楊霖華

基于SaaS的中小企業(yè)信息化研究

楊霖華

(重慶教育學院工商管理系,重慶400067)

軟件運營服務(wù)(SaaS)為中小企業(yè)通過信息化提高管理水平提供了一個可行的模式。根據(jù)中小企業(yè)和SaaS的特點分析了基于SaaS的信息化建設(shè)存在的個性化需求難以滿足、數(shù)據(jù)安全風險等問題,進而從管理信息系統(tǒng)實施的角度提出了中小企業(yè)基于SaaS的信息化對策建議。

SaaS;中小企業(yè);信息化

黨的十七大提出了信息化與工業(yè)化融合,走中國特色的新型工業(yè)化道路,進一步明確了信息化在加快結(jié)構(gòu)調(diào)整、構(gòu)建現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系、轉(zhuǎn)變發(fā)展方式中的作用。大力推進中小企業(yè)信息化與工業(yè)化融合,是實現(xiàn)信息化發(fā)展戰(zhàn)略目標的重要舉措,對提高中小企業(yè)管理水平,推動中小企業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級具有十分重要的意義。據(jù)統(tǒng)計,目前我國中小企業(yè)數(shù)量已超過4 200萬家,預(yù)計未來5年還將保持7%～8%的年增長率。購買、實施和維護 ERP、CRM等傳統(tǒng)管理軟件的成本太高,壓抑了中小企業(yè)對信息化建設(shè)的積極性和投入[1]。SaaS(soft as a service,又稱“軟件運營服務(wù)”)為中國廣大中小企業(yè)開展信息化建設(shè),引入管理信息系統(tǒng)提供了一個可行的模式。

一、傳統(tǒng)中小企業(yè)信息化存在的問題

信息化是提高管理質(zhì)量,降低運營成本,提升企業(yè)競爭力的有力手段。傳統(tǒng)的信息化實施模式以軟件許可模式為主,企業(yè)需要一次性支付軟件許可費,同時購買相關(guān)硬件、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)等,有些還需要聘請實施顧問。隨著市場競爭的加劇,中小企業(yè)對信息化的需求日趨迫切。然而中小企業(yè)通過傳統(tǒng)軟件許可模式實施信息化的過程中卻面臨諸多問題[2]。

(1)中小企業(yè)面臨的資金壓力大,IT預(yù)算少。我國中小企業(yè)數(shù)量眾多,在發(fā)展過程中都不同程度地面臨資金壓力。次貸危機爆發(fā)后,中小企業(yè)的處境更加艱難,資金壓力巨大甚至面臨生存危機,因而其IT預(yù)算也十分有限。面對軟件許可模式實現(xiàn)信息系統(tǒng)需要的大量建設(shè)成本及后期維護成本,中小企業(yè)無能為力。

(2)建設(shè)管理信息系統(tǒng)的專業(yè)人才匱乏。中小企業(yè)自身的軟硬件技術(shù)設(shè)備基礎(chǔ)較差,另外由于薪資待遇及發(fā)展空間的局限,難于吸引或留住實施信息化所必需的人才,沒有足夠的能力承擔信息化項目實施及后期維護任務(wù)。即使勉強實行信息化,人才匱乏也降低了其實施信息化的成功率。

(3)管理不規(guī)范。相對于大型企業(yè),我國中小企業(yè)的管理很不規(guī)范。業(yè)務(wù)流程、財務(wù)制度、決策過程、控制過程都缺乏規(guī)范,隨意性強,一些家族企業(yè)甚至處處以老板及其親屬的意志為標準。這種松散隨意的管理模式加大了信息系統(tǒng)的實施難度。

(4)業(yè)務(wù)變化快。中小企業(yè)的一大特點在于靈活性,主營業(yè)務(wù)能夠根據(jù)市場變化作出快速反應(yīng)。然而不同行業(yè)的管理信息系統(tǒng)具有獨特性,靈活多變的業(yè)務(wù)選擇增加了實施管理信息系統(tǒng)的難度。

