張 巖 叢日麗

摘 要：本文基于信息化技術(shù)檔案管理的視角，分析在智能化背景下，信息檔案管理中存在的問(wèn)題，如信息化設(shè)備不夠完善、管理部門(mén)對(duì)信息化技術(shù)管理認(rèn)知不足以及館員的素質(zhì)有待提高等。闡述了檔案信息化管理的高效、安全、規(guī)范原則，并對(duì)信息化技術(shù)檔案的職能管理提出了解決方案。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化技術(shù)；智能管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G270? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1673-260X（2024）04-0074-03

1 基于信息化技術(shù)的檔案智能管理的意義

目前，檔案管理已然成為各單位開(kāi)展工作的重要內(nèi)容。然而面對(duì)海量的檔案數(shù)據(jù)信息，要想在使用時(shí)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查詢(xún)搜索，若僅依靠人工操作，不僅人力成本高，也會(huì)占用更多時(shí)間。新時(shí)期下，將檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化采集，再通過(guò)計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行智能處理，能夠有效提高檢索查閱效率。即便是繁瑣或微小信息內(nèi)容，也能夠?qū)崿F(xiàn)精準(zhǔn)查找，由此一來(lái)，不僅能夠保障檔案信息查找的準(zhǔn)確率，還能夠節(jié)省檢索時(shí)間，有助于為個(gè)人或單位各項(xiàng)工作順利開(kāi)展提供便捷[1]。

過(guò)去檔案大多以紙質(zhì)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，這就意味著其中很多信息內(nèi)容的傳輸與共享很容易受到時(shí)間和空間的阻礙，從而造成使用效率低、管理難度大等問(wèn)題。隨著信息技術(shù)手段不斷革新，越來(lái)越多的智能設(shè)備被用于檔案管理過(guò)程中，有效打破了信息利用的時(shí)空限制。即便相隔距離較遠(yuǎn)，但通過(guò)郵件、社交軟件、傳真等方式進(jìn)行檔案內(nèi)容傳輸，也能夠高效實(shí)現(xiàn)信息共享，并具有時(shí)效性高、可處理性強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)，切實(shí)有利于為檔案管理賦能。

檔案管理過(guò)程涉及內(nèi)容收集、分類(lèi)歸檔、存儲(chǔ)保護(hù)、檢索運(yùn)用等多個(gè)步驟，且檔案信息繁多復(fù)雜、種類(lèi)不一，若長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)模式很容易為管理人員帶來(lái)沉重壓力。新時(shí)期下，將多元信息技術(shù)引入檔案管理活動(dòng)，并做好智能化處理，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中的實(shí)際問(wèn)題，并建立穩(wěn)定、高效的管理運(yùn)行體系。在信息化技術(shù)支持下，無(wú)論是檔案信息的錄入、檢索還是使用，都可以提質(zhì)增效，并能全面減輕檔案管理人員的壓力。檔案管理工作是以服務(wù)用戶(hù)為宗旨的，在此期間，既要滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)于檔案的需求，還要全面發(fā)揮出檔案的使用價(jià)值。新時(shí)期下，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)、智能平臺(tái)等信息技術(shù)與檔案管理進(jìn)行緊密融合，能夠充分發(fā)揮出檔案信息便捷提取、易于歸類(lèi)存儲(chǔ)、高效檢索傳輸?shù)葍?yōu)勢(shì)，有利于構(gòu)建完善的管理模式，促使檔案管理從被動(dòng)邁向主動(dòng)，并為個(gè)人及單位提供必要的數(shù)據(jù)支撐，有效滿(mǎn)足用戶(hù)服務(wù)需求，同時(shí)全面發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，并促進(jìn)檔案事業(yè)的高效發(fā)展[2]。

2 檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案信息化智能管理認(rèn)知不足

檔案部門(mén)是每個(gè)單位的分支，做好檔案管理工作十分重要。隨著時(shí)代發(fā)展，信息化進(jìn)程不斷加快，將信息技術(shù)與檔案管理進(jìn)行融合是必然趨勢(shì)，能夠全面提升智能管理水平，有效提高檔案服務(wù)效率。然而部分人員卻存在著認(rèn)知偏差，一方面認(rèn)為檔案管理過(guò)程較為簡(jiǎn)單，不愿在信息化智能管理方面加大資金成本、時(shí)間成本的投入，另一方面是忽視創(chuàng)新發(fā)展，對(duì)檔案智能管理重視度較低。這些思想認(rèn)知上的偏差都會(huì)對(duì)檔案信息化管理進(jìn)程造成阻礙，從而導(dǎo)致服務(wù)水平停滯不前。

