城市管理檔案如何提高實(shí)效性

趙晶

摘 要：在當(dāng)前城市管理中，為了保證城市管理取得積極效果，城市管理機(jī)構(gòu)會(huì)根據(jù)實(shí)際管理需要，將城市管理中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和街道及商鋪信息納入到檔案管理中來(lái)。從當(dāng)前城市管理工作的實(shí)際開(kāi)展來(lái)看，城市管理檔案對(duì)城市管理工作起到了重要的支撐作用?；诔鞘泄芾頇n案的重要性，在城市管理檔案的管理和維護(hù)中，我們不但要對(duì)城市管理檔案的重要性引起足夠的重視，還要根據(jù)城市管理工作實(shí)際，認(rèn)真分析城市管理檔案存在的問(wèn)題，并制定具體的應(yīng)對(duì)策略，保證城市管理檔案的管理實(shí)效性得到全面提高。

關(guān)鍵詞：城市管理檔案；管理效果；實(shí)效性

1 前言

檔案管理作為城市管理機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，在日常工作中應(yīng)該得到良好的開(kāi)展?？紤]到城市管理工作的現(xiàn)狀，檔案資料為城市管理工作提供了經(jīng)驗(yàn)保證和智力支持，使城市管理工作能夠有強(qiáng)有力的依托。但是從目前城市管理檔案實(shí)際管理狀況來(lái)看，還存在較多問(wèn)題。為此，我們要立足城市管理工作實(shí)際，認(rèn)識(shí)到城市管理檔案存在的重要意義，并認(rèn)真分析目前城市管理檔案在實(shí)際管理中存在的問(wèn)題，制定具體的應(yīng)對(duì)策略，保證城市檔案管理工作能夠具備相應(yīng)的解決對(duì)策，滿足城市檔案管理實(shí)際。

2 城市管理檔案存在的重要意義

檔案，即國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位和個(gè)人在政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成具有使用價(jià)值的歷史記錄材料。顯然，城管檔案室國(guó)家檔案體系的重要組成部分，與其他檔案一樣，它是真實(shí)記載和反映城管水平的客觀資料，她珍藏著城市管理過(guò)程中原始的歷史信息，也積淀了城市管理的過(guò)往經(jīng)驗(yàn)。這些年，推進(jìn)城市文明進(jìn)程已越來(lái)越成為社會(huì)的一種強(qiáng)烈呼喚，而城市的文明不單展現(xiàn)在物質(zhì)的文明，也反映在建設(shè)上的文明與政治上的文明。某種程度上，城管檔案應(yīng)是城市文明的一張底片，它從歷史的角度見(jiàn)證城市建設(shè)的歷史風(fēng)貌與演化軌跡，并以之引領(lǐng)城市發(fā)展的指向。

除此之外，城市管理檔案的存在意義還表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 城市管理檔案是推動(dòng)城市管理工作發(fā)展的有力手段

從城市管理檔案的定位來(lái)看，城市管理檔案無(wú)論是作用還是存在價(jià)值，對(duì)于城市管理工作都具有明顯的促進(jìn)作用。從城市管理檔案當(dāng)前的利用情況來(lái)看，城市管理檔案已經(jīng)成為推動(dòng)城市管理工作發(fā)展的重要手段。

2.2 城市管理檔案是滿足城市發(fā)展的重要措施

城市在發(fā)展過(guò)程中，需要各種經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)的支撐，而城市管理檔案中就存留了大量的城市發(fā)展數(shù)據(jù)，對(duì)滿足城市發(fā)展，促進(jìn)城市管理水平的提高具有重要的促進(jìn)作用。所以，城市管理檔案室滿足城市發(fā)展的重要措施。

2.3 城市管理檔案是提高城市管理質(zhì)量的重要方法

通過(guò)查詢和利用城市管理檔案，城市管理的水平和質(zhì)量不斷提高。由此可見(jiàn)，城市管理檔案對(duì)提高城市管理質(zhì)量具有重要的促進(jìn)作用。所以，我們可以將城市管理檔案作為提高城市管理質(zhì)量的重要支撐手段。

3 目前城市管理檔案在管理中存在的主要問(wèn)題

雖然城市管理檔案的存在具有重要意義，并且城市管理檔案在城市管理中發(fā)揮了重要作用，但是從當(dāng)前城市管理檔案的實(shí)際管理來(lái)看，城市檔案在實(shí)際管理中還存在很多問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1 制度規(guī)范上的缺失

