創(chuàng)新理念求突破立足崗位提質(zhì)效

王青青

摘要：在高職院校日常管理工作中，辦公室主任應(yīng)當(dāng)立足崗位發(fā)揮積極作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理提出建議對(duì)策，積極參與日常管理，以及服務(wù)各項(xiàng)臨時(shí)性工作與中心目標(biāo)任務(wù)，主要應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面入手開展工作：一是有效開展文件上傳下達(dá)，做好服務(wù)工作“傳令兵”；二是有效開展制度執(zhí)行督查，做好秩序規(guī)范“守望者”；三是有效開展科學(xué)合理建議，做好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)“參謀長(zhǎng)”；四是有效開展媒體宣傳介紹，做好品牌建設(shè)“設(shè)計(jì)師”；五是有效開展公有設(shè)施管理，做好學(xué)院資產(chǎn)“大管家”；六是有效開展院系招生服務(wù)，做好新生招錄“服務(wù)員”。

關(guān)鍵詞：高職院校；辦公室主任；職責(zé)；作用

近年來，隨著國(guó)家對(duì)職業(yè)教育的重視程度不斷提高，高職院校也迎來了歷史上最為寶貴的黃金發(fā)展期。建筑業(yè)的高速發(fā)展也為高職院校相關(guān)專業(yè)的發(fā)展?fàn)I造了良好環(huán)境，提供了發(fā)展機(jī)遇。無錫南洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院建筑工程與藝術(shù)設(shè)計(jì)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱“建藝學(xué)院”）正是在這一背景下發(fā)展和成長(zhǎng)起來的后起之秀。而在學(xué)院辦學(xué)工作中，行政工作者承擔(dān)著上傳下達(dá)、組織協(xié)調(diào)、日常管理以及服務(wù)突擊性任務(wù)等方面的職責(zé)，具有舉足輕重的地位，是整個(gè)學(xué)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要樞紐。筆者近年來一直負(fù)責(zé)系科的行政工作，以下結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)以及辦公室主任的職能職責(zé)定位，就如何創(chuàng)新行政工作等方面進(jìn)行具體闡述。

一、有效開展文件上傳下達(dá)，做好服務(wù)工作“傳令兵”行政在高職院校的管理體系中，屬于“關(guān)節(jié)”性質(zhì)，上要聯(lián)系學(xué)院各個(gè)行政部門，下要對(duì)接系科的所有員工，發(fā)揮好上傳下達(dá)的作用。

筆者在從事辦公室主任崗位工作時(shí)，堅(jiān)持參加系科的各種會(huì)議，安排專門人員詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，結(jié)束后整理出會(huì)議摘要，辦公室留存進(jìn)檔案。會(huì)議結(jié)束后，筆者都會(huì)將整理好的會(huì)議紀(jì)要交分管領(lǐng)導(dǎo)以及主要領(lǐng)導(dǎo)簽閱，由領(lǐng)導(dǎo)提出具體意見，辦公室將領(lǐng)導(dǎo)的具體意見傳達(dá)到相應(yīng)的層級(jí)、對(duì)象及范圍，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)落實(shí)到位。除了做好對(duì)下傳達(dá)之外，筆者還認(rèn)真抓好院本部的各項(xiàng)指示精神的及時(shí)匯報(bào)工作，在接到院本部的電話、傳真、電子郵件等之后，及時(shí)做好記錄，并按照內(nèi)容與要求及時(shí)向相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，絕不因?yàn)檗k公室工作或其他的原因耽擱院本部各項(xiàng)工作的傳遞與落實(shí)。

