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      會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型模式探究

      2023-06-11 11:48:44樓炯銘金衍珍朱淼李四海
      財會月刊·上半月 2023年6期
      關(guān)鍵詞:會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

      樓炯銘 金衍珍 朱淼 李四海

      【摘要】近年來, 財政部、 國家檔案局和有關(guān)主管部門大力推進電子會計檔案管理, “大智移云物區(qū)”等新興技術(shù)的飛速發(fā)展為會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了良好的技術(shù)支持。本文從會計檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、 特點、 目標(biāo)、 原則出發(fā)構(gòu)建會計檔案數(shù)字化模型, 同時結(jié)合國網(wǎng)浙江溫州公司的實踐經(jīng)驗, 提出企業(yè)應(yīng)該借助財務(wù)中臺建設(shè)契機, 從制度、 流程、 系統(tǒng)、 組織四個層面發(fā)力, 構(gòu)建以“電子數(shù)據(jù)協(xié)同共享、 業(yè)財檔數(shù)據(jù)深度融合”為理念的全程無紙化財務(wù)體系, 打造以“數(shù)據(jù)在線歸檔自動化、 檔案利用智慧化”為特點的數(shù)字化環(huán)境新型會計檔案應(yīng)用模式, 實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、 檔案管理信息化、 檔案利用知識化, 助力業(yè)務(wù)處理自動化、 智能化, 推動會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

      【關(guān)鍵詞】會計檔案;數(shù)字化轉(zhuǎn)型;財務(wù)中臺;新興技術(shù)

      【中圖分類號】F275? ? ? 【文獻標(biāo)識碼】A? ? ? 【文章編號】1004-0994(2023)11-0091-6

      一、 引言

      傳統(tǒng)的以紙質(zhì)形式保存的會計資料存在打印和存儲成本高、 匹配整理時間長、 歸檔占用空間大、 信息安全性不足等問題, 已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的要求。數(shù)字信息化時代, 伴隨著電子政務(wù)的加快推進, 電子發(fā)票、 財政電子票據(jù)、 銀行電子回單等電子形式憑證得到廣泛應(yīng)用, 企業(yè)管理中的電子化應(yīng)用十分常見, 會計資料載體也逐漸向電子化發(fā)展。因此, 會計檔案數(shù)字化是未來發(fā)展的必然趨勢。

      2015年12月財政部和國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》明確指出, 由電子設(shè)備形成、 傳輸與存儲的檔案文件也屬于會計檔案; 2020年3月財政部和國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》確定了電子會計憑證的法律效力, 同時允許將會計資料歸檔為電子會計檔案,? 進一步推進了電子會計憑證歸檔工作的發(fā)展。自2016年以來, 國家檔案局積極開展電子檔案相關(guān)的試點工作, 為數(shù)字化時代會計檔案轉(zhuǎn)型提供了良好的實踐經(jīng)驗。此外, “大智移云物區(qū)”的飛速發(fā)展為會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了良好的技術(shù)支持。

      企業(yè)會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠幫助企業(yè)高效管理數(shù)據(jù)資產(chǎn), 實現(xiàn)業(yè)財檔一體化管理, 提高企業(yè)會計檔案的管理效率, 同時挖掘會計檔案的利用價值, 引領(lǐng)檔案管理的無紙化、 電子化、 自動化、 智能化趨勢。國網(wǎng)浙江溫州公司在財務(wù)中臺總體建設(shè)規(guī)劃下, 從制度、 流程、 系統(tǒng)、 組織四個方面出發(fā), 構(gòu)建了一套無紙化體系, 優(yōu)化梳理了業(yè)務(wù)流程, 實現(xiàn)了企業(yè)系統(tǒng)互通互聯(lián), 完善了檔案管理人員的發(fā)展通道, 最終實現(xiàn)了會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。本文基于該公司會計檔案電子化管理的實踐經(jīng)驗,? 探索會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方法。

      二、 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型探索

      1. 傳統(tǒng)會計檔案管理存在的問題。

      (1)以 紙質(zhì)載體為主, 檔案管理效率低。國網(wǎng)浙江溫州公司在日常運營管理工作中, 以紙質(zhì)載體為主的會計檔案存在較多管理和利用問題。首先, 該公司歷經(jīng)數(shù)十年的發(fā)展, 累積了大量的紙質(zhì)會計檔案, 且其數(shù)量還在不斷增加, 加之未達規(guī)定保存年限的會計檔案不能銷毀, 所以紙質(zhì)會計檔案會占用企業(yè)大量儲存空間, 產(chǎn)生較高的儲存與管理成本; 其次, 大量的紙質(zhì)會計檔案保存在固定的空間內(nèi), 即使有規(guī)律的分類方法, 檔案使用人員調(diào)用所需檔案仍存在一定的困難, 而且以紙質(zhì)形式保存的會計檔案使會計信息受制于紙質(zhì)文件而難以實現(xiàn)信息流動, 所以紙質(zhì)會計檔案存在管理效率低、 利用受限的問題; 最后, 由于紙質(zhì)載體易受環(huán)境、 人為因素的影響而發(fā)生損壞, 如檔案紙張更易受潮濕、 火災(zāi)等環(huán)境的影響, 存在較大的安全隱患。

