一張差旅費(fèi)報銷單引發(fā)的思考

□ 衛(wèi)世蘭

一、問題的提出

F村黨支部書記及報賬員兩人到省城參加“發(fā)展村集體經(jīng)濟(jì)”交流會，產(chǎn)生差旅費(fèi)。

問題一：差旅費(fèi)報銷單，誰來填制？

實(shí)際操作中，常常是報賬員作為經(jīng)辦人填制報銷單，村黨支部書記作為單位審批人簽字報銷。這種做法，存在村支書自己審批自己的情況，違反了單位內(nèi)部控制中不相容職務(wù)分離原則；還有一種做法是，村支書和報賬員分別作為經(jīng)辦人填制報銷單，報賬員填制報銷單，單位負(fù)責(zé)人審批一欄是村支書簽字報銷，那么村支書作為經(jīng)辦人填制報銷單，單位負(fù)責(zé)人審批一欄往往還是村支書簽字報銷，村支書既是經(jīng)辦人也是審批人，違反了單位內(nèi)部控制中不相容職務(wù)相分離原則。在對村集體經(jīng)濟(jì)組織的審計、巡視巡察中，發(fā)現(xiàn)村支書、副主任經(jīng)手的業(yè)務(wù)，很多是村報賬員填制報銷單，在經(jīng)辦人欄簽名，這樣做，既違反了《會計法》《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求，也給報賬員帶來一定的職業(yè)風(fēng)險。

針對問題一，正確的做法是，F(xiàn)村黨支部書記及報賬員兩人分別作為經(jīng)辦人填制報銷單，村支書的報銷單，單位負(fù)責(zé)人審批一欄，就要在村委會和村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份合作社）的財務(wù)制度中，明確單位負(fù)責(zé)人村支書，作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人的情況下，誰對他的報銷單進(jìn)行審批，比如村副主任或村紀(jì)檢主任等。

問題二：該筆差旅費(fèi)支出，是在村委會賬中報銷，還是在村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份經(jīng)濟(jì)合作社）中報銷？

村委會和村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份經(jīng)濟(jì)合作社），一套人馬，兩塊牌子，基層報賬員既要報村委會的賬，又要報村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份經(jīng)濟(jì)合作社）的賬。實(shí)際操作中，不少村的村級公共管理支出和村股份經(jīng)濟(jì)合作社經(jīng)營支出混支，如何判斷、劃分村委會資金支出與村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份經(jīng)濟(jì)合作社）經(jīng)營支出？按照“誰受益，誰承擔(dān)”原則，資金支出是村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份經(jīng)濟(jì)合作社）受益，為村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份經(jīng)濟(jì)合作社）發(fā)展而發(fā)生，則在村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份經(jīng)濟(jì)合作社）賬中列支，否則，在村委會賬中報銷。

上例中，F(xiàn)村支書及報賬員參加“發(fā)展村集體經(jīng)濟(jì)”交流會發(fā)生的費(fèi)用，與F村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份經(jīng)濟(jì)合作社）發(fā)展有關(guān)，F(xiàn)村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份經(jīng)濟(jì)合作社）受益，應(yīng)在F村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份經(jīng)濟(jì)合作社）賬中列支。

問題三：F村支書及報賬員兩人到省城參加“發(fā)展村集體經(jīng)濟(jì)”交流會，產(chǎn)生的住宿費(fèi)等發(fā)票抬頭，是開具F村委會還是F村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份經(jīng)濟(jì)合作社）？

問題三和問題二是緊密聯(lián)系的，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項的發(fā)生，與村級公共管理相關(guān)，則發(fā)票抬頭開具“XX村委會”，與村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份經(jīng)濟(jì)合作社）經(jīng)營管理相關(guān)，則發(fā)票抬頭開具“XX村股份經(jīng)濟(jì)合作社”，通俗來講，在村委會報賬的，發(fā)票抬頭開村委會；在村股份經(jīng)濟(jì)合作社報賬的，發(fā)票抬頭開村股份經(jīng)濟(jì)合作社。

根據(jù)問題二，該筆費(fèi)用在F村集體經(jīng)濟(jì)組織（村股份經(jīng)濟(jì)合作社）賬中列支，那么經(jīng)辦人在索要相關(guān)發(fā)票時，需明確發(fā)票抬頭開“F村股份經(jīng)濟(jì)合作社”。

在對村委會和村集體經(jīng)濟(jì)組織的例行審計中，時常發(fā)現(xiàn)，在村委會的記賬憑證后，混有村股份經(jīng)濟(jì)合作社抬頭的票據(jù)，在村股份經(jīng)濟(jì)合作社的記賬憑證里，也附有抬頭為村委會的發(fā)票，規(guī)范鄉(xiāng)村基層單位會計基礎(chǔ)工作要常抓不懈。

二、單據(jù)管控的思路

因人手不夠，基層報賬員大多身兼數(shù)職，任務(wù)繁重，單據(jù)是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后取得的，單據(jù)在源頭取得時不規(guī)范，報賬員事后審核也無能為力，所以報賬員要管控好各項單據(jù)。村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織的單據(jù)是村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織在發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，自行填制或從外單位（或個人）取得的憑證。單據(jù)記錄了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況，明確了相關(guān)單位或個人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，是村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)行為的“留痕”，是村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織進(jìn)行會計核算的原始資料和重要依據(jù)。

