山東省地震局下屬臺站固定資產(chǎn)管理研究

(山東省地震局泰安基準(zhǔn)地震臺山東泰安271000聊城大學(xué)山東聊城252000山東省地震局發(fā)展與財務(wù)處山東濟(jì)南250014)

山東省地震局下屬臺站共26個，臺站現(xiàn)有固定資產(chǎn)大部分由省局統(tǒng)一政府采購，隨即辦理相關(guān)調(diào)撥手續(xù)，少數(shù)資產(chǎn)為臺站自購資產(chǎn)，所有資產(chǎn)均需雙方在固定資產(chǎn)明細(xì)賬中登記。對于臺站報廢資產(chǎn)，經(jīng)省局批準(zhǔn)后，省要與臺站同時核減資產(chǎn)，以保證臺站資產(chǎn)賬面價值與省局資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中臺站資產(chǎn)數(shù)額一致。目前的管理方式在理論上較為有效，但在實(shí)際操作過程中卻出現(xiàn)了很多問題。本文將以調(diào)撥資產(chǎn)為例，對資產(chǎn)管理實(shí)際應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行闡述。

一、省局向下屬臺站調(diào)撥資產(chǎn)過程中存在的問題

(一)臺站上報政府采購計劃與實(shí)際采購商品不符

山東省地震局下屬各臺站每季度上報一次政府采購計劃，經(jīng)省局財務(wù)聯(lián)席會通過后，由省局發(fā)展與財務(wù)處統(tǒng)一進(jìn)行政府采購，然而現(xiàn)實(shí)中卻存在省局采購資產(chǎn)與臺站上報采購計劃不一致的現(xiàn)象。雖然這種采購計劃變更在絕大部分情況下并無大礙，但不排除部分特殊資產(chǎn)更改配置或型號后無法達(dá)到臺站要求的水平，很可能對正常工作產(chǎn)生影響。

(二)入庫單填寫重復(fù)

由于采購資產(chǎn)時，發(fā)票與實(shí)物到達(dá)時間不一致，省局發(fā)展與財務(wù)處入庫時，在貨物到達(dá)時或發(fā)票到達(dá)時填寫入庫單。當(dāng)集中采購資產(chǎn)較多時，很容易出現(xiàn)重復(fù)填寫入庫單的情況。

(三)調(diào)撥單填寫不規(guī)范

省局集中采購的資產(chǎn)在向下屬臺站調(diào)撥時，必須填寫規(guī)范的調(diào)撥單。調(diào)撥單中包含資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、價值、調(diào)入單位、經(jīng)辦人、制單人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字等信息。然而，日常工作中卻存在很多問題，例如未填寫調(diào)撥日期，將不利于查找、核對資產(chǎn)；未填寫資產(chǎn)價值，使得調(diào)入單位無法入賬；未填寫資產(chǎn)領(lǐng)用人，使得資產(chǎn)管理責(zé)任無法追究；未填寫資產(chǎn)規(guī)格、型號，容易造成同類資產(chǎn)不同型號之間的混淆。

(四)調(diào)撥單管理方式不到位

當(dāng)資產(chǎn)領(lǐng)用人領(lǐng)取資產(chǎn)時，省局一般將向領(lǐng)用人提供調(diào)撥單，作為調(diào)入單位增加固定資產(chǎn)的憑據(jù)。然而，省局目前普遍采用的方法為在資產(chǎn)領(lǐng)用時只簽字并辦理相關(guān)手續(xù)，領(lǐng)取資產(chǎn)但不提供調(diào)撥單；待年底決算時再統(tǒng)一由發(fā)展與財務(wù)處將一年的調(diào)撥單交至各臺站。這種做法存在較多不足：（1）資產(chǎn)實(shí)際調(diào)撥時，省局已將資產(chǎn)轉(zhuǎn)移至臺站管理，而臺站因未收到調(diào)撥單而并未記入固定資產(chǎn)賬，導(dǎo)致省局與臺站資產(chǎn)賬不符。（2）省局年底一次性統(tǒng)計調(diào)撥單的做法，由于年終工作量較大，容易造成單據(jù)的缺失。若調(diào)入臺站對本單位全年資產(chǎn)實(shí)物增加的情況不了解，僅憑省局提供的調(diào)撥單入賬，可能造成國有資產(chǎn)的流失。

(五)領(lǐng)用人資產(chǎn)管理意識不強(qiáng)

資產(chǎn)領(lǐng)用人從省局領(lǐng)取資產(chǎn)和調(diào)撥單時，未及時將調(diào)撥單交至調(diào)入臺站財務(wù)室入賬。一段時間之后，調(diào)撥單一旦丟失，將造成省局與臺站賬不符的情況。即資產(chǎn)領(lǐng)用人未能意識到原始單據(jù)對于財務(wù)工作的重要性。