      (2)被動管理, 未進行價值挖掘。傳統(tǒng)的檔案管理過程為“原始憑證—記賬憑證—賬簿—報表—會計檔案”, 檔案管理人員常常只是在業(yè)務(wù)后端等待會計檔案的形成, 并對其進行分類記錄保存。之后檔案管理人員很少會主動對其進行價值挖掘, 一方面是因為會計檔案調(diào)用不便, 另一方面是因為檔案保管人員缺乏主動價值挖掘意識與能力。因此, 會計檔案僅僅發(fā)揮了記錄功能, 而沒有成為企業(yè)會計信息動態(tài)流動中一環(huán), 其信息價值大大降低。

      (3)關(guān)聯(lián)不全面, 信息無法共享。歷經(jīng)數(shù)十年的發(fā)展, 國網(wǎng)浙江溫州公司構(gòu)建了業(yè)財鏈路貫通的信息化體系, 越來越多的財務(wù)信息以電子數(shù)據(jù)形式產(chǎn)生, 依托各項精益管理變革行動, 公司價值管理的各項要求正在不斷下探到最末級組織、 深入到最小顆粒度場景, 多維、 精準(zhǔn)、 快速的高質(zhì)量數(shù)據(jù)需求呈井噴態(tài)勢。但是, 公司的會計檔案管理系統(tǒng)并沒有實現(xiàn)數(shù)字化, 仍按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式運行, 數(shù)據(jù)生成、 傳遞、 運用的效率較低, 而且傳統(tǒng)的會計檔案管理已經(jīng)無法與數(shù)字化的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、 財務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián), 企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)成為信息孤島。

      2. 會計檔案數(shù)字化內(nèi)涵。本文認(rèn)為, 會計檔案數(shù)字化是指將“大智移云物區(qū)”等新興技術(shù)融入會計檔案管理工作, 構(gòu)建會計檔案電子化管理體系, 實現(xiàn)業(yè)財檔一體化, 以提高會計檔案管理效率并深入挖掘會計檔案利用價值的過程。具體會計檔案數(shù)字化內(nèi)涵闡述如下:

      (1)軟件工程理論指出, 高質(zhì)量的軟件開發(fā)需要將已有的管理方法與能實現(xiàn)的最好技術(shù)相結(jié)合, 同時要有效地維護軟件。如今數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營過程中不可缺失的要素, 企業(yè)要實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化, 就要將《會計檔案管理方法》與“大智移云物區(qū)”等新興技術(shù)結(jié)合起來, 以電子數(shù)據(jù)為載體進行會計檔案管理乃至企業(yè)管理?!按笾且圃莆飬^(qū)”等新技術(shù)的引入, 一方面實現(xiàn)了企業(yè)財務(wù)管理中流程化工作的自動完成, 減輕了財務(wù)人員工作量, 另一方面保障了企業(yè)財務(wù)信息的安全性, 避免企業(yè)財務(wù)信息被盜取、 篡改。此外, 現(xiàn)有的明/暗水印技術(shù)、 二維碼與RFID射頻識別技術(shù)、 OSS技術(shù)、 OFD文件預(yù)覽等技術(shù)也為會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了支持。

      (2)會計檔案電子化管理體系旨在實現(xiàn)會計資料的采集、 歸檔及會計檔案管理的電子化, 會計檔案是歸檔后的會計資料, 會計檔案的電子化管理要以會計資料的電子化管理為起點。因此, 會計檔案電子化管理體系也以會計資料的電子化采集為起點, 以會計資料的歸檔為關(guān)鍵, 以會計檔案的管理為目的。

      (3)施先旺(2014)認(rèn)為, 將業(yè)務(wù)流、 資金流和信息流三流合一可以解決會計信息孤島問題, 基于信息論, 會計檔案電子化可以抽象為檔案信息沿著會計檔案管理的步驟在數(shù)字化環(huán)境下運動而形成的一種“信息流”, 業(yè)財檔一體化是在業(yè)財一體化業(yè)務(wù)流程、 財務(wù)會計流程及管理流程的基礎(chǔ)上將會計檔案流程融入, 將會計檔案電子化管理產(chǎn)生的“信息流”融入, 進一步解決信息孤島問題。

