企業(yè)合同管理中的風(fēng)險與控制建議

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)之間的競爭日趨激烈。近年來越來越多的企業(yè)已認(rèn)清合同管理的作用，并基于合同開展各類經(jīng)營活動。但是合同管理環(huán)節(jié)涉及的活動相對較為復(fù)雜。部分企業(yè)在合同管理過程中，還未認(rèn)識如何基于自身合法權(quán)益保障合同管理流程中的風(fēng)險得到全面控制，無法分析和規(guī)避合同管理活動中的各類風(fēng)險，產(chǎn)生一系列不確定性因素。本文對相關(guān)問題進(jìn)行分析，探討合同管理環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制策略，認(rèn)為企業(yè)只有建立完善的合同管理制度，加強(qiáng)合同簽訂前的管理、實(shí)施中的控制、糾紛應(yīng)對能力以及應(yīng)對外部風(fēng)險的能力，才能促進(jìn)企業(yè)更好地開展各類活動，為企業(yè)規(guī)避各類風(fēng)險、提高運(yùn)營效率提供支持。

關(guān)鍵詞：企業(yè);合同管理;風(fēng)險;控制

引言

在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)的經(jīng)營活動日益頻繁。合同管理作為各類活動開展的基礎(chǔ)，對企業(yè)發(fā)展有至關(guān)重要的作用。但是合同管理涉及的環(huán)節(jié)相對較為復(fù)雜，不僅涉及各類法律法規(guī)，還涉及企業(yè)自身的各項(xiàng)經(jīng)營活動。若合同管理不當(dāng)，將給企業(yè)發(fā)展帶來嚴(yán)重影響，甚至發(fā)生法律糾紛等一系列隱患。因此本文對相關(guān)問題進(jìn)行分析，探討合同管理方面的策略，幫助企業(yè)規(guī)避合同管理的風(fēng)險，提高整體管理水平。

一、企業(yè)合同管理的重要性

合同管理對企業(yè)運(yùn)營有重要影響，合同管理并非僅是合同簽署、執(zhí)行，更貫穿于企業(yè)運(yùn)營的各環(huán)節(jié)。合理的合同管理有助于企業(yè)各階段正常運(yùn)營。一是保障企業(yè)的合法權(quán)益。合同作為企業(yè)交易的法律依據(jù)，科學(xué)的合同管理有助于企業(yè)經(jīng)營過程中的各類活動得到保護(hù)，防控違約風(fēng)險，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)權(quán)利、義務(wù)得到有序落實(shí)。二是提高企業(yè)效益。規(guī)范的合同條款以及有序執(zhí)行條款，能讓企業(yè)在贏得更多市場機(jī)會的同時，不斷擴(kuò)大自身規(guī)模，提高整體效益。三是實(shí)現(xiàn)合規(guī)經(jīng)營。合同管理要求企業(yè)按照各項(xiàng)法律法規(guī)和規(guī)定實(shí)施管理，嚴(yán)格根據(jù)合同管理規(guī)范規(guī)避管理中的風(fēng)險點(diǎn)，規(guī)范自身運(yùn)營體系，避免部分條款不符合要求所發(fā)生的隱患。四是降低成本。企業(yè)按照規(guī)定要求有序開展各類活動，能避免發(fā)生糾紛、產(chǎn)生訴訟等方面問題，并基于合理的合同管理措施，對各類潛在風(fēng)險進(jìn)行全面識別，規(guī)避糾紛問題發(fā)生的可能性。

二、企業(yè)合同管理中的風(fēng)險

（一）合同管理制度不足

企業(yè)的合同管理制度不完善是導(dǎo)致合同管理風(fēng)險的主要原因之一。部分企業(yè)未形成科學(xué)的合同管理體系，給企業(yè)的管理活動帶來隱患，主要體現(xiàn)在合同管理各環(huán)節(jié)沒有形成具體的標(biāo)準(zhǔn)，工作中的各類事項(xiàng)管理不規(guī)范，沒有通過建立合同管理體系以及恰當(dāng)?shù)墓芾泶胧Ω鳝h(huán)節(jié)活動進(jìn)行深入檢查和分析。再加上企業(yè)未形成完善的合同管理規(guī)則以及人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力不足，在合同審核、實(shí)施等各環(huán)節(jié)未形成專業(yè)的工作能力，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。