(六)資產(chǎn)領(lǐng)用后變更使用單位而未向省局備案

資產(chǎn)與調(diào)撥單一并在調(diào)入臺站入賬后的使用過程中，可能發(fā)生資產(chǎn)實(shí)物再次轉(zhuǎn)移至其他臺站使用的情況，但賬目仍在原始調(diào)入臺站處管理，造成了賬實(shí)不符。出現(xiàn)這種情況后，應(yīng)及時向省局備案，省局將資產(chǎn)調(diào)至實(shí)際使用單位，同時調(diào)整初始調(diào)入單位的資產(chǎn)賬，以此保證固定資產(chǎn)的賬實(shí)相符。

(七)達(dá)到報廢年限的資產(chǎn)未及時清理

當(dāng)臺站資產(chǎn)達(dá)到報廢年限時，臺站未及時上報省局申請報廢，而是待報廢資產(chǎn)達(dá)到一定數(shù)額時一并報告申請報廢。此種做法一方面由于申請報廢金額過大，省局需更高級主管部門審批，歷經(jīng)時間過長；另一方面由于資產(chǎn)實(shí)際報廢時未進(jìn)行報批，待日后報批時可能已發(fā)生資產(chǎn)丟失，從而無法考證。

二、省局向下屬臺站調(diào)撥資產(chǎn)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理措施

(一)上報政府采購計劃

臺站在每季度上報政府采購時，應(yīng)及時與省局發(fā)展與財務(wù)處溝通，將單位需求向上級主管部門詳細(xì)說明，避免發(fā)生資源的浪費(fèi)。上報時需要注明使用需求、使用條件、使用日期等。如有需要，臺站還應(yīng)時時聯(lián)系省局以咨詢采購情況。

(二)購買入庫

根據(jù)中國地震局2013年3月份召開的資產(chǎn)管理培訓(xùn)班要求，此次培訓(xùn)之后將由網(wǎng)頁版資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)取代原單機(jī)版。新資產(chǎn)管理軟件可實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)管理，各級主管部門可隨時登陸系統(tǒng)查看下屬單位資產(chǎn)管理情況，便于各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展，既提高工作效率，又有利于監(jiān)督和控制。在新資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)下，應(yīng)在資產(chǎn)購買后第一時間錄入卡片，并核對實(shí)物是否與采購計劃相符。原則上應(yīng)要求所購買資產(chǎn)的發(fā)票與貨物同時到達(dá)，但在實(shí)際工作中可能難以實(shí)現(xiàn)，但均應(yīng)在實(shí)物到達(dá)時入庫，并在購入時統(tǒng)一存放于局物資倉庫。應(yīng)打印所有新增卡片作為入庫單存檔，并要求經(jīng)辦人在新增卡片上簽字。具體操作為登陸系統(tǒng)后，選擇“配置管理”選項(xiàng)下的“資產(chǎn)卡片新建”，統(tǒng)一存放于局物資倉庫。

(三)調(diào)撥登記

在局物資倉庫對購入資產(chǎn)進(jìn)行入庫處理后，應(yīng)在臺站領(lǐng)用資產(chǎn)的第一時間及時辦理相關(guān)調(diào)撥手續(xù)，而非增加年底的工作量。具體操作為登陸系統(tǒng)后，選擇“使用管理”選項(xiàng)下的“資產(chǎn)領(lǐng)用”，填寫資產(chǎn)領(lǐng)用單并打印一式兩份。其中一份留存發(fā)展與財務(wù)處備查，需要注意的是，該領(lǐng)用單需資產(chǎn)領(lǐng)用人簽字，若資產(chǎn)領(lǐng)用人與資產(chǎn)使用人非同一人的情況，應(yīng)務(wù)必填寫領(lǐng)用人代使用人簽字的說明；另一份作為調(diào)入單位入庫的依據(jù)。在年底統(tǒng)計時，局物資倉庫中留存的資產(chǎn)就屬于庫存資產(chǎn)，即尚未辦理調(diào)撥的資產(chǎn)。這一操作過程中的單據(jù)均采用電腦打印，僅需當(dāng)事人親筆簽字后生效，既節(jié)約成本，又提高效率。

(四)資產(chǎn)流轉(zhuǎn)至其他單位

資產(chǎn)在調(diào)入單位使用過程中，如發(fā)生資產(chǎn)轉(zhuǎn)移至其他單位的情況，應(yīng)及時向省局發(fā)展與財務(wù)處備案，申請將資產(chǎn)從本單位轉(zhuǎn)移至對方單位。具體操作為登陸系統(tǒng)后，選擇“使用管理”選項(xiàng)下的“資產(chǎn)信息變動”，變更使用和管理部門。由發(fā)展與財務(wù)處出具資產(chǎn)信息變動表一式三份，其中一份由發(fā)展與財務(wù)處留存；一份作為原資產(chǎn)使用單位調(diào)出資產(chǎn)的憑據(jù)，進(jìn)行資產(chǎn)的核減；一份作為二次接收單位的入庫憑據(jù)，據(jù)以增加固定資產(chǎn)。還可考慮由各下屬臺站每月盤點(diǎn)本單位固定資產(chǎn)實(shí)物，并與發(fā)展與財務(wù)處核對賬目，以保證年底決算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。