      (4)在傳統(tǒng)的會計檔案管理過程中, 大量的會計檔案以紙質(zhì)形式保存, 不僅占用大量的空間, 而且存在尋找查看困難的問題, 因此會計檔案僅僅作為一種記錄文件被保存而沒有發(fā)揮其“信息”功能。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后, 會計檔案以電子化形式存儲, 在會計檔案電子化管理系統(tǒng)中可以輕松獲取, 難度大大降低, 而且會計檔案與相關(guān)的經(jīng)營業(yè)績、 財務(wù)處理相關(guān)聯(lián), 大大豐富了會計檔案的信息含量, 提高了其信息價值, 為檔案使用人員進行深入挖掘奠定了基礎(chǔ)。

      3. 會計檔案數(shù)字化特點。本文認(rèn)為會計檔案數(shù)字化具備以下特點: 一是全面關(guān)聯(lián)。微觀上, 將會計資料及會計檔案的全生命周期相關(guān)聯(lián), 向前關(guān)聯(lián)到會計資料的采集, 向后關(guān)聯(lián)到會計檔案的利用; 宏觀上, 將會計檔案電子管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)、 業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及報賬系統(tǒng)等相關(guān)聯(lián), 各個系統(tǒng)之間相互補充、 相互制約, 實現(xiàn)業(yè)財檔一體化, 最大化企業(yè)每個系統(tǒng)的功效。二是價值服務(wù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案最大的作用在于記錄保存, 而當(dāng)會計檔案的載體電子化后, 形式上檔案使用人員可以方便地在線調(diào)用會計檔案, 內(nèi)容上會計檔案與業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián), 信息價值大大增加, 檔案使用人員在查看會計檔案的同時可以查看所有與檔案相關(guān)的其他資料, 會計檔案的信息價值大大增加。三是電子載體。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型完成后, 依據(jù)相關(guān)檔案法律規(guī)定, 將大部分會計檔案以電子檔案的形式儲存, 可大大減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量, 釋放企業(yè)儲存空間。四是實時更新。在會計檔案數(shù)字化中引入“大智移云物區(qū)”等最新技術(shù)的同時也要注重技術(shù)的更新, 力求使用最先進、 最合適的技術(shù)進行會計檔案管理工作。

      4. 會計檔案數(shù)字化目標(biāo)。會計檔案數(shù)字化服務(wù)于以下目標(biāo): 一是通過會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型, 有效解決基層單位種類繁多、 數(shù)量龐大的紙質(zhì)憑證打印、 裝訂、 流轉(zhuǎn)、 歸檔問題, 實現(xiàn)會計資料采集、 歸檔及管理自動化、 智能化, 解放一線財務(wù)人員, 提高會計檔案管理效率; 二是進一步將公司大量零散、 非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)資源轉(zhuǎn)變?yōu)榫酆稀?結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)資產(chǎn), 繁榮數(shù)據(jù)應(yīng)用生態(tài), 服務(wù)價值創(chuàng)造; 三是推動業(yè)務(wù)系統(tǒng)、 財務(wù)系統(tǒng)以及會計檔案管理系統(tǒng)的全面關(guān)聯(lián), 形成業(yè)財檔一體化, 使會計信息在企業(yè)內(nèi)部動態(tài)流動, 實現(xiàn)信息全面共享; 四是助力公司“雙碳”目標(biāo)落地, 推動全社會數(shù)字互聯(lián)、 綠色發(fā)展的生動實踐, 以財務(wù)工作無紙化“小變革”實現(xiàn)有效賦能各方的“大成效”。

      5. 會計檔案數(shù)字化原則。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型對企業(yè)來說是一項全新的工作, 因此要明確并遵守一定的工作原則(黃鶴楠, 2007), 一方面要使會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作有依據(jù), 另一方面要提高會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效率。

      (1)合法性原則。企業(yè)的任何活動都要做到依法進行, 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型自然也不例外?!稌嫏n案管理辦法》是企業(yè)進行會計檔案管理的基礎(chǔ)法規(guī), 它同時適用于傳統(tǒng)會計檔案與電子會計檔案, 企業(yè)進行會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型時要注意電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案之間法律規(guī)定的相同與不同之處, 以制定相應(yīng)的管理方法。

