李亞楠
摘 要:檔案信息化有利于保存檔案資料,方便查閱,減少翻閱資料帶來的人為磨損和破壞。因此,研究“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,事業(yè)單位檔案信息化方面的應(yīng)用措施很有必要。文章分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題,研究了“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案管理中的優(yōu)勢,提出搭建檔案信息化平臺、深度挖掘檔案大數(shù)據(jù)規(guī)律、落實檔案保密工作等措施,利用互聯(lián)網(wǎng)解決檔案信息化問題。希望能夠為檔案信息化工作提供思路和借鑒。
關(guān)鍵詞:檔案信息化;信息技術(shù);“互聯(lián)網(wǎng)+”;事業(yè)單位
引言
事業(yè)單位的檔案室存儲著大量的初始數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)是員工工作結(jié)果的具體化,涵蓋了許多有價值的內(nèi)容。由于技術(shù)環(huán)境和其他因素的限制,許多項目文件都是手寫稿,而實物資料以及地質(zhì)圖等其他材料閱讀起來十分不便,其材料特性十分容易損壞。檔案信息不僅能將初始文件實現(xiàn)電子化,也能減少閱讀時造成的人為磨損和毀壞。因此,加強檔案信息工作是有必要的。在這一過程中,檔案信息化平臺建設(shè)、海量數(shù)據(jù)分析和保密性都可以在工作中應(yīng)用信息化技術(shù)手段,利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)促進事業(yè)單位的發(fā)展,讓事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)更加便捷,帶來更多的效益。
一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案資料管理存在的主要問題
1.檔案資料分散
不同類型的事業(yè)單位的檔案資料在正式提交之前都會進行單獨管理,因此,管理周期長是檔案資料管理方面的重大問題,導(dǎo)致檔案交付周期不同,要經(jīng)過復(fù)雜的審批程序和嚴(yán)格的查閱規(guī)則才能進行查閱。事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展水平普遍不高,一般使用傳統(tǒng)的收集模式。由于檔案室存儲著許多事業(yè)單位的重要信息,保證檔案資料的安全性和可靠性非常重要。為實現(xiàn)檔案管理的信息化,需要將檔案資料與事業(yè)單位的日常運作和管理需求相結(jié)合,以促進事業(yè)單位的發(fā)展。因此,檔案資料模式的創(chuàng)新發(fā)展需要綜合考慮安全性和可靠性等因素。
2.對檔案原件保護度不高
目前,大多數(shù)檔案都是以紙質(zhì)形式進行利用。查閱或打印都可能損壞原始文件,長期借用或延遲文件歸檔,很容易造成文件丟失。此外,檔案備份不足,也將對事業(yè)單位檔案的完整性造成影響。
3.檔案數(shù)據(jù)再利用程度不高
檔案記錄著事業(yè)單位的發(fā)展史,每份報告都是技術(shù)人員研究和努力的結(jié)果。相對于大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算技術(shù)的應(yīng)用,一些單位的熟練程度不高,導(dǎo)致在提取、收集、歸納和信息資源的分類方面效率低下,存檔資源的系統(tǒng)分類困難,檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)速度也緩慢。因此,提高單位的總體管理水平,必須充分利用數(shù)據(jù)分析工具和先進的技術(shù)手段,對檔案資料進行安全可靠的管理。如果不能將完整的信息集成到技術(shù)人員的工作中,那么,信息化轉(zhuǎn)型勢必受阻。同時,信息資源壓縮技術(shù)的滯后,致使檔案存儲成本過高,特別是批量數(shù)據(jù)資源的存儲需求很難通過硬盤來滿足,長期存儲的目的很難通過有限的成本來實現(xiàn)。此外,因為檢索技術(shù)應(yīng)用不夠熟練,檔案管理人員的檢索能力需要進一步提高。事業(yè)單位數(shù)字檔案的編輯已經(jīng)滯后,仍然存在大量紙質(zhì)檔案的編輯和使用習(xí)慣,這不僅增加了編輯成本,而且保存時間也較短,必須在事業(yè)單位檔案管理工作中盡快應(yīng)用數(shù)字化技術(shù),實現(xiàn)數(shù)字檔案的編輯和管理。
