會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

姜 姝

【摘要】計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中廣泛應(yīng)用,使傳統(tǒng)會(huì)計(jì)操作流程發(fā)生了巨大變化,原來(lái)手工核算下的內(nèi)部控制規(guī)范已經(jīng)不能適應(yīng)電算化財(cái)務(wù)核算。建立適合電算化環(huán)境下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制尤為重要。文章闡述了電算化系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的影響,分析了會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中存在的風(fēng)險(xiǎn),并提出了一些加強(qiáng)內(nèi)部控制的措施。

【關(guān)鍵詞】電算化系統(tǒng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

【中圖分類號(hào)】F23【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

一、 會(huì)計(jì)電算化與內(nèi)部控制的關(guān)系

會(huì)計(jì)電算化,是把電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中的簡(jiǎn)稱,是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬和報(bào)賬,以及部分代替人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過(guò)程,其目的是提高核算單位財(cái)會(huì)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益,從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。

內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是單位為了提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整,確保有關(guān)法律和規(guī)章制度貫徹執(zhí)行等制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。2001年財(cái)政部頒布了《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》,并指出電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施。

二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響

1、 電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)核算流程發(fā)生變化

手工會(huì)計(jì)是通過(guò)原始憑證到記賬憑證、到賬簿、再到報(bào)表這樣的流程來(lái)開展核算工作的。而電算化會(huì)計(jì)則只需將原始憑證一次錄入,其他過(guò)程均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成。這樣,電算化數(shù)據(jù)處理的正確與否,取決于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。這時(shí)對(duì)內(nèi)部控制提出了新的要求,即一切數(shù)據(jù)的處理方法和過(guò)程都必須規(guī)范化,并保持準(zhǔn)確性和相對(duì)的穩(wěn)定性,只有這樣才能保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。

2、 電算化環(huán)境下內(nèi)部控制范圍發(fā)生變化

計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入,內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大,包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒(méi)有的控制,如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內(nèi)會(huì)計(jì)信息安全保護(hù)、計(jì)算機(jī)病毒防治、計(jì)算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)人員的崗位責(zé)任制等。

3、電算化環(huán)境下內(nèi)部控制對(duì)象發(fā)生變化

控制對(duì)象原來(lái)為會(huì)計(jì)處理程序及會(huì)計(jì)工作的相容性等,會(huì)計(jì)資料由不同的責(zé)任人分別記錄在憑證賬簿上以備查驗(yàn),是以對(duì)人的控制為主。而在電算化系統(tǒng)下,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)一般由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理 ,而財(cái)務(wù)人員只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的整理、審核和編制,并對(duì)計(jì)算機(jī)輸出的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。這樣,內(nèi)部控制對(duì)象轉(zhuǎn)為對(duì)人與計(jì)算機(jī)兩者為主。

三、會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部控制存在的風(fēng)險(xiǎn)

1、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下操作員的職能權(quán)限帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

由于在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下,對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理的每個(gè)環(huán)節(jié)必須經(jīng)過(guò)某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章。有些單位的各崗位操作權(quán)限制度沒(méi)有真正落實(shí)到位,有的操作員可以以不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)操作,使分工控制名存實(shí)亡。會(huì)計(jì)人員可能利用特殊的授權(quán)文件或口令,獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。

2、會(huì)計(jì)人員因主觀原因或技術(shù)因素帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下,會(huì)計(jì)的多項(xiàng)業(yè)務(wù)資料,如“憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬”等均由不同的責(zé)任人分別記錄并保管,未經(jīng)授權(quán),任何人都難以瀏覽到全部的會(huì)計(jì)資料。而在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,會(huì)計(jì)電算化因其系統(tǒng)的程序、數(shù)據(jù)、文件等很容易被仿造、復(fù)制和修改,而不會(huì)留任何痕跡,所以某些人員為了達(dá)到個(gè)人目的,利用職務(wù)之便或不按操作規(guī)程進(jìn)行非法操作,就會(huì)給單位造成嚴(yán)重?fù)p失。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,內(nèi)部控制具有制度控制與程序控制相結(jié)合的特點(diǎn)。