對(duì)于有些城管部門(mén)來(lái)講，還沒(méi)有著手真正建立檔案管理體系，有些城管管理人員檔案意識(shí)較為淡薄，甚至個(gè)別城管部門(mén)還存在資料存放混亂、查閱手續(xù)不健全等現(xiàn)象。出現(xiàn)這種亂象，與檔案制度的缺失有著直接的關(guān)系。

所以，制度規(guī)范上缺失，造成了城市管理檔案在整體管理水平和管理質(zhì)量上難以滿足實(shí)際要求，并且制約了城市管理檔案的發(fā)展。因此，制度問(wèn)題必須得到重視和解決。

3.2 專(zhuān)業(yè)管理上的不足

檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性要求比較強(qiáng)烈的工作，當(dāng)前城管檔案工作仍然處于粗放型管理狀態(tài)，未達(dá)到專(zhuān)業(yè)化管理水平，具備與之相適應(yīng)的專(zhuān)業(yè)管理人員不多。同時(shí)，檔案的收集非常繁瑣，細(xì)枝末節(jié)的東西很多。

由于檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)工作，而目前城市管理檔案的管理人員專(zhuān)業(yè)性還不夠強(qiáng)，在具體的檔案管理中對(duì)如何有效開(kāi)展檔案管理工作還存在盲點(diǎn)，因此，必須彌補(bǔ)專(zhuān)業(yè)管理上的不足。

3.3 檔案利用率較低

城管檔案的收集整理是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格歸類(lèi)整理后，成為非常寶貴的材料，對(duì)今后的城市發(fā)展提供借鑒。但是，經(jīng)過(guò)對(duì)多個(gè)城管部門(mén)的考核，其檔案使用率較低，查閱檔案的次數(shù)非常少，檔案沒(méi)有得到充分利用。

雖然城市管理檔案很重要，但是在城市管理實(shí)際工作中往往沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案材料的有效利用，使得檔案的利用率較低，沒(méi)有發(fā)揮其重要的促進(jìn)作用。

4 提高城市管理檔案管理實(shí)效性的應(yīng)對(duì)策略

為了滿足城市管理檔案的管理需求，達(dá)到提高城市管理檔案的管理實(shí)效性，我們應(yīng)立足城市管理檔案工作實(shí)際，重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面工作：

4.1 制定完善的檔案管理制度，解決制度規(guī)范缺失問(wèn)題

考慮到城市管理檔案的特殊性，在城市檔案管理過(guò)程中，必須要對(duì)制度建設(shè)引起足夠的重視，不但要下大力氣制定完善的檔案管理制度，還要重點(diǎn)解決制度規(guī)范缺失的問(wèn)題，保證城市管理檔案工作能夠有健全的制度作為依托，保證城市管理檔案的實(shí)際管理能夠在整體實(shí)效性上有全面提高，達(dá)到促進(jìn)城市管理檔案發(fā)展，推動(dòng)城市管理檔案工作質(zhì)量全面提高的目的。為此，重點(diǎn)進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)尤為必要。

4.2 加強(qiáng)城市管理檔案工作的專(zhuān)業(yè)性，做好專(zhuān)業(yè)人員培訓(xùn)

由于城市檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，為了保證城市檔案管理工作能夠得到有效開(kāi)展，我們就要在重視城市管理檔案工作的同時(shí)，努力加強(qiáng)城市管理檔案的工作效果，積極做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使檔案管理人員能夠在工作能力和工作責(zé)任心方面達(dá)到檔案管理要求，使城市管理檔案的整體管理水平和管理效果得到全面提升，為城市管理檔案工作提供有力的支持，進(jìn)而達(dá)到提高城市管理檔案管理水平的目的。

4.3 提高城市管理檔案的利用率，滿足城市管理需要

城市管理檔案的存在，主要是為了滿足城市管理需要。基于這一認(rèn)識(shí)，我們應(yīng)對(duì)城市管理檔案的作用引起足夠的重視，并結(jié)合城市管理檔案的管理工作實(shí)際，鼓勵(lì)城市管理部門(mén)增加檔案的調(diào)閱次數(shù)，形成對(duì)城市管理檔案的有效利用，使城市管理工作能夠在管理手段和管理經(jīng)驗(yàn)上有全面的提高。為此，提高城市管理檔案的利用率，滿足城市管理需要，使促進(jìn)城市管理檔案工作發(fā)展的重要手段。

5 結(jié)論

通過(guò)本文的分析可知，在城市管理工作開(kāi)展過(guò)程中，城市管理檔案對(duì)城市管理工作產(chǎn)生了重要的促進(jìn)和推動(dòng)作用。為此，我們只有從制度建設(shè)、人員培訓(xùn)以及檔案的利用率方面入手，才能保證城市管理檔案工作的實(shí)效性得到全面提高。

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