4.對檔案信息化工作重視程度不高
一是檔案信息化工作需要長期投入大量的人力、物力和財力。一方面,為實現(xiàn)系統(tǒng)的功能和安全使用要求,必須購買相應(yīng)軟件和設(shè)備設(shè)施。另一方面,應(yīng)在職業(yè)教育和培訓(xùn)方面投入資金,以培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員。然而,由于缺乏資金支持或各部門的重視程度較低,導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)被推遲。某些事業(yè)單位對檔案的信息化建設(shè)、紙質(zhì)檔案的數(shù)字掃描和整理、電子材料的記錄都沒有給予足夠的重視,無法建立合適的檔案數(shù)據(jù)庫,更談不上建立檔案數(shù)據(jù)庫的后期建設(shè)維護。由于種種原因,事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程緩慢,紙質(zhì)文檔的數(shù)字化轉(zhuǎn)型被迫推遲,也無法實現(xiàn)使用微縮相機或高速掃描設(shè)備等處理紙質(zhì)檔案的設(shè)想。在一些事業(yè)單位中,文件轉(zhuǎn)換器或軟件使用率不高,很難在紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換和電子文件格式化操作之間產(chǎn)生連接。二是缺乏人力資源。在過去幾年里,為建設(shè)檔案庫,事業(yè)單位不斷擴大檔案收集范圍,從而大大增加檔案的數(shù)量。然而,在這個發(fā)展的過程中,很多單位也堆積了大量的紙質(zhì)檔案,增加了對檔案進行數(shù)字化掃描的壓力。
二、“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案資料中的優(yōu)勢
1.壓縮檔案存儲成本
傳統(tǒng)的檔案存儲工作主要依靠人工方法,從存儲、整理到歸檔的工作過程中需要大量人力和物力的支持,導(dǎo)致工作效率低、質(zhì)量差、人為的潛在錯誤以及糾錯困難等問題。每年由于紙質(zhì)檔案不斷增加,就需要頻繁購置存儲空間,而在檔案借用過程中,紙質(zhì)檔案也容易被損壞,增加保存和管理所需的高昂成本。采用信息化手段和檔案信息管理平臺系統(tǒng)來處理檔案,可以有效提高檔案分類的效率,適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需求,也有助于技術(shù)分析并縮短查找檔案所需的時間,降低存檔管理成本。
2.提取檔案數(shù)據(jù)的二次價值
近年來,檔案管理服務(wù)不斷完善,如“全網(wǎng)通辦”和“最多跑一次腿”活動,服務(wù)的改進歸功于數(shù)據(jù)共享的實現(xiàn)。為促進事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)利用,檔案信息交換平臺的建設(shè)也在不斷努力,使用VPN終端可以將信息上傳至統(tǒng)一平臺,讓每個部門都可以共享,事業(yè)單位工作人員可以使用內(nèi)部賬戶和帶有配置授權(quán)的密碼,獲取所需的信息。
三、“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用措施
1.搭建檔案信息化平臺
