宴會成功關(guān)鍵——精心策劃　認(rèn)真執(zhí)行

顧　通

宴會設(shè)計是指酒店宴會部受理客人的宴會預(yù)訂后，根據(jù)宴會規(guī)格要求，編制出宴會組織實施計劃的書面材料，包括從宴會準(zhǔn)備到宴會結(jié)束全過程中組織管理的內(nèi)容和程序。

宴會的程序分為3個階段，即準(zhǔn)備階段、進(jìn)行階段和結(jié)束階段，這3個階段又可細(xì)分為受理預(yù)訂、計劃組織、執(zhí)行準(zhǔn)備、全部檢查、宴前接待、開宴服務(wù)、結(jié)賬送客、整理結(jié)束等幾個環(huán)節(jié)。

在客人訂餐時，應(yīng)向客人了解所有同宴會有關(guān)的要求，如舉行宴會的日期、參加宴會的人數(shù)、宴會的形式、每人消費的標(biāo)準(zhǔn)以及所需提供的額外服務(wù)和物品、客人口味特殊要求等。如果客人決定預(yù)訂，可將這些信息直接記入宴會登記本，這樣可以防止與其他宴會重疊。對未確定的宴會，要與舉辦者保持聯(lián)系，了解有關(guān)進(jìn)展情況。對已預(yù)訂宴會的舉辦者同樣需要保持聯(lián)系，以便及時了解人數(shù)、日期的變更信息，如果客人取消預(yù)訂，則應(yīng)和藹地了解取消的原因。

對于大型宴會和高檔宴會，必須與客戶簽訂合同，合同中要明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，所有經(jīng)雙方同意的特殊項目亦要記入合同。簽完合同后，通常應(yīng)收取一定比例的預(yù)付金，假如舉辦者臨時取消宴會，則根據(jù)合同規(guī)定將全部預(yù)付金或部分預(yù)付金還與客人。收取預(yù)付金及退回預(yù)付金的數(shù)目各餐廳不同，一般由餐廳根據(jù)情況確定。

接受宴會預(yù)訂后，宴會部應(yīng)根據(jù)宴會的人數(shù)、要求、標(biāo)準(zhǔn)做好準(zhǔn)備工作，并以宴會通知單和工作程序的形式通知有關(guān)部門。通知單是安排廚房人員和服務(wù)人員工作的依據(jù)，可根據(jù)合同制定，有些規(guī)定很細(xì)的合同復(fù)印件也可作為通知單使用，但應(yīng)將價格抹去。對于大型宴會和高規(guī)格宴會，還應(yīng)畫出宴會的場地安排圖，并在宴會前召集所有的宴會服務(wù)人員和廚師長開會，介紹宴會程序，安排任務(wù)，使所有工作人員都了解相關(guān)情況，包括特殊菜肴的制作過程和上菜技藝。這樣可以防止宴會服務(wù)過程中出現(xiàn)手忙腳亂的情況，確保宴會有條不紊地進(jìn)行。各項準(zhǔn)備工作完成后，宴會經(jīng)理應(yīng)逐項檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理存在問題。

宴會開始后，廚師便可按照通知單開始菜肴的烹制工作，服務(wù)員上菜時要按照菜單的順序一道道上。對于大型宴會，上菜的時間要聽從宴會負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排，以免錯上、漏上或造成各桌進(jìn)餐速度不一致的現(xiàn)象。上菜的速度與節(jié)奏必須掌握好，太快會顯得倉促忙亂，客人享受不到品嘗的樂趣，太慢則可能使宴會中斷，造成尷尬局面。服務(wù)員每上一道菜都應(yīng)向客人介紹菜名和烹制方法，如客人有興趣則可簡單介紹與地方名菜相關(guān)的民間故事。有些特殊的菜肴應(yīng)介紹食用方法，在介紹前，將菜放在轉(zhuǎn)臺上展示菜的造型，使客人能領(lǐng)略到菜的色香味形，邊介紹邊轉(zhuǎn)臺，讓所有客人都看清楚。

宴會結(jié)束后，宴會負(fù)責(zé)人應(yīng)以文字形式征詢客人的意見，這將加深經(jīng)營者與顧客之間的感情，為進(jìn)一步合作奠定基礎(chǔ)。通過客人的負(fù)面反饋可以了解餐廳需要改進(jìn)的地方，正面反饋則可增強餐廳的信心。 宴會部門每月還應(yīng)統(tǒng)計一份詳細(xì)的業(yè)務(wù)表，它有助于分析宴會的收入和成本，并可作為今后的宴會預(yù)算依據(jù)。

最后要建立客源檔案系統(tǒng)，為今后的業(yè)務(wù)提供歷史資料，如某企業(yè)的周年慶典日、某老板生日等，這樣宴會銷售人員便可有目的地進(jìn)行推銷。

宴會往往能給餐廳帶來較高的利潤，如果餐廳的宴會業(yè)務(wù)較多，則需設(shè)置專門的宴會經(jīng)理負(fù)責(zé)此項工作。宴會經(jīng)理應(yīng)具備財務(wù)控制、員工組織以及按照費用標(biāo)準(zhǔn)安排最佳菜單和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的能力。精心計劃和預(yù)測，對可能發(fā)生的問題做到心中有數(shù)，這是宴會成功的關(guān)鍵，宴會經(jīng)理應(yīng)將所有需檢查的問題以表格形式列出，然后按表逐項檢查，并要將宴會程序中所有的細(xì)節(jié)告訴員工，因為大家心中有數(shù)比一人心中有數(shù)更利于辦好宴會。