王曦東

財(cái)務(wù)軟件在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，手工會(huì)計(jì)逐漸被淘汰是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)?，F(xiàn)在的財(cái)務(wù)軟件功能繁多，在很多方面實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。軟件能夠做到批量審核、自動(dòng)記賬、自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)、自動(dòng)對(duì)賬、自動(dòng)結(jié)賬等功能。這些高效的自動(dòng)化功能受到了廣大的財(cái)務(wù)人員的歡迎，但是很多財(cái)務(wù)軟件也提供了引起爭(zhēng)議的逆操作功能，例如取消主管簽字、取消出納簽字、反審核、反記賬、反結(jié)賬、反初始化等功能。這些逆操作功能雖然并非盡善盡美，但在當(dāng)前階段也屬于財(cái)務(wù)軟件的常用功能。本文對(duì)財(cái)務(wù)軟件“逆操作”的功能進(jìn)行了闡述，并提出了自己的一些想法和建議，以期逆操作功能進(jìn)一步的完善。

一、取消主管簽字

憑證填制后，經(jīng)審核和出納簽字后（涉及現(xiàn)金或銀行業(yè)務(wù)的憑證）就可以記賬，不需要設(shè)置主管簽字。但是，也有許多企業(yè)中為加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員制單的管理，常采用經(jīng)主管會(huì)計(jì)簽字后的憑證才有效的管理模式。即其他會(huì)計(jì)人員制作的憑證必須經(jīng)主管簽字才能記賬。使用前提是：在基礎(chǔ)設(shè)置-選項(xiàng)中選擇“憑證必須經(jīng)主管簽字”。而且，在這種模式下，主管和制單人不能是同一人。以用友軟件為例（以下文章如無(wú)特殊指出均以用友軟件為例），憑證經(jīng)主管簽字后，會(huì)在憑證上方蓋上主管的名章。一經(jīng)蓋章憑證便不能修改。主管簽字的逆操作為取消主管簽字（或可叫做“銷章”），方法很簡(jiǎn)單，只要再執(zhí)行一次主管簽字，選擇取消即可。主管簽字和取消主管簽字不涉及到數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)文件之間的流動(dòng)，不會(huì)影響到數(shù)據(jù)處理。所以對(duì)取消主管簽字功能爭(zhēng)議不大。

二、取消出納簽字

出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)出納憑證的管理。出納人員可通過(guò)出納簽字功能對(duì)制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要核對(duì)出納憑證的出納科目的金額是否正確。使用前提是在基礎(chǔ)設(shè)置-選項(xiàng)中選擇“出納必須經(jīng)主管簽字”。出納簽字和憑證審核簽字無(wú)時(shí)間上的沖突，任何一個(gè)先做都可以。取消出納簽字也只需要再執(zhí)行一次出納簽字功能，選擇取消即可。本功能同樣不會(huì)影響數(shù)據(jù)處理，存在爭(zhēng)議不大。

三、反審核

反審核又稱“取消審核”，它是審核的逆向操作，就是將已經(jīng)審核的會(huì)計(jì)憑證取消審核標(biāo)記，使之恢復(fù)到審核前的狀態(tài)。具體操作方法分為兩種，單張取消審核和成批取消審核，只需再次執(zhí)行審核命令，選擇單張或成批取消審核即可。

需要注意的是預(yù)算審批通過(guò)的憑證，只能進(jìn)行審核，不能進(jìn)行其他操作。而在取消審核時(shí)，無(wú)論預(yù)算管理系統(tǒng)返回何值全部認(rèn)為成功，系統(tǒng)只提示不進(jìn)行控制。反審核功能同樣不會(huì)影響數(shù)據(jù)處理，存在爭(zhēng)議不大。

四、反記賬

在財(cái)務(wù)軟件中，并不存在手工意義上的賬簿，所有的賬簿數(shù)據(jù)均以數(shù)據(jù)庫(kù)文件方式存放于系統(tǒng)之中。從系統(tǒng)內(nèi)部的處理過(guò)程來(lái)看，記賬處理實(shí)際上是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在不同數(shù)據(jù)庫(kù)文件之間的傳遞。是系統(tǒng)把已審核的記賬憑證從臨時(shí)憑證庫(kù)轉(zhuǎn)移到正式憑證庫(kù)中，同時(shí)由正式憑證庫(kù)數(shù)據(jù)自動(dòng)更新產(chǎn)生本月最新的科目發(fā)生額余額數(shù)據(jù)，當(dāng)輸出日記賬、明細(xì)賬和總賬時(shí)，從正式憑證庫(kù)和科目發(fā)生額余額庫(kù)中取數(shù)據(jù)。

反記賬就是將已經(jīng)登記入賬的會(huì)計(jì)憑證予以取消記賬，使之恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。它是記賬的逆操作，也是會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)中的一個(gè)概念。反記賬是將已記賬的憑證通過(guò)記賬的逆向過(guò)程，恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)，簡(jiǎn)言之，就是把已經(jīng)登記的任何月份賬簿記錄擦掉。

在一般情況下財(cái)務(wù)軟件隱藏了反記賬功能，如需要使用需要激活本項(xiàng)功能。在總賬-期末中，雙擊對(duì)賬功能，按ctrl+H鍵，可以激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，在總賬中雙擊“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”，并輸入操作員口令即可運(yùn)行反記賬功能。

