淺析規(guī)范石油化工企業(yè)檔案信息化管理的意義

羅法銀

【摘 要】社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，石油化工企業(yè)檔案管理從內(nèi)容上分為兩大類：一類是企業(yè)人員的檔案管理；另一類是企業(yè)的資料管理；從載體上分為原始紙質(zhì)、“電子文件”和實(shí)體檔案。比如文書檔案、產(chǎn)品檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、油氣勘探開發(fā)檔案等，檔案管理工作的發(fā)展與完善形成了一套成熟的管理方法和管理制度，它忠實(shí)的記錄著石油企業(yè)發(fā)展的歷史，可以稱之為是記錄石油企業(yè)發(fā)展的大百科全書，這些檔案在黨群工作、行政管理、企業(yè)經(jīng)營、安全生產(chǎn)等諸多方面發(fā)揮著重要的作用，指導(dǎo)著當(dāng)前工作開展的同時(shí)，也對(duì)未來工作有一個(gè)借鑒，更是企業(yè)管理工作能夠順利開展的保障和基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】規(guī)范；檔案；管理

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)信息技術(shù)飛速發(fā)展，為檔案信息資源的管理和傳播提供了很大的便利，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔、音像等運(yùn)作過程以“數(shù)字化”形式在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以“電子文件”為載體的檔案。由此看來，檔案信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

因此，在石油化工行業(yè)中不管是產(chǎn)品開發(fā)還是管理手段必然面對(duì)檔案信息化管理科學(xué)化和現(xiàn)代化的變革，從而為企業(yè)發(fā)展決策服務(wù)。

一、當(dāng)前石油化工企業(yè)檔案信息化管理存在的主要問題

（一）檔案信息化管理人才不足。大多數(shù)檔案管理人員并非專業(yè)管理人才，或者在單位兼職此項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，缺乏現(xiàn)代信息資源管理的系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，在思想上和技術(shù)上還是停留在過去傳統(tǒng)的檔案管理模式上，檔案工作者必須認(rèn)清形勢的變化，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，勇于實(shí)踐，用檔案事業(yè)的加快發(fā)展，在檔案信息化發(fā)展的基礎(chǔ)上更好地為企業(yè)的利益服務(wù)，服務(wù)各項(xiàng)事務(wù)管理。

（二）硬件設(shè)施還有待加強(qiáng)。企業(yè)信息化檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致具體的工程，需要投入許多人力物力。在石油企業(yè)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型期間，領(lǐng)導(dǎo)的創(chuàng)新管理意識(shí)不夠，對(duì)檔案管理投入的資金和設(shè)備少，很多石油企業(yè)并沒有購置檔案管理的必要設(shè)備，并沒有實(shí)現(xiàn)有效的信息一體化管理，對(duì)檔案管理的長期發(fā)展帶來了極大的影響。

（三）目前，檔案信息化管理安全問題仍不容樂觀。由于規(guī)范企業(yè)檔案信息化管理正在發(fā)展的過程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)并存，檔案管理人員對(duì)信息化檔案的管理情況還不太熟悉，易引發(fā)許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對(duì)安全。

二、加強(qiáng)石油化工企業(yè)檔案信息化管理的途徑

（一）針對(duì)石油化工企業(yè)檔案信息化管理存在的問題，要組織好電子文件的歸檔工作，明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求。從電子文件的形成到歸檔，跨越了多個(gè)部門。這些部門往往通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)成一個(gè)有機(jī)的整體，有時(shí)工作互有交錯(cuò)，職責(zé)界界限難以區(qū)分清楚。所以，必須加強(qiáng)組織管理，明確電子文件歸檔工作的流程和相關(guān)部門的職責(zé)。由于電子文件的形成、收集、積累貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)、科研管理等各項(xiàng)工作的始終，只有電子文件的形成者或承辦者最熟悉電子文件內(nèi)容和電子文件之間的關(guān)系，所以，應(yīng)由電子文件的形成者或承辦者收集并整理電子文件后向檔案部門移交，如此，才能保證電子檔案的質(zhì)量。但同時(shí)，鑒于收集歸檔是檔案工作的基礎(chǔ)和首要環(huán)節(jié)，所以，檔案部門又必須對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行指導(dǎo)和參與管理。

