信息化建設(shè)在高等院校檔案管理中的重要性研究

宮顏

摘要：高校檔案工作是高校日常工作中非常重要的基礎(chǔ)工作之一。一個(gè)學(xué)校檔案管理的好壞是衡量學(xué)校管理水平的關(guān)鍵。因此，科學(xué)、系統(tǒng)的檔案收集和整理對高校發(fā)展教育事業(yè)有積極的促進(jìn)作用。隨著高校信息化建設(shè)的不斷加深，在高校檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)是高校檔案管理的必然趨勢，也是重要要求。本文通過高等院校的檔案管理工作進(jìn)行分析，研究信息化建設(shè)在高等院校檔案管理中的重要性。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè) 高等院校 檔案管理 重要性 研究

高校檔案是人們了解一所學(xué)校的歷史和現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上展望學(xué)校未來的一個(gè)重要工具。對于高校來說，良好的檔案管理和系統(tǒng)對于學(xué)校教學(xué)和科研的發(fā)展、學(xué)生和教師的管理都有積極的促進(jìn)作用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)逐漸成為高校檔案管理工作改革中的重點(diǎn)，高校檔案信息化建設(shè)即是學(xué)校辦公自動(dòng)化發(fā)展的要求，也是檔案管理發(fā)展的必然需求。本文主要通過對高等院校檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題的分析，探討信息化建設(shè)在高等院校檔案管理中的重要性。

一、高等院校檔案管理中的信息化建設(shè)

高等院校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研和管理等各種活動(dòng)的歷史記錄，它對于學(xué)校、學(xué)生和社會(huì)都有很高的保存價(jià)值。一般來說，高校檔案的保存形式可以分為文字記錄、圖表和影像、聲像四種，記錄載體的不同保存、整理的方式也不盡相同。在傳統(tǒng)的高校檔案管理一般是采用文檔記錄的方式，即將檔案資料通過紙質(zhì)文件進(jìn)行保存，這種檔案管理方式一方面加大了檔案工作人員的工作量，降低了工作效率，另一方面也不利于檔案的管理。傳統(tǒng)檔案管理方式往往會(huì)占據(jù)較大的空間，也不利于資源的保護(hù)。因此，傳統(tǒng)檔案管理形式已經(jīng)不適用于現(xiàn)在的發(fā)展趨勢。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)逐漸提上高校檔案管理發(fā)展議程。高校檔案信息化是指隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新的檔案管理方式，它利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)不同載體和不同位置的檔案資源以數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，在互聯(lián)網(wǎng)的連接下實(shí)現(xiàn)資源的共享和利用。這種檔案管理方式即便于檔案的收集整理工作，也有利于檔案資源的開發(fā)利用，通過信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的最優(yōu)化利用。通過對高校檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)能夠提高工作效率，減輕檔案工作人員的負(fù)擔(dān)，便于對檔案資料的整理和分類。在高校“數(shù)字化校園”建設(shè)中，一個(gè)非常重要的組成部分就是高校檔案管理信息化建設(shè)，在利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行獲取、處理、傳輸、應(yīng)用的同時(shí)，促進(jìn)高校檔案資源向數(shù)字化和規(guī)范化進(jìn)一步發(fā)展。

目前，絕大多數(shù)高校都已經(jīng)開始實(shí)行檔案管理的信息化建設(shè)。在一些信息化建設(shè)比較完善的高校中基本已經(jīng)實(shí)行了檔案管理的全部信息化和數(shù)字化工程，除了日常檔案收集和整理工作的信息化建設(shè)，對于舊檔案的信息化歸檔也在不斷完善中。而一些信息化發(fā)展較慢的高校則在嘗試將傳統(tǒng)的檔案管理模式與信息化檔案管理相結(jié)合，通過建立信息化檔案資料搜集系統(tǒng)逐漸將傳統(tǒng)檔案模式向現(xiàn)代化辦公模式過渡。從整體上來說，高校檔案管理中的信息化建設(shè)是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是科技發(fā)展的必然結(jié)果，也是時(shí)代發(fā)展的必然要求。