村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織的單據(jù)包括表單和票據(jù)。表單一般是指村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項所涉及的內(nèi)部憑證。如，村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織重大事項的“四議兩公開”，需向鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)管辦“三資”代賬中心報送會議簽報記錄和公開圖片資料，說明會議議題、議程、地點(diǎn)、時間及與會人數(shù)、公開內(nèi)容等。票據(jù)通常是村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為對外支付資金使用的外部憑證，一般在報銷環(huán)節(jié)使用，如飛機(jī)票、火車票、從供貨單位或提供勞務(wù)單位取得的發(fā)票等。

（一）將村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織經(jīng)濟(jì)活動涉及的單據(jù)及其要求制度化

因?yàn)椤按遒~鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管”，報賬員應(yīng)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)管辦“三資”代理記賬中心會計共同梳理村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織經(jīng)濟(jì)活動的業(yè)務(wù)流程，在內(nèi)部管理制度中明確各項經(jīng)濟(jì)活動所涉及的表單和票據(jù)。如，村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織出差報銷制度規(guī)定，工作人員出差需要提交內(nèi)部表單：費(fèi)用報銷審批單、相關(guān)單位邀請公函或會議通知單；提交外部票據(jù)：火車票、保險發(fā)票、住宿費(fèi)發(fā)票等。又如會議費(fèi)報銷，內(nèi)部表單：會議報銷審批單、與會議相關(guān)的內(nèi)部簽報及能夠證明會議議題、議程、地點(diǎn)、時間及與會人數(shù)等的會議記錄；外部票據(jù)：外部結(jié)算單據(jù)如住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、場地租賃發(fā)票等。再如，村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織的負(fù)責(zé)人（村支書或村主任）是單位各項單據(jù)報銷的審批人，需在村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織的財務(wù)制度中明確村支書為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項的經(jīng)辦人，誰對村支書的報銷單進(jìn)行審批。內(nèi)部表單是固化流程的有效工具，可以附表的形式附于相對應(yīng)的管理制度文件后面。

（二）使用和管理單據(jù)應(yīng)規(guī)范化

村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織相關(guān)工作人員必須按照制度規(guī)定使用和管理內(nèi)部表單和外部票據(jù)，包括填制表單、取得外部單據(jù)、審核單據(jù)等環(huán)節(jié)。單據(jù)的再次審核、歸檔、保管環(huán)節(jié)則在鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)管辦“三資”代理記賬中心實(shí)施管理。筆者從報賬員的角度談?wù)勍鈦砥睋?jù)管控的若干要點(diǎn)。

1.外來發(fā)票的抬頭事先要明確。文章開頭中的案例說明，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生前，村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織相關(guān)工作人員可以詢問報賬員發(fā)票抬頭開具的名稱或者在購銷合同（或勞務(wù)合同）中明確發(fā)票抬頭開具的名稱。這里報賬員應(yīng)要求經(jīng)辦人索要發(fā)票時，發(fā)票必須開具村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織全名與納稅人識別號或統(tǒng)一社會信用代碼。出差過程中乘坐網(wǎng)約車，在平臺申請發(fā)票，應(yīng)開具村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織抬頭，而非出差人員個人抬頭。

2.外來發(fā)票的內(nèi)容要完整。品名、數(shù)量、單價、金額等項目要齊全，如采購辦公用品，品名要具體化，不可以“辦公用品”開具；當(dāng)一次采購的貨物品種較多時，銷售方匯總開具發(fā)票的，必須附有銷售清單，這個銷售清單不是銷售方提供的藍(lán)聯(lián)單或綠聯(lián)單，也不是村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織經(jīng)辦人自行填制的加蓋了銷售方公章的清單，必須是開具單位同時使用防偽稅控系統(tǒng)開具的銷售貨物或應(yīng)稅勞務(wù)清單，并加蓋銷售單位發(fā)票專用章。采購物資的發(fā)票，報銷時要附有驗(yàn)收單。

3.要避免不規(guī)范的發(fā)票和電子發(fā)票重復(fù)報銷?，F(xiàn)實(shí)中有不法分子利用模擬軟件開具虛假發(fā)票，對大額的發(fā)票最好登錄地方稅務(wù)局官網(wǎng)查詢真?zhèn)?。電子發(fā)票是一個PDF文件，可多次重復(fù)打印，報賬員無法通過發(fā)票表面及稅務(wù)局查詢系統(tǒng)識別是否重復(fù)報銷，給單據(jù)管控帶來風(fēng)險。報賬員和鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)管辦“三資”代理記賬中心會計在給村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織成員培訓(xùn)時，要反復(fù)強(qiáng)調(diào)電子發(fā)票重復(fù)報銷，是套取集體資金、貪污公款的違規(guī)行為，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)取得規(guī)范的發(fā)票，不規(guī)范的發(fā)票和電子發(fā)票重復(fù)報銷是逃不過各級審計和巡視巡察的。為避免重復(fù)報銷，報賬員既要審核發(fā)票，也要核對與付款業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、會議紀(jì)要、出差審批等相關(guān)資料。

4.報銷環(huán)節(jié)和審批手續(xù)要規(guī)范。

經(jīng)辦人辦理費(fèi)用報銷時，報賬員要注意各項手續(xù)的規(guī)范性，比如經(jīng)辦人、證明人、審批人要“留痕”，不得違規(guī)代簽，經(jīng)辦人與審批人、驗(yàn)收人不能是同一人。

單據(jù)管控就是對村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織所發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為的痕跡進(jìn)行控制，也就是把村委會或村集體經(jīng)濟(jì)組織支出業(yè)務(wù)的外部單據(jù)控制和支出業(yè)務(wù)內(nèi)部表單控制相結(jié)合，以保證經(jīng)濟(jì)交易事項的真實(shí)性、合規(guī)性及合法性。