令狐萌

在當前的勞動關系管理中，勞動糾紛的仲裁結果大多是勞動者勝訴、企業(yè)敗訴。勞動法律法規(guī)雖然賦予企業(yè)一定范圍的用工自主權、管理自主權，但企業(yè)想通過規(guī)章制度來實現(xiàn)和應用這些權利，還需要結合法律法規(guī)的要求進行深入的思考。而如何將法律法規(guī)與企業(yè)規(guī)章制度相結合，制定出既符合法律法規(guī)，又符合企業(yè)實際情況的規(guī)章制度，是企業(yè)HR需要不斷精進的主題。

企業(yè)要想通過建立行之有效的規(guī)章制度來減少勞動糾紛的發(fā)生或在勞動糾紛發(fā)生時能更好地保護自身的合法權益，首先要了解我國現(xiàn)行勞動法律法規(guī)對合法有效的規(guī)章制度內容、程序的具體要求。

規(guī)章制度內容合法有效

●制度內容須合乎法理

合法有效的規(guī)章制度，首先在內容上必須合法，不能違反法律法規(guī)強制性規(guī)定，比如每日工作時間、每月加班上限、病假工資支付標準、勞動合同期限與試用期時長、解除或終止勞動關系的情形、年休假等，在《勞動法》《勞動合同法》《工資支付條例》等法律法規(guī)當中都有較為明確的規(guī)定。《勞動法》第三十六條、三十七條、三十八條規(guī)定了工作時間，第四十一條、四十二條規(guī)定了加班時長，《勞動合同法》第十九條規(guī)定了勞動合同期限和試用期時長，第四十七條規(guī)定了經(jīng)濟補償?shù)臉藴实?，HR在制定規(guī)章制度時，須精準掌握上述法律法規(guī)，不能明知不可為而為之。

●制度內容要有合理性

企業(yè)規(guī)章制度的內容除了符合合法性的要求，還必須合乎情理，即在規(guī)章制度的內容上要有一定的梯度。比如有的企業(yè)規(guī)定員工遲到一次就做開除處理，這種制度就過于苛刻、不甚合理，較為合理的做法是按照遲到的時長、次數(shù)及帶來的影響設置不同檔次的處罰。制定制度的一個重要原則是，只要違規(guī)行為不觸及企業(yè)紅線，就不使用“一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立刻解除勞動關系”這樣的措辭。建議HR在編寫規(guī)章時采用層層遞進的處罰方式，如第一次觸犯企業(yè)的紀律要求，記過一次，兩次記過累計一次警告，兩次警告后上升為嚴重警告，兩次嚴重警告視為嚴重違反企業(yè)規(guī)章制度。

●制度內容要兼顧人情

制訂制度要符合社會公序良俗。有的企業(yè)規(guī)章制度規(guī)定，爺爺奶奶去世不允許請喪假、出現(xiàn)家人生病住院等緊急情況時必須經(jīng)公司批準后才能去處理，有的企業(yè)甚至通過不批準假期來逼迫員工離職，這些規(guī)定就屬于不合情理。此類苛刻的制度容易造成員工與企業(yè)離心離德。

●制度內容要有可操作性

有的企業(yè)規(guī)章制度較為理想化，脫離實際情況，或者使用含糊、主觀的表述，致使操作時無法把握標準。比如有的企業(yè)規(guī)章規(guī)定員工要愛崗敬業(yè)，對不愛崗敬業(yè)的員工做辭退處理。但“愛崗敬業(yè)”這類模糊描述沒有可量化的標準，造成該條規(guī)章形同虛設。

其實法律法規(guī)中也存在此類問題。比如，《勞動合同法》第三十九條規(guī)定，勞動者存在“在試用期被證明不符合錄用條件”“嚴重違反用人單位規(guī)章制度”“嚴重失職，營私舞弊，給用人單位造成重大損害”等情形之一，用人單位可以解除勞動合同。但對于什么是“不符合錄用條件”，什么叫“嚴重違反用人單位規(guī)章制度”，哪些情形算“給用人單位造成重大損害”并沒有明確規(guī)定，那么HR在制定規(guī)章制度時就需要找到企業(yè)實際情況與法律法規(guī)的結合點，完善相應的標準。比如，可在規(guī)章制度中明確規(guī)定，有下列情形之一的，視為在試用期被證明不符合錄用條件：試用期滿考核分數(shù)低于70分；未按照公司要求提供合格的入職資料；提供了虛假的學歷、學位證書、個人資格證書等。

作為企業(yè)和員工之間的橋梁，HR一定要熟知勞動法律法規(guī)，制定真正適應企業(yè)發(fā)展實際的規(guī)章制度，為構建和諧勞動關系保駕護航。