（二）合同簽訂前的風(fēng)險

合同簽訂前的風(fēng)險體現(xiàn)在談判和起草環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)存在合同條款不明確、交易雙方的意愿存在背離等問題，都將造成糾紛等方面風(fēng)險。其中合同條款不明確作為合同簽訂前風(fēng)險的重要組成部分，企業(yè)在簽訂合同時若沒有明確具體的付款方式、交易方式等重要內(nèi)容，在履約過程中出現(xiàn)爭議時將導(dǎo)致雙方陷入糾紛，可能嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。產(chǎn)生這類問題的主要原因是企業(yè)存在信息不對稱的問題，產(chǎn)生交易不公平。例如交易雙方對某類信息的掌握程度不足，遭受不公平的條款。不同條款不夠公正，在履約時雙方無法處于公平地位，進(jìn)而產(chǎn)生風(fēng)險和損失。

（三）合同履行過程中的風(fēng)險

合同履約過程中主要涉及合同變更、延期等方面風(fēng)險。企業(yè)在合同履約環(huán)節(jié)，無論是企業(yè)自身出現(xiàn)特殊情況，還是外界產(chǎn)生不可預(yù)見因素，都會導(dǎo)致原有的合同發(fā)生一定變更風(fēng)險。若在合同履約中存在雙方的溝通不細(xì)致等問題，可能產(chǎn)生合同難以正常履約甚至出現(xiàn)糾紛的問題，致使風(fēng)險產(chǎn)生。

（四）合同糾紛風(fēng)險

合同糾紛作為合同管理環(huán)節(jié)中的常見風(fēng)險，一旦發(fā)生糾紛雙方經(jīng)濟(jì)效益可能被損害，甚至引發(fā)重大風(fēng)險。產(chǎn)生糾紛的主要原因是部分條款不合理，導(dǎo)致在合同履約環(huán)節(jié)中一方處于不利地位，引發(fā)糾紛。同時由于各類問題在簽訂合同過程中未被及時發(fā)現(xiàn)，而在后續(xù)發(fā)生糾紛。合同糾紛應(yīng)對不當(dāng)不僅會激化矛盾，還可能給企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟(jì)損失。

（五）外部環(huán)境帶來的風(fēng)險

企業(yè)在合同管理環(huán)節(jié)中的外部風(fēng)險主要體現(xiàn)在市場波動、法律法規(guī)變動、政策調(diào)整等。例如市場風(fēng)險主要體現(xiàn)在市場價格不確定性等方面，企業(yè)與供應(yīng)商簽訂合同之后價格變動，材料價格上漲，難以按照原定價格履行合同，帶來經(jīng)濟(jì)方面損失。

三、企業(yè)合同管理的風(fēng)險控制建議

（一）健全合同管理制度體系

一是健全制度體系。合同管理環(huán)節(jié)完善的制度體系對合同管理至關(guān)重要。企業(yè)要以科學(xué)的制度，明確合同管理流程中的職責(zé)分工、審批權(quán)限，對合同管理全流程進(jìn)行控制。對于規(guī)模較大的企業(yè)可以成立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同管理的起草、審核、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督、檢查等各環(huán)節(jié)活動;對規(guī)模較小的企業(yè)，可以在企業(yè)內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)合同的管理，促進(jìn)制度得到落實(shí)，形成規(guī)范、科學(xué)的管理體系，對合同執(zhí)行過程中的重要節(jié)點(diǎn)、簽署程序等明確具體控制規(guī)則，規(guī)避操作不規(guī)范所帶來的風(fēng)險。

二是促進(jìn)制度具有靈活性。隨著企業(yè)的發(fā)展，合同管理流程中的各類活動也應(yīng)進(jìn)行不斷改變。為確保制度能具備合理性、適應(yīng)性，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際要求對制度進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，以應(yīng)對企業(yè)的發(fā)展變化。例如在企業(yè)商業(yè)模式發(fā)生轉(zhuǎn)型時，要對制度進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，確保制度能符合最新管理要求，讓制度得到持續(xù)優(yōu)化。

三是確保制度得到嚴(yán)格實(shí)施。為確保制度能得到嚴(yán)格執(zhí)行，要形成科學(xué)的監(jiān)控機(jī)制，對制度執(zhí)行全過程進(jìn)行監(jiān)督。企業(yè)要由合同管理崗位的人員對合同管理執(zhí)行情況進(jìn)行全面監(jiān)督，關(guān)注企業(yè)各類活動開展?fàn)顩r及制度執(zhí)行規(guī)定，從合同起草、執(zhí)行、控制等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面分析，掌握制度執(zhí)行狀態(tài)，為制度有效實(shí)施提供支持。

四是形成全員重視制度的氛圍。合同管理作為企業(yè)一項(xiàng)重要的工作，是否能得到嚴(yán)格執(zhí)行，在很大程度上依賴于管理層的工作意識。為確保合同得到嚴(yán)格執(zhí)行，在合同管理制度執(zhí)行環(huán)節(jié)應(yīng)該由管理層推動。管理層要認(rèn)識合同管理的重要作用，主動引導(dǎo)員工，讓全體員工改進(jìn)自身的工作理念，主動重視合同的執(zhí)行，確保合同管理制度能貫徹落實(shí)到各環(huán)節(jié)。合同執(zhí)行作為企業(yè)合同管理活動中的重要組成部分，企業(yè)要保障制度能融入工作的方方面面，并將合同管理水平融入對員工的考核中，確保員工認(rèn)識到合同管理工作和自身息息相關(guān)，讓員工主動以規(guī)范的工作理念開展合同管理。