2.2 檔案信息化智能管理水平待提升

要想全面提高檔案智能化管理水平，管理人員要不斷加強(qiáng)職業(yè)技能訓(xùn)練，充分掌握大數(shù)據(jù)、智能設(shè)備等信息技術(shù)應(yīng)用方法，不斷提升自身信息素養(yǎng)，并投身實(shí)踐展開(kāi)鍛煉。然而從實(shí)際來(lái)看，可以發(fā)現(xiàn)，部分管理人員由于年齡偏大、學(xué)歷偏低、認(rèn)知有限，對(duì)于信息技術(shù)的掌握情況不佳。同時(shí)，部分單位疏于為管理人員提供廣闊的學(xué)習(xí)空間和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，不利于檔案管理人員獲得知識(shí)能力、信息技術(shù)水平等方面的長(zhǎng)足進(jìn)步。

2.3 檔案信息化智能管理設(shè)施不完善

工欲善其事，必先利其器。在基于信息化技術(shù)的檔案智能管理過(guò)程中，要想促使檔案信息采集、信息歸檔分類(lèi)、信息存儲(chǔ)、信息檢索等過(guò)程更加高效便利，需要不斷優(yōu)化智能工具，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以便管理人員能夠更好完成管理操作。然而現(xiàn)實(shí)情況是，部分單位由于對(duì)檔案管理重視程度較低，所投入的資金比例相對(duì)較低，未能做好相關(guān)管理軟件的開(kāi)發(fā)和引入，未能有效構(gòu)建健全的檔案管理系統(tǒng)，并搭建信息管理平臺(tái)。硬件設(shè)施不夠完善，對(duì)檔案進(jìn)行信息智能管理過(guò)程中便會(huì)出現(xiàn)阻礙，從而導(dǎo)致檔案利用價(jià)值大打折扣。

3 基于信息化技術(shù)的檔案智能管理原則

3.1 規(guī)范性原則

沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。在基于信息技術(shù)的檔案智能管理活動(dòng)中，管理人員要遵循相應(yīng)規(guī)則、機(jī)制，并恪守規(guī)范性原則進(jìn)行信息處理，以便高效形成規(guī)范合理的檔案運(yùn)行體系。一方面，無(wú)論是聲像檔案、文書(shū)檔案、實(shí)物檔案還是科技檔案，其信息的制作、存儲(chǔ)格式要保持規(guī)范，切勿隨意操作，從而提高檔案運(yùn)行質(zhì)量。另一方面，還要科學(xué)設(shè)置各級(jí)各類(lèi)檔案管理人員的權(quán)限，以此減少檔案信息在歸檔存儲(chǔ)、檢索應(yīng)用等方面的問(wèn)題，切實(shí)保障其安全性。此外，在挖掘檔案信息資源價(jià)值期間，還要保持傳輸與共享過(guò)程的規(guī)范性，避免不必要的信息技術(shù)資源浪費(fèi)，促使智能管理水平得以有效提升[3]。

3.2 安全性原則

對(duì)信息技術(shù)和智能設(shè)備進(jìn)行運(yùn)用時(shí)，稍有不注意，便會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤程序、錯(cuò)誤操作等情況，由此會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真，并產(chǎn)生系列不良后果。對(duì)此，作為檔案管理人員，要有較強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，務(wù)必要遵循安全性原則，從多個(gè)角度進(jìn)行科學(xué)管理。比如從制度、機(jī)制等方面入手，強(qiáng)化制度應(yīng)用，堵住管理漏洞，減少隨意操作、錯(cuò)誤操作等問(wèn)題，還要對(duì)管理流程進(jìn)行嚴(yán)格檢測(cè)，做好備份、風(fēng)險(xiǎn)防范等工作，確保各流程細(xì)節(jié)落實(shí)到位，保證檔案信息時(shí)刻處于安全狀態(tài)。

3.3 高效性原則

新時(shí)期下，在檔案管理過(guò)程中不斷強(qiáng)化信息技術(shù)、智能設(shè)備的更新和應(yīng)用，既是時(shí)代發(fā)展的必然需求，更是檔案管理工作追求提質(zhì)增效的重要選擇。因而檔案管理人員在實(shí)踐工作中，要保持良好職業(yè)道德規(guī)范和職業(yè)精神，遵循高效原則開(kāi)展實(shí)施各項(xiàng)管理活動(dòng)。比如注重自身信息素養(yǎng)提升，熟練掌握各項(xiàng)智能設(shè)備應(yīng)用方法。同時(shí)，還要圍繞管理活動(dòng)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，不斷完善信息化管理體系建設(shè)，以此促使檔案信息的分類(lèi)歸檔、存儲(chǔ)查詢(xún)、檢索使用等各環(huán)節(jié)效率得以切實(shí)提升。此外，還要著眼于管理問(wèn)題制定針對(duì)性解決方案，進(jìn)一步發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用，從而有效增強(qiáng)檔案管理整體水平。

