計算機財務(wù)管理系統(tǒng)的構(gòu)建與維護(hù)

溫學(xué)勤

（灤南縣地震局，河北 唐山 063500）

1 財務(wù)管理系統(tǒng)的分析介紹

1.1 財務(wù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)

管理信息系統(tǒng)是在電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上逐步發(fā)展起來的。它是一個組織內(nèi)部用于收集和處理數(shù)據(jù)以產(chǎn)生各種管理信息的系統(tǒng)。由于管理信息系統(tǒng)是在數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，因此，管理信息系統(tǒng)往往包含了數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的功能。但管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)是滿足管理方面的信息需求，其研究內(nèi)容主要集中在三個方面：其一是信息需求的研究。信息需求決定了系統(tǒng)必須輸出什么，從而也就確定了應(yīng)該如何處理，需要采集哪些資料和數(shù)據(jù)。一個組織內(nèi)部各級領(lǐng)導(dǎo)、各個部門、各種管理人員的信息需求是不盡相同的，搞清他們各自的信息需求，是建立起一個實用的管理信息系統(tǒng)的前提條件；其二是信息流程和信息量的研究。也就是準(zhǔn)確描述管理過程或生產(chǎn)經(jīng)營過程中的信息流動過程，即信息的來龍去脈。信息量是指需要采集、存儲、加工、傳輸和輸出的信息的種類、內(nèi)容、格式、頻率和數(shù)據(jù)長度等等，這些需要通過信息的定性和定量的調(diào)查來獲得；其三是信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和計算機作業(yè)方法的研究，即如何進(jìn)行信息的采集、存儲、加工、傳輸，并將這些信息及時、準(zhǔn)確、可靠的送到信息使用者的手中。

1.2 財務(wù)信息系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，是專門用于收集、存儲、傳輸和加工會計數(shù)據(jù)，輸出財務(wù)信息的信息系統(tǒng)。它運用本身所特有的一套方法，從價值方面對事業(yè)、機關(guān)團體的經(jīng)營活動和經(jīng)營成果，進(jìn)行全面、連續(xù)、系統(tǒng)的定量描述。財務(wù)各項活動都與信息有關(guān)，收集原始憑證是獲取用于生成財務(wù)信息的會計數(shù)據(jù)；設(shè)置賬戶是對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類；填制記賬憑證和登記賬簿是把財務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成財務(wù)信息并進(jìn)行信息的傳遞和存儲；賬簿和報表的查閱則是財務(wù)信息的輸出。財務(wù)活動的各個環(huán)節(jié)相互聯(lián)系、相互銜接，實現(xiàn)了由財務(wù)數(shù)據(jù)到財務(wù)信息的轉(zhuǎn)換過程。財務(wù)活動的每個步驟都有信息處理任務(wù)，每一步都服從于一個統(tǒng)一的目標(biāo)，所有步驟以及在各步驟中所采用的方法和程序加起來就形成了一個財務(wù)活動的有機整體，這個有機整體就是財務(wù)信息系統(tǒng)。

2 目前財務(wù)管理的構(gòu)建的基本狀況以及其可行性

手工核算方式下存在的多種數(shù)據(jù)流程都是圍繞如何減少或分散工作量，便于人員分工，或為了提供更豐富的信息而產(chǎn)生的。由于受會計人員所能完成的工作量的限制，對于某一特定單位來說，選擇了一種核算形式，就不能同時使用其他核算形式。而計算機的參與完全可以突破會計核算形式的界限，一個計算機系統(tǒng)完全可以提供手工核算形式下所有會計核算形式所能提供的全部信息。如科目匯總完全可以做到既提供科目匯總表又提供匯總記賬憑證，既可以提供定期匯總登記的總賬，又可以提供逐筆登記的總賬或日記賬。手工核算方式下，不論采取哪種會計核算形式，為了滿足在會計期末及時編制會計報表的需要，必須將大部分工作量分散到日常工作中完成，因此需要將從憑證到報表的數(shù)據(jù)處理過程，分解為若干工作步驟，每一步驟都產(chǎn)生一些中間數(shù)據(jù)（如：科目匯總表、匯總記賬憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬等）。為保證個步驟的連續(xù)性，逐步積累編制會計報表所需要的數(shù)據(jù)，必須將每一步所形成的中間結(jié)果存儲起來。這樣，“逐步加工、步步存儲”，就成為手工核算的重要特征。但如果分析一下各步驟存儲的內(nèi)容，就不難發(fā)現(xiàn)，各步驟所形成并存儲的都是由記賬憑證派生出來的中間結(jié)果，或由憑證分類匯總而形成（如：科目匯總表、匯總記賬憑證、總賬等），或由憑證分類順序而形成（如：日記賬、明細(xì)賬、逐筆登記的總賬等）。由此可見，從信息量來看，記賬憑證是賬簿、報表的數(shù)據(jù)源，所有憑證的信息量幾乎等于各種明細(xì)賬、總賬、報表所含信息量的總和，各步驟存儲的會計信息只不過是對記賬憑證的重復(fù)存儲而已。這種逐步轉(zhuǎn)抄，重復(fù)存儲，不僅浪費資源，而且極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致性。可以說，手工核算中經(jīng)常出現(xiàn)的賬證不符、賬表不符的現(xiàn)象與這種同一信息的重復(fù)再現(xiàn)有密切關(guān)系，因而也就產(chǎn)生了賬證核對、賬表核算的需要。由于手工工作固有的缺陷，使得會計在財務(wù)處理部分不僅勞動強度大、重復(fù)數(shù)據(jù)多而且及時性、準(zhǔn)確性差。