      (2)成本效益原則。企業(yè)作為一個經(jīng)濟組織, 盈利是其重要目標(biāo), 會計檔案數(shù)字化本質(zhì)上也是為了幫助企業(yè)更好地實現(xiàn)這一目標(biāo)。因此, 企業(yè)在進行會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型時需要充分考慮其經(jīng)濟效益, 將其與自身需求相結(jié)合, 摒棄自身不需要或作用不大的部分, 避免在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中過分追求非必要環(huán)節(jié), 按計劃循序漸進, 并采用最優(yōu)的流程和最合適的技術(shù)。

      (3)長期收益原則。企業(yè)仍處于傳統(tǒng)會計檔案管理時期, 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型幾乎是從零開始。短期來看, 企業(yè)必然投入大量的人力、 物力、 財力, 而數(shù)字化轉(zhuǎn)型沒有完全完成就不能實現(xiàn)收益最大化, 所以在會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中甚至轉(zhuǎn)型完成一段時間后, 企業(yè)在該項目中的凈收益可能仍然為負(fù)。但長期來看, 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型完成后, 會計檔案的管理效率大大提高, 企業(yè)會計信息不僅流動得更加充分, 而且其內(nèi)在價值也被深度挖掘, 短期的投入也將漸漸被彌補。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項前期投入、 后期受益的長期項目, 所以企業(yè)要具備長遠(yuǎn)目光, 遵守長期收益原則, 避免因小失大。

      (4)協(xié)同管理原則。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型完成后會計檔案管理系統(tǒng)建立起來, 會計檔案由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體, 除了可以節(jié)約儲存空間, 還為會計檔案以“信息流”的形式在管理系統(tǒng)內(nèi)流動提供了條件。但這些信息只在會計檔案管理系統(tǒng)中流動是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的, 而是要打破系統(tǒng)框架的束縛, 與其他系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)。因此, 在會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)過程中要遵守協(xié)同管理原則, 數(shù)據(jù)格式、 運行標(biāo)準(zhǔn)、 儲存方法都要與其他系統(tǒng)匹配統(tǒng)一。

      (5)信息安全原則。會計信息是企業(yè)重要的內(nèi)部資源, 必須妥善儲存以防止被盜用, 數(shù)字化轉(zhuǎn)型后會計檔案以電子檔案的形式保存, 與紙質(zhì)檔案完全不同, 因此也面臨著不同的信息風(fēng)險。之前僅需保證檔案的安全, 如今還要注重網(wǎng)絡(luò)安全以及財務(wù)、 業(yè)務(wù)等相關(guān)聯(lián)系統(tǒng)的安全, 所以, 在會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中要時刻遵守信息安全原則, 在各個環(huán)節(jié)保證信息安全。

      (6)與時俱進原則。信息化時代, 各種技術(shù)都在不斷更新?lián)Q代。因此, 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)并不是一勞永逸的, 企業(yè)需要遵守與時俱進原則, 實時關(guān)注相關(guān)技術(shù)的發(fā)展情況, 適時對系統(tǒng)進行更新升級, 保證會計檔案的管理效率。

      6. 會計檔案數(shù)字化模型。為了推動企業(yè)進行會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型, 構(gòu)建會計檔案數(shù)字化體系, 根據(jù)會計檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、 特點、 目標(biāo)及構(gòu)建原則, 建立如圖1所示的會計檔案數(shù)字化模型。

      (1)獲取外部電子憑證。會計資料是會計檔案的基礎(chǔ), 要獲取電子會計資料, 其中最為重要的是獲取電子憑證, 所以, 會計檔案數(shù)字化模型以獲取外部電子憑證為起點。首先, 與外部系統(tǒng)互聯(lián), 將會計檔案管理系統(tǒng)與各種同企業(yè)有業(yè)務(wù)往來的個體關(guān)聯(lián)起來, 主要包括銀企互聯(lián)、 稅企互聯(lián)、 政企互聯(lián)以及企企互聯(lián)四種外部互聯(lián)通道, 通過這些外部互聯(lián)通道可以直接將與企業(yè)相關(guān)的外部電子憑證采集到企業(yè)的會計檔案管理系統(tǒng)。其次, 推動企業(yè)內(nèi)部各種系統(tǒng)貫通以及生態(tài)協(xié)同, 使原始憑證順利通過編制記賬憑證、 審核等各種企業(yè)內(nèi)部處理程序。最后, 獲取的外部憑證或經(jīng)過內(nèi)部處理的電子文件需要集中保存, 因此會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)需要建立企業(yè)級數(shù)據(jù)資源池, 將獲取的各種票據(jù)按規(guī)定的格式進行儲存。