(五)報廢

應(yīng)將達(dá)報廢年限的資產(chǎn)及時向省局打報告申請報廢，經(jīng)省局批準(zhǔn)后，發(fā)展與財務(wù)處需在資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行報廢處理，資產(chǎn)使用單位收到報廢批復(fù)后從財務(wù)賬面中核減資產(chǎn)，并同時通過正規(guī)渠道將報廢固定資產(chǎn)變賣，防止公共財產(chǎn)私人使用的情況發(fā)生。相關(guān)資產(chǎn)處置收入應(yīng)上繳省局財務(wù)室，一并通知發(fā)展與財務(wù)處備案。

(六)年底對賬

一方面，發(fā)展與財務(wù)處應(yīng)與下屬臺站核對資產(chǎn)。每年年底，省局發(fā)展與財務(wù)處應(yīng)將調(diào)至每個臺站的調(diào)撥單單獨(dú)進(jìn)行統(tǒng)計，并與下屬單位本年度自購資產(chǎn)數(shù)額相加，該總和應(yīng)與調(diào)入臺站入賬資產(chǎn)一致。另一方面，發(fā)展與財務(wù)處應(yīng)與省局財務(wù)室核對資產(chǎn)。省局財務(wù)室應(yīng)以發(fā)展與財務(wù)處開具的入庫單為準(zhǔn)入賬，如有屬于固定資產(chǎn)而發(fā)展與財務(wù)處尚未開具入庫單的情況，應(yīng)提醒其開具入庫單。年底發(fā)展與財務(wù)處應(yīng)將臺站自購資產(chǎn)入庫，同時將入庫單交給省局財務(wù)室一并入賬，從而保證省局資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中固定資產(chǎn)總額與財務(wù)室固定資產(chǎn)賬面余額相同。

(七)配備資產(chǎn)專管員

固定資產(chǎn)管理工作較為繁雜，發(fā)展與財務(wù)處應(yīng)設(shè)置固定的資產(chǎn)專管員，此舉既有利于每年工作的開展，又有利于積累經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)問題，從而改進(jìn)工作。

三、結(jié)束語

2012年4月1日頒布的新《事業(yè)單位財務(wù)規(guī)則》明確規(guī)定：固定資產(chǎn)指使用期限超過一年，單位價值在1 000元以上，其中專用設(shè)備單位價值在1 500元以上，并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。單位價值雖未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但是耐用時間在一年以上的大批同類物資，作為固定資產(chǎn)管理。2013年頒布的新《事業(yè)單位會計制度》中明確規(guī)定，應(yīng)對固定資產(chǎn)進(jìn)行重新分類。達(dá)不到新制度中固定資產(chǎn)確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)的資產(chǎn)，余額轉(zhuǎn)入“存貨”科目，并相應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)“固定基金”科目；符合新制度中固定資產(chǎn)確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)的資產(chǎn)，余額轉(zhuǎn)入“固定資產(chǎn)”科目。對執(zhí)行新制度前形成的固定資產(chǎn)，除新舊轉(zhuǎn)賬時轉(zhuǎn)入“存貨”的固定資產(chǎn)外，在2013年度應(yīng)全面核查其原價、已使用年限、尚可使用年限等，于2013年12月31日補(bǔ)提折舊；執(zhí)行新制度后形成的固定資產(chǎn)，應(yīng)按照新制度的規(guī)定按月計提折舊。

相關(guān)制度的出臺表明事業(yè)單位資產(chǎn)管理正逐步向企業(yè)化管理轉(zhuǎn)變，僅依靠事業(yè)單位財務(wù)部門進(jìn)行管理是不夠的。為提高事業(yè)單位固定資產(chǎn)的管理，首先，應(yīng)提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理者的認(rèn)識，加強(qiáng)對固定資產(chǎn)重要性的了解，建立本單位的固定資產(chǎn)管理模式，并建立健全資產(chǎn)清查制度和固定資產(chǎn)管理問責(zé)制。其次，認(rèn)真落實(shí)國家的法律法規(guī)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息化管理。再次，加強(qiáng)對會計人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，嚴(yán)格監(jiān)管，對造成國有資產(chǎn)損失或流失的人員應(yīng)嚴(yán)格處理，從多方面確保行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的安全和完整。X