淺談檔案管理的發(fā)展趨勢

方芳 趙芳雪

摘 要：近年來，隨著國內(nèi)社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和科學技術的不斷進步，信息化在各行業(yè)的應用與發(fā)展速度非常的快，尤其是計算機網(wǎng)絡技術以及存儲技術和數(shù)據(jù)庫技術的迅猛發(fā)展，使得以計算機網(wǎng)絡技術為支撐的檔案管理信息化發(fā)展面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，。檔案作為記錄信息的有效載體，由于其具備其他任何領域均不具備的歷史記錄、啟迪未來等功能，因此更應當實行信息化。本文將對檔案管理信息化的相關內(nèi)容進行分析，并在此基礎上就檔案管理未來發(fā)展趨勢及信息化發(fā)展策略，談一下自己的觀點和認識，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢；研究

所謂檔案管理信息化，實際上就是在充分利用現(xiàn)代計算機及網(wǎng)絡信息技術的基礎上，以大型的數(shù)據(jù)庫管理為基礎，通過先進的通信技術應用創(chuàng)建高度集成化的現(xiàn)代管理系統(tǒng)。信息化技術在當前國內(nèi)檔案管理工作中的應用非常的廣泛，而且效果非常的好，信息化必將成為檔案管理的主流發(fā)展趨勢。

1 檔案管理信息化認識

首先，檔案信息標準化。檔案信息標準化是檔案實體管理實現(xiàn)信息管理過程中不可或缺的業(yè)務規(guī)范以及相關技術標準。從實踐來看，該標準、規(guī)范應當由檔案管理部門進行制定、統(tǒng)一施行。對于檔案信息標準化而言，其主要有檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理以及檔案信息網(wǎng)絡和檔案信息管理軟件等五個方面的標準化內(nèi)容。

其次，電子檔案特性。信息化檔案管理工作中，可以促使檔案信息檢索查詢、實施利用等更加的方便與快捷，對于實現(xiàn)檔案信息及相關資源的有效共享具有非常重要的作用。就檔案信息數(shù)字化而言，其主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：檔案目錄、檔案編研成果、檔案全文等數(shù)字化，同時還包括檔案實體圖片化，在此過程中，檔案全文數(shù)字化是整個檔案管理工作數(shù)字化的關鍵所在。

最后，檔案信息網(wǎng)絡化。將檔案資源信息實施數(shù)字化處理以后，利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等技術，建立一個高效合理的檔案信息網(wǎng)站，以供公眾檔案信息查詢以及相關資源信息的有效共享，并在此基礎上有效實現(xiàn)檔案信息管理的開放性、交互性以及社會化利用等。實踐中可以看到，檔案信息網(wǎng)絡化本文的優(yōu)勢非常的明顯，不僅可以促使檔案資源成信息為社會公共共享資源和財富，而且還可以實現(xiàn)不同空間多用戶受益的同步性，這在很大程度上有效的提高了檔案信息服務質(zhì)量和效率。

2 檔案管理信息化發(fā)展策略

對于各單位而言，檔案是不可或缺的信息資源，因此檔案管理工作顯得特別重要。近年來，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理理念和模式已經(jīng)不能有效適應時代發(fā)展的需要，而是應當將計算機網(wǎng)絡信息化技術融入到檔案管理工作之中，信息化將成為檔案管理的未來發(fā)展主流趨勢。但需要注意的是檔案管理工作中存在著很多的問題和影響因素，要想實現(xiàn)信息化的全面發(fā)展，應當認真做好以下幾個方面的工作：

2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識

在當前新的形勢下，檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了非常大的變化，無論是管理理念，還是管理模式，都有了新的發(fā)展變化，即朝著信息化方向發(fā)展。基于此，檔案管理人員一定要與時俱進，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，樹立檔案信息化管理意識，這對于全面推進檔案管理信息化建設，具有非常重要的作用。對于檔案管理人員而言，其作為檔案信息化建設、實施過程中的中堅力量，其個人的思想觀念和管理意識直接決定著整個檔案信息化建設成功與否，因此只有加強檔案信息化管理，提高管理人員的綜合素質(zhì)，才能樹立信息化管理意識，才能認識到信息化在檔案管理中應用的重要性和必要性，這是檔案管理信息化發(fā)展的思想基礎。

2.2 制定信息化發(fā)展目標，并嚴格執(zhí)行

實踐中，應當堅持長期與近期目標有機結合的原則，嚴格按照總體要求和部署，以“科學、實用以及適用為基本原則，對長期、近期信息化建設目標進行確定。對于長期目標而言，應當站在制高點上，對全盤進行考慮與分析，確保質(zhì)量、統(tǒng)一性，并且為信息化建設的發(fā)展留下兼容、再擴充富余空間，以免走回頭路，浪費資源。對于近期目標而言，應當注重其實用價值和可行性。在基礎業(yè)務建設過程中，應當嚴格按照標準化要求對檔案資料進行有效的整理，做好電子計算機著錄、標引等方面的工作，即將具體工作做細、做全，不能馬虎、盲目。比如，檔案館藏工作中，應當按照“先重點、后一般”原則，對當前館藏全面分析后，對有重要價值的一些檔案先采取數(shù)字化處理措施。并借此機會對庫藏檔案實施全面的清理和規(guī)整，對已失去價值的館藏資料按要求進行銷毀，以免重復勞動，這也是實施信息化的客觀要求。

2.3 信息化建設過程中的系統(tǒng)軟件與硬件設備統(tǒng)一管理

調(diào)查顯示，當前國內(nèi)檔案管理各部門之間存在著各自為政現(xiàn)象，信息化手段以及軟硬件設備不統(tǒng)一，導致很多數(shù)據(jù)信息之間存在著不兼容問題，著在很大程度上給檔案管理信息化工作帶來了障礙。因此，實踐中我們應當結合實際情況，配備專業(yè)、統(tǒng)一的數(shù)宇化設備，實現(xiàn)字符識別，以及自動轉(zhuǎn)化和編目、檢索，并在此基礎上實現(xiàn)自動全文存儲、上載以及輔助立卷，自動標引、文檔一體化管理等。只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號，統(tǒng)一規(guī)格的計算機軟硬件設備，才能為檔案管理信息化的實現(xiàn)提供保障。

2.4 檔案信息化標準制定

檔案信息化建設的主要目的在于確保用戶可以高效、快捷以及簡易獲取檔案數(shù)據(jù)庫信息數(shù)據(jù)，因此檔案數(shù)據(jù)庫信息存儲、呈現(xiàn)應當實現(xiàn)規(guī)范化和標準化。檔案管理過程中，應當符合檔案各項標準化內(nèi)容、編號以及分類和案卷目錄編制，不同的項目都應當實施標準化，符合標準之規(guī)定和要求。同時，還要從根本上避免傳統(tǒng)檔案信息資源重復開發(fā)與應用問題，從而為檔案信息化資源的有效共享奠定堅實的基礎。

3 結語

總而言之，較之于傳統(tǒng)的檔案管理而言，信息化檔案管理可促進檔案信息資源的有效開發(fā)與應用，為社會提供更多的資源和服務。因此實踐中應當加強重視和信息化建設，只有這樣才能確保檔案管理信息化建設的快速發(fā)展。

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作者簡介

方芳（1961-），女，黑龍江省木蘭縣，本科，館員，研究方向：檔案。