（二）強(qiáng)化電子檔案原始性、真實(shí)性的管理。電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，因此，必須建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，以維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性。其管理不僅要注重每個(gè)階段的結(jié)果，也要重視每項(xiàng)工作的具體過程，并把這些過程一一記錄下來。其中維護(hù)其信息安全方面的主要要求是：電子檔案的制作過程要責(zé)任分明；電子文件形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng)；建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔和保管制度。

（三）加強(qiáng)電子檔案收集、整理、保管、利用的管理。

歸檔工作是文件管理轉(zhuǎn)為檔案管理的基礎(chǔ)，它的質(zhì)量關(guān)系到整個(gè)檔案管理的水平，因此必須加強(qiáng)電子檔案收集、整理、保管、利用的管理。使電子文件管理和電子檔案管理形成一個(gè)有機(jī)的整體，避免相互推諉扯皮，使歸檔工作列入相關(guān)部門的計(jì)劃和有關(guān)人員的工作職責(zé)，以保證電子文件的形成與歸檔工作不脫節(jié)。

1.要注意電子文件收集積累方法。電子文件的特性和表現(xiàn)功能不同于紙質(zhì)文件，因此其收集積累的方法和要求也不同于紙質(zhì)文件。如對(duì)于文件的原稿，由于其不具備正式文件的功能，一般情況下可以不保留，但從保留電子文件的重要修改考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集。電子文件必須與相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。對(duì)“無紙化”系統(tǒng)生成的電子文件，在收集積累過程中，應(yīng)刻錄成光盤一式兩套，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)文件丟失。

2.要根據(jù)實(shí)際情況選用載體。無論是辦公自動(dòng)化（OA）過程中還是輔助設(shè)計(jì)（CAD）中產(chǎn)生的電子文件，以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募?，在其存?chǔ)和下載時(shí)都是保存在載體上。在歸檔前的一段時(shí)期可存在計(jì)算機(jī)硬盤上，或存在大容量的可擦除光盤上，這樣做比較經(jīng)濟(jì)。電子文件一旦作為電子檔案長期保存，就應(yīng)選擇標(biāo)準(zhǔn)化程度高、性能穩(wěn)定、有發(fā)展前途、價(jià)格便宜、容易檢測、顯示還原方便、能長期保存的載體。對(duì)于大量的CAD設(shè)計(jì)圖紙，可用一次寫式光盤，對(duì)于永久保存的特別珍貴的電子檔案，一定要同時(shí)保存紙質(zhì)檔案。

3.要保證電子檔案的安全。電子檔案的特性不同于紙質(zhì)檔案，其保存與維護(hù)都比較復(fù)雜。如何保存、維護(hù)電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問題。對(duì)電子檔案的有效保存與維護(hù)，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在對(duì)電子檔案的保存與維護(hù)過程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件，制定合理的技術(shù)方案和工作模式，采取有效措施，確保電子檔案安全可靠，能夠永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮更大的作用。

（四）建立一支現(xiàn)代企業(yè)檔案隊(duì)伍。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，檔案生成的電子化，利用新的技術(shù)來提高檔案管理的效率是檔案工作面臨的一個(gè)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。遠(yuǎn)的不說，電子文件歸檔，電子檔案保存及檔案的開發(fā)利用，就給檔案管理人員提出了新的課題。由于電子檔案的內(nèi)容是數(shù)字化，其保管需要相應(yīng)的技術(shù)，所以，電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理有著很大的區(qū)別。作為電子檔案管理人員，僅靠管理紙質(zhì)檔案的知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須努力提高自己的素質(zhì)。在掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的同時(shí)，還必須學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)掌握一定的英語知識(shí)。

三、規(guī)范石油化工企業(yè)檔案信息化管理的意義

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和深化應(yīng)用， 在石油企業(yè)中正在大力開展檔案管理系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用工作的同時(shí)，規(guī)范石油化工企業(yè)檔案信息化管理工作，是完整詳細(xì)記錄企業(yè)的發(fā)展歷史，人事變遷的重要方式，是避免企業(yè)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)、安全管理、設(shè)備設(shè)施等方面問題的重要保證。石油行業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)的支柱性行業(yè)，其檔案管理工作更是企業(yè)管理的一個(gè)重要的組成部分。檔案工作在石油化工企業(yè)的發(fā)展中越來越受到重視，只有客觀的記錄企業(yè)發(fā)展的歷史，才能為我國石油企業(yè)的發(fā)展壯大提供參考，才能在有價(jià)值的檔案資源的支撐下實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)的全面的協(xié)調(diào)的可持續(xù)的發(fā)展。