傳統(tǒng)的科研管理主要關(guān)注申請和結(jié)題節(jié)點的各項數(shù)據(jù)，對于項目執(zhí)行過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)缺乏關(guān)注[6，7]。由于實驗在不同設(shè)備完成，數(shù)據(jù)分散，各類數(shù)據(jù)的匯總存在數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、整理時間長等問題，難以準(zhǔn)確統(tǒng)計實驗室的使用數(shù)據(jù)。部分未聯(lián)網(wǎng)的設(shè)備實驗完成后，所得數(shù)據(jù)無法溯源，無法完全將科研誠信落到實處。

2.3 存在實驗室發(fā)展的“信息孤島”實驗室發(fā)展的“信息孤島”是指實驗室的各類信息獨立、與其他同行社會各界的信息傳達不能互換共享的信息壁壘和信息堵塞現(xiàn)象。網(wǎng)絡(luò)條件不具備會導(dǎo)致有些設(shè)備或軟件系統(tǒng)無法應(yīng)用，阻礙智慧醫(yī)療的全面開展，甚至形成信息孤島[8]。信息孤島的存在所帶來的弊端是顯而易見的：①信息更新的同步性差，設(shè)備使用預(yù)約的信息不公開，預(yù)約沖突的問題導(dǎo)致科研人員的實驗時間無法估計；②培訓(xùn)活動沒有公開的途徑，導(dǎo)致需要培訓(xùn)的人員無法獲得培訓(xùn)信息，培訓(xùn)范圍受阻；③開展學(xué)術(shù)活動缺少宣傳渠道，孤立的信息無法有效地滿足跨部門、跨單位的需求，以致于學(xué)術(shù)交流及優(yōu)秀科研成果只限于實驗室內(nèi)部分享。

2.4 辦公流程繁瑣復(fù)雜，耗時較長 實驗室的人員信息等收集和管理工作，還處于手動錄入或文檔管理的階段，離無紙化辦公還有一定差距。如課題類等工作的過程管理效率較為低下，且人工操作的錯誤率較高，早期大量材料的保存也存在較大難度。當(dāng)數(shù)據(jù)匯總、評估檢查或匯報工作時需要耗費大量時間完成相關(guān)工作。部分工作審批流程不清晰，存在部門間相互推諉工作難以推進的情況，與現(xiàn)在建立高標(biāo)準(zhǔn)的國家重點實驗室的定位不符合。急需建立基于網(wǎng)絡(luò)的實驗室信息化系統(tǒng)，來實現(xiàn)辦公自動化。

3 信息化與實驗室管理相結(jié)合的實踐

3.1 設(shè)備綜合管理信息化 針對實驗室設(shè)備建設(shè)，建立實驗室綜合管理信息系統(tǒng)。包括門戶建設(shè)、儀器設(shè)備管理、實驗室智能門禁、實驗室視頻監(jiān)控、實驗數(shù)據(jù)庫等內(nèi)容。門戶建設(shè)方面，統(tǒng)一訪問交流使用平臺，通過該平臺實現(xiàn)統(tǒng)一登錄退出，便于管理；儀器管理方面，在系統(tǒng)里統(tǒng)一預(yù)約和使用儀器，以刷卡或二維碼的形式實現(xiàn)上機與下機，便于統(tǒng)計各儀器使用的實際時長，實現(xiàn)對實驗室的設(shè)備儀器的智能管理；實驗室智能門禁方面，運用智能門禁管控系統(tǒng)[9]，門禁系統(tǒng)管理進入實驗室的人員，只有經(jīng)過安排實驗或預(yù)約過儀器的實驗人員在對應(yīng)的時間段內(nèi)才能通過刷卡/指紋進行身份驗證，才能打開實驗室的門進入實驗室做實驗，并和電源控制系統(tǒng)構(gòu)成實時聯(lián)動平臺，可實時驗證實驗人員身份信息和查看實驗室的具體情況。在實驗室入口處通過人臉識別認證的方式，杜絕不相干人員進入實驗室；視頻監(jiān)控方面，通過中控系統(tǒng)實現(xiàn)實驗室情況的實時監(jiān)控，加強對實驗室的安全監(jiān)控管理。

