中小企業(yè)會計電算化現(xiàn)狀及改善

●宋蕓

中小企業(yè)會計電算化現(xiàn)狀及改善

●宋蕓

隨著會計電算化在我國企業(yè)普及，中小企業(yè)的電算化水平也在不斷提高。但是由于中小企業(yè)資金不足，人員流動性大、自身管理水平不高等因素，導(dǎo)致電算化沒有發(fā)揮應(yīng)有的核算和管理職能。因此，要從國家、企業(yè)自身、會計從業(yè)人員等方面來提高中小企業(yè)會計電算化的應(yīng)用水平，從而提高企業(yè)的核心競爭力。

中小企業(yè) 會計電算化 財務(wù)軟件

近年來，在國民經(jīng)濟(jì)持續(xù)、快速發(fā)展的利好形勢下，中小企業(yè)得到了長足發(fā)展，一大批機(jī)制靈活、管理先進(jìn)、業(yè)績優(yōu)良的中小企業(yè)在激烈的市場競爭環(huán)境中脫穎而出，成為極具發(fā)展?jié)摿Φ某砷L性企業(yè)。2012年，中國中小企業(yè)已經(jīng)達(dá)到5000多萬家。作為未來轉(zhuǎn)移農(nóng)村剩余勞動力和解決城鎮(zhèn)新增就業(yè)及再就業(yè)的主要渠道的中小企業(yè)，在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起著舉足輕重的作用。但是，由于資金不足、人員流動頻繁等原因，造成中小企業(yè)會計電算化進(jìn)程遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于我國其他類型企業(yè)。因此，必須要改變我國中小企業(yè)會計電算化的現(xiàn)狀。

一、中小企業(yè)會計電算化現(xiàn)狀

1.財務(wù)軟件不能適應(yīng)中小企業(yè)管理的需要?，F(xiàn)在中國的中小企業(yè)絕大多數(shù)都使用了財務(wù)軟件，只有某些較小的企業(yè)還停留在手工記賬的階段，或者剛剛引入電算化軟件。企業(yè)使用的絕大部分是商品化的通用軟件，最常見的是用友和金蝶，另外還有管家婆、小蜜蜂等價格較便宜的中小軟件。在選購模塊的時候也只選擇了總賬和報表模塊，有需要的會增加固定資產(chǎn)和往來的模塊，很少有用到供應(yīng)鏈、成本管理和預(yù)算管理模塊的。據(jù)統(tǒng)計，某地區(qū)實施會計電算化的中小企業(yè)中，95%設(shè)置了報表模塊和總賬模塊，75%的企業(yè)設(shè)置了固定資產(chǎn)模塊，極少部分企業(yè)使用其他模塊。中小企業(yè)采用電算化的目的僅僅只是為了減少會計人員的工作量，或者從表面上改變會計核算的形式。

2.中小企業(yè)會計人員不能熟練使用軟件。中小企業(yè)的會計人員有一些是剛剛來實習(xí)的學(xué)生，如果在學(xué)校學(xué)習(xí)的軟件和企業(yè)所用的軟件不是同一品牌的，加上原本對軟件就不是很熟悉，那么他們將會要花費(fèi)一定的時間來熟悉軟件，這勢必就影響了財務(wù)軟件在企業(yè)的應(yīng)用。另外，中小企業(yè)會計人員的流動性很大，有的人員熟悉軟件后又離開公司，而新招來的人又需要一段時間來熟悉。這樣一來，造成企業(yè)的軟件沒有得到持續(xù)充分的使用。而有的中小企業(yè)有一些年紀(jì)較大的會計，本身對于電腦知識就不是很熟悉，那就更不說是讓他們熟練掌握財務(wù)軟件了。即使有在中小企業(yè)工作多年的會計，很多也只是會填制憑證、自動生成賬簿和報表。對于進(jìn)行初始設(shè)置、設(shè)置多欄式賬簿的格式、設(shè)置報表的公式等方面的技能卻比較陌生，不能靈活運(yùn)用軟件處理會計數(shù)據(jù)、進(jìn)行財務(wù)信息的加工和分析，也不能滿足各方對財務(wù)信息的需求。

