財務(wù)管理電算化的歷程與展望

李　艦

我國的財務(wù)管理電算化工作起步較晚,1979年,長春一汽的會計電算化試點標(biāo)志著我國財務(wù)管理事業(yè)電算化時代的萌芽,隨后便有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。而現(xiàn)階段的電算化水平多局限于會計核算方面,這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足整個企業(yè)管理的現(xiàn)代化需求。為了推進(jìn)企業(yè)管理活動的電算化,就有必要擴展會計電算化信息系統(tǒng),促進(jìn)財務(wù)管理電算化的階段性進(jìn)展,并逐步形成和推廣戰(zhàn)略型財務(wù)管理電算化系統(tǒng)。

一、財務(wù)管理電算化啟蒙階段

這一階段是以一些企業(yè)自發(fā)地開發(fā)自己的財務(wù)軟件為標(biāo)志。隨著一些企業(yè)特別是大型企業(yè)的發(fā)展,比如當(dāng)時的長春汽車制造廠,他們感覺到財務(wù)的工作量大,使用傳統(tǒng)的手工辦法很難滿足他們的需要。于是他們開始根據(jù)自己的需要,組織一些人員,針對自己的特點開發(fā)了一些財務(wù)軟件,來解決自身遇到的迫切問題。

二、“核算型”財務(wù)管理電算化階段

這個階段主要反映在減輕財務(wù)人員的勞動,因為一般在財務(wù)工作中,有很大量的工作是數(shù)據(jù)的整理。但是從財務(wù)管理的本質(zhì)來講,這不是目的,它的目的應(yīng)該是對企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)生的過程進(jìn)行監(jiān)測和控制,以及相關(guān)資金的監(jiān)控。數(shù)據(jù)的整理只是要達(dá)到這個目的的一個過程和環(huán)節(jié),但是在財務(wù)部門超過70%甚至80%的工作都是被數(shù)據(jù)整理所困擾。所以這個階段就是把財務(wù)人員從繁瑣的手工計算中解放出來去進(jìn)行財務(wù)的管理工作。這就是所謂的“核算型”財務(wù)管理電算化。

三、“管理型”財務(wù)管理電算化階段

所謂“管理型”財務(wù)管理電算化,就是在原來二維科目體系的基礎(chǔ)上,新增了一個項目的概念和相關(guān)算法,形成一個三維的科目體系。如果要從財務(wù)上了解一個項目,要涉及多個科目?？颇康捏w系既不龐大,又可以將核算過程和管理過程結(jié)合在一起。克服以前的財務(wù)管理軟件重財務(wù)輕業(yè)務(wù)的設(shè)計思想,將財務(wù)和業(yè)務(wù)統(tǒng)一到企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的大旗下,實行一體化的全面企業(yè)管理型財務(wù)軟件。財務(wù)要真正解決對發(fā)生過程的實時反映,對業(yè)務(wù)事件進(jìn)行更明細(xì)、更清楚的核算和管理,就應(yīng)該從整個企業(yè)管理的角度來看待財務(wù)管理電算化,不是簡單地將憑證拿出來,看看賺了多少錢、花了多少錢就完了,而是要了解這些錢是怎么賺來的,又是怎么花出去的。例如在一個工業(yè)企業(yè),財務(wù)工作除了要計算產(chǎn)值和利潤外,還包括采購的核算、庫存的核算、成本的明細(xì)核算、產(chǎn)成品銷售的核算等,如果還依照傳統(tǒng)把財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門分離進(jìn)行單獨管理,是很難做到的,因為在其中存在著一個數(shù)據(jù)的往來和共享的問題。

所以,要解決的就是財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門一體化的問題,只有這樣才能把財務(wù)部門的管理延伸到業(yè)務(wù)過程,也才可能把這些業(yè)務(wù)發(fā)生的情況更清楚地在財務(wù)賬面上反映出來。反過來,財務(wù)部門也可以給業(yè)務(wù)部門提供一些及時的財務(wù)信息,例如作為一個采購部門,訂一個合同的時候應(yīng)該很及時地了解資金狀況。