二、基于 SaaS的中小企業(yè)信息化的優(yōu)勢、特點及存在問題

(一)基于SaaS的中小企業(yè)信息化的優(yōu)勢與特點

SaaS以租用的方式在線獲得軟件服務(wù)。用戶可以根據(jù)自己的實際需求,通過互聯(lián)網(wǎng)向服務(wù)提供商訂購所需的應(yīng)用軟件服務(wù),按訂購的服務(wù)多少和時間長短向服務(wù)提供商支付費用,并通過互聯(lián)網(wǎng)獲得服務(wù)提供商的服務(wù)。相對于傳統(tǒng)信息化實施方式,對于中小企業(yè)而言,基于SaaS的信息化實施方式體現(xiàn)出下列優(yōu)勢與特點[3]:

(1)有效降低企業(yè)的成本。在SaaS模式下,中小企業(yè)只需支付租用費,通過 Internet即可實現(xiàn)ERP、CRM等管理信息系統(tǒng)應(yīng)用,并享受到相應(yīng)的硬件、軟件和維護服務(wù),享有軟件使用權(quán)和升級的服務(wù)。SaaS為企業(yè)節(jié)省了大量硬件設(shè)備、軟件以及通信設(shè)備投資、人力資源培訓投資。

(2)推動企業(yè)快速實現(xiàn)信息化。SaaS使用的是隨插隨用(plug-and-play)的應(yīng)用軟件,其遠程主機托管的商業(yè)模式大大節(jié)省了系統(tǒng)架設(shè)的時間與成本,能夠快速實現(xiàn)信息化。

(3)無需企業(yè)維護和管理。系統(tǒng)的維護與更新交由專門的SaaS提供商負責,企業(yè)無需專門的維護和管理人員,很大程度上緩解了企業(yè)在人力、財力上的壓力,使其能夠集中資金對核心業(yè)務(wù)進行有效的運營。但同時也能得到最新的技術(shù)應(yīng)用,滿足企業(yè)對信息管理的需求。

(4)“先試后買”降低了信息化實施風險。SaaS讓軟件提供商與客戶之間的溝通更加透明,在保證價格和功能公開公正的同時,為潛在用戶提供“先試后買”的消費體驗,讓用戶提前評估使用后的效果,大大降低企業(yè)信息化的實施風險。

國家政策的引導,市場競爭的加劇,都是推動中小企業(yè)信息化的重要因素。但高額的信息化建設(shè)投入、信息化實施風險、人才匱乏等都成為中小企業(yè)信息化建設(shè)的重要阻力因素。SaaS解除了中小企業(yè)的信息化顧慮,勢必會被更多的用戶認可。因此在未來幾年中小企業(yè)信息化建設(shè)的高潮中,SaaS必將成為重要的推動力量。

(二)基于SaaS的中小企業(yè)信息化存在的問題

盡管基于SaaS的信息化實施方式解決了中小企業(yè)資金匱乏、人才不足等問題,有助于其快速實現(xiàn)信息化,但也有新問題阻礙其基于SaaS的信息化建設(shè)[4-5]。具體體現(xiàn)在:

(1)企業(yè)的個性化需求難以滿足。目前SaaS市場尚處于產(chǎn)業(yè)發(fā)展的初級階段,市場還沒真正發(fā)展到依用戶需求驅(qū)動來拉動市場的階段,而是更多依靠廠商方面來進行市場的推動。標準化的產(chǎn)品與服務(wù)盡管可以滿足一部分中小企業(yè)的信息化需求,但更多的個性化需求卻難以通過SaaS形式獲得滿足。

(2)存在數(shù)據(jù)安全風險。在中國,由于信用體系和信任心態(tài)缺失的因素,大部分企業(yè)都會避免將其重要資料存儲在第三方場所,或者利用公共平臺進行處理。而SaaS涉及的數(shù)據(jù)往往事關(guān)企業(yè)的機密, SaaS模式下企業(yè)將面臨數(shù)據(jù)丟失風險和數(shù)據(jù)泄漏風險。