3.極少進(jìn)行賬套備份，忽視了會計信息的安全性。很多中小企業(yè)極少進(jìn)行賬套備份，他們認(rèn)為賬套的信息自動就存在電腦里面，無需另外再保存了。也不知道實現(xiàn)會計電算化的單位應(yīng)堅持每天備份，且要雙重備份，并分處分人保管，對于會計資料也沒有定期打印保管。一旦電腦出現(xiàn)死機(jī)、病毒攻擊，將會丟失大量的會計數(shù)據(jù)，給企業(yè)管理和決策帶來重大影響。另外，一部分中小企業(yè)，沒有對計算機(jī)病毒的防范意識，沒有安裝必要的殺毒軟件，在安裝電算化軟件的電腦上也上網(wǎng)、玩游戲，造成黑客攻擊，會計信息被竊取。還有的企業(yè)沒有給電腦和操作員設(shè)置安全的密碼，造成會計電腦非法開機(jī)，會計信息被人為破壞和竊取。

4.會計電算化購置和使用過程中缺乏管理。中小企業(yè)由于規(guī)模小，沒有足夠的資金購置必要的財務(wù)軟件和計算機(jī)，因此會計電算化工作遲遲不能正常進(jìn)行下去。在某些企業(yè)財務(wù)軟件的購置和管理都是財務(wù)經(jīng)理說了算，總經(jīng)理很少過問。但是財務(wù)經(jīng)理大多都是站在會計核算的角度考核軟件，不會從企業(yè)的全局來考慮到底采用什么樣的財務(wù)軟件能夠更好地管理企業(yè)。在財務(wù)軟件使用過程中，財務(wù)經(jīng)理很少定期查看會計信息，監(jiān)督會計從業(yè)人員的操作。

二、中小企業(yè)加強(qiáng)會計電算化管理的必要性

在信息高速發(fā)展的代，會計信息對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提高起著越來越重要的作用，成為影響企業(yè)發(fā)展的重要因素。對于中小企業(yè)來說，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展以及企業(yè)的逐步完善，財務(wù)信息將成倍增長，如果仍然采用手工方法進(jìn)行財務(wù)核算，將無法滿足各方對財務(wù)信息的需求，因此采用計算機(jī)代替手工記賬已成為一種趨勢。會計電算化是保證財務(wù)信息的處理科學(xué)、迅速和系統(tǒng)化的重要措施，所以在企業(yè)內(nèi)實現(xiàn)會計電算化具有非常大的意義。

1.會計電算化是信息化發(fā)展的需要。會計電算化是以電子計算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱，是一個應(yīng)用電子計算機(jī)實現(xiàn)的會計信息系統(tǒng)，具有存儲容量大、運(yùn)算速度高效精確、數(shù)據(jù)實時共享、賬簿報表快速生成等優(yōu)點。會計電算化是企業(yè)信息化的核心和基礎(chǔ)，不僅起到了會計核算的職能，而且起到了會計的管理職能，企業(yè)管理者可以隨時獲取企業(yè)的實時信息，大大提高了管理和決策的效率。隨著全球信息化、一體化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，會計電算化在我國得到長足發(fā)展，具有一定規(guī)模和實力的企業(yè)都在利用財務(wù)軟件對企業(yè)進(jìn)行信息化的改造，借此來提高企業(yè)管理、決策的效率，從而提高企業(yè)的競爭實力。因此，中小企業(yè)電算化是未來信息化發(fā)展的趨勢。

2.會計電算化是中小企業(yè)改善管理水平的需要。隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)需要處理的財務(wù)信息越來越多，傳統(tǒng)的手工會計工作已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求，對于財務(wù)信息的記錄分析和保存也是會計重要的問題，會計電算化是解決這個難題的首要措施。因此，傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理體系發(fā)生了本質(zhì)的變化，尤其在企業(yè)會計信息管理領(lǐng)域更是以嶄新的計算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)取代了舊式的手工操作，便捷的企業(yè)管理電算化漸為廣大的現(xiàn)代企業(yè)所普遍接受。對我國絕大多數(shù)的中小企業(yè)而言，實施“信息化”是一次難得的歷史機(jī)遇，也是一次增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力、拓展企業(yè)生存發(fā)展空間的良好的機(jī)遇。由此可見，會計電算化是企業(yè)生存和發(fā)展的必然選擇，不僅能提高企業(yè)的會計工作質(zhì)量，也為以后順利實現(xiàn)管理信息系統(tǒng)和企業(yè)資源規(guī)劃積累經(jīng)驗，為企業(yè)的持續(xù)快速的發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

