人才流動(dòng)、人事代理中檔案管理存在的問題與對(duì)策

趙彥紅

[摘要]傳統(tǒng)的檔案管理體制阻礙著人才流動(dòng)，人事代理管理促使檔案管理改革初見成效。隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們不僅希望檔案管理能夠有利于社會(huì)發(fā)展，有利于人才流動(dòng)，同時(shí)希望揭開覆蓋在檔案表面上的神秘面紗，使之成為公民的說明書，成為用人單位與當(dāng)事人誠信的信約，促使人們以誠信去工作，以誠信回報(bào)社會(huì)。

[關(guān)鍵詞]人才流動(dòng)；人事代理；檔案管理

人事代理是為了適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求而推行的一種新型的人事管理社會(huì)化方式。人事代理為營造人才合理流動(dòng)的社會(huì)環(huán)境、解除人才在不同所有制單位之間流動(dòng)而帶來的后顧之憂、更好地保證和促進(jìn)人才的合理流動(dòng)發(fā)揮了重大作用，但與人事代理密不可分的人事檔案管理問題，也成了檔案管理中突出的問題。

近年來，隨著人事檔案目標(biāo)管理活動(dòng)的不斷深化，流動(dòng)人員人事檔案管理的地位和作用日益凸現(xiàn)。人才交流中心在流動(dòng)人員人事檔案管理工作實(shí)踐中，高度重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案庫房進(jìn)行改造，購置了檔案密集架，按規(guī)定實(shí)行了庫房、辦公、查閱三分開，配備了防火、防盜、防潮、防光、防蛀、防高溫的設(shè)施，組織專門人員對(duì)流動(dòng)人員檔案進(jìn)行了專業(yè)化的整理，為流動(dòng)人員檔案管理晉升一級(jí)工作打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)為廣大流動(dòng)人員提供了接轉(zhuǎn)人事關(guān)系、調(diào)整檔案工資、辦理職稱評(píng)定、退休和社會(huì)保險(xiǎn)等服務(wù)。但在人事制度改革的深化過程中，流動(dòng)人員人事檔案管理也出現(xiàn)了一些問題，直接影響了人才的合理流動(dòng)，迫切需要采取有力措施加以解決。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理工作存在的問題

（一）流動(dòng)人員人事檔案管理體制未理順。1996年12月，中共中央組織部、國家人事部發(fā)布的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確規(guī)定：“流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案；嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案?！钡壳霸撜呗鋵?shí)的并不理想，存在人事、勞動(dòng)、教育等部門多頭管理，不具備檔管資格的企業(yè)和個(gè)人越權(quán)、違規(guī)管理等現(xiàn)象。這既造成了流動(dòng)人員人事檔案管理秩序混亂，又對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的安全性、真實(shí)性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅，使檔案管理缺乏嚴(yán)肅性。之所以出現(xiàn)上述問題，主要原因還是對(duì)該規(guī)定的宣傳不夠，一些人員、一些單位不了解、不掌握關(guān)于流動(dòng)人員人事檔案管理的規(guī)定，不清楚流動(dòng)人員檔案涵蓋的范圍和管理機(jī)構(gòu)等。

（二）流動(dòng)人員人事檔案管理的相關(guān)政策難以適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。隨著人才流動(dòng)的日益頻繁，全國各地人才中心保管的流動(dòng)人員人事檔案的數(shù)量不斷攀升，與此同時(shí)，大量無人問津的人事“死檔”、“棄檔”也不斷增多，石家莊市井陘礦區(qū)人才中心現(xiàn)存流動(dòng)人員人事檔案1800余份，“死檔”已超過150份，個(gè)別達(dá)到10年。當(dāng)前人事檔案管理制度仍保持計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理模式，在人事代理業(yè)務(wù)未開展前，人事檔案純屬單位所有，很多單位從留人才的角度考慮，以卡人事檔案為手段，來制約人才跳槽；同時(shí)還有很多流動(dòng)人員對(duì)人事檔案和人事檔案性質(zhì)、地位、作用認(rèn)識(shí)模糊，檔案觀念淡薄，自動(dòng)放棄檔案，使檔案遭遇冷落，導(dǎo)致“棄檔”、“死檔”。這就使得工齡無法計(jì)算，戶口無處掛靠，職稱不能及時(shí)申報(bào)，需要考研、出國政審等證明時(shí)無處可開，造成許多不必要的損失。

