行政事業(yè)單位自辦食堂財務(wù)核算及管理應(yīng)注意的問題

吳望玲

近年來，隨著中央八項規(guī)定及《中國共產(chǎn)黨廉潔自律準(zhǔn)則》等文件的相繼出臺，為嚴(yán)格控制行政單位招待費支出，推行勤儉節(jié)約的工作作風(fēng)，各行政事業(yè)單位大力推廣食堂建設(shè)。食堂在改善職工生活、有效降低公務(wù)接待費、培訓(xùn)費、會議費方面，具有明顯的現(xiàn)實作用。食堂財務(wù)管理作為行政單位管理的一個重要組成部分，其管理水平直接關(guān)系到職工膳食質(zhì)量和單位資金占用。食堂支出已成為部門預(yù)算支出的主要組成部分。經(jīng)審計，目前食堂管理在制度建設(shè)、成本控制、違規(guī)操作等潛在問題突出，因食堂管理不嚴(yán)格、材料采購不規(guī)范、成本核算不清晰，也確實為違規(guī)操作提供了空間，出現(xiàn)了一些吃喝隱蔽化的現(xiàn)象，個別食堂就有通過虛列支出轉(zhuǎn)移行政費用、私設(shè)“ 小金庫”套取資金濫發(fā)福利、違規(guī)超標(biāo)接待、變相購置資產(chǎn)， 甚至經(jīng)辦人員中飽私囊等情況。所以原本不甚醒眼的食堂，成為審計、紀(jì)檢部門關(guān)注的重點。加強食堂財務(wù)管理對降低單位行政成本、促進廉政風(fēng)險防控機制建設(shè)意義重大。本文結(jié)合目前食堂財務(wù)管理工作實際，僅針對大部分單位實行的自辦自管模式下的內(nèi)部食堂財務(wù)核算及管理上的若干事項進行探討。

一、行政事業(yè)單位食堂管理的基本情況

行政事業(yè)單位食堂經(jīng)營管理模式大致有三類：

一是單位自辦自管內(nèi)部食堂。按照“ 非營利性”的要求，自主經(jīng)營不以盈利為目的，不對外開放，一般只提供職工工作餐和公務(wù)接待， 由本單位工作人員兼職管理食堂的各項事務(wù)，全面負責(zé)食堂的食材采購、存貨保管、外聘廚師等事項管理。主要經(jīng)費來源為單位按核定成本撥付的補助及公務(wù)接待結(jié)算收入、單位職工負擔(dān)的伙食費。

二是實行外包經(jīng)營。將食堂業(yè)務(wù)全部對外租給經(jīng)營商戶，由其為職工提供就餐服務(wù)，簽訂規(guī)范合同明確雙方權(quán)益和責(zé)任，合理確定服務(wù)期限，按期結(jié)算費用。三是包餐制。簽訂合同規(guī)范雙方權(quán)益和責(zé)任，按實際人數(shù)和菜品標(biāo)準(zhǔn)據(jù)實結(jié)算，視同餐飲業(yè)結(jié)算費用。

二、食堂財務(wù)管理存在的問題

1 .財務(wù)會計制度缺失

現(xiàn)階段大部分單位自行制定了食堂財務(wù)管理辦法，對食堂工作進行規(guī)范。但缺乏統(tǒng)一的財務(wù)會計制度對行政事業(yè)單位食堂進行規(guī)范。由于現(xiàn)行行政單位會計制度對機關(guān)食堂缺乏明確規(guī)定， 且未出臺具有指導(dǎo)性和可操作性的機關(guān)食堂會計核算辦法， 導(dǎo)致財務(wù)人員對機關(guān)食堂的核算存在諸多疑問， 也為機關(guān)整體財務(wù)運行及資金安全帶來了潛在風(fēng)險。由于相關(guān)制度的不完善，行政單位食堂正漸漸成為一個新的管理盲區(qū)。

2 .財務(wù)會計處理不規(guī)范

一是未單獨建賬核算的食堂， 將食堂運行收支納入單位會計賬內(nèi)核算， 但未將食堂收支與單位經(jīng)費收支加以區(qū)分，年終收支轉(zhuǎn)入單位結(jié)余，會計核算無法真實反映食堂經(jīng)營現(xiàn)狀。

二是單獨建賬核算的食堂，因年初未編制食堂收支預(yù)算，或雖編制預(yù)算但執(zhí)行時收支出現(xiàn)缺口，往往采取將單位“大賬”資金轉(zhuǎn)入食堂方式維護食堂收支平衡。