(3)企業(yè)信息化完全依賴軟件服務(wù)提供商的技術(shù)支持。中小企業(yè)缺乏專業(yè)信息化技術(shù)人員,其基于SaaS的信息化建設(shè)完全依賴軟件服務(wù)提供商,軟件服務(wù)提供商的專業(yè)能力和售后服務(wù)質(zhì)量對中小企業(yè)信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果至關(guān)重要。一旦軟件服務(wù)提供商技術(shù)支持響應(yīng)不及時,或者軟件服務(wù)提供商停止運營,這對企業(yè)管理的正常運營都可能造成破壞性的影響。

(4)項目管理缺失。傳統(tǒng)的信息化實施方式非常注重項目管理,一般軟件提供商會為實施企業(yè)派駐專門的技術(shù)支持輔助企業(yè)實施信息化,一些大的項目,還會高薪聘請管理咨詢公司作為實施顧問解決項目實施中遇到的各種問題。中小企業(yè)缺乏信息管理人才和IT預(yù)算,無法依賴自身力量或聘請顧問進行系統(tǒng)的項目管理。而SaaS提供商基于成本預(yù)算的原因也無法像傳統(tǒng)信息化實施方式那樣為每個客戶安排技術(shù)支持提供上門服務(wù),因而,基于SaaS的信息化中的項目管理基本上處于空白狀態(tài)。中小企業(yè)只能在軟件提供商有限的技術(shù)支持的基礎(chǔ)上摸著石頭過河,這大大增加了信息化的風險。

(5)后期財務(wù)成本的不確定性。中小企業(yè)基于SaaS的信息系統(tǒng)一旦成功實施,其對服務(wù)提供商的高度依賴致使其轉(zhuǎn)移成本較高。目前金蝶友商網(wǎng)、用友偉庫網(wǎng)等代表性SaaS服務(wù)提供商的產(chǎn)品收費模式都是根據(jù)用戶數(shù)、使用模塊及使用時間來收費。一旦服務(wù)提供商提高服務(wù)價格或改變計價模式,中小企業(yè)將面臨財務(wù)成本的不確定問題。

三、基于SaaS的中小企業(yè)信息化的對策建議

中小企業(yè)的信息化一直是個難題,SaaS方式的出現(xiàn)為中小企業(yè)信息化提供了一個可行的途徑。針對基于SaaS的中小企業(yè)信息化面臨的新問題,其實施過程必須審慎,應(yīng)做到以下幾點。

(1)需求調(diào)查。傳統(tǒng)的企業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)中特別重視需求調(diào)查,而中小企業(yè)在進行基于SaaS的信息化的過程中也不能忽視需求調(diào)查。需求調(diào)查要在整個系統(tǒng)建設(shè)開始之前進行,在需求調(diào)查階段應(yīng)弄清企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理過程中的所有細節(jié)?；赟aaS信息化的需求調(diào)查可以分為兩個階段:初步調(diào)查和詳細調(diào)查。在初步調(diào)查階段從用戶需求、現(xiàn)有企業(yè)的運行狀況、管理方式和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理狀況、現(xiàn)有信息系統(tǒng)運行狀況等對企業(yè)展開調(diào)研,然后考慮基于SaaS的系統(tǒng)建設(shè)方案是否能夠解決企業(yè)的管理問題,是否具有可行性;在詳細調(diào)查階段,要對企業(yè)詳細的管理業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程進行調(diào)研,先期調(diào)研將對后期SaaS服務(wù)提供商的選擇提供依據(jù)。

