優(yōu)化人事檔案管理的探究

摘 要：隨著我國(guó)進(jìn)入人才化市場(chǎng)的時(shí)代，人們也將關(guān)注的目標(biāo)廣泛集中到了人事檔案管理上，人事檔案是將個(gè)人信息記錄在案的重要文件，而且人事檔案無論是對(duì)于個(gè)人的目前求職還是未來發(fā)展來說都很重要。但是我國(guó)目前在人事檔案管理中，還是存在著一些不足之處，不能有效、全面的進(jìn)行管理，因此這也要求人事管理部門必須強(qiáng)化自己的管理機(jī)制，針對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)的問題采取有效的管理方案。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；優(yōu)化分析

人事檔案是隨著人事管理活動(dòng)逐漸形成的產(chǎn)物，而為了適應(yīng)人才市場(chǎng)激烈的競(jìng)爭(zhēng)需求，必須要加強(qiáng)對(duì)于人事的管理，想要做好人事管理就必須要完善人事檔案的管理工作，而隨著我國(guó)人事檔案管理部門的逐漸發(fā)展，相關(guān)的體系制度也在逐漸的確立，但是其中仍存在著一些不足之處，這也時(shí)刻督促著人事管理部門在日常工作中必須不斷的進(jìn)行優(yōu)化與完善。

1 人事檔案管理中存在的問題

1.1 檔案收集力度較弱

大部分人事檔案管理部門對(duì)于在檔案收集方面的意識(shí)比較弱，這也會(huì)造成一些像檔案留于個(gè)人或者單位中時(shí)間比較長(zhǎng)，不能及時(shí)歸檔的問題；另外，由于相關(guān)科室不能及時(shí)的將檔案上交，也會(huì)使得檔案發(fā)生缺失的情況。

1.2 存在人事檔案管理誤區(qū)

在實(shí)際工作中，存在很大一部分檔案管理者，包括領(lǐng)導(dǎo)干部，在管理工作的認(rèn)識(shí)上也存在著一定的誤區(qū)，都認(rèn)為人事檔案就是檔案員一個(gè)人的工作，將其他業(yè)務(wù)崗位需要?dú)w檔完成的工作均放到檔案員身上，導(dǎo)致人事檔案材料收集困難，一些檔案管理的問題不能得到及時(shí)、有效的解決。加之在人力、物力、財(cái)力方面對(duì)于人事檔案管理的支持都比較差，因此這也限制著檔案管理工作的順利開展。

1.3 落后的管理制度

有的人事檔案管理部門因?yàn)槿粘Ｈ狈?duì)于檔案管理工作足夠的認(rèn)識(shí)，再加上落后的檔案管理制度也已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)今對(duì)于管理工作的新要求，因此會(huì)造成一些嚴(yán)重的疏忽。另外，我國(guó)現(xiàn)如今已經(jīng)進(jìn)入了以信息技術(shù)為主的21世紀(jì)，而傳統(tǒng)的人事檔案管理制度與現(xiàn)行的人事制度存在脫節(jié)的現(xiàn)象，致使人事檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用；再有，由于日常存放的不妥當(dāng)，也導(dǎo)致有一些檔案存在嚴(yán)重的破損情況，導(dǎo)致出現(xiàn)字跡不清晰、內(nèi)容有缺失等等。除此之外，對(duì)于人事檔案的管理還是多采用手工式的操作，不能有效實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

1.4 從業(yè)人員方面的問題

有一些從事人事檔案管理工作的人員存在一些身兼數(shù)職的情況，加之其對(duì)于人事檔案管理的工作不重視，因此也很難用心的投入到檔案管理工作中。另外，有些人存在著對(duì)于人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，認(rèn)為只是很淺顯的工作，因此造成了在崗位上人員流動(dòng)性特別大，無法將人才有效的留住，這樣對(duì)人事檔案管理水平的提高造成了一定的阻礙。

2 優(yōu)化人事檔案管理工作的有效方法

2.1 加強(qiáng)人事檔案工作者的責(zé)任感

作為從事人事檔案工作的工作者來說，必須對(duì)收集上來的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的校審工作，確保人事檔案可以真實(shí)、全面的進(jìn)行歸檔，可以確保其有效的為日后使用所服務(wù)，嚴(yán)格對(duì)人事檔案進(jìn)行把關(guān)，控制其質(zhì)量。杜絕在工作中馬虎、粗心大意的情況，在進(jìn)行檔案鑒別的時(shí)候，工作者必須秉承著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，不受外部因素條件的影響，具備高度的工作責(zé)任感。