二、信息化建設(shè)在高等院校檔案管理中的重要性

計(jì)算機(jī)科技的不斷發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得信息化、數(shù)字化建設(shè)逐漸深入到社會(huì)的各個(gè)行業(yè)，這也是整個(gè)社會(huì)發(fā)展的大趨勢。高校檔案管理作為高校日常工作和發(fā)展的重要記錄部門，信息化建設(shè)是檔案管理的必然趨勢也是必然要求。各大高校必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，加快進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。

（一）信息化建設(shè)是高校自身發(fā)展的需要

對于高校來說，檔案管理對于推動(dòng)本校行政管理改革、加強(qiáng)教學(xué)科研、宣傳高校教育成果有著非常重要的作用。衡量一所學(xué)校管理水平高低重要標(biāo)準(zhǔn)之一就是學(xué)校的檔案管理水平。由此可以看出高校檔案管理對于高校發(fā)展的重要性。

近年來，隨著高校改革的深入，新的辦學(xué)形式和辦學(xué)理念在不斷涌現(xiàn)，高校的行政管理也再不斷做出調(diào)整，為了適應(yīng)高校行政管理和教學(xué)工作中出現(xiàn)的新事物、新問題和新內(nèi)容，檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身資源的利用率和工作效率。在高校檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)能夠?qū)n案管理工作效率進(jìn)行有效提高，對于資料的利用與開發(fā)也有很好的促進(jìn)作用。面對時(shí)代發(fā)展的新形勢，高校檔案管理工作只有不斷加深自身的信息化與數(shù)字化建設(shè)才能滿足學(xué)校發(fā)展的要求，才能更好地為學(xué)校、為社會(huì)服務(wù)。

（二）信息化建設(shè)是提高高校檔案收集與整理工作效率的基礎(chǔ)

高校檔案的收集是指學(xué)校檔案管理人員按照國家的相關(guān)規(guī)定，通過接受和征集的方式將本校內(nèi)部各個(gè)部門、個(gè)人及分散的社會(huì)上的檔案收集到本校，藏入綜合檔案的過程。而高校檔案的整理工作包括兩方面，一是對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理，即對檔案文件的真假進(jìn)行辨別，對檔案涉及的活動(dòng)和資料進(jìn)行考證，編輯整理檔案史料等工作；二是對檔案實(shí)體進(jìn)行整理，即將檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、條理化的分類、組合、編目及排列，將整體檔案整理有序?？梢哉f，高校檔案的收集與整理工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)，也是重中之重。

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的收集與整理工作是相當(dāng)繁瑣的，它要耗費(fèi)長時(shí)間和大量的人力物力進(jìn)行工作。而將信息化建設(shè)引入到檔案管理中就能夠很好地減輕檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)，簡化檔案收集與整理的工作程序，因此它是高校檔案管理中信息資料收集與整理工作發(fā)展的必然需要。傳統(tǒng)的檔案資料收集中，人們會(huì)耗費(fèi)長時(shí)間去收集原始的素材，包括照片、紙質(zhì)文件、錄音、錄像等等，但是在信息化系統(tǒng)的幫助下，照片、錄音及錄像可以通過簡單的信息傳輸就可以進(jìn)行歸檔，而紙質(zhì)文件一般也會(huì)要求有電子文檔，這樣在原始資料的收集上就會(huì)大大減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。而且，通過檔案管理的信息化系統(tǒng)，在資料的整理上也更加便捷。傳統(tǒng)資料整理中的內(nèi)容管理和實(shí)體管理都需要工作人員對原始資料進(jìn)行分類、鑒別，而在信息化系統(tǒng)的幫助下，這種分類會(huì)更加有效率，操作也更加簡單，對于整理結(jié)果也更加簡單明晰、一目了然。由此也可以看出，信息化建設(shè)對于高校提高檔案收集與整理工作效率的重要性。