      (2)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。首先, 將電子文件與業(yè)務(wù)流程相關(guān)聯(lián), 在業(yè)務(wù)發(fā)起環(huán)節(jié)(如填寫報賬單)或業(yè)務(wù)處理末端(如掛接銀行回單)對存儲在數(shù)據(jù)資源池中的電子文件進行引用, 使整個業(yè)務(wù)流程都與相對應(yīng)的電子文件相關(guān)聯(lián), 在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都可以調(diào)閱相關(guān)的電子文件, 下游的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)能夠查看相關(guān)上游業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的電子文件, 實現(xiàn)“一次引用, 全程關(guān)聯(lián)”。其次, 利用大數(shù)據(jù)、 知識圖譜等技術(shù)智能分析電子文件內(nèi)容, 使電子文件根據(jù)業(yè)務(wù)場景自動聚類, 聚焦業(yè)務(wù)場景智能化。

      (3)電子歸檔。電子會計資料連同相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一起被采集進入電子會計檔案管理系統(tǒng), 將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為檔案格式的文件, 并進行真實性、 安全性、 可用性、 完整性檢測(“四性”檢測)后, 根據(jù)檔案類別按照對應(yīng)歸檔流程進行歸檔。

      電子會計檔案管理系統(tǒng)區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案管理系統(tǒng)的一個重要特點就是, 可以充分發(fā)揮檔案的利用價值, 具有搜索、 顯示等一系列數(shù)據(jù)信息服務(wù)功能。通過搜索功能, 檔案使用人員可以輕松調(diào)用目標(biāo)檔案及檔案相關(guān)的報銷單、 發(fā)票等原始憑證和其他相關(guān)業(yè)務(wù)信息。此外, 還可以通過大數(shù)據(jù)及知識圖譜技術(shù)對會計檔案根據(jù)內(nèi)容進行自動場景分類, 建立各類精準(zhǔn)的專項檔案服務(wù)庫, 實現(xiàn)電子會計檔案數(shù)據(jù)知識化應(yīng)用。

      (4)系統(tǒng)支持保障。一是數(shù)據(jù)長期安全保存保障。首先, 運用先進的信息技術(shù)保障信息安全, 使用系統(tǒng)前必須進行身份認(rèn)證, 同時采用區(qū)塊鏈、 防讀寫等技術(shù)從源頭上確保會計檔案的安全性, 滿足信息防偽、 防篡改的安全需求; 其次, 采用 “分區(qū)分域、 安全接入、 動態(tài)感知、 全面防護”的安全策略, 賦予特定角色特定的數(shù)據(jù)權(quán)限, 避免數(shù)據(jù)泄漏。二是財務(wù)人員能力轉(zhuǎn)型。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型改變了傳統(tǒng)的會計檔案管理模式, 并引入了新興信息技術(shù)與之相匹配, 企業(yè)應(yīng)提高財務(wù)人員及檔案管理人員的整體素質(zhì), 推動他們進行能力轉(zhuǎn)型。首先, 需要轉(zhuǎn)變工作模式, 樹立主動管理意識, 主動挖掘財務(wù)數(shù)據(jù)及會計檔案的信息價值; 其次, 需要更新已有的知識體系, 掌握計算機技術(shù), 在新的會計檔案管理系統(tǒng)下更好地發(fā)揮職能。三是數(shù)智化技術(shù)支撐。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一次企業(yè)檔案管理層面的技術(shù)變革, 信息技術(shù)是支撐會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵, 無論是會計資料的采集還是會計信息的流動、 會計檔案的儲存都需要信息技術(shù)的支撐, 因此需要推動“大智移云物區(qū)”先進技術(shù)在企業(yè)內(nèi)的運用, 為會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型打好基礎(chǔ)。

      三、 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型實踐

      基于會計檔案數(shù)字化模型, 國網(wǎng)浙江溫州公司的會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型從制度、 流程、 系統(tǒng)、 組織四個層面發(fā)力。首先, 搭建“高效、 實時、 創(chuàng)新”的企業(yè)財務(wù)管理無紙化體系, 加強業(yè)財檔融合; 其次, 整合優(yōu)化會計檔案管理的業(yè)務(wù)流程, 提升會計檔案管理效率和質(zhì)量, 同時, 打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)、 財務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)之間的隔閡, 實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在線歸檔自動化和檔案數(shù)據(jù)反哺; 最后, 通過組織重塑完善檔案管理人員發(fā)展通道, 助力檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。具體會計檔案數(shù)字化建設(shè)步驟如圖2所示。