解決這個問題的方法很多,例如讓財務(wù)部門去研究研究業(yè)務(wù)軟件,或者開發(fā)業(yè)務(wù)軟件的單位也搞財務(wù),但是要真正地解決這個問題,這樣做還不行。這是因為兩種做法都有一個主從的關(guān)系,或是財務(wù)部門覺得自己是中心,或是業(yè)務(wù)部門覺得自己是中心,而實際上圍繞的中心應(yīng)該是一個更高層次的統(tǒng)一——即企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)。在這個目標(biāo)下,財務(wù)和業(yè)務(wù)都是企業(yè)全面經(jīng)營管理的有機組成部分。如果只是單純地偏重財務(wù)輕業(yè)務(wù),就只能滿足財務(wù)部門對業(yè)務(wù)的核算,不能滿足企業(yè)的經(jīng)營管理的需求。如果從企業(yè)管理的全局角度出發(fā)去管理財務(wù),就不僅僅是事后記賬,必須與其他部門協(xié)調(diào)起來一起考慮相關(guān)的財務(wù)問題,比如對外要考慮報稅,還有銀行對賬,以及與業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)往來。

不僅是財務(wù),企業(yè)其他方面的管理也要從企業(yè)管理全局來考慮。例如對行政的管理,如果僅局限于辦公室范圍,是有局限的,只不過是將送來的稿件打印或者是單純的檔案管理。但如果從整個企業(yè)的角度來看則是一個工作流的概念,全部行政工作分布在若干個部門的環(huán)境里,是對整個信息流程的管理,遠(yuǎn)不只處理文字和檔案這些事情。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建設(shè),企業(yè)管理水平的提高,財務(wù)管理電算化將發(fā)展到一個嶄新階段。

四、“戰(zhàn)略型”財務(wù)管理電算化階段

“戰(zhàn)略型”財務(wù)管理電算化勢在必行。由于全球性貿(mào)易往來的日益頻繁,企業(yè)對海量數(shù)據(jù)處理的需求以及多用戶和遠(yuǎn)程操作的要求,使得傳統(tǒng)的“管理型”財務(wù)管理電算化已經(jīng)顯得無能為力。企業(yè)若想在全球化的競爭中搶得先機,企業(yè)的財務(wù)管理者就必須學(xué)會如何將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息,再由信息轉(zhuǎn)化為知識,最后再由知識付諸行動。企業(yè)必須放棄狹隘的“閉門造車”式的理財方式,在財務(wù)部門采取更加全面的態(tài)度和管理方式。大中型企業(yè)的管理者希望得到更多的數(shù)據(jù)信息,不僅是自己的,而且要了解其他公司以及國際上的相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。此外,由于各種業(yè)務(wù)及管理軟件的普及,企業(yè)在各個部門,尤其是業(yè)務(wù)部門和管理部門用上了管理軟件,因而要求能在Intranet網(wǎng)上實現(xiàn)共享財務(wù)數(shù)據(jù),實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。因此要把當(dāng)代管理科學(xué)的核心思想——系統(tǒng)論納入企業(yè)管理,并和其他系統(tǒng)構(gòu)成一個數(shù)據(jù)共享、協(xié)調(diào)運作的有機整體,產(chǎn)生具有戰(zhàn)略型的財務(wù)管理信息系統(tǒng)。

展望未來,要完成向“戰(zhàn)略型”財務(wù)管理電算化的轉(zhuǎn)變,企業(yè)所選擇的財務(wù)信息系統(tǒng)必須具有以下特點:

1.能夠使財務(wù)部門利用最佳的業(yè)務(wù)方式,通過Inter-net/Intranet的自助式服務(wù)管理、共享服務(wù)或者采購數(shù)據(jù)倉庫等,使用最佳的業(yè)務(wù)方式,可以使企業(yè)最好地利用資源減少費用。

2.具有企業(yè)和部門級的資金預(yù)算和預(yù)測功能,并集成先進(jìn)的財務(wù)建模功能,便于公司分析各個層次的財務(wù)數(shù)據(jù)。

3.具有有效的報表分發(fā)功能。

4.出于全球化戰(zhàn)略的考慮,系統(tǒng)還應(yīng)能夠有效處理多貨幣業(yè)務(wù),適應(yīng)國際上采用的主要會計制度、稅制和全球支付手段,并可以使用從EDI(電子數(shù)據(jù)交換)到亞洲期票等各種支付手段。

5.具有足夠的靈活性,以滿足公司未來發(fā)展的需要。

對于“戰(zhàn)略型”財務(wù)管理電算化,財務(wù)部門的業(yè)務(wù)環(huán)境變了。全球化的競爭壓力迫使各個公司必須利用一切可以利用的資源才能獲得全面的成功。但是許多財務(wù)方面的資源遠(yuǎn)未得到真正的開發(fā),而這些資源正是公司中最重要的戰(zhàn)略信息資源之一。財務(wù)功能可以涉及幾乎整個公司的經(jīng)營活動,對公司的經(jīng)營、效率和采取態(tài)度的變化有著直接而深遠(yuǎn)的影響?！?編輯/穆楊)