（三）信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)高校檔案資源共享利用的根本條件

高校檔案資源共享的根本條件就是檔案信息化的建設(shè)。在高校檔案共享的信息化系統(tǒng)中，工作人員可以利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對檔案資源的數(shù)字化管理，在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下為檔案信息的利用提供條件。傳統(tǒng)的檔案資源對于查找舊檔案是非常不方便的，一般高校都會(huì)對建校以來的檔案進(jìn)行保存，但是如果建校時(shí)間比較長，那些數(shù)十年前的檔案往往就是堆放在檔案室中，既不便于查找，也不利于資源共享。而在信息化系統(tǒng)的幫助下，這些舊檔案也可以進(jìn)行數(shù)字化歸檔，在互聯(lián)網(wǎng)中，這些就的資料可以最大限度的發(fā)揮自身作用。這種信息的共享無論是對學(xué)校的行政管理、教學(xué)管理還是科研教學(xué)都有很好的幫助。

（四）信息化建設(shè)是高校檔案信息資源開發(fā)利用的要求

近年來，隨著人們對檔案工作的認(rèn)識(shí)程度不斷加深，檔案信息資源也備受人們關(guān)注。在高校中，對于信息資源的開發(fā)利用也是檔案管理工作中的重要組成部分。對于檔案部門來說，信息化建設(shè)在檔案資源開發(fā)利用方面的作用是十分顯著的，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的儲(chǔ)存更加便捷，檢索更加方便，而且利于傳送，易于復(fù)制。從整體上來說，信息化建設(shè)將紙質(zhì)資源傳遞到電子資源中，以先進(jìn)的科技方便檔案工作的管理，從而促使高校檔案信息資源要更好地進(jìn)行開發(fā)利用。

（五）信息化建設(shè)是推動(dòng)高校檔案管理工作發(fā)展的重要措施

社會(huì)信息化快速發(fā)展對高校檔案工作影響巨大。信息化導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容多且分散，傳統(tǒng)檔案管理信息手段與現(xiàn)代技術(shù)所導(dǎo)致的矛盾日益凸顯。對于高校來說，由于高校的擴(kuò)招計(jì)劃及社會(huì)發(fā)展的加速，各類學(xué)生信息倍增，而學(xué)術(shù)研究及相關(guān)社會(huì)信息也在考驗(yàn)著高校的檔案管理能力，面對日益增長的檔案信息內(nèi)容和數(shù)量，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理要求，因此，這就要求高校檔案管理必須要采用新的技術(shù)和形式，利用科技的幫助下對傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行變革，建立現(xiàn)代化信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理。雖然，我國已經(jīng)對高校檔案管理中的信息化建設(shè)提倡了很多年，但是從目前實(shí)際情況來看，某些高校檔案館由于種種條件的制約，信息化建設(shè)適用度遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有系統(tǒng)地普及和廣泛。在今后的高校檔案管理中，只有不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，讓高校檔案管理更快、更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和學(xué)校發(fā)展要求，只有合理利用檔案管理的資源，才能更好地為學(xué)校的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

（六）信息化建設(shè)能夠促進(jìn)高校檔案工作人員提高自身素質(zhì)的提高

隨著科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，高校對于檔案管理的要求越來越高，這也就對檔案工作人員和管理者提出了新的挑戰(zhàn)和要求。在新時(shí)期，檔案工作人員需要具備較高的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和良好的職業(yè)技能，而計(jì)算機(jī)操作和現(xiàn)代化辦公技術(shù)是檔案工作人員和管理人員的基本職業(yè)技能要求。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，通過信息化建設(shè)也是促進(jìn)檔案工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)升級(jí)，能力結(jié)構(gòu)提升的重要途徑。通過信息化建設(shè)能夠在一定程度上對促進(jìn)檔案工作人員整體素質(zhì)的提升，從而使檔案工作能夠得到更好的發(fā)展。

三、結(jié)語

高校檔案管理信息化建設(shè)是高校發(fā)展的必然要求，也是科技發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的時(shí)代背景下的必然趨勢。在傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)代，新發(fā)展的前提下，高校應(yīng)該積極探索檔案管理的信息化建設(shè)，廣大檔案工作人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)，用于開拓創(chuàng)新，不斷為檔案管理的信息化建設(shè)添磚加瓦。

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