3.4 創(chuàng)新性原則

基于信息化技術(shù)的檔案智能管理活動(dòng)并非一成不變的，要想不斷取得實(shí)效進(jìn)展和長(zhǎng)足進(jìn)步，檔案管理人員要有進(jìn)取精神，并遵循創(chuàng)新原則，在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化、完善，著力探索新的突破點(diǎn)和發(fā)展空間。比如結(jié)合單位及用戶(hù)檔案需求，充分借助智能設(shè)備、信息技術(shù)來(lái)拓展服務(wù)模式，構(gòu)建完善的檔案管理體系。還可以著眼于檔案資源的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用，不斷探尋創(chuàng)新策略，促使檔案信息充分發(fā)揮其使用價(jià)值。只有立足實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新探索，才能有效破解檔案發(fā)展難題，優(yōu)化檔案管理工作程序，提高檔案服務(wù)質(zhì)量[4]。

4 基于信息化技術(shù)的檔案智能管理策略分析

4.1 展開(kāi)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員信息素養(yǎng)

新時(shí)期下，要想全面做好檔案管理工作，各單位需要不斷提高檔案智能管理重視度，從思想層面、信息技術(shù)層面做好培訓(xùn)工作，著力提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

比如在進(jìn)行思想引領(lǐng)過(guò)程中，各單位可以積極組織主題教育、專(zhuān)題講座活動(dòng)，使檔案管理者從多維度認(rèn)識(shí)到基于信息技術(shù)的智能管理活動(dòng)的重要性，還要使在崗人員提升職業(yè)道德素養(yǎng)，主動(dòng)接受信息化熏陶，不斷轉(zhuǎn)變工作方式，迸發(fā)較強(qiáng)的責(zé)任感和使命感，著力為檔案信息化建設(shè)奉獻(xiàn)力量。

同時(shí)，還要注重展開(kāi)技能培訓(xùn)，提供多元學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，尤其是針對(duì)信息素養(yǎng)偏低的檔案管理人員，要使其能夠充分了解大數(shù)據(jù)、智能設(shè)備、智能管理軟件等應(yīng)用模式，并熟練使用信息技術(shù)工具、智能管理工具推進(jìn)檔案信息采集、分類(lèi)歸檔、查找檢索、實(shí)踐運(yùn)用等流程。只有檔案人員能夠從思想上轉(zhuǎn)變，提高智能管理重視度，并從專(zhuān)業(yè)技術(shù)上進(jìn)行優(yōu)化發(fā)展，才能進(jìn)一步做好檔案信息化建設(shè)，全面提升檔案管理效率[5]。

4.2 加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)，全面滿(mǎn)足檔案智能管理基本要求

人們常說(shuō)：“巧婦難為無(wú)米之炊。”新時(shí)期下，基于信息技術(shù)的檔案信息智能管理活動(dòng)也同樣如此，需要建立在一定的必要條件之上。對(duì)此，各單位要不斷加強(qiáng)軟件設(shè)施、硬件設(shè)施建設(shè)，只有基礎(chǔ)設(shè)施完善，才能精準(zhǔn)攻克檔案智能管理過(guò)程中的種種問(wèn)題，并有效確保檔案信息化進(jìn)程提質(zhì)增效。

首先，各單位可以立足實(shí)際情況，建立專(zhuān)門(mén)獨(dú)立的分支機(jī)構(gòu)，保障檔案管理人力資源的充足，并促使管理人員能夠與多部門(mén)達(dá)成良好合作，精準(zhǔn)把握檔案服務(wù)需求，以便為智能管理做好準(zhǔn)備。同時(shí)，還可以加強(qiáng)硬件管理，比如根據(jù)用戶(hù)、單位的檔案需求，建立智能化服務(wù)系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)智能管理軟件，引入先進(jìn)管理技術(shù)等等。只有保障軟硬件設(shè)施健全，多維度滿(mǎn)足檔案智能管理基本要求，才能促使數(shù)據(jù)收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用過(guò)程得以提質(zhì)增效，并確保檔案信息運(yùn)行及使用價(jià)值充分得以發(fā)揮。