      1. 構(gòu)建會計檔案無紙化體系。國網(wǎng)浙江溫州公司在會計檔案管理體系革新上勇于創(chuàng)新、 敢于破局。在管理手段方面, 以財務(wù)無紙化為基礎(chǔ), 將檔案收集、 整理、 組卷、 裝盒、 上架、 保管、 借閱、 鑒定、 銷毀及編研等檔案管理職能從線下變成線上、 由手工變成自動, 以數(shù)據(jù)驅(qū)動管理, 實現(xiàn)會計檔案在線歸檔自動化、 檔案管理信息化、 檔案利用智慧化。在管理理念與制度保障方面, 組織相關(guān)專家人員研究財政部、 國家檔案局和有關(guān)主管部門近年來出臺的政策標(biāo)準(zhǔn)、 發(fā)展規(guī)劃及業(yè)務(wù)規(guī)范指南, 以《國家電網(wǎng)公司會計檔案整理規(guī)范》《國家電網(wǎng)公司檔案管理辦法》《會計基礎(chǔ)管理辦法》等內(nèi)部管理制度為指導(dǎo), 修訂完善了《國網(wǎng)浙江省電力有限公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)審核手冊》《國家電網(wǎng)有限公司會計基礎(chǔ)管理辦法》等內(nèi)部業(yè)務(wù)制度規(guī)范, 并結(jié)合新技術(shù)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn), 新增編制了《國網(wǎng)浙江省電力有限公司電子會計憑證歸檔元數(shù)據(jù)方案》《國網(wǎng)浙江省電力有限公司電子會計檔案檢測規(guī)范》。在會計檔案管理理念上與時俱進, 完善制度建設(shè), 為會計檔案管理保駕護航, 推進實現(xiàn)財務(wù)工作全程無紙化。

      2. 會計檔案管理流程重組。依托國網(wǎng)財務(wù)中臺建設(shè), 以“處理自動、 響應(yīng)敏捷、 分析智能、 決策智慧、 生態(tài)共贏”為指導(dǎo)原則, 對會計檔案管理流程進行重組設(shè)計, 重新設(shè)計的會計檔案管理流程包含以下幾個核心環(huán)節(jié):

      (1)采集環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的涉財源數(shù)據(jù)主要是由業(yè)務(wù)人員線下收集, 離線提交。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后, 銀企、 政企、 稅企、 企企及企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)互通, 以線上采集為主、 離線采集為輔, 全量采集涉財相關(guān)電子文件信息及其對應(yīng)的結(jié)構(gòu)化信息, 通過中臺服務(wù)進行集中規(guī)范、 統(tǒng)一管理, 實現(xiàn)電子文件全程不落地, 一次采集、 全鏈路使用。

      (2)報銷入賬環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的業(yè)財處理主要是由業(yè)務(wù)人員手工發(fā)起、 財務(wù)人員人工審核。數(shù)字化時代, 借助電子發(fā)票、 電子合同、 電子客票、 財政電子票據(jù)等數(shù)字化載體, 輔以“大智移云物區(qū)”、 數(shù)字孿生、 虛擬現(xiàn)實等新興技術(shù), 有效支撐業(yè)務(wù)自動發(fā)起、 全程智能審批、 財務(wù)自動入賬、 風(fēng)險智能監(jiān)控、 業(yè)務(wù)全鏈條檢索等價值增值服務(wù)。

      (3)檔案歸檔環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的檔案收集是在業(yè)務(wù)處理完成后, 將待歸檔資料交給檔案管理部門。數(shù)字化時代, 在業(yè)財系統(tǒng)中同步規(guī)劃電子會計檔案歸檔功能, 著力推進在業(yè)務(wù)流程中嵌入會計檔案歸檔要求, 在業(yè)務(wù)處理完成時同步生成符合歸檔要求的全套電子會計檔案, 完成真實性、 完整性、 可用性和安全性檢測并自動入庫, 保障會計檔案實時采集, 切實推動會計檔案以電子形式單套制歸檔。

      (4)檔案利用環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的檔案利用方式是由利用人發(fā)起的, 檔案管理者在線下根據(jù)利用人的需求提供相對應(yīng)的服務(wù), 檔案管理者在檔案利用過程中處于被動位置。會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后, 檔案管理人員應(yīng)樹立主動管理的思想, 通過知識管理、 大數(shù)據(jù)等管理技術(shù), 針對檔案利用人的普遍需求主動深層次地加工會計檔案信息, 同時針對檔案利用人的特定需求提供相應(yīng)的特色化服務(wù), 從而實現(xiàn)主動、 全面且具有個人特色的檔案管理服務(wù)。

      3. 完善信息系統(tǒng)建設(shè)。依托財務(wù)中臺建設(shè), 國網(wǎng)浙江溫州公司對現(xiàn)有信息系統(tǒng)進行優(yōu)化升級, 具體措施如下:

