關(guān)于退役軍人檔案管理利用工作的研究

摘要：退役軍人檔案是國家重要的人事檔案之一，是軍人從軍生涯、軍旅榮譽(yù)的濃縮記載，是基層退役軍人事務(wù)部門做好服務(wù)保障工作的重要支撐，提升檔案管理利用工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化水平，是做好新時(shí)代退役軍人工作的新任務(wù)新要求。本文結(jié)合基層退役軍人檔案工作實(shí)踐，分析當(dāng)前檔案管理利用存在的問題，并從四個(gè)方面提出建議，希望能給基層退役軍人檔案工作者提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：軍人檔案；管理；當(dāng)前做法；建議

退役軍人檔案記錄軍人在部隊(duì)的生活情況、工作情況和受獎(jiǎng)懲情況，是退役軍人辦理各項(xiàng)優(yōu)待政策的直接憑證，在開展退役軍人服務(wù)保障工作中發(fā)揮著重要作用，做好檔案的管理利用工作是當(dāng)前各級(jí)退役軍人事務(wù)部門的重要權(quán)責(zé)之一。筆者所在基層退役軍人事務(wù)部門，于2022年下半年開始推進(jìn)實(shí)施退役軍人檔案管理利用工作，在推進(jìn)該項(xiàng)工作過程中，發(fā)現(xiàn)一些與當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展不相適應(yīng)的現(xiàn)象，需關(guān)注并解決，進(jìn)而提高檔案管理利用工作的質(zhì)量。

一、當(dāng)前退役軍人檔案管理利用工作的主要做法

一是各級(jí)各部門認(rèn)真落實(shí)退役軍人檔案管理利用新規(guī)定，2021年11月退役軍人事務(wù)部等7部門聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)退役軍人人事檔案管理利用工作的意見》，各地陸續(xù)出臺(tái)具體的實(shí)施辦法或?qū)嵤┓桨?，認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案管理利用新規(guī)定。二是基層退役軍人事務(wù)部門加快建設(shè)檔案庫房，完善相關(guān)配套設(shè)施、配備必要的檔案工具等，為退役軍人檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)保障。三是基層全面開展退役軍人檔案移交接收工作，由于歷年來退役軍人檔案在政府多個(gè)部門均有存放，為適應(yīng)新規(guī)定，統(tǒng)一規(guī)范管理退役軍人檔案，基層退役軍人事務(wù)部門主動(dòng)作為，全面開展檔案摸底排查和接收工作。四是努力提升檔案管理工作能力，以筆者所在地區(qū)為例，2022年下半年退役軍人事務(wù)廳舉辦兩次檔案工作培訓(xùn)，開展經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、觀摩學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)做法等，積極組織參加檔案主管部門舉辦的檔案工作培訓(xùn)班，切實(shí)提升檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。

二、當(dāng)前退役軍人檔案管理利用工作存在的問題

（一）檔案未按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理歸檔

從部隊(duì)寄出的退役軍人檔案通常使用普通的檔案袋進(jìn)行包裝轉(zhuǎn)遞，各個(gè)部隊(duì)使用的檔案袋規(guī)格大小不一、封面設(shè)置等都不一樣，甚至有些檔案袋未采用無酸紙制作，紙質(zhì)文件存放在這些檔案袋中，受酸性物質(zhì)的影響，會(huì)縮短紙質(zhì)文件的保存壽命。各單位在接收到部隊(duì)寄出的檔案后，大多未能按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理便直接歸檔保存，不符合人事檔案整理歸檔要求。因此，退役軍人檔案管理呈現(xiàn)部門多且分散的狀態(tài)，檔案的管理也不符合規(guī)范要求，存放分散的主要原因是多部門均具有檔案管理功能，除退役軍人事務(wù)部門以外，地方機(jī)關(guān)事業(yè)單位、地方組織部、地方民政局或武裝部均可承擔(dān)退役軍人檔案的接收管理