規(guī)章制度程序合法有效

規(guī)章制度除了內容上有相關要求外，在制定程序上也有必須遵守的要求?！秳趧雍贤ā返谒臈l規(guī)定：“用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。在規(guī)章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當?shù)?，有權向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者?！?/p>

從上述規(guī)定中，我們可以總結出企業(yè)規(guī)章制度程序性的要求，即履行民主程序、履行公示告知程序。

●制度制定、修訂須履行民主程序

規(guī)章制度民主程序如何履行，在《工會法》及一些地方性法規(guī)中均有明確規(guī)定。這些法規(guī)要求企業(yè)建立民主管理制度，通過職工代表大會、平等協(xié)商和集體合同、職工董事和職工監(jiān)事、企業(yè)事務公開等形式組織職工參與管理，保障職工行使民主權利，職工代表大會是企業(yè)實行民主管理的基本形式。上述法律法規(guī)對規(guī)章制度的民主程序如何舉行，職工代表的人數(shù)，職工代表的選舉方式，職工代表中高級管理人員、女職工、勞務派遣工的比例都有相應要求。

對平等協(xié)商的程序也有相應的規(guī)定和要求。一般企業(yè)制定、修訂規(guī)章制度時，須由企業(yè)代表提前向工會代表發(fā)出協(xié)商要約，明確協(xié)商的時間、地點、內容等相關事項，通過協(xié)商會議的形式進行面對面溝通，企業(yè)方介紹規(guī)章制度的主要內容、依據(jù)，職工代表方對企業(yè)方提出的內容表達意見、作出回應，雙方開展充分的討論，并對相關內容進行無記名投票表決，經(jīng)全體代表過半數(shù)同意后，規(guī)章制度才算生效。

在實際操作過程中，HR須有留痕意識，留存好企業(yè)履行民主程序的證據(jù)，如開會的簽到表、會議紀要、會議視頻、郵件往來、選舉代表的投票記錄等相關材料。

●認真履行公示告知程序

規(guī)章制度經(jīng)民主程序制定后，并不代表就可依此對勞動者進行管理，人力資源管理部門還應將規(guī)章制度的內容主動、如實告知勞動者。可采取公告欄、書面文本、電子郵件、本單位網(wǎng)站等便于勞動者知曉的方式進行公示，也可采取將制度發(fā)放員工簽收、培訓學習、會議宣傳、傳閱、考試、勞動合同約定、郵件發(fā)送等方式進行告知。

對規(guī)章制度的公示告知，HR也要留痕，如對公告欄公告情況進行照片拍攝，書面文本由員工本人簽字簽收，培訓的簽到表、考試的書面試卷、電子郵件的郵件回復確認等都要留痕；確保每一位員工都知曉規(guī)章制度的內容；如果員工對規(guī)章制度有不明白或疑惑之處，要做好解答講解工作。

需要注意的是，人民法院對電子類證據(jù)的認定有比較高的要求，所以企業(yè)最好不要以電子郵件等電子類途徑作為唯一的公示、告知途徑，最好疊加其他傳統(tǒng)途徑一起使用。

對企業(yè)勞動關系管理的建議

●加強勞動法律法規(guī)的學習，提升專業(yè)能力

人力資源管理者要有較強的法律意識，對外要注意國家、地方性勞動相關法律法規(guī)的變化情況，熟悉政策法規(guī)的內容；對內要注意從勞動關系建立到結束的整個過程都按照法律法規(guī)的規(guī)定規(guī)范處理，對法律條文理解到位，從而最大限度地提前預防風險。一旦出現(xiàn)勞動糾紛，能有理有據(jù)地解決。

●建立健全企業(yè)規(guī)章制度

有的企業(yè)HR從網(wǎng)上下載其他公司的規(guī)章制度文本，不加修改就直接使用；還有的HR奉“大企業(yè)”的制度為圭臬，不考慮本企業(yè)的實際情況，這些生搬硬套來的規(guī)章制度在勞動糾紛出現(xiàn)時起不到應有的作用。

企業(yè)管理者應結合本企業(yè)的實際情況，將勞動關系管理痛點融入規(guī)章制度中，在符合法律法規(guī)強制性要求的基礎上，為企業(yè)構建保護屏障。

●建立企業(yè)內部勞動關系協(xié)調機制

建立企業(yè)工會、企業(yè)內部調解組織，通過工會、內部調解組織構建和諧的勞動關系。在勞動關系管理中，工會組織充分發(fā)揮紐帶作用，促進員工與企業(yè)進行有效溝通。工會組織一方面監(jiān)督企業(yè)在勞動關系管理中遵守各項法律法規(guī)，監(jiān)督企業(yè)按照規(guī)章制度嚴格執(zhí)行，另一方面也要做好法律法規(guī)宣傳工作，使員工在勞動糾紛發(fā)生時能夠以合法方式處理糾紛，避免過激行為。

作者單位 南京恒電電子有限公司