3 財務(wù)管理系統(tǒng)開發(fā)的構(gòu)建設(shè)計

3.1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的調(diào)查是按照現(xiàn)行系統(tǒng)中信息流動過程，逐個調(diào)查分析所有環(huán)節(jié)的處理任務(wù)、處理內(nèi)容、處理順序的要求，弄清各個環(huán)節(jié)需要的信息、信息來源、流徑去向、處理方法和信息形態(tài)（報告、報單、屏幕顯示）等。并將其用規(guī)范的業(yè)務(wù)流程圖表示。其完成業(yè)務(wù)如下：（1）根據(jù)原始憑證編制原始憑證匯總表。（2）根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。（3）根據(jù)收款憑證和付款憑證登記現(xiàn)金日記賬和存款日記賬。（4）根據(jù)原始憑證、原始憑證匯總表或收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證登記明細(xì)賬業(yè)務(wù)臺賬。（5）根據(jù)收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證形成科目匯總表并直接登記總賬。（6）現(xiàn)金日記賬、存款日記賬及明細(xì)賬業(yè)務(wù)臺賬定期同總賬核對。（7）根據(jù)總賬和明細(xì)賬業(yè)務(wù)臺賬定期編制會計報表。

3.2 系統(tǒng)的具體設(shè)計

3.2.1 系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)

通過用戶需求分析,根據(jù)企業(yè)財務(wù)工作流程分析,本著模塊劃分的原則,把系統(tǒng)抽象為5個模塊,分別為系統(tǒng)管理、財務(wù)核算、綜合查詢、年末財務(wù)決算、財務(wù)指標(biāo)分析。然后進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的設(shè)計，將各個模塊的各個實體聯(lián)系起來。

3.2.2 主要模塊的設(shè)計

3.2.2.1 設(shè)定工程項目編碼

為了實現(xiàn)設(shè)定、輸入工程項目編碼的使用,應(yīng)當(dāng)同時輸入工程項目概況信息，以實現(xiàn)其功能。設(shè)計顯示已有工程項目及其編碼的列表視圖用來方便用戶進(jìn)行工程項目編碼,。確定新增項目的順序編號以至用戶可以直觀地了解到當(dāng)前已用編號的位置。每當(dāng)用戶錄入順序號后,系統(tǒng)會進(jìn)行即時強制校驗,如果發(fā)現(xiàn)該順序號已被占用,將發(fā)出錯誤提示信息,并拒絕接收數(shù)據(jù)。將它們固化在系統(tǒng)中的原因是項目分類識別碼和子項目類別識別碼比較穩(wěn)定,在錄入時提供給用戶進(jìn)行選擇操作,這樣可以減少鍵盤輸入的工作量,增加準(zhǔn)確性。

3.2.2.2 錄入/修改記賬憑證

系統(tǒng)在設(shè)計實現(xiàn)錄入/修改記賬憑證功能時,要遵循以下幾種原則:一是憑證中各數(shù)據(jù)項根據(jù)類型、范圍進(jìn)行有效控制。如,會計分錄中的會計科目必須在設(shè)置的會計科目表中已經(jīng)存在,并且是最底層的明細(xì)科目;根據(jù)當(dāng)前科目的屬性確定是否同時輸入某些項目,如工程項目、往來款單位、借款編號等;借貸方金額必須相等才能保存;憑證編號可以自動連續(xù);日期可以限制順序等。二是較之手工處理的“筆誤”,鍵盤操作更容易發(fā)生“誤操作”,因而“錄入憑證”在操作功能上應(yīng)分為“輸入”、“修改”、“刪除”等步驟,以進(jìn)行正確性控制。三是“審核”填好的憑證,系統(tǒng)的審核在程序中再次檢驗憑證的正確性。

4 結(jié)語

綜上所述，計算機財務(wù)管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀是不盡人意的。經(jīng)過分析，本文更明白的介紹了財務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用于開發(fā)，并且交代了此系統(tǒng)的一部分開發(fā)實例，用來更好的維護(hù)財務(wù)管理系統(tǒng)，希望以后我們企業(yè)的活動會更加的便捷有效。

[1]張新，劉政敏 .軟件體系結(jié)構(gòu)的構(gòu)件化財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) .廣州大學(xué)學(xué)報：自然科學(xué)版-2007年4期.

[2]劉位龍，王洪海 ，張新.基于Web Services的財務(wù)管理信息系統(tǒng)研究 [J].價值工程-2006年10期.

[3]劉萍萍 ，申鉉京，周求湛.一種ERP環(huán)境下綜合財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn) [J].計算機工程與應(yīng)用-2004年28期.