（二）加強(qiáng)合同簽訂前的風(fēng)險防范

一是全面識別合同風(fēng)險。在合同簽訂之前，要全面關(guān)注合同可能產(chǎn)生的各類風(fēng)險，讓合同管理活動更加科學(xué)且可行。若在事前忽略了合同風(fēng)險防控，可能導(dǎo)致合同執(zhí)行環(huán)節(jié)產(chǎn)生一系列糾紛，出現(xiàn)合同難以按照預(yù)期規(guī)則實(shí)施的問題。企業(yè)要通過查閱公開資料、咨詢行業(yè)專家等方式，以多種渠道獲取有價值的信息，分析可能影響合同執(zhí)行的各類風(fēng)險，結(jié)合風(fēng)險特征落實(shí)具體的控制措施。在此過程中企業(yè)要對合同對方進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，避免與信譽(yù)不佳的主體合作導(dǎo)致的風(fēng)險。在對方各項(xiàng)資質(zhì)符合要求的基礎(chǔ)上，按照規(guī)定有序簽訂合同，并確保在合作過程中各項(xiàng)工作流程盡可能規(guī)范，讓合同能夠?qū)Ω黝惞ぷ骶哂屑s束力，保障合同中關(guān)鍵流程事項(xiàng)有序?qū)嵤?，防控法律糾紛的問題和隱患。

二是由各級人員參與合同審核過程。在企業(yè)完成合同簽訂之后，為規(guī)避潛在風(fēng)險，所有合同信息都要經(jīng)過嚴(yán)格審查。在充分考慮各方面要素的基礎(chǔ)上，保障合同的內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。企業(yè)可以由法律專業(yè)人士進(jìn)行審查，之后由財務(wù)部門檢查合同內(nèi)容、付款金額等方面是否存在風(fēng)險，由管理層審批合同是否符合要求。在對各方面要素進(jìn)行全面審查且不存在風(fēng)險之后才能簽訂合同，以最大限度規(guī)避合同簽訂活動中的風(fēng)險，提高合同管理的規(guī)范性。

（三）強(qiáng)化合同履行過程中的風(fēng)險控制

一是建立系統(tǒng)性的合同監(jiān)控機(jī)制，確保合同履行環(huán)節(jié)各類工作都得到全面監(jiān)控。企業(yè)要在內(nèi)部建立合同管理系統(tǒng)，對合同執(zhí)行環(huán)節(jié)進(jìn)行全面約束，確保合同簽署、履約、結(jié)算等各環(huán)節(jié)都能通過系統(tǒng)進(jìn)行自動分析，關(guān)注所存在的風(fēng)險并落實(shí)具體措施[1]。

二是規(guī)范開展合同變更、終止。合同履約過程中可能遇到一系列不確定因素，導(dǎo)致合同條款變更或終止。產(chǎn)生合同變更或終止的環(huán)節(jié)，要形成合理的審批流程，靈活應(yīng)對變更、終止的情況。企業(yè)可以建立相應(yīng)的授權(quán)審批機(jī)制，確保所有的變更和終止活動都有充分理由，并明確具體的變更或終止標(biāo)準(zhǔn)。

三是重視雙方的協(xié)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)。在合同執(zhí)行環(huán)節(jié)合同雙方要形成科學(xué)的溝通機(jī)制，有效減少沖突和誤解等問題，確保合同按照規(guī)定要求有序執(zhí)行。在此過程中可以通過定期召開溝通、交流會議等方式，借助月度進(jìn)度匯報、季度例會等方式，要求各方參與其中對合同執(zhí)行情況進(jìn)行分析，尋找合同執(zhí)行過程中的問題。若發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行存在問題要及時進(jìn)行商討、處理和解決，避免合同執(zhí)行不到位所帶來的風(fēng)險，并借助完善的溝通渠道和溝通工具，對合同交易環(huán)節(jié)中各類活動進(jìn)行分析，規(guī)避合同管理活動中的各類風(fēng)險。