二、有效開展制度執(zhí)行督查，做好秩序規(guī)范“守望者”制度是保障運(yùn)行的基礎(chǔ)，學(xué)院辦公室承擔(dān)著作息制度、常規(guī)管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、考評(píng)制度等多項(xiàng)工作內(nèi)容的執(zhí)行與督查職責(zé)，作為辦公室主任，應(yīng)當(dāng)勇于挑起這一重?fù)?dān)，按照嚴(yán)格、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、規(guī)范的原則執(zhí)行相關(guān)制度以及開展督查工作，確保各項(xiàng)工作制度落到實(shí)處。筆者在工作中首先協(xié)助職校領(lǐng)導(dǎo)抓好教職員工的作息制度督查工作，采取簽到、抽查等方式，督促教職員工遵守學(xué)院各項(xiàng)作息時(shí)間制度，不遲到、不早退，工作期間堅(jiān)守崗位。在財(cái)務(wù)工作制度執(zhí)行方面，積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算與編制工作，與財(cái)務(wù)處及時(shí)做好溝通交流，并履行好辦公室主任在報(bào)銷經(jīng)費(fèi)審核方面的職責(zé)，不符合規(guī)定的票據(jù)不予審核，對(duì)規(guī)范的票據(jù)也對(duì)照?qǐng)?bào)銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核定，確保經(jīng)費(fèi)的節(jié)約與合理使用。在考評(píng)制度執(zhí)行方面，協(xié)助學(xué)院做好學(xué)期以及年終等不同層次的考評(píng)工作，提供日常管理的詳細(xì)數(shù)據(jù)及文字資料，保證每一項(xiàng)考核的積分有據(jù)可循，公開、公平與公正，提高考核的誠(chéng)信度。

三、有效開展科學(xué)合理建議，做好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)“參謀長(zhǎng)”合格的辦公室主任不僅要成為領(lǐng)導(dǎo)開展日常管理工作的好助手，還要積極建言獻(xiàn)策，成為領(lǐng)導(dǎo)的智囊。筆者在做好日常工作的同時(shí)，堅(jiān)持以敏銳的目光，深入分析建藝學(xué)院工作各個(gè)環(huán)節(jié)的成功之處以及薄弱環(huán)節(jié)，在進(jìn)行可行性調(diào)研之后向領(lǐng)導(dǎo)提出可行性建議，主動(dòng)體現(xiàn)自身的價(jià)值，幫助領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，發(fā)揮好參謀長(zhǎng)的作用。例如，針對(duì)學(xué)生管理工作效率低下的困境，筆者在深入研究本學(xué)院學(xué)生管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)與流程之后，向領(lǐng)導(dǎo)提出“量化考核、分級(jí)管理”的建議。建議對(duì)學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)與生活開展量化考核，讓學(xué)生的一言一行都有明確的規(guī)范可以參照，將學(xué)生管理工作納入規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。同時(shí)依據(jù)學(xué)生常規(guī)量化考核的分值，確定相應(yīng)的考核等級(jí)，在學(xué)生中營(yíng)造良性的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，提高學(xué)生的管理水平。這樣的合理化建議得到了學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的采納，并在實(shí)際工作中取得了巨大成功，可見處于辦公室主任位置與角度，只要用心思考，完全能夠提出更多的合理化建議。

四、有效開展媒體宣傳介紹，做好品牌建設(shè)“設(shè)計(jì)師”“酒好也怕巷子深”，在信息爆炸的當(dāng)今社會(huì)，輿論宣傳也是必不可少的工作手段。作為高職院校，應(yīng)當(dāng)更加重視宣傳工作，讓學(xué)院的辦學(xué)理念、辦學(xué)