3.2 數(shù)據(jù)管理信息化 大數(shù)據(jù)環(huán)境下，通過對數(shù)量龐大、種類繁多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的科研數(shù)據(jù)進行挖掘、分析和組織，可以實現(xiàn)科研數(shù)據(jù)的增值與深度的揭示[10]。實驗數(shù)據(jù)庫方面，提供云存儲，確保實驗室數(shù)據(jù)安全，從而實現(xiàn)不同實驗室之間資源、信息協(xié)調(diào)與共享[11]。通過建立局域網(wǎng)對將實驗產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)采集自動抓取到云端進行存儲，實現(xiàn)備份。此方法可以保證整個實驗數(shù)據(jù)生命周期的完整性、一致性及準(zhǔn)確性；建立穩(wěn)健的基礎(chǔ)設(shè)施和完善的數(shù)據(jù)安全制度，確保數(shù)據(jù)不被竊取和丟失，以消除科研人員對于數(shù)據(jù)安全的擔(dān)憂[12]；同時實驗人員因意外狀況導(dǎo)致數(shù)據(jù)意外刪除或覆蓋時，在較短的時間內(nèi)通過正式申請的方式重新獲得數(shù)據(jù)，防止實驗數(shù)據(jù)丟失；也保障了數(shù)據(jù)遵守合理的科研原則及規(guī)范，從而杜絕學(xué)術(shù)不端等情況，起到監(jiān)督管理的作用。

3.3 科研項目管理信息化 建立科研管理信息系統(tǒng)，科研信息管理系統(tǒng)可以一目了然地看到科研課題的年份、負責(zé)人及進展情況等信息，內(nèi)容主要包括科研項目立項通知、課題信息錄入等全過程管理等。同時，還應(yīng)該根據(jù)科研成果的級別進行管理，并且對科研水平進行評價和數(shù)據(jù)統(tǒng)計。應(yīng)該根據(jù)科研項目管理工作的實質(zhì)將信息系統(tǒng)進行模塊構(gòu)建，一般情況下可以分為三層。第一層主要包括科研人員的個人信息，主要包括科研項目、論文以及成果和專利的錄入等。第二層主要是對科研團隊的水平進行評估?？蒲袌F隊評估工作的內(nèi)容主要分為科研數(shù)據(jù)管理和績效管理兩個功能模塊[13]。根據(jù)不同的科研水平給予不同的經(jīng)費，并對科研項目的論文級別進行評定，對不同課題組的科研人員進行階段性科研水平進行評估和數(shù)據(jù)統(tǒng)計。第三層是對于科研數(shù)據(jù)的管理，具體內(nèi)容包括對于數(shù)據(jù)的備份和還原，優(yōu)化數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計以及分析的功能。充分利用軟件硬件系統(tǒng)，研發(fā)更有利于自身情況的管理工作的信息管理系統(tǒng)，能夠切實提高科研管理水平和管理效率[14]。

3.4 建設(shè)實驗室微信公眾號 微信公眾平臺有著數(shù)量非常龐大的使用人群作為支撐，在一定程度上具有很強的傳播信息的優(yōu)勢。根據(jù)公眾號的獨特性，發(fā)揮科技期刊的特色和優(yōu)勢，實現(xiàn)微信公眾號助推科技期刊傳播是一個重要的研究課題[15]。微信公眾平臺主要可以從以下四個方面進行建設(shè)：①基礎(chǔ)模塊方面做好實驗室基本信息的宣傳工作，比如可以建立一些實驗室概況、平臺建設(shè)、人才隊伍及發(fā)展方向等模塊，從而使大家對實驗室有一個基本的了解；②推送實驗室召開的各類學(xué)術(shù)會議的宣傳、重大研究方向、各種各樣的健康知識學(xué)習(xí)和最新研究成果等，這些都能夠在一定的程度上幫助公眾學(xué)習(xí)科研知識，有效的加深大眾對實驗室的深刻認識；③推送實驗室開展的室內(nèi)系列技術(shù)培訓(xùn)及平臺服務(wù)工作，增加其他同行了解實驗室的機會，以更加開放的形式，吸引外單位促進相互間的交流合作，達到共同進步的效果；④通過節(jié)日祝福、團建活動及畢業(yè)生訪談的推送，加強實驗室文化建設(shè)，營造熱愛科研、積極向上的實驗室精神，增強實驗室全體人員的凝聚力。