工作[1]。

（二）檔案信息安全存在較大風(fēng)險(xiǎn)隱患

在開展檔案移交接收、檔案整理、檔案信息化等日常工作中，紙質(zhì)檔案的使用頻率大大增加，工作人員需要多次翻閱退役軍人檔案，紙質(zhì)檔案和信息化檔案的安全得不到保證。一方面，基層退役軍人事務(wù)部門大多是處于人手不足的境況，通常由一名或兩名在職在編干部兼職管理退役軍人檔案，通過臨時(shí)聘用工作人員協(xié)助開展檔案管理，工作人員流動(dòng)性大，開展日常的檔案管理利用工作熟練度不高，容易造成檔案錯(cuò)放、紙質(zhì)資料損壞等問題。另一方面，有些基層退役軍人事務(wù)部門將檔案整理工作、檔案信息化工作外包給第三方公司進(jìn)行，一些工作人員對(duì)檔案保護(hù)責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，或是在開展整理工作、信息化工作中看到與自己有利益關(guān)系的資料，容易導(dǎo)致檔案失泄密。

（三）紙質(zhì)檔案信息化程度較低

由于檔案信息化意識(shí)淡薄，且檔案信息化工作并非各管檔單位必須要做的硬性指標(biāo)要求，同時(shí)也受到當(dāng)?shù)刎?cái)政財(cái)力不足的影響，因此檔案信息化程度較低。以筆者所在地區(qū)為例，歷年來接收的檔案約有1.6萬份，均以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案存在查找過程繁瑣、查閱耗時(shí)較長。經(jīng)調(diào)查了解，要將這1.6萬件檔案全部進(jìn)行信息化加工，所需費(fèi)用約為24萬元，由于開展檔案信息化加工需要較多的資金，申請(qǐng)追加專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)基本不能通過。因退役軍人檔案信息化加工受限于資金，加上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化加工意識(shí)還比較淡薄，導(dǎo)致退役軍人檔案信息化程度普遍較低。

（四）檔案管理利用制度有待完善

檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，需要有健全完善的管理利用制度提供支持和保障，從而保證各項(xiàng)檔案工作能夠規(guī)范運(yùn)行。退役軍人事務(wù)部門成立前，退役軍人檔案在政府多個(gè)部門均有存放，組建退役軍人事務(wù)部門后，國家陸續(xù)發(fā)布有關(guān)退役軍人檔案轉(zhuǎn)接文件，要求由退役軍人事務(wù)部門負(fù)責(zé)接收統(tǒng)一保管退役軍人檔案。由于退役軍人檔案管理工作相對(duì)邊緣化，檔案管理工作制度也不健全，檔案的日常工作程序還不規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和工作制度，影響了檔案的管理和利用[2]。

三、促進(jìn)退役軍人檔案管理利用工作發(fā)展的建議

（一）規(guī)范做好檔案整理工作

做好檔案整理直接關(guān)系到該項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。一是按照“應(yīng)接盡接、集中管理”的原則，及時(shí)地將分散存放在各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的退役軍人檔案收集到退役軍人事務(wù)部門統(tǒng)一管理，基層退役軍人事務(wù)部門按照《歸檔文件整理規(guī)則》，對(duì)所有退役軍人檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，對(duì)每一份檔案進(jìn)行重新分類、編排順序，制作規(guī)范統(tǒng)一的檔案文件目錄，還要對(duì)一些老舊檔案、破損檔案進(jìn)行必要的技術(shù)加工，做好檔案裝訂工作。二是規(guī)范編寫檔號(hào)，檔號(hào)相當(dāng)于歸檔文件的身份證，是在整理檔案時(shí)根據(jù)檔案類別信息等，給每一件檔案賦予的代碼，應(yīng)具有唯一性，方便日常開展檔案查閱工作，在一定程度上能夠提高檔案工作人員的工作效率。