3.會計人員降低勞動強(qiáng)度，提高工作效率的需要。會計人員處理的數(shù)據(jù)信息量大、準(zhǔn)確性要求很高、核算繁瑣枯燥，采用計算機(jī)自動處理后，可以把廣大會計人員從繁重的記賬、算賬、報賬中解放出來，他們工作的重點和精力轉(zhuǎn)移到對經(jīng)濟(jì)活動的分析以及預(yù)測上來。中小企業(yè)本來規(guī)模就不大，會計人員也不多，用電算化代替手工，會計的職能將更偏重于管理，將可以提供更多的信息以幫助管理層決策。

三、中小企業(yè)會計電算化改善的措施

隨著我國信息技術(shù)的飛速發(fā)展，會計電算化的應(yīng)用在各種規(guī)模的企業(yè)中迅速擴(kuò)張。由于中小企業(yè)實力不是那么雄厚，從業(yè)人員素質(zhì)也不是那么高，要想把會計電算化貫徹到財務(wù)工作中，不僅需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，更需要從業(yè)人員的熟練掌握。除此之外國家社會的監(jiān)督，軟件公司的密切配合也是必不可少的。

1.需要中小企業(yè)組織和軟件公司共同協(xié)作。在我國，財務(wù)軟件大多按照大公司的模式來研制的，軟件公司對于中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、軟件要求并不是很熟悉，再加上中小企業(yè)較多，涵蓋了社會的各個行業(yè)，所以現(xiàn)行的財務(wù)軟件并不能真正適應(yīng)中小企業(yè)。如果想要一個能契合本企業(yè)的財務(wù)軟件，就要求財務(wù)人員和軟件公司的開發(fā)人員進(jìn)行有效的溝通交流，財務(wù)人員要提出原有軟件需要完善和修改的地方，而開發(fā)人員要盡量的根據(jù)企業(yè)的要求設(shè)計好軟件，這樣一來，財務(wù)軟件就能與企業(yè)無縫對接。

另外，現(xiàn)在中小企業(yè)財務(wù)軟件的使用有了另一種方式——ASP。ASP應(yīng)用服務(wù)平臺是一種先進(jìn)的新型服務(wù)模式，是當(dāng)前解決中小企業(yè)信息化的有效途徑應(yīng)用服務(wù)提供商集中為中小企業(yè)搭建信息化所需要的所有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施及軟件、硬件運(yùn)行平臺，負(fù)責(zé)所有前期的實施、后期的維護(hù)等一系列服務(wù)。使得企業(yè)無需購買軟硬件、建設(shè)機(jī)房、招聘IT人員，只需前期支付一次性的項目實施費(fèi)和定期的ASP服務(wù)費(fèi)，即可通過互聯(lián)網(wǎng)享用信息系統(tǒng)。通過ASP服務(wù)，企業(yè)無需對軟件和硬件進(jìn)行日常維護(hù)，既可以節(jié)省信息化的成本，又能方便地利用信息化系統(tǒng)，提高業(yè)務(wù)運(yùn)作效率。這為中小企業(yè)的會計電算化和利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行財務(wù)管理開辟了一條新路。

2.中小企業(yè)管理者加強(qiáng)管理。中小企業(yè)管理者一定要從意識上認(rèn)識到會計電算化是會計發(fā)展的趨勢，會計電算化實施得越好，企業(yè)的管理就越到位，企業(yè)的競爭力就越強(qiáng)。當(dāng)然，也并不是說企業(yè)財務(wù)從手工順利的過渡到電算就可以了，企業(yè)其他的一些管理制度、內(nèi)部控制制度也要跟上來。管理層應(yīng)該對軟件開發(fā)和維護(hù)控制、硬件管理和維護(hù)控制、組織機(jī)構(gòu)和人員的管理和控制、系統(tǒng)操作的管理和控制、文檔資料的管理和控制、計算機(jī)病毒的預(yù)防和消除等各個方面建立一整套制度，并保證措施能落到實處。

