社會福利檔案的綜合管理探討

李剛

摘 要：在社會福利管理中，檔案管理占據(jù)著非常重要的位置。隨著社會飛速的發(fā)展，檔案管理也慢慢變得統(tǒng)一和規(guī)范了。本文主要闡述了社會福利檔案的感念和內(nèi)容以及社會福利檔案的綜合管理的措施和意義。

關(guān)鍵詞：社會福利；檔案；綜合管理

1 社會福利檔案的概念和內(nèi)容

中國社會福利制度是指政府出資為那些生活困難的老人、孤兒和殘疾人等特殊困難群體提供生活保障而建立的制度。為保障特殊困難群體的生活權(quán)益，國家頒布了《中華人民共和國老年人權(quán)益保障法》、《中華人民共和國殘疾人保障法》和《農(nóng)村五保供養(yǎng)工作條例》等法律法規(guī)。有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定：對城市孤寡老人、符合供養(yǎng)條件的殘疾人和孤兒實(shí)行集中供養(yǎng)，對農(nóng)村孤寡老人、符合供養(yǎng)條件的殘疾人和孤兒實(shí)行集中供養(yǎng)與分散供養(yǎng)相結(jié)合；集中供養(yǎng)一般通過舉辦社會福利院、敬老院、療養(yǎng)院、兒童福利院等福利機(jī)構(gòu)進(jìn)行；對于殘疾人，通過政府的優(yōu)惠政策來興辦多種形式的社會福利企業(yè)，幫助適合參加勞動的殘疾人獲得就業(yè)機(jī)會。

社會福利一般包括現(xiàn)金援助和直接服務(wù)?，F(xiàn)金援助通過社會保險(xiǎn)、社會救助和收入補(bǔ)貼等形式實(shí)現(xiàn)；直接服務(wù)通過興辦各類社會福利機(jī)構(gòu)和設(shè)施實(shí)現(xiàn)。主要內(nèi)容有：醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)、文化教育服務(wù)、勞動就業(yè)服務(wù)、住宅服務(wù)、孤老殘幼服務(wù)、殘疾康復(fù)服務(wù)、犯罪矯治及感化服務(wù)（見矯治社會工作）、（見感化教育）、心理衛(wèi)生服務(wù)、公共福利服務(wù)等。服務(wù)對象包括老年人、殘疾人、婦女、兒童、青少年、軍人及其家屬、貧困者，以及其他需要幫助的社會成員和家庭等。服務(wù)的形式有人力、物力、財(cái)力的幫助，包括國家、集體、個(gè)人興辦的社會福利事業(yè)的收養(yǎng)、社區(qū)服務(wù)、家庭服務(wù)、個(gè)案服務(wù)、群體服務(wù)等。

2 社會福利檔案的綜合管理的措施

2.1 統(tǒng)一的收發(fā)登記

對收到的文件和本級下發(fā)的文件，按上述分類標(biāo)準(zhǔn)歸檔錄入。收文錄入的內(nèi)容包括收文時(shí)間、發(fā)文單位、文件標(biāo)題、文號、目錄號和案卷題名；發(fā)文錄入的內(nèi)容包括發(fā)文時(shí)間、文號、文件標(biāo)題、簽發(fā)人、目錄號、案卷題名、主送單位和抄送單位。目錄號就是分類中的大類，如直屬單位，福利企業(yè)等，案卷題名就是大類下面的子類，如，直屬單位中的**市殯葬管理所。收（發(fā)）文登記錄入是錄入到電腦的excel表中，保存在本科室的共享文件夾下面，科室的每位同志都可以通過excel程序提供的搜索功能，找到某文件的目錄號和案卷號，從而快速地找到該文件。比如，擬找省民政廳下發(fā)的“關(guān)于召開全省救助管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會暨救助管理站站長培訓(xùn)班的通知”。通過搜索，查到了文件的目錄號是“政策文件”，案卷號是“救助管理”，我們就知道了此文件在政策文件中的救助管理專卷中，馬上就可以拿出這份文件。當(dāng)然，還可以通過excel透視表做一些簡單位的統(tǒng)計(jì)。比如，政策文件共發(fā)文多少，政策文件中關(guān)于殯葬管理的發(fā)文有多少，收到省民政廳的關(guān)于救助管理的文件有多少等。

