淺談中職學(xué)校檔案管理存在問題及對策分析

路艷

摘 要：中職學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職工在從事教育活動、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，是從事教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料。本文就中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀及存在問題分析及如何做好學(xué)校檔案管理工作談些看法。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；存在問題；對策分析

學(xué)校檔案是學(xué)校教育教學(xué)活動完成后遺留下來的原始材料，它是學(xué)校教學(xué)成績的記錄，還是學(xué)生對教學(xué)效果的認(rèn)同情況記錄。所以，對學(xué)校檔案的管理工作，是擺在學(xué)校日常工作中的一道難題，也是衡量學(xué)校管理水平的重要依據(jù)。做好學(xué)校檔案的管理工作，對整個學(xué)校有著極其重要的意義。

1 中職學(xué)校檔案管理的重要性分析

1、對學(xué)校檔案管理，有利于學(xué)生素質(zhì)的全面提高。學(xué)校檔案是一部活的資料，他不僅能夠掌握學(xué)生的原始的基礎(chǔ)資料，還能起到了解學(xué)生思想品德、學(xué)習(xí)狀況的作用。這對培養(yǎng)他們的學(xué)習(xí)能力和道德水平，有針對性地引導(dǎo)他們樹立正確的人生觀和價值觀，有著重要的作用。

2、對學(xué)校檔案的嚴(yán)格管理，有利于學(xué)校對日常教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。一方面，長時間學(xué)校檔案的積累，真實(shí)地反映了學(xué)校教學(xué)活動的情況，為我國的學(xué)校教育改革提供了豐富的資料。另一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師應(yīng)用檔案中高價值的信息進(jìn)行參考，促進(jìn)教育教學(xué)的管理和創(chuàng)新，對教學(xué)方法形式進(jìn)行革新，充分發(fā)揮教育者的主觀能動性，起到增強(qiáng)學(xué)生學(xué)習(xí)興趣，提高教學(xué)質(zhì)量的作用。因材施教，促進(jìn)學(xué)校整體教學(xué)水平和管理水平的提高。

3、對學(xué)校檔案管理有助于學(xué)校對教學(xué)規(guī)律的研究。學(xué)校通過對教學(xué)檔案的研究，能夠及時的發(fā)現(xiàn)問題，反饋信息，找出教學(xué)中普遍存在的規(guī)律性東西。比如說學(xué)校可以通過對檔案的研究工作，了解教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)的情況。對學(xué)校教學(xué)的有序進(jìn)行制定規(guī)律。同時挖掘教學(xué)中的科學(xué)方法，從而最大限度的提高教學(xué)質(zhì)量。

4、對學(xué)校檔案進(jìn)行管理有利于學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展。在學(xué)校檔案中，不僅是記錄了優(yōu)秀的教學(xué)和管理成果，還記錄著學(xué)校曾經(jīng)出現(xiàn)過的失誤和不足。特別是這些反面的教訓(xùn)，對學(xué)校的決策做出重要的依據(jù)，保證其順利，有著不可企及的意義。同時，還有助于學(xué)校教職人員提高警惕，避免再次出現(xiàn)類似的失誤。

2 當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作中普遍存在的問題

1、責(zé)任意識淡薄。當(dāng)前，由于社會上對“檔案”的概念和作用認(rèn)識不高，檔案意識不強(qiáng)，責(zé)任意識淡薄。學(xué)校也是一樣，相當(dāng)一部分教職工包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為學(xué)校的主要工作是教學(xué)，檔案工作就是保管好資料的事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能查閱就行了。對《檔案法》學(xué)習(xí)不夠，對檔案法規(guī)了解不透徹，認(rèn)識不到檔案管理的重要性。自然就會輕視檔案工作，忽視檔案管理工作的重要性，更無責(zé)任意識。

2、硬件設(shè)施落后。學(xué)校的經(jīng)濟(jì)條件普遍不好，不少學(xué)校的經(jīng)濟(jì)條件還很差，有限的資金大多都投入到教學(xué)工作中去了。對檔案管理工作的硬件設(shè)施很少投入。對檔案管理工作必備的條件解決落實(shí)不夠，有的學(xué)校特別是個別中小學(xué)沒有專用檔案室；有的學(xué)校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的整潔及完整；有的學(xué)校檔案管理工作必備的工具都無法購置齊備。由于檔案意識普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，無力購買如電腦、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化的設(shè)備，專業(yè)人才引進(jìn)困難，甚至人才流失。

3、管理力量薄弱。學(xué)校檔案管理工作長期未得到應(yīng)有的重視，在人員配備上更是如此。從事學(xué)校檔案管理的人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。有的學(xué)校檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，造成歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。有的學(xué)校檔案管理人員更換頻繁。大多數(shù)學(xué)校由于人多事雜，一旦內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)調(diào)整，崗位變動，檔案管理員也隨之更換。檔案資料的收集中間就會出現(xiàn)許多漏洞，管理力量薄弱就成了現(xiàn)實(shí)。

4、管理水平不高。檔案管理工作是專業(yè)性很強(qiáng)的工作。檔案管理工作者必須具備檔案管理的專業(yè)知識，對檔案管理的工作內(nèi)容、工作流程有詳細(xì)的了解，并熟悉檔案的分類、整理、立卷等一整套檔案工作的規(guī)程。目前，多數(shù)學(xué)校的檔案管理員對檔案專業(yè)知識是靠上級檔案部門組織的一些檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)獲得的。在實(shí)際工作中又不能很好地結(jié)合學(xué)校的實(shí)際進(jìn)行實(shí)踐。每個學(xué)校的性質(zhì)不一樣，檔案管理工作內(nèi)容自然有所區(qū)別。檔案管理人員的文化素質(zhì)不高直接影響檔案管理水平的提高。當(dāng)今時代，要求檔案管理人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，同時要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。而現(xiàn)實(shí)狀況是，學(xué)校的文書、檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。有的學(xué)校雖然配了電腦等現(xiàn)代化的設(shè)備，但是，未能很好地發(fā)揮作用。

5、開發(fā)利用不夠。學(xué)校檔案管理工作大多還停留在檔案工作的初級階段。檔案管理人員充當(dāng)?shù)氖潜９軉T的角色，對編研工作重視不夠。有的學(xué)校檔案管理人員只重視每年的大事記、機(jī)構(gòu)改革、領(lǐng)導(dǎo)更迭、黨員登記等資料的編寫。有的在信息開發(fā)和編研工作上存在認(rèn)識誤區(qū)，編研資料質(zhì)量差、利用價值小。

3 當(dāng)前加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作的對策

1、校領(lǐng)導(dǎo)重視，不斷完善檔案管理工作體系。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，成立以校長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案利用制度》等工作制度，形成檔案管理體系機(jī)制，積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。

2、利用專員管理，強(qiáng)化檔案管理工作基礎(chǔ)。優(yōu)秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，還必須做到業(yè)務(wù)精通。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識；另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。

3、全民參與，增強(qiáng)檔案管理工作意識。通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開展檔案知識競賽，來提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。學(xué)校各科（組、處）室設(shè)兼職檔案員，積極參與和配合學(xué)校檔案管理工作，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。

4、規(guī)范管理，保證檔案管理工作質(zhì)量。硬件建設(shè)是提高檔案水平的保障，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立綜合檔案室，添購檔案管理設(shè)施設(shè)備，分類存放，編檔管理，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

5、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提高管理效率。隨著社會科技的進(jìn)步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，一方面利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會有關(guān)部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

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