(2)謹慎評估選擇SaaS服務(wù)提供商。現(xiàn)在市面上的SaaS產(chǎn)品琳瑯滿目,用友、金蝶、速達、管家婆等紛紛推出了自己的軟件運營服務(wù)。專業(yè)的SaaS提供商擁有完善的服務(wù)體制和可靠的安全保證,擁有成規(guī)模的數(shù)據(jù)中心,而中小SaaS提供商則具有價格優(yōu)勢。中小企業(yè)要根據(jù)SaaS提供商的資質(zhì)、客戶服務(wù)水平、SaaS從業(yè)人員的資質(zhì)與聲望、SaaS的成功應(yīng)用案例、SaaS價格、SaaS的數(shù)據(jù)管理方式與管理能力等方面進行篩選,考察SaaS提供商能否提供本企業(yè)所需的應(yīng)用系統(tǒng),能否提供強大快速的網(wǎng)絡(luò)通信能力以及能否保證其服務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。

(3)信息化與企業(yè)流程優(yōu)化相互促進。我國中小企業(yè)大多采取相對松散隨意的個性化的管理模式,而現(xiàn)在市場上的SaaS服務(wù)都是基于標準業(yè)務(wù)流程的,這增加了基于SaaS的企業(yè)信息化的實施難度。持續(xù)運用信息化手段和不斷進行流程的優(yōu)化,是企業(yè)提高管理決策及運營效力的有效手段,中小企業(yè)在進行信息化之前,要在前期需求調(diào)查的基礎(chǔ)上,對現(xiàn)有企業(yè)流程進行優(yōu)化。

(4)信息化過程中的風險控制。SaaS軟件的在線應(yīng)用、托管服務(wù)等特點,使得中小企業(yè)將承受新的信息化風險,比如實施過程風險、信息泄露與丟失風險、服務(wù)提供商破產(chǎn)風險、價格變化風險等。SaaS應(yīng)用模式下的風險管控問題亟待解決,這些問題的解決需要中小企業(yè)和SaaS提供商的共同努力?？梢酝ㄟ^需求調(diào)查、技術(shù)支持等降低項目實施過程風險;通過雙方契約、SaaS提供商完善的系統(tǒng)安全防護體系降低信息泄露風險;通過對SaaS提供商的審慎評估降低其破產(chǎn)倒閉可能帶給中小企業(yè)的風險;通過雙方價格契約降低中小企業(yè)面臨的價格變動風險。

依托SaaS破解中小企業(yè)信息化困境需要解決企業(yè)的個性化需求、數(shù)據(jù)安全、技術(shù)支持等多方面矛盾,這除了要有SaaS服務(wù)提供商和中小企業(yè)的努力,還要有政府的支持、健全的法律法規(guī)保障和約束等多種力量來共同推進。

[1]易觀國際.中國SaaS市場用戶調(diào)研報告2008[R/OL]. [2010-06-19]. http://www.eguan.cn/cache/1208/ 85952.html.

[2]陳婧,王偉軍,桂學文.基于SaaS的中小企業(yè)信息化管理模式變革[J].圖書館學研究,2008(8):98-101.

[3]馬立林,李紅.基于SaaS模式的中小企業(yè)信息化模式探討[J].中國管理學信息化,2009(1):78-81.

[4]魏玲,李長云.基于 SaaS的中小企業(yè)信息化建設(shè)探討[J].科技與管理,2009(3):74-76.

[4]孫麗.中小企業(yè)信息化實施SaaS模式的問題及對策分析[J].商場現(xiàn)代化,2009(3):79.

The SMEs information research based on SaaS

YANG Linhua
(Department of Industry and Business Administration, Chongqing Education College,Chongqing 400067,China)

Soft as a service(SaaS)provides a viable model for SMEs to improve management through IT.The problems in the construction of information based on SaaS are analyzed such as difficulty to meet the individual needs,data security risks and so on.Then we suggest how to construct an information system based on SaaS from the angle of the Management Information System Implementation.

SaaS;SMEs;information

C931.6

A

1671-9476(2010)06-0124-03

2010-08-03;

2010-09-28

重慶教育學院科研項目“基于SaaS的中小企業(yè)信息化研究”(KY200929B)。

楊霖華(1978-),女,遼寧鞍山人,講師,博士研究生,主要研究方向為電子商務(wù)、管理信息系統(tǒng)。