措施以及辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)更加廣為人知，提高學(xué)院知名度，為學(xué)院的招生以及推薦就業(yè)等方面奠定良好基礎(chǔ)。如筆者指導(dǎo)辦公室工作人員注重整合學(xué)院的宣傳媒介，合理利用資源進(jìn)行宣傳，將學(xué)院網(wǎng)站、院刊作用充分發(fā)揮出來，首先組織信息技術(shù)精干力量開展學(xué)院網(wǎng)站維護(hù)工作，各個(gè)欄目的內(nèi)容及時(shí)更新，不僅及時(shí)公布各類通知、信息，還開辟互動(dòng)欄目，鼓勵(lì)教職員工以及學(xué)生踴躍投稿，及時(shí)對(duì)稿件內(nèi)容進(jìn)行審核發(fā)布，聯(lián)動(dòng)做好網(wǎng)站宣傳工作。在院刊編輯工作中，動(dòng)員教師與學(xué)生積極投稿，并針對(duì)每一個(gè)欄目提出針對(duì)性的要求，提高稿件的針對(duì)性。此外，筆者還與學(xué)生文學(xué)社團(tuán)等組織建立正常的聯(lián)系，設(shè)置投稿綠色通道，及時(shí)審核優(yōu)秀的稿件，提高辦刊質(zhì)量，為廣大師生提供良好的精神食糧，進(jìn)一步加強(qiáng)綜合宣傳作用。

五、有效開展公有設(shè)施管理，做好學(xué)院資產(chǎn)“大管家”做好新形勢(shì)下學(xué)院管理工作，不亞于管理一個(gè)中型以上企業(yè)。對(duì)于高職院校而言，公有設(shè)施以及各類資產(chǎn)的管理是非常重要的工作內(nèi)容，辦公室主任在這一方面應(yīng)當(dāng)切實(shí)承擔(dān)起應(yīng)有的責(zé)任。第一，該崗位應(yīng)當(dāng)逐步建立完善的資產(chǎn)管理臺(tái)賬，安排專門人員對(duì)我系科的固定資產(chǎn)，包括基礎(chǔ)設(shè)施以及可移動(dòng)設(shè)備等，進(jìn)行全面的登記，明確使用人，實(shí)行書面臺(tái)賬與電腦系統(tǒng)管理相結(jié)合，開展信息化管理。第二，應(yīng)當(dāng)推進(jìn)資產(chǎn)管理動(dòng)態(tài)化進(jìn)程，不再局限于一年一次的資產(chǎn)登記和上報(bào)工作，要在日常工作中將這一點(diǎn)融入進(jìn)去，新增哪些設(shè)備，損耗哪些物資，調(diào)走哪些物資，都要進(jìn)行及時(shí)的登記調(diào)整，動(dòng)態(tài)顯示全院的設(shè)施管理狀況，便于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要及時(shí)擬定采購(gòu)計(jì)劃以及開展物資分配工作。第三，該崗位還要積極配合院本部對(duì)資產(chǎn)管理的各項(xiàng)要求，探究如何高效運(yùn)用以及保持資產(chǎn)增值等，發(fā)揮辦公室主任在這一方面的職能作用。

六、有效開展院系招生服務(wù)，做好新生招錄“服務(wù)員”學(xué)院招生工作在整個(gè)日常管理中具有重要地位，雖然學(xué)院設(shè)有專門的招生辦，但是這是一個(gè)系統(tǒng)的工作，各系部都要密切配合，整合資源，參與到學(xué)院的招生服務(wù)工作之中。學(xué)院辦公室要在日常管理工作中將招生宣傳融入到各個(gè)環(huán)節(jié)，掌握的宣傳媒介要密切配合，還要組織教職員工以及在校學(xué)生利用各種時(shí)機(jī)宣傳學(xué)院的專業(yè)特色、辦學(xué)成果，吸引更多的學(xué)生來本院就讀。同時(shí)，在學(xué)院各院系聯(lián)合進(jìn)行招生服務(wù)工作的過程中，仍要做好本院系科各專業(yè)的包裝工作。此外，直接面對(duì)前來考察的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、家長(zhǎng)以及學(xué)生代表，做好宣傳與接待工作也是提高招生效率的重要環(huán)節(jié)。行政者在這一方面的工作也需要進(jìn)一步提升，全力服務(wù)于學(xué)院的招生整體工作。

綜上所述，作為一名高職院校的行政工作者，一定要注重工作理念的創(chuàng)新，優(yōu)化工作措施，立足崗位提高效率，更好地服務(wù)于學(xué)院日常工作，發(fā)揮職能作用。endprint