      (1)新增采集通道。針對外部獲取憑證, 與稅務(wù)、 財政、 銀行、 鐵路、 民航等主管部門建立發(fā)票、 財政票據(jù)、 回單、 對賬單、 鐵路客票和航空運輸電子客票行程單的在線直連通道, 并配合相關(guān)機構(gòu)建立完善數(shù)據(jù)對外共享機制及標(biāo)準(zhǔn)。

      (2)變革報賬系統(tǒng)。在報銷環(huán)節(jié), 依托匯集的發(fā)票、 財政票據(jù)等數(shù)據(jù), 員工發(fā)起報銷申請, 從發(fā)票池中獲取待報銷電子票據(jù), 實現(xiàn)金額、 稅額、 稅率、 供應(yīng)商等報銷信息的自動填充。在審批環(huán)節(jié), 將稅票相關(guān)法規(guī)、 制度內(nèi)置為系統(tǒng)規(guī)則, 系統(tǒng)判斷合規(guī)性, 簡化后續(xù)審核工作。同時開展業(yè)務(wù)無紙化改造, 設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)格式, 以電子簽名和簽章替代紙質(zhì)簽字和簽章, 在流程結(jié)束后對接數(shù)字化檔案館, 實現(xiàn)業(yè)務(wù)單據(jù)自動填報、 智能審批和自動歸檔。

      (3)升級財務(wù)系統(tǒng)。在過賬環(huán)節(jié), 在線聚合發(fā)票、 合同及報銷單等載體信息, 區(qū)分業(yè)務(wù)類型內(nèi)嵌記賬規(guī)則, 實現(xiàn)會計憑證100%自動生成, 系統(tǒng)控制不可再次發(fā)起報銷, 并將相關(guān)票據(jù)狀態(tài)信息反饋給稅務(wù)、 財政等外部機構(gòu), 形成票據(jù)管理的完整閉環(huán)。同時開展業(yè)務(wù)無紙化改造, 在業(yè)務(wù)流程中嵌入會計憑證、 會計賬簿、 財務(wù)報表歸檔要求, 財務(wù)業(yè)務(wù)處理完成即同步生成符合歸檔要求的電子會計檔案。

      (4)建立數(shù)字化檔案館。在業(yè)務(wù)處理過程中, 實時接收業(yè)財系統(tǒng)傳入的待歸檔會計資料, 并對照歸檔對象(會計憑證、 會計賬簿、 財務(wù)報表)把相關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(業(yè)務(wù)單據(jù)、 文件、 審批流程記錄等)完整封裝為檔案格式版式文件和對應(yīng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息, 進行真實性、 完整性、 可用性、 安全性檢測, 通過后進行檔案編號、 編目, 以數(shù)字簽名等手段形成不可篡改的文件再進行保存。

      (5)構(gòu)建一站式檔案利用平臺。借鑒現(xiàn)有軟件開發(fā)經(jīng)驗, 會計檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檢索、 推薦及知識服務(wù)等在內(nèi)的“一站式”服務(wù)。此外, 利用大數(shù)據(jù)及人工智能技術(shù), 使會計檔案管理系統(tǒng)自動識別和理解會計檔案的內(nèi)容, 同時自動為每個會計檔案添加內(nèi)容相關(guān)的標(biāo)簽, 實現(xiàn)會計檔案的自動分類, 最終實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化。

      4. 組織職能調(diào)整。傳統(tǒng)會計檔案管理對象主要是紙質(zhì)會計憑證、 會計賬簿和財務(wù)報告等, 檔案管理的主要工作集中在檔案收集和整理上, 這耗費了檔案管理人員至少80%的工作時間。數(shù)字化時代下, 檔案的收集和整理工作逐步由系統(tǒng)自動實現(xiàn), 檔案管理人員的工作逐步轉(zhuǎn)向檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)制定和檔案深度利用。

      財務(wù)是企業(yè)天然的數(shù)據(jù)中心, 站在業(yè)務(wù)與經(jīng)營管理的視角, 挖掘財務(wù)會計檔案數(shù)據(jù)價值, 實現(xiàn)決策科學(xué)化及資源配置優(yōu)化, 用數(shù)據(jù)和算法賦能企業(yè)業(yè)務(wù)管理與經(jīng)營決策, 這將會是檔案管理人員職能轉(zhuǎn)型及職業(yè)發(fā)展通道升級的良機。國網(wǎng)浙江溫州公司會計檔案管理人員以數(shù)字化轉(zhuǎn)型為契機, 發(fā)揮檔案管理職能優(yōu)勢, 以會計檔案管理專家身份指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門規(guī)范化歸檔, 協(xié)助業(yè)務(wù)部門順利迎檢迎審, 在充分發(fā)揮會計檔案價值的同時提升業(yè)務(wù)洞察力, 實現(xiàn)電子檔案管理時代下會計檔案管理崗位價值。