首先,需要一個數(shù)據(jù)交換平臺,滿足多個層次中所有單位的保密要求,并結(jié)合多層數(shù)據(jù)收集機制來執(zhí)行動態(tài)的數(shù)據(jù)采集。隨著當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展,數(shù)字存儲已經(jīng)成為信息資源管理的必然趨勢。事業(yè)單位需要改進硬件設(shè)備設(shè)施和軟件組合的配套工作,以滿足數(shù)字存儲的需求。同時,根據(jù)時間調(diào)整措施的基本原則,不斷擴大檔案隊伍,解決檔案工作者人數(shù)不足和工作量過大的結(jié)構(gòu)性矛盾。因此,所有事業(yè)單位都應(yīng)以大局意識為工作導(dǎo)向,加快檔案管理信息化建設(shè)流程,深入開發(fā)檔案資源。事業(yè)單位可以組織人員負責(zé)掃描文件,繼續(xù)促進檔案信息的專業(yè)化,確保掃描的檔案質(zhì)量,并實現(xiàn)精細化管理的目標(biāo),確保數(shù)據(jù)的真實性、清晰性和完整性。其次,明確制定實施目標(biāo),成立數(shù)字化管理小組和數(shù)字化指導(dǎo)小組,對于檔案管理工作進行充分研究。區(qū)分檔案信息歸檔的不同任務(wù),參與系統(tǒng)建設(shè),確保檔案信息建設(shè)能夠長期發(fā)展。事業(yè)單位應(yīng)尊重科學(xué)部署的基本原則,并對此做出充分回應(yīng)。處理檔案資源時,需要應(yīng)用多種信息技術(shù)來確保數(shù)據(jù)質(zhì)量和資源數(shù)量相輔相成。另外,事業(yè)單位需要改革電子文檔分類,明確數(shù)據(jù)庫建設(shè)層級,積極豐富數(shù)據(jù)庫功能。對音頻、視頻檔案和其他類型的電子文檔進行篩選,提高數(shù)據(jù)服務(wù)的質(zhì)量。最后,檔案信息化管理分為兩個階段,一是對檔案進行分類,使用高分辨率相機等設(shè)備,采用數(shù)字掃描技術(shù)和自動讀取技術(shù)創(chuàng)建電子檔案。在這個過程中,需要注意解決語義沖突問題,可以使用數(shù)據(jù)技術(shù)來實現(xiàn)。二是利用信息技術(shù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫并實現(xiàn)檔案信息化。例如,將紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案,利用技術(shù)建立一個數(shù)據(jù)中心,更新檔案數(shù)據(jù)庫,并建立各種數(shù)據(jù)庫來收集、導(dǎo)入和整理信息,為提高數(shù)據(jù)收集效率、創(chuàng)建和識別數(shù)字檔案提供服務(wù)。以事業(yè)單位的檔案資料為例,如圖1所示。
檔案信息化將按照上級部門的指導(dǎo)方針進行,所有完成的數(shù)據(jù)將上傳到統(tǒng)一的云平臺,如圖2所示。
2.深度挖掘檔案大數(shù)據(jù)規(guī)律
目前,事業(yè)單位檔案管理中對現(xiàn)有資料的開發(fā)沒有給予足夠的重視,對可利用數(shù)據(jù)的價值認知也不清晰。在當(dāng)前的管理模式中,只是進行簡單數(shù)據(jù)收集,而對檔案進行整理、歸納和利用較少。檔案室中存放檔案的特點是規(guī)模大、多樣性,有些數(shù)據(jù)甚至還有重復(fù)現(xiàn)象?!靶畔⒐聧u”現(xiàn)象嚴(yán)重,導(dǎo)致高效的數(shù)據(jù)處理和融合挖掘出現(xiàn)新的問題。事業(yè)單位想要深入探索存檔數(shù)據(jù)規(guī)則,實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的重復(fù)使用,應(yīng)對當(dāng)前存儲的數(shù)據(jù)進行分類研究。檔案數(shù)字化后,技術(shù)人員以網(wǎng)絡(luò)瀏覽的形式共享數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù),并對檔案管理工作提供支持。事實上,對存檔數(shù)據(jù)的價值進行搜索的過程并不簡單,MapRednce等處理模型能起到很好的參考作用。因此,有必要設(shè)置掃描和存檔控制器。事業(yè)單位可以從兩個方面著手對財務(wù)等其他數(shù)據(jù)進行分析和利用。首先,處理不同來源的檔案,使用身份證號碼和統(tǒng)一的社會信用代碼作為唯一的身份標(biāo)識。這樣,各個部門在連接和共享信息(如服務(wù)往來信息)時,不需要收集相同的數(shù)據(jù),就可以降低管理成本。其次,可以通過可視化展示制定員工成長路線圖,為員工考核提供數(shù)據(jù)支持。同時,可以繪制現(xiàn)有資金的流程圖,為單位的預(yù)算、供應(yīng)、年終薪酬以及風(fēng)險管理提供參考。