發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過(guò)或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正；記賬憑證輸入時(shí)，紅字可用‘—’號(hào)或者其他標(biāo)記表示?！倍从涃~功能明顯違背了上述功能，所以反記賬功能一般只在因?yàn)橛涃~過(guò)程中斷電或其他原因造成中斷后等條件下才能夠使用。但很多財(cái)務(wù)人員違背了反記賬功能的初衷，單純?yōu)榱诵薷腻e(cuò)誤憑證而使用本功能，為弄虛作假留下了一定的隱患。筆者認(rèn)為在使用財(cái)務(wù)軟件初始階段，因?yàn)閷?duì)軟件功能的不熟悉確實(shí)可能造成較多的錯(cuò)誤憑證，這種情況下可以使用反記賬功能，但隨著對(duì)軟件功能的了解，應(yīng)在3-6個(gè)會(huì)計(jì)期間后取消反記賬功能，以降低風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)執(zhí)行反記賬功能可能會(huì)影響到其他子系統(tǒng)自動(dòng)生成的憑證，使用需要格外謹(jǐn)慎。

五、反結(jié)賬

“反結(jié)賬”就是將已審核記賬并已結(jié)轉(zhuǎn)下月的會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)恢復(fù)到以前月份各會(huì)計(jì)賬簿的發(fā)生額和余額的狀態(tài)，即對(duì)已經(jīng)完成結(jié)賬操作的月份的賬返回到結(jié)賬前的狀態(tài)，以便增加新的憑證或修改原有憑證。具體步驟為執(zhí)行總賬-期末-結(jié)賬命令，進(jìn)入“結(jié)賬”窗口，選擇要取消結(jié)賬的月份，按“Ctrl+Shift+F6”鍵，系統(tǒng)彈出“確認(rèn)口令”窗口，讓操作員在該窗口中輸入口令即可，系統(tǒng)將快速地取消結(jié)賬操作，使各種賬簿記錄恢復(fù)到未結(jié)賬前的狀態(tài)。

反結(jié)賬功能強(qiáng)大，有的財(cái)務(wù)軟件甚至提供向前數(shù)個(gè)月甚至跨年度的反結(jié)賬功能，可以說(shuō)也是目前弊病最多、爭(zhēng)議最大的功能模塊。筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)盡量減少反結(jié)賬功能的使用，特別是跨年度反結(jié)賬的功能，以期最大限度降低弄虛作假的風(fēng)險(xiǎn)。

六、反初始化

“反初始化”功能可以修改初始數(shù)據(jù)，反初始化時(shí)不能隨意選擇時(shí)間，只能在初始化結(jié)束的哪個(gè)期間操作。反初始化一般不會(huì)刪除你已經(jīng)錄入的數(shù)據(jù)例如憑證、固定資產(chǎn)卡片、業(yè)務(wù)單據(jù)、現(xiàn)金和銀行記錄，反初始化主要目的是修改初始數(shù)據(jù)，當(dāng)然有時(shí)候?yàn)榱诵薷膯⒂闷陂g也必須反初始化。反初始化功能的使用頻率在財(cái)務(wù)軟件建賬初期非常高，此功能可以有效降低財(cái)務(wù)賬套在未來(lái)使用中出錯(cuò)的可能性。

七、如何完善財(cái)務(wù)軟件的逆操作功能

完善上機(jī)操作日志記錄。盡管執(zhí)行逆操作功能存在一定的負(fù)面效應(yīng)，但完全禁用逆操作是不可取的。對(duì)于已記賬不管是否已結(jié)賬的錯(cuò)誤憑證，應(yīng)采用“紅字憑證沖銷法”或者“補(bǔ)充登記法”進(jìn)行更正，但本月出現(xiàn)憑證差錯(cuò)較多或會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)混亂時(shí)，在系統(tǒng)管理員和會(huì)計(jì)主管授權(quán)的前提下，可執(zhí)行逆操作以修正和恢復(fù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。在執(zhí)行逆向操作時(shí)，要求操作人員填寫(xiě)相應(yīng)的上機(jī)操作日志記錄，且不允許修改或刪除上機(jī)操作日志，在上機(jī)操作日志中產(chǎn)生有痕跡地修改記錄，為后期稽查留下線索。

完善操作員的權(quán)限分配，避免濫用逆操作功能。當(dāng)出現(xiàn)會(huì)計(jì)差錯(cuò)時(shí)，執(zhí)行逆操作功能的操作員必須同時(shí)得到系統(tǒng)管理員及會(huì)計(jì)主管授權(quán)，才能實(shí)施，或者在得到授權(quán)許可的前提下仍需要兩名以上的操作員同時(shí)操作，且需要各自輸入口令，通過(guò)利用牽制機(jī)制來(lái)避免會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被非法篡改。另外，還應(yīng)規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的當(dāng)月使用逆操作功能的次數(shù)，若超過(guò)規(guī)定使用的次數(shù)，本月將禁用此項(xiàng)功能，這在一定程度杜絕了財(cái)會(huì)人員工作態(tài)度的隨意性。

當(dāng)前對(duì)于財(cái)務(wù)軟件逆操作功能的設(shè)置產(chǎn)生了很多爭(zhēng)議，我們只有在加大監(jiān)督機(jī)制的前提條件下?lián)P長(zhǎng)避短，才能夠讓我國(guó)的財(cái)務(wù)軟件中的逆操作從設(shè)計(jì)到管理體制都得以日趨完善。