      四、 會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)成效

      1. 提升了基層用戶體驗。打通稅企直連通道, 實現(xiàn)發(fā)票結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)全量采集, 會議通知線上流轉(zhuǎn), 員工免票出行, 確保業(yè)務(wù)發(fā)起即合規(guī), 提交即過賬; 實現(xiàn)培訓(xùn)差旅、 會議差旅、 生產(chǎn)性出差等差旅報銷全場景“無紙化”應(yīng)用上線, 員工單筆報銷流程提報時長縮短至5分鐘, 報銷效率提升50%以上, 智能防控重報、 錯報等風(fēng)險, 提高報銷準(zhǔn)確性, 大幅提升基層用戶獲得感和體驗感。

      2. 打通了數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)鏈路。積極推動全社會互聯(lián)互通, 配合浙江省財政廳打通“浙里辦”政務(wù)服務(wù)平臺, 實現(xiàn)醫(yī)療票據(jù)的直聯(lián)采集, 上線應(yīng)用企業(yè)報銷業(yè)務(wù), 結(jié)合業(yè)務(wù)習(xí)慣重新設(shè)計優(yōu)化醫(yī)藥費報銷、 審批、 記賬、 支付流程, 實現(xiàn)醫(yī)療票據(jù)的無紙化流轉(zhuǎn), 報銷費用自動計算, 醫(yī)藥費報銷線下“一次都不跑”, 提升員工報銷體驗感, 提高業(yè)務(wù)處理效率。此外, 通過應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù), 讓工程施工、 設(shè)計、 監(jiān)理單位、 項目管理部門及財務(wù)部門加入聯(lián)盟鏈, 實現(xiàn)工程量報審單在線審批, 結(jié)算單據(jù)線上流轉(zhuǎn), 結(jié)算金額智能校驗, 雙方賬務(wù)實時核對, 結(jié)算憑證自動歸檔。

      3. 提高了財務(wù)工作效率。全面上線應(yīng)用電子回單, 優(yōu)化銀企對賬功能從而實現(xiàn)回單與憑證自動掛接、 關(guān)聯(lián)查詢, 付款類憑證“無紙化”歸檔, 避免檔案管理人員進行重復(fù)性工作, 切實提高財務(wù)人員工作效率。銀行單證信息在線閉環(huán)傳遞, 安全備份、 永久儲存, 可隨時查找來源, 財務(wù)管理工作效率得到提升。

      4. 推進了會計檔案深化利用。突破企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)之間的隔閡, 實現(xiàn)業(yè)財檔一體化, 同時通過稅企、 政企、 銀企互聯(lián)互通提升信息互通共享能力, 在應(yīng)用可視化知識圖譜、 檔案自動分類標(biāo)簽、 全文搜索、 條件搜索等技術(shù)的同時推動會計檔案管理人員轉(zhuǎn)型, 從信息及信息使用者兩方面出發(fā), 全面推進會計檔案的深化利用。

      5. 降低了公司經(jīng)營風(fēng)險。財務(wù)工作無紙化變革試點使公司發(fā)票、 回單、 合同、 內(nèi)部單據(jù)等重點原始憑據(jù)形成電子憑據(jù), 保證財務(wù)報賬、 入賬、 歸檔均有電子憑據(jù)作為依托, 保證賬實相符, 大幅提升會計核算質(zhì)量, 有效降低公司經(jīng)營風(fēng)險。

      五、 結(jié)語

      本文從會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵、 特點、 目標(biāo)、 原則出發(fā), 探索了會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型, 建立了會計檔案數(shù)字化模型, 并結(jié)合國網(wǎng)浙江溫州公司建設(shè)實踐, 創(chuàng)新了數(shù)字化時代會計檔案管理模式, 為企業(yè)會計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型, 特別是企業(yè)財務(wù)無紙化建設(shè)提供了一定的實踐參考, 切實推動了智慧電子會計檔案管理工作的發(fā)展。

      【 主 要 參 考 文 獻 】

      施先旺.沙盤推演視角下的業(yè)務(wù)流、資金流和信息流融合研究[C]//中國會計學(xué)會第十三屆會計信息化年會報告論文集,2014:174 ~ 181.

      黃鶴楠.?dāng)?shù)字化背景下檔案工作基本原則研究[D].沈陽:遼寧大學(xué),2007.

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