四是重視突發(fā)事件的應(yīng)急處理機(jī)制。合同執(zhí)行環(huán)節(jié)可能會出現(xiàn)一系列突發(fā)事件，導(dǎo)致原有的合同無法繼續(xù)執(zhí)行，包括產(chǎn)生自然災(zāi)害等，此時企業(yè)要及時采取應(yīng)對措施迅速做出反應(yīng)，以有效應(yīng)對各類突發(fā)事件，確保各類活動恢復(fù)正常。例如企業(yè)在貨物運(yùn)輸過程中出現(xiàn)重大突發(fā)因素，導(dǎo)致運(yùn)輸工作受阻時要及時啟動備用方案，避免違約給企業(yè)帶來的重大風(fēng)險。

（四）提高合同糾紛應(yīng)對能力

在合同管理環(huán)節(jié)不可避免發(fā)生合同糾紛。科學(xué)的糾紛應(yīng)對措施能化解矛盾，保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，讓企業(yè)有序應(yīng)對各類糾紛。企業(yè)要形成科學(xué)的糾紛應(yīng)對機(jī)制，對各類糾紛收集、調(diào)查和仲裁方面形成有序的管理策略，以有序處理各類糾紛[2]。一是分析各類糾紛。企業(yè)在了解各類糾紛的基礎(chǔ)上，以恰當(dāng)措施有序規(guī)避糾紛發(fā)生給自身帶來影響的可能性。企業(yè)在產(chǎn)生糾紛之后，要對糾紛的情況進(jìn)行分析，判斷是否由于自身管理問題產(chǎn)生糾紛，關(guān)注糾紛的原因與對方要求。二是開展糾紛調(diào)查。在糾紛應(yīng)對環(huán)節(jié)要形成調(diào)查機(jī)制，結(jié)合各類糾紛的情況形成合理調(diào)查程序，有序?qū)嵤┱{(diào)查，及時核實(shí)是否確實(shí)存在相關(guān)問題。三是在糾紛調(diào)查完成之后，及時與對方溝通。通過雙方之間的溝通，形成合理的解決方案，確保調(diào)解活動有序進(jìn)行。在調(diào)解無效時，要以正式方式協(xié)商。通過積極溝通形成共識，避免進(jìn)入法律程序等問題發(fā)生。四是仲裁與訴訟。如果通過調(diào)解和協(xié)商無法解決糾紛問題的，要借助仲裁或訴訟的方式予以解決。仲裁作為一種比訴訟更加高效的方式，由雙方選擇仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行裁決。仲裁具有法律效力，作出裁決之后要嚴(yán)格按照仲裁結(jié)果實(shí)施管理。若仲裁無法解決相關(guān)糾紛，可以通過法律起訴的方式解決糾紛。法律起訴需耗費(fèi)的成本較多且時間較長，通常適用于重大糾紛。

（五）加強(qiáng)外部環(huán)境風(fēng)險應(yīng)對

為確保各類風(fēng)險得到全方位管理，要形成科學(xué)措施對各環(huán)節(jié)活動進(jìn)行分析，并建立風(fēng)險應(yīng)對程序，有序應(yīng)對各類政策變化給企業(yè)帶來的影響[3]。例如在對宏觀經(jīng)濟(jì)政策分析環(huán)節(jié)，要關(guān)注利率調(diào)整、稅收政策、貿(mào)易政策等各因素變更可能導(dǎo)致合同中各項(xiàng)條款改變的情況。若稅收政策變更，使稅務(wù)負(fù)擔(dān)發(fā)生改變，此時合同中計(jì)稅價格若沒有同步改變，將可能導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失。同時企業(yè)要密切關(guān)注行業(yè)發(fā)展，在合同管理環(huán)節(jié)關(guān)注行業(yè)信息，了解最新市場動態(tài)，基于相關(guān)信息動態(tài)掌握行業(yè)發(fā)展、競爭對手信息等，并結(jié)合相關(guān)因素動態(tài)優(yōu)化自身管理流程，規(guī)避風(fēng)險發(fā)生的可能性。此外，為確保企業(yè)準(zhǔn)確掌握各環(huán)節(jié)信息，企業(yè)要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，及時獲取各類信息對風(fēng)險進(jìn)行控制。通過信息系統(tǒng)建立對各項(xiàng)工作的監(jiān)測機(jī)制，有序應(yīng)對外部風(fēng)險。

結(jié)語

合同管理是企業(yè)管理活動中的重要組成部分，科學(xué)的合同管理體系對企業(yè)規(guī)避風(fēng)險、提高管理效益有重要價值。本文對企業(yè)合同管理進(jìn)行研究，分別從不同角度探討如何通過合同管理優(yōu)化企業(yè)各項(xiàng)工作程序，對企業(yè)的發(fā)展具有一定意義。未來企業(yè)在合同管理環(huán)節(jié)要進(jìn)一步認(rèn)識合同管理環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險，并基于風(fēng)險控制角度全面改進(jìn)各項(xiàng)活動，以確保合同管理流程中各類風(fēng)險得到全面控制，保障企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。

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