三是行政事業(yè)單位食堂成本管控問題較多，物資采購范圍、食材采購標(biāo)準(zhǔn)、食堂餐費定價等隨意性較大。

3 .內(nèi)控制度不健全

一是簽訂服務(wù)合同不規(guī)范甚至未簽訂合同。部分自辦食堂聘用廚師未簽訂用工合同； 未約定食堂大宗物資采購必須經(jīng)過政府采購程序， 導(dǎo)致食品安全問題的發(fā)生。

二是部分食堂內(nèi)部控制不嚴(yán)，監(jiān)管不到位。如：存在采購管理不到位。出現(xiàn)單位食材采購不規(guī)范、進出庫管理不嚴(yán)格等內(nèi)部控制不到位的現(xiàn)象。缺乏制度約束，支出名目較多，加之采購、保管、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)缺乏相互__制約手段，采購票據(jù)五花八門、采購物品種類繁多卻缺乏相應(yīng)審核， 采購支出隨意性較大， 食堂成本難以控制，導(dǎo)致食堂成本核算不真實。采購、驗收、保管崗位未實現(xiàn)不相容職務(wù)分離， 如采購清單上只有食堂經(jīng)辦人一人簽字，無其他人驗收簽字，導(dǎo)致虛假材料采購、無實物報銷的現(xiàn)象。

三是食堂收取個人繳款原始憑證規(guī)范性較差。部分單位私自印制或購買社會票據(jù)收款； 部分單位未開具票據(jù)，直接在筆記本上記賬；多數(shù)單位收款和就餐沒有建立管理臺賬，為實施監(jiān)督帶來困難。

4 .弄虛作假，違反財經(jīng)紀(jì)律

一是部分單位轉(zhuǎn)移本單位的非正常開支， 將不能在機關(guān)報賬的不合規(guī)支出以白條等形式作為食堂開支進行報賬支取資金，如：虛列食堂采購成本，隱匿購買購物卡、煙酒等違規(guī)行為。

二是部分單位為達單項經(jīng)費預(yù)算控制目的， 采用加蓋食堂公章白條方式，轉(zhuǎn)嫁單位不合理支出。由于目前尚無食堂支出的明確標(biāo)準(zhǔn)， 導(dǎo)致個別單位利用漏洞在食堂支出以食堂工作餐或加班餐支出等相關(guān)科目，列支單位超標(biāo)的會議費、加班費、培訓(xùn)費及招待費的情況，以達到逃避檢查的目的。

三是職工就餐時只交納部分餐費或不繳餐費；利用食堂發(fā)放糧油、土特產(chǎn)等生活用品，變相以實物形式發(fā)放津貼補貼。

三、規(guī)范食堂財務(wù)管理的建議

1 .制定機關(guān)事業(yè)單位食堂管理制度

建議財政部門出臺《機關(guān)事業(yè)單位食堂財務(wù)管理制度》和《機關(guān)事業(yè)單位食堂會計制度》，規(guī)范行政事業(yè)單位食堂的財務(wù)行為， 明確核算管理要求和財政補助標(biāo)準(zhǔn)。從制度層面明確食堂的人員管理、職責(zé)和權(quán)限，合理確定職工的伙食補助標(biāo)準(zhǔn)；規(guī)范報銷制度和票據(jù)使用管理；保證會計信息質(zhì)量，提高財政資金使用效益，推進行政事業(yè)單位職工福利支出的透明度，促進食堂工作的健康發(fā)展。堅決杜絕一切利用單位食堂鉆規(guī)章制度的空子、把食堂作為違法違規(guī)問題保護傘的行為。

2 .規(guī)范和加強食堂內(nèi)部控制體系

為了規(guī)范食堂內(nèi)控制度，應(yīng)完善人員分工、材料采購、倉庫保管、食材領(lǐng)用、資金支付、賬務(wù)處理等各管理環(huán)節(jié)控制。

一是規(guī)范食堂各項收入來源。嚴(yán)禁將應(yīng)屬于單位機關(guān)財務(wù)的收入和收費轉(zhuǎn)入食堂的情況。嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)從單位行政賬撥付職工餐費補助轉(zhuǎn)入食堂； 嚴(yán)禁通過行政賬無依據(jù)或虛列支出將資金轉(zhuǎn)入食堂。