3、數(shù)據(jù)的完整性和安全性帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下,核算單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上,紙張上書面數(shù)據(jù)形成會(huì)計(jì)人員所熟悉的會(huì)計(jì)證據(jù)原件,這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改,則容易辨別出修改的線索和痕跡。而會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,原來(lái)的紙質(zhì)的會(huì)計(jì)原始憑證的數(shù)據(jù)通過(guò)電子信息直接記錄在磁盤或光盤上,磁性存儲(chǔ)介質(zhì)的主要特點(diǎn)是閱讀分析直觀性差,數(shù)據(jù)修改不留痕跡,忌受潮、忌磁化、忌受熱和不能彎曲等,這些特點(diǎn)和要求對(duì)會(huì)計(jì)資料保存的完整性產(chǎn)生新的風(fēng)險(xiǎn)。但在實(shí)際工作中,有的單位并沒(méi)有真正落實(shí),也沒(méi)有及時(shí)打印并按規(guī)定保管憑證和賬簿,致使電腦一旦出現(xiàn)故障或磁性介質(zhì)損壞時(shí),部分會(huì)計(jì)資料就會(huì)丟失,造成無(wú)法挽回的損失。

四、完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的措施

1、加強(qiáng)組織和人員職能控制。由于電算化會(huì)計(jì)功能的相對(duì)集中,必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度,明確職責(zé)分工,加強(qiáng)組織控制。將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離,以相應(yīng)的管理規(guī)章對(duì)系統(tǒng)中的各類人員進(jìn)行嚴(yán)密分工。通過(guò)設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來(lái)保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和可靠性,減少錯(cuò)誤和舞弊的可能性。核算單位實(shí)行電算化后,應(yīng)對(duì)原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整,以適應(yīng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要求。各崗位都得到一定的授權(quán),并用密碼控制防止非法操作、越權(quán)操作,這樣各崗位人員互相制約和互相牽制,從而防止違法行為的發(fā)生和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。

2、加強(qiáng)系統(tǒng)程序操作控制和系統(tǒng)文件安全管理控制。為了保證系統(tǒng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不被隨意操作,要加強(qiáng)系統(tǒng)操作和安全管理控制。從內(nèi)容上來(lái)看,一般包括以下幾項(xiàng):設(shè)置操作權(quán)限、制定上機(jī)守則,禁止非操作人員操作;制定內(nèi)部操作規(guī)程,嚴(yán)禁違規(guī)操作,如預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施,預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對(duì)而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施;數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理相隔離,建立必要的上機(jī)操作記錄制度,形成上機(jī)日志;健全并嚴(yán)格執(zhí)行防范病毒管理制度等。在系統(tǒng)開發(fā)階段,要設(shè)置對(duì)系統(tǒng)操作痕跡留有記錄的功能,特別是對(duì)已入賬的憑證,系統(tǒng)只能提供留有痕跡的更改功能,對(duì)已結(jié)賬的憑證與賬簿以及機(jī)內(nèi)賬簿生成的報(bào)表數(shù)據(jù),系統(tǒng)不能提供更改功能等。

會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐證明,計(jì)算機(jī)本身處理出錯(cuò)機(jī)率幾乎為零,但人為造成的出錯(cuò)和舞弊現(xiàn)象有增無(wú)減,而且一旦出現(xiàn)舞弊,損失巨大。因此,制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度非常必要。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,電子商務(wù)的迅速興起,對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)提出了更高的要求,我們應(yīng)從實(shí)際工作出發(fā),建立和完善更為科學(xué)的電算化內(nèi)部控制制度,不斷提高會(huì)計(jì)工作水平和會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量,更好地為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。