3.落實檔案保密工作
檔案管理和保密工作密不可分,兩者相互滲透。在安全方面,事業(yè)單位需要著重考慮制度和技術(shù),對檔案的保密安全負起責(zé)任。在制度建設(shè)和管理方面,必須從三個方面開展工作。首先,簡化管理制度,形成編制制度,明確有關(guān)部門的責(zé)任,建立具體負責(zé)人和活動管理制度。為有效應(yīng)用其他類型的檔案數(shù)據(jù)進行整理和收集工作,建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)收集格式,并為數(shù)據(jù)交換和使用奠定基礎(chǔ)。同時,完善安全保密應(yīng)急機制,能夠?qū)o急情況做出科學(xué)反應(yīng),有效預(yù)防和及時監(jiān)測,制定風(fēng)險應(yīng)急計劃,包括網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)損壞的檢測等活動。其次,成立檔案保密領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu),在數(shù)據(jù)使用過程中,全面負責(zé)工作。第一,為確保數(shù)據(jù)安全,可以進行云存儲,并上傳到政務(wù)云統(tǒng)一平臺。對數(shù)據(jù)集中治理,通過檔案操作系統(tǒng)的權(quán)限和安全等級劃分,進行統(tǒng)一的信息系統(tǒng)保護和平臺評估,不僅可以降低分散管理的安全風(fēng)險,還可以提高工作的有效性。第二,購買正版軟件和設(shè)備設(shè)施,使用浪潮政務(wù)云平臺,避免軟件和設(shè)備設(shè)施方面的外部風(fēng)險,安裝病毒軟件,并定期檢測系統(tǒng)安全,進行病毒查殺,可以實現(xiàn)不同技術(shù)層面的人員保密工作,防止人員操作泄密風(fēng)險。第三,使用檔案分類管理方法,配備適當(dāng)?shù)陌踩揽丶墑e,及時申報符合要求的信息,利用保密觀App、中國法律宣傳和答題小程序等工具,擴大檔案信息管理的范圍。第四,利用技術(shù)檢測定期進行安全檢查,并使用保密計算機核實網(wǎng)絡(luò)記錄。第五,鼓勵保密人員學(xué)習(xí)和宣傳保密法以及法律法規(guī)常識等,確保事業(yè)單位檔案的安全性。
4.提高對檔案資料的重視程度
電子檔案的使用雖然大大提高了事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量,但仍需要增強對電子檔案風(fēng)險防控的意識。為此,檔案管理人員在利用信息技術(shù)時,應(yīng)逐步提高對檔案資料的認識,并提升信息化水平。在工作中,按照統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),加強對電子檔案的管理,還需要做好相應(yīng)的管理和維護工作,加快從紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。同時,與技術(shù)人員密切配合,定期完善和維護電子檔案管理系統(tǒng)。
四、結(jié)束語
互聯(lián)網(wǎng)時代,事業(yè)單位需要改變發(fā)展理念,對以數(shù)據(jù)收集為任務(wù)的技術(shù)人員,要培養(yǎng)其實現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)使用的能力,提升其使用分析工具的技術(shù)能力。目前,數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)難題在被不斷突破,為了檔案數(shù)據(jù)的附加值,事業(yè)單位應(yīng)積極開展檔案管理工作,促進檔案管理信息化平臺上的信息交流,強調(diào)數(shù)據(jù)收集方法簡化的重要性,加強檔案管理的保密性,助力事業(yè)單位的良好發(fā)展。
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(作者單位:駐馬店市中心血站)