2.2 統(tǒng)一的編制目錄

對于收（發(fā)）文錄入，按照年度進(jìn)行錄入的，即一個(gè)年度為一個(gè)文件名，每個(gè)大類（目錄號）下面的子類（案卷題名）中保存有哪些文件。同時(shí)，還建立了一份“卷內(nèi)文件目錄”，卷內(nèi)文件目錄也是錄入到excel表中，表格中的工作表標(biāo)簽按照分類中的大類命名，即標(biāo)簽名為直屬單位、國辦福利機(jī)構(gòu)……，對于分類中的前8類表格中錄入文件名、目錄號（大類名）、案卷題名（子類名）、備注等內(nèi)容。對于第9類即專項(xiàng)工作，立為專卷，錄入內(nèi)容有文號、責(zé)任者、題名、日期、頁碼和備注，專卷整理后裝訂成冊，作為工作中的資料備查。如我們有某年度星光計(jì)劃專卷、明天計(jì)劃專卷、地震孤兒收養(yǎng)專卷等。卷內(nèi)文件目錄中錄入了所有檔案資料的目錄內(nèi)容，通過 excel表格提供的搜索功能，可找到需查找的文件。如， 在卷內(nèi)文件目錄中查找《**市民政局關(guān)于國家電網(wǎng)公司捐贈“愛心助老基金”?？钍褂们闆r的報(bào)告》，其搜索結(jié)果為在標(biāo)簽名為《“愛心助老基金”國家電網(wǎng)公司捐贈?？钍褂们闆r》專卷中的第一頁，當(dāng)然很容易找到這份文件。

另外，還可以制作了《報(bào)送資料登記表》，對科室發(fā)出去的文件的報(bào)送時(shí)間、題名、接收單位、簽收人進(jìn)行登記?！秱髡嬗涗洝泛汀吨匾娫捰涗洝穼樱ù颍﹤髡婧碗娫掃M(jìn)行記載。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

要實(shí)現(xiàn)社會福利檔案信息化，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案資源開發(fā)利用的效率，需要利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和方法進(jìn)行管理，這就要求社會福利檔案工作者不僅要具備檔案管理專業(yè)知識素養(yǎng)，還要具備熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力。社會福利要采取多種方法培養(yǎng)和提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，通過不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能適應(yīng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要。

2.4 信息化檔案安全防范

檔案管理人員必須要有風(fēng)險(xiǎn)防范意識，聯(lián)合社會福利信息中心部門，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止電腦黑客的資取、篡改檔案信息和破壞檔案信息系統(tǒng)。同時(shí)，要給檔案系統(tǒng)安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵。同時(shí)，作好檔案的保密工作。

3 社會福利檔案的綜合管理的意義

3.1 社會福利檔案是單位工作的查考憑據(jù)

檔案是當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的文件資料轉(zhuǎn)化來的，并非事后不使用另行編制的，檔案記錄了單位當(dāng)時(shí)活動的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果，以及管理活動的經(jīng)驗(yàn)，它可以成為使人信服的歷史證據(jù)，它是任何單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。

3.2 防患社會福利信息外泄

檔案無不涉及信息機(jī)密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個(gè)人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

3.3 提高了服務(wù)質(zhì)量

社會福利和社會事務(wù)工作需接待大量咨詢?nèi)藛T，此管理方法能迅速地查找到咨詢?nèi)怂璧馁Y料；為同類單位提供資料借鑒也是提高服務(wù)質(zhì)量的表現(xiàn)。如，我市各地都在興建福利院，福利院的項(xiàng)目申報(bào)是大同小異，我們?yōu)楹笊陥?bào)的單位提供借鑒先申報(bào)單位的資料。

3.4 有助于掌握政策

在政策文件中的每一個(gè)案卷題名（子類）卷宗中，保存的是一個(gè)專項(xiàng)工作的政策文件，即使是一個(gè)新手，只要掌握了該卷的文件，就基本掌握了該項(xiàng)工作的基本要求，掌握了政策文件下面的20多個(gè)子類也就掌握了社會福利和社會事務(wù)工作的全部政策。

4 結(jié)語

總之，檔案管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。社會福利檔案管理是由非獨(dú)立系統(tǒng)到獨(dú)立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理、由手工管理到計(jì)算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。因此，綜合管理對于社會福利檔案來說是非常重要的。

參考文獻(xiàn)

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