（二）多措并舉強(qiáng)化檔案安全

檔案信息安全是檔案管理工作的底線，要千方百計(jì)確保檔案信息安全。一是要嚴(yán)格執(zhí)行國家網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)安全保護(hù)體系，提高思想認(rèn)識(shí)，明確一名公務(wù)員領(lǐng)導(dǎo)分管負(fù)責(zé)退役軍人檔案工作，挑選政治過硬、責(zé)任心強(qiáng)、有服務(wù)意識(shí)的在編干部作為專職檔案員，注重日常檔案工作的監(jiān)督管理。二是要對(duì)檔案信息化服務(wù)機(jī)構(gòu)信息化場所、信息化加工設(shè)備等進(jìn)行安全管理，采取有效措施防止數(shù)據(jù)在檔案信息化和管理過程中失泄密，要與第三方公司及相關(guān)工作人員簽訂保密協(xié)議，做好保密承諾書的簽訂。三是規(guī)范開展檔案日常工作，做到檔案出入庫有記錄、復(fù)印檔案資料事由合理且有明確的使用對(duì)象，所有查借閱檔案行為均要記錄。四是對(duì)重要的信息化檔案資源實(shí)行異地異質(zhì)備份并及時(shí)檢查和遷移。

（三）加快檔案信息化建設(shè)

加強(qiáng)退役軍人檔案信息化管理，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，并可以修復(fù)和備份檔案，從而讓檔案更加完整，并避免了檔案遺失與泄露問題，退役軍人檔案管理的安全性大幅度提高[3]。由退役軍人事務(wù)廳統(tǒng)一研發(fā)一套用于管理退役軍人檔案的系統(tǒng)，在確保檔案信息安全保密的前提下，全面推廣使用，讓檔案信息化工作規(guī)范統(tǒng)一?；鶎油艘圮娙耸聞?wù)部門組織工作人員全力加快檔案信息化建設(shè)工作，對(duì)全部退役軍人檔案進(jìn)行規(guī)范化整理和信息化加工，將信息化成果存儲(chǔ)在退役軍人檔案管理系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部檔案信息資源的搜索、查詢、導(dǎo)出、統(tǒng)計(jì)等功能，為有關(guān)部門或退役軍人查閱檔案提供方便快捷的服務(wù)，提高檔案管理效率，節(jié)約管理成本。

（四）健全完善檔案管理制度

一是要提高對(duì)檔案管理利用工作的重視程度，規(guī)范各項(xiàng)工作流程，通過編制管理制度，制定出臺(tái)《管理人員工作職責(zé)》和《檔案接收、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞制度》，建立健全符合國家政策規(guī)定的規(guī)章制度，明確專職檔案員具體負(fù)責(zé)退役軍人檔案的接收、傳遞和查閱工作，確保交接有記錄、查閱有痕跡，進(jìn)一步提高檔案管理水平。二是結(jié)合人事檔案管理的環(huán)境進(jìn)行分析，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全提出完善的管理辦法，通過規(guī)范人員的操作，減少檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)。三是制定檔案管理違規(guī)處理辦法，加強(qiáng)對(duì)管理人員的監(jiān)督管理，管理工作人員要認(rèn)真履行自身的職責(zé)與任務(wù)，做好每個(gè)細(xì)節(jié)和要點(diǎn)的控制，保障檔案信息得到科學(xué)合理利用，同時(shí)達(dá)到安全管理的要求。

四、結(jié)語

退役軍人檔案是軍人在部隊(duì)服役期間的真實(shí)記錄，在開展退役軍人服務(wù)保障工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。新形勢下做好退役軍人檔案的管理利用工作，需要關(guān)注四個(gè)問題：一是檔案未按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理歸檔；二是檔案信息安全存在較大風(fēng)險(xiǎn)隱患；三是檔案信息化程度低；四是檔案管理制度有待完善。為解決當(dāng)前存在的問題，更好地促進(jìn)基層退役軍人檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展，提出以下建議：一是按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)開展檔案整理；二是采取有效措施防范檔案失泄密和檔案丟失等問題；三是加快推進(jìn)檔案信息化工作；四是健全完善檔案管理工作制度。

參考文獻(xiàn)

[1]林玉娟.信息化背景下退役軍人檔案管理模式的創(chuàng)新[J].黑龍江檔案，2021（2）：86-87.

[2]侯輝.基于檔案信息化的退役軍人檔案管理辦法[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020，（24）：51-52.

[3]楊冬美.對(duì)加強(qiáng)退役軍人檔案信息化管理的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022，（5）：34-36.

（作者簡介：朱覃修，來賓市興賓區(qū)退役軍人服務(wù)中心干部，從事檔案管理研究）