二是加強支出管理。應(yīng)制定相關(guān)審核制度，對職工日常用餐以外的特殊費用支出嚴(yán)格控制， 防止變相報銷超標(biāo)費用的行為。堅決執(zhí)行會議費、培訓(xùn)費及招待費支出標(biāo)準(zhǔn)，以會議文件、培訓(xùn)通知及公務(wù)接待函等作為支出憑據(jù)，采取對比分析每月食堂盈虧情況，重點關(guān)注異常支出， 降低單位財務(wù)風(fēng)險。確保各項支出合法合規(guī)、有據(jù)可查。

三是加強食堂成本管理。應(yīng)根據(jù)成本效益原則，制定財務(wù)指標(biāo)和非財務(wù)指標(biāo)，定期考核和客觀評價，不斷提高食堂管理效率。

四是規(guī)范采購流程。食堂各項采購尤其是大宗采購原則上必須取得正規(guī)稅票或行政事業(yè)單位往來收據(jù)等合法票據(jù)，且采取銀行點對點轉(zhuǎn)賬方式進行資金往來；若向個人進行小額零星采購，則應(yīng)以有對方簽字的領(lǐng)款單或自制收據(jù)為支出票據(jù)，且必須明確具體采購事項，嚴(yán)禁以僅有本單位職工簽字的白條作為報銷依據(jù)。

五是加強庫存管理。對食堂各項庫存收支進行嚴(yán)格登記。食堂各項庫存作為嚴(yán)格意義上的行政單位資產(chǎn)組成部分，必須進行規(guī)范化管理，由專人對購入食材進行清點并實時登記入庫、對大項食材的領(lǐng)用，要在填寫領(lǐng)料單并由領(lǐng)用人簽字后逐一進行出庫登記。每月進行至少一次庫存盤點，盤點單至少要有兩人簽字，切實做到賬實相符，杜絕虛增庫存、虛列支出的情況。

3 .逐步推進社會化管理

為進一步降低行政事業(yè)單位食堂運行成本， 提高資產(chǎn)使用效率， 建議現(xiàn)階段可采取食堂物資的政府招投標(biāo)制度， 招標(biāo)有實力的大型連鎖超市， 統(tǒng)一采購價格，統(tǒng)一物資配送，有效的降低食材成本和保障食品安全。從根本上解決食堂物資采購不規(guī)范、成本核算不準(zhǔn)確問題，建議逐步采用政府購買社會化服務(wù)方式。

4 .規(guī)范食堂財務(wù)核算流程

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，納入財政預(yù)算管理、實行國庫集中支付的行政單位， 除財政零余額賬戶及財政其他資金專戶之外，不得私自設(shè)立銀行賬戶，更不能未經(jīng)批準(zhǔn)將財政資金劃至其他賬戶形成賬外資產(chǎn)。因此，為了在確保資金安全的前提下， 對機關(guān)食堂的收支結(jié)余情況進行準(zhǔn)確核算，以達到控制成本、節(jié)約支出的目的，可同時設(shè)立機關(guān)賬與食堂賬， 兩者之間通過往來科目進行關(guān)聯(lián)（即食堂賬為機關(guān)賬的備查明細賬），機關(guān)賬核算實際收支，食堂賬體現(xiàn)食材、餐具等的購入消耗情況及相關(guān)工作人員的人工成本等明細支出。更重要的是能體現(xiàn)伙食補貼與各項成本形成的盈虧情況， 以便為單位制定更加合理的伙食補貼標(biāo)準(zhǔn)、既滿足職工需求又有效控制成本提供有效依據(jù)。

5 .強化行政事業(yè)單位食堂監(jiān)督檢查

財政部門應(yīng)加強食堂財務(wù)的日常監(jiān)管， 針對食堂財務(wù)管理的薄弱環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)的監(jiān)管措施。審計部門應(yīng)將食堂財務(wù)管理作為常規(guī)審計事項列入審計內(nèi)容。監(jiān)督部門及時查處和糾正違規(guī)違紀(jì)行為， 對應(yīng)納入國有資產(chǎn)監(jiān)管范圍的食堂資產(chǎn)要統(tǒng)一管理， 對收入不入賬、私設(shè)“ 小金庫”、虛列支出、轉(zhuǎn)嫁單位不合理開支行為，要加大處罰力度，促進食堂管理的規(guī)范化。

（作者單位：奉新縣審計局）