另外管理者應(yīng)該在財務(wù)軟件在使用的過程中密切關(guān)注軟件的使用狀況。一是對于網(wǎng)絡(luò)病毒和數(shù)據(jù)竊取風(fēng)險的防范。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性和虛擬性導(dǎo)致系統(tǒng)的可控性降低，一旦遭遇系統(tǒng)阻塞、病毒侵入或黑客襲擊，系統(tǒng)中的財務(wù)數(shù)據(jù)就面臨被竊取或損壞的風(fēng)險。因此，企業(yè)除使用當(dāng)前一些主流的殺毒產(chǎn)品以外，還可組建局域網(wǎng)，使會計電算化系統(tǒng)僅在本單位局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，而不接入互聯(lián)網(wǎng)。同時，還應(yīng)注意提高會計操作人員對計算機(jī)病毒的防范意識，做好數(shù)據(jù)備份，甚至雙備份，確保萬無一失。二是對財務(wù)人員操作規(guī)范性的監(jiān)督。很多中小企業(yè)剛剛使用財務(wù)軟件，財務(wù)人員對軟件的操作不當(dāng)，就會影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，從而影響公司的決策。因此管理者應(yīng)加強(qiáng)對財務(wù)人員操作的監(jiān)督。

3.提高會計從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德。會計電算化的工作既需要會計人員懂財務(wù)知識，又需要他們熟練掌握計算機(jī)知識，并將兩者密切結(jié)合，所以要求會計人員要不斷的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)不斷更新的會計知識，更要學(xué)習(xí)財務(wù)軟件的使用和維護(hù)的技術(shù)。中小企業(yè)的人力資源培訓(xùn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上大企業(yè)，所以對于財務(wù)人員的繼續(xù)教育需要企業(yè)給予一定的資金的支持。而財務(wù)人員更應(yīng)該從個人自身發(fā)展、企業(yè)管理需要的角度去提高專業(yè)素質(zhì)。另外，軟件的使用更容易滋生腐敗和作假，因此要求財務(wù)人員要提高自身道德素質(zhì)。

4.國家加強(qiáng)對中小企業(yè)的管理監(jiān)控。國家監(jiān)督和社會監(jiān)督這樣的外部監(jiān)督，對中小企業(yè)會計電算化的規(guī)范是非常有效的手段?？科髽I(yè)自身來規(guī)范會計電算化工作是不夠的，加強(qiáng)國地稅、銀行、工商等職能部門按相關(guān)法規(guī)實施監(jiān)督。加強(qiáng)對中小企業(yè)會計人員的監(jiān)督，具體包括上崗資格監(jiān)督，規(guī)范會計從業(yè)的秩序;對會計人員的技能監(jiān)督，促使其不斷提高業(yè)務(wù)水平；對做賬人員尤其是代理記賬人員所做的財務(wù)信息進(jìn)行審核；督促中小企業(yè)健全內(nèi)部監(jiān)督體系。

總之，會計電算化在中小企業(yè)的發(fā)展，不應(yīng)該只是單純地使用財務(wù)軟件，而是應(yīng)以會計電算化為平臺，從本質(zhì)上改變管理的職能，提高企業(yè)的核心競爭力。只有軟件公司、中小企業(yè)管理者、財務(wù)人員共同努力，并且結(jié)合企業(yè)發(fā)展實際情況，有針對性地實施電算化措施，才能使企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

[本文是2013年湘潭市第一批科技指導(dǎo)性計劃項目成果。課題名稱：網(wǎng)絡(luò)財務(wù)在高職院校的應(yīng)用研究。課題編號：ZJ 2013005]

[1]梁美儀.中小企業(yè)會計電算化的新途徑:財務(wù)ASP.財會月刊,2011(2)

[2]吳庚.信息時代中小企業(yè)會計電算化實施情況探析.企業(yè)導(dǎo)報，2012(1)

（作者單位：湘潭職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南湘潭 411100）

（責(zé)編:賈偉）

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1004-4914（2014）04-111-02