3.5 建立實驗室官方網(wǎng)站 官方網(wǎng)站的權(quán)威性強，已經(jīng)被各大高校和研究院當(dāng)作一種新的宣傳模式應(yīng)用到管理工作當(dāng)中，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以獲取信息發(fā)布及實時管理兩大功能。它的應(yīng)用提高了辦公效率，減少了辦公耗材，也實現(xiàn)了信息交流和共享。網(wǎng)站的版式采用國際化設(shè)計風(fēng)格，頁面版式設(shè)計簡單、清晰、整潔干凈[16]。網(wǎng)站的結(jié)構(gòu)主要包括以下以下7 個方面：①實驗室的詳細介紹：實驗室概況、組織架構(gòu)、研究方向、學(xué)術(shù)委員會構(gòu)成等；②科研成果：定期收集實驗室最新的論文專利及獲獎成果進行展示；③人才隊伍：對實驗室的人才隊伍進行詳細介紹，為科研人員制作介紹網(wǎng)頁；④科研平臺：介紹平臺簡介、規(guī)章制度、儀器設(shè)備、收費情況及聯(lián)系方式；⑤合作交流：及時發(fā)布開放課題招標(biāo)通知、研究生活動報名通知等信息；⑥下載專區(qū)：上傳實驗室的任務(wù)申請書、儀器使用說明等文件，方便使用者及時下載使用或?qū)W習(xí)；⑦招聘信息：及時發(fā)布實驗室用人需求的招聘公告，為人才的招聘增加新途徑。

3.6 辦公系統(tǒng)信息化 加強實驗室的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺建設(shè)，辦公自動化是指利用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，最大限度地提高辦公效率和改進辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期，并利用科學(xué)的管理方法。辦公自動化可充分利用現(xiàn)有技術(shù)手段，在OA 公司的協(xié)助下，自主開發(fā)設(shè)計“工作計劃任務(wù)”模塊[17]。OA 系統(tǒng)的模塊可以包括：實驗室公章蓋章申請、人員入室離室申請、財務(wù)審批報銷申請、科研物品采購申請等具體內(nèi)容。平臺將單位內(nèi)部日常的傳統(tǒng)辦公以流程化的方式進行，使各類業(yè)務(wù)在OA 系統(tǒng)中順利運轉(zhuǎn)，使辦事全流程的人員實時了解事件進度，可便利的共享信息，達到高效協(xié)同的作用。以上方法在實踐中取得良好效果,辦公自動化綜合技術(shù)優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，管理水平及工作效率都明顯提高[18]。

4 總結(jié)

實驗室管理的信息化是勢在必行，且具有多種實現(xiàn)方式。目前實驗室管理也進入信息化時代，依靠計算機等網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)處理事務(wù)、管理數(shù)據(jù)，已經(jīng)成為實驗室緊跟當(dāng)今社會的發(fā)展趨勢。運用信息化技術(shù)，將各類流程、實驗室內(nèi)部管理實行線上化，通過信息化平臺、現(xiàn)代媒體等方式，建立開放、迅速、準(zhǔn)確、高效的信息化體系，為提高實驗室資源利用率、增強員工工作能力、擴大對外開放交流合作打下良好的基礎(chǔ)。