4.3 完善管理體系，切實(shí)增強(qiáng)檔案資料智能管理效率

要想不斷提高檔案管理水平，各單位要立足實(shí)際，不斷完善管理體系，一方面是保障檔案管理人員工作方向、思路更加清晰，另一方面是為了促使檔案信息充分發(fā)揮實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

首先，面對(duì)海量的信息資源，要想使各類(lèi)數(shù)據(jù)不遺漏，并得以完善保存，需要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等進(jìn)行檔案資料收集工作，并在仔細(xì)分類(lèi)信息內(nèi)容的基礎(chǔ)上做好檔案的智能組合、排列、編號(hào)和基本編目，促使相關(guān)資料能夠完善地存儲(chǔ)于信息管理系統(tǒng)之中。其次，除了將檔案信息納入到信息設(shè)備下的存儲(chǔ)環(huán)境中，管理人員還要加強(qiáng)檔案內(nèi)容質(zhì)量監(jiān)管，確保檔案信息真實(shí)性、準(zhǔn)確性，做好數(shù)據(jù)保密工作。同時(shí)，還要注重借助大數(shù)據(jù)功能，建立不同類(lèi)別的資源數(shù)據(jù)庫(kù)和“一站式”服務(wù)平臺(tái)，著力優(yōu)化信息檢索、查詢(xún)等程序，確保檔案信息更好發(fā)揮自身實(shí)用價(jià)值。此外，還要保持與時(shí)俱進(jìn)理念，加大資金投入，做好信息設(shè)備、智能設(shè)備的維護(hù)、更新、檢修等工作，確保管理體系實(shí)現(xiàn)完美閉環(huán)，從而增強(qiáng)檔案資料智能管理效率。

4.4 優(yōu)化制度建設(shè)，確保檔案智能管理水平穩(wěn)步提升

制度是保障工作高效運(yùn)行的有力抓手，在基于信息化技術(shù)下的檔案智能管理過(guò)程中，要想使得各環(huán)節(jié)工作高效開(kāi)展，各單位需要加強(qiáng)制度建設(shè)，完善機(jī)制保障，以此為檔案智能管理活動(dòng)提供科學(xué)指引，確保檔案管理信息化進(jìn)程朝著健康、科學(xué)的方向發(fā)展。

同時(shí)，還可以在檔案管理人才引入、培養(yǎng)高水平工作隊(duì)伍等方面進(jìn)行制度優(yōu)化，比如構(gòu)建專(zhuān)業(yè)技術(shù)考核制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，定期對(duì)管理人員的智能化、數(shù)字化技術(shù)水平進(jìn)行檢測(cè)評(píng)估，促使管理人員能夠依照評(píng)估結(jié)果不斷進(jìn)行自我完善，并使其能夠?qū)⑺鶎W(xué)所得更好地應(yīng)用于智能管理活動(dòng)中。而在獎(jiǎng)勵(lì)制度保障下，管理人員將會(huì)通過(guò)大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等方式進(jìn)一步做好檔案信息收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等服務(wù)。

4.5 提高安防水平，保障檔案信息資源共享安全性能

信息化背景下，檔案資源的安全性能是開(kāi)展智能管理過(guò)程期間需要重點(diǎn)關(guān)注的方面，對(duì)此，管理人員要把信息安全與防護(hù)放在重要位置，并積極采用多種手段增加檔案智能管理安全系數(shù)。

首先，在完成檔案信息的錄入、存儲(chǔ)后，一定要及時(shí)對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行備份、拷貝，避免電子文件損壞或丟失，還要注重對(duì)系列數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止重要內(nèi)容被惡意篡改或丟失。其次，要注重設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，對(duì)檔案瀏覽者的身份進(jìn)行驗(yàn)證、記錄，以此有助于在開(kāi)放的基礎(chǔ)上保障檔案資料安全。另外，還要注重建立起涉密檔案信息的局域網(wǎng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)重要檔案信息的共享傳輸過(guò)程，并做好智能設(shè)備、管理軟件的防火墻設(shè)置，以此減少外來(lái)病毒的入侵幾率，切實(shí)提高檔案信息的安全管理性能。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期檔案管理工作的順利開(kāi)展，信息化、智能化是必然趨勢(shì)，廣大管理人員要充分認(rèn)識(shí)到基于信息技術(shù)的檔案智能管理價(jià)值，并靈活采用多種策略，切實(shí)完善管理過(guò)程，增強(qiáng)檔案智能管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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