如何做好水產(chǎn)科技檔案的歸檔與管理

董 文

(山東省淡水水產(chǎn)研究所 山東 濟(jì)南 250013)

隨著生活水平的不斷提高，飲食結(jié)構(gòu)的日趨合理，人們越來越重視食品安全問題，在對水產(chǎn)品需求量增加的同時更加注重水產(chǎn)品的質(zhì)量。但就目前來看，還普遍存在著追求水產(chǎn)品產(chǎn)量而忽視產(chǎn)品質(zhì)量的問題，加強(qiáng)水產(chǎn)科學(xué)技術(shù)研究就是解決這一問題的關(guān)鍵。水產(chǎn)科技檔案是從事水產(chǎn)科學(xué)研究部門在科研管理和實(shí)踐活動中所形成的文字、圖片、數(shù)據(jù)、光盤、影像等具有保存價值的載體材料。它是水產(chǎn)科研活動的真實(shí)記錄，在科研工作中發(fā)揮著知識儲備作用。水產(chǎn)科技檔案不僅具有成套性、階段性、集體性、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，又有載體多、內(nèi)容多、范圍廣等方面的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)對水產(chǎn)科技檔案的管理提出了更高的要求。但目前來看，有些部門對科技檔案的管理工作重視不夠，多數(shù)科研人員對科技檔案歸檔管理的重要性還認(rèn)識不足、歸檔意識不強(qiáng)，這就造成了水產(chǎn)科技檔案管理上的諸多問題，嚴(yán)重影響了科技檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。為了探討解決問題的途徑，筆者結(jié)合自己多年來的工作實(shí)踐，就水產(chǎn)科技檔案歸檔管理方面談一下自己的看法。

一、科技檔案歸檔管理對科學(xué)研究發(fā)展的重要性

隨著水產(chǎn)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的不斷深入，科技檔案作用的重要性也日益顯著。它詳細(xì)記載了科研活動的全過程和具體成果，其詳實(shí)的記錄又為以后的科技人員提供可信的依據(jù)和參考。從這個意義上可以看出，完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科技檔案對科學(xué)研究是必不可少的。有效地管理好科技檔案，可以為科研管理部門的決策提供重要憑證和依據(jù)，進(jìn)一步促進(jìn)科研工作的持續(xù)發(fā)展，以實(shí)現(xiàn)科研成果轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

二、科技檔案歸檔管理中存在的問題

1、檔案意識薄弱，科技檔案管理的重要性認(rèn)識不足。

多數(shù)單位和部門把精力集中于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高科研創(chuàng)新能力上，卻忽視了檔案工作的發(fā)展，檔案管理意識薄弱，沒意識到檔案工作在科研發(fā)展中的作用。首先受傳統(tǒng)觀念的影響，部分科研人員沒意識到自己是科技檔案的主體，只重視科研項(xiàng)目的申報、立項(xiàng)，以及科研成果的發(fā)表、獲獎，認(rèn)為歸檔是檔案人員的事，與己無關(guān)；或認(rèn)為在科研活動中形成的材料是個人資源，是否歸檔無關(guān)緊要；還有的是擔(dān)心交到檔案部門后自己查找利用不便而不愿上交。其次，科研管理部門重視的是項(xiàng)目的申報、評比，追求的是項(xiàng)目數(shù)量、經(jīng)費(fèi)的增加，只要科研材料不會影響到項(xiàng)目的申報、鑒定、報獎即可，并不對科技檔案的歸檔提出具體的規(guī)定和要求，從而使科技人員只片面強(qiáng)調(diào)科學(xué)研究的重要性，對科技檔案工作的投入不夠、重視不足。

2、歸檔材料質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性較差。

科技檔案的準(zhǔn)確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的首要條件。一套完整齊全的科研項(xiàng)目檔案應(yīng)包括：科研準(zhǔn)備階段的項(xiàng)目申請書、可行性研究報告、審批文件、論證材料、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書和相關(guān)協(xié)議等文件材料；研究試驗(yàn)階段的原始記錄、實(shí)驗(yàn)報告、計(jì)算材料等文件材料；總結(jié)驗(yàn)收鑒定階段的工作總結(jié)、技術(shù)報告、論文專著、驗(yàn)收鑒定意見等材料；還有部分課題申請報獎的成果材料、申請報獎的審批材料、獲獎材料、推廣應(yīng)用的效益證明等。然而在實(shí)際歸檔中，其歸檔的材料都普遍存在著依據(jù)性、結(jié)果性文件多，科研記錄少；文字材料多，光盤、照片實(shí)物少；復(fù)印件多，原件少等問題。

3、檔案制度缺失，歸檔工作職責(zé)不明確。

科技檔案管理過程中，科研管理部門、檔案管理員、項(xiàng)目科技人員之間的職責(zé)不明確，科研管理部門對項(xiàng)目文件形成和積累的管理把關(guān)不嚴(yán)；科技人員配合性差；檔案管理員職責(zé)不明。

4、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，專業(yè)性較差。

長期以來，因一些單位和部門對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，對檔案管理各方面投入的力度不夠，業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位，多數(shù)檔案管理人員都是身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理部門的培訓(xùn)，以至于業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，專業(yè)性不強(qiáng)。對科技檔案歸檔內(nèi)容不明確，歸檔范圍把握不準(zhǔn)，基本上處于你交多少我管多少的情況；再加上檔案管理人員還要承擔(dān)其他工作，投入到檔案管理上的時間有限，以至于影響到項(xiàng)目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。

三、加強(qiáng)科技檔案歸檔管理的對策

針對當(dāng)前科技檔案歸檔管理中存在的問題，我們必須采取一系列的措施加強(qiáng)科技檔案的歸檔管理，使科技檔案的作用得到充分發(fā)揮。

1、增強(qiáng)檔案管理意識，提高科技人員歸檔工作的主動性。

檔案管理意識涉及到人們對檔案工作的認(rèn)識及思想觀念。首先要讓科技人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動承擔(dān)起科技檔案歸檔的職責(zé)；其次，檔案管理部門要積極開發(fā)科技檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科技人員的利用提供方便，使他們逐步意識到科技檔案的作用，主動支持和配合科技檔案歸檔工作。

2、完善管理制度，促進(jìn)科技檔案工作的規(guī)范化。

建立《科技檔案管理辦法》、《科技檔案歸檔制度》等規(guī)章制度。制度應(yīng)包括科研項(xiàng)目從開始到結(jié)題過程中材料的管理，明確所有科研項(xiàng)目檔案歸檔的操作方式，如：項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有章可循，從而使科技檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。

3、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，強(qiáng)化工作服務(wù)能力。

人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的重要因素，因此，科技檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高是搞好檔案管理的根本保證。檔案人員要系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等理論知識，掌握先進(jìn)的科技檔案管理方法和技術(shù)，具備科研項(xiàng)目管理知識，熟悉項(xiàng)目的來源情況和工作規(guī)律。只有這樣，檔案人員才能具有較高的綜合素質(zhì)，做好收集、歸檔、整理各個環(huán)節(jié)的各項(xiàng)工作，進(jìn)一步增強(qiáng)科技檔案工作服務(wù)能力。

綜上所述，要想做好科技檔案歸檔管理工作，需要有關(guān)部門及人員共同協(xié)作和共同努力?？萍既藛T與主管部門不僅要轉(zhuǎn)變觀念，重視、支持、配合科技檔案管理人員的工作，還要幫助他們加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到進(jìn)一步提升，讓科技檔案管理工作在科研發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。