2.2 加強(qiáng)人事檔案管理的工作意識(shí)

人事檔案管理工作不僅是人事部門的事情，領(lǐng)導(dǎo)干部也必須加強(qiáng)對(duì)其的重視程度，將檔案管理工作納入到自己的工作日程上來，加強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理的人力、物力、財(cái)力支持，定期進(jìn)行檔案管理的監(jiān)督工作，對(duì)檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行檢查。除此之外，對(duì)于各個(gè)環(huán)節(jié)中普遍存在的對(duì)于人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)較低的情況，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的宣傳，使每個(gè)員工都意識(shí)到檔案管理的重要性，意識(shí)到檔案工作與自己的個(gè)人利益緊密聯(lián)系，因此在整個(gè)部門中都形成對(duì)檔案工作的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，繼而使整個(gè)社會(huì)都能形成對(duì)人事檔案管理工作的重要認(rèn)識(shí)。

2.3 加強(qiáng)從業(yè)人員的人事檔案管理能力

在我國(guó)進(jìn)入了人才化市場(chǎng)的新形勢(shì)下，社會(huì)對(duì)于人事檔案管理的從業(yè)人員也提出了更為嚴(yán)格的要求。

1.要求從業(yè)人員首先要具有良好的職業(yè)道德，擁有比較高的思想覺悟，這也是確保其能做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)保證。對(duì)于從業(yè)者來說，必須要盡到自己的職責(zé)，做到能嚴(yán)守檔案的秘密，有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度與較高的奉獻(xiàn)精神。

2.除了要求人事檔案管理的從業(yè)人員具有堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)與熟練的業(yè)務(wù)技能之外，還應(yīng)該具有較強(qiáng)的文字駕馭能力以及溝通、協(xié)調(diào)能力，以便能勝任人事檔案管理的工作。尤其是在我國(guó)進(jìn)入了信息化科技時(shí)代的今天，對(duì)于檔案管理也已經(jīng)不再僅限于使用人工，而應(yīng)該充分的運(yùn)用信息技術(shù)手段，工作者通過在日常工作中的不斷學(xué)習(xí)，不斷促使自身的進(jìn)步，發(fā)展成為不僅能把握人事檔案管理的基本理論，又能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)手段的綜合性新型人才。

2.4 實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化

在我國(guó)已經(jīng)邁入了科技信息化時(shí)代的今天，信息化技術(shù)無論在各個(gè)領(lǐng)域中都得到了廣泛的運(yùn)用。在人事檔案管理的工作中，運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的操作也是順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的必然要求，不僅能確保人事檔案的真實(shí)、全面性，而且能極大的加強(qiáng)工作效率。通過利用一些像計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄像機(jī)等技術(shù)手段，將一些文字的紙質(zhì)材料有效的轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)使用信息技術(shù)手段的有效辦公。在一定程度上促使構(gòu)建起全面的人事檔案管理系統(tǒng)信息化，通過無紙化的辦公手段、專業(yè)化的管理軟件比如說檢索、檔案資料傳閱、查詢等等，使人事檔案信息的真實(shí)、全面性得以提高，促使人事檔案管理邁入新的發(fā)展時(shí)代。

3 結(jié)束語

隨著我國(guó)社會(huì)的日益進(jìn)步，人才市場(chǎng)化的推進(jìn)使得在人事檔案管理中的問題更多的顯現(xiàn)出來，為了確保人事檔案工作能夠適應(yīng)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需求，就必須要求相關(guān)部門在日常工作中，加強(qiáng)對(duì)于人事檔案的管理工作，提高重視程度，加強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理工作從業(yè)人員的素質(zhì)培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)運(yùn)用信息化的科技手段對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化的管理，使人事檔案的安全、保密性得以提高，促使人事檔案管理工作得到有效優(yōu)化。

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作者簡(jiǎn)介

任慧敏（1986-），女，山西靈石人，職稱：助理經(jīng)濟(jì)師，學(xué)歷：本科，主要研究方向：人事檔案。