（三）流動(dòng)人員人事檔案材料收集整理不規(guī)范

人事檔案是每個(gè)人形象的“縮影”，檔案材料是流動(dòng)人員身份、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、人事關(guān)系等最真實(shí)、最直接的證明。檔案整理工作直接關(guān)系到人事檔案的安全和流動(dòng)人員的切身利益，但目前部分檔案材料存在一些不規(guī)范的地方，一是檔案材料的字跡不耐久，手續(xù)不完備、內(nèi)容不完整。如，有的呈報(bào)表有呈報(bào)意見，無批準(zhǔn)機(jī)關(guān)意見；有的履歷表沒有審核簽署意見或沒有蓋章；有的政歷審查結(jié)論和處分決定沒有審批意見，還有的復(fù)印件也裝入了檔案袋，等等。這樣的材料實(shí)質(zhì)上不具有人事檔案的可靠性，這就增加了流動(dòng)人員性質(zhì)確定的難度。二是流動(dòng)人員人事檔案材料內(nèi)容陳舊，補(bǔ)充更新不及時(shí)。還有部分材料的內(nèi)容單薄、缺乏連續(xù)性。一些流動(dòng)人員人事檔案中只有一些簡單的履歷材料，僅反映了姓名、性別、民族、工作時(shí)間、入黨時(shí)問、文化程度及簡歷等基本概況，而反映本人工作實(shí)績和技術(shù)特長等方面的記載比較少，不能“觀其卷，知其人”。

（四） 流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞程序不規(guī)范

在市場經(jīng)濟(jì)中，勞動(dòng)管理制度和用工制度發(fā)生變化。隨著人才的流動(dòng)，人事檔案管理部門必須隨著該人員主管單位的變化及時(shí)將其人事檔案轉(zhuǎn)到新的主管部門或協(xié)管單位。檔隨人走，使人事檔案管理的范圍與人員管理的范圍相一致。但是在實(shí)際的操作過程中，一些單位因改制清退、辭退人員后，沒有按規(guī)定將其人事檔案轉(zhuǎn)交人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，使檔案丟失；一些單位以聘用合同形式招聘人員，但沒有按規(guī)定到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理人事代理手續(xù)，其人事檔案沒有及時(shí)移交。還有一些單位在轉(zhuǎn)遞擋案時(shí)沒有按照規(guī)定填寫干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，也沒有及時(shí)進(jìn)行登記，致使檔案去向無從查找。甚至一些單位違反政策規(guī)定將檔案直接交給本人保管、傳遞，在郵寄轉(zhuǎn)遞過程中丟失或損壞。特別是一些大中專畢業(yè)生在求職過程中，私自攜帶檔案，導(dǎo)致檔案違規(guī)拆封，檔案材料失真和遺失等現(xiàn)象。

（五）檔案管理水平有待提高。中央組織部明文規(guī)定“管理一千人的檔案需要配備一名專職干部”，但實(shí)際上一人管理數(shù)千份檔案的比比皆是。檔案數(shù)量翻番，材料收集范圍和歸檔材料數(shù)量大，利用頻率大幅度提高，工作任務(wù)重、人手少。管理檔案應(yīng)付日常工作已需加班加點(diǎn)，鉆研業(yè)務(wù)、探討管理方法就無暇顧及。大部分檔案管理者對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的管理還只限于裝好袋子，鎖好柜子的程度。流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化程度不高。在建立流動(dòng)人員人事檔案管理庫，提高信息資源使用效率，用現(xiàn)代化手段管理流動(dòng)人員人事檔案等方面缺少探索與嘗試。

二、強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案管理工作的對(duì)策

（一）明確政府所屬人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)在流動(dòng)人員人事檔案管理中的惟一合法性地位，加強(qiáng)對(duì)外宣傳，提高流動(dòng)人員檔案意識(shí)。增強(qiáng)整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)，提高貫徹執(zhí)行黨和國家人事政策和檔案法規(guī)的自覺性。嚴(yán)格檔案的轉(zhuǎn)遞制度，及時(shí)對(duì)各單位辭職、辭退人員和新聘人員進(jìn)行清理，流動(dòng)人員人事檔案要及時(shí)轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)遞，應(yīng)派專人或通過機(jī)要交通送取，嚴(yán)禁流動(dòng)人員自帶檔案，對(duì)不按程序轉(zhuǎn)遞的人事檔案，管檔單位不得接收。對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理中出現(xiàn)的混亂現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)格整頓，依法管理。對(duì)不具備管理檔案資格的中介機(jī)構(gòu)、私營企業(yè)堅(jiān)決予以取締。

（二）以人事代理制為契機(jī)，建立流動(dòng)人員人事檔案社會(huì)化公共管理服務(wù)新模式。人事代理制度是指代理機(jī)構(gòu)按照國家有關(guān)人事政策法規(guī)的要求，受單位或者個(gè)人委托，以社會(huì)化服務(wù)的方式，代理有關(guān)的人事業(yè)務(wù)。它的最大特點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離，變單位人為社會(huì)人，即單位管用人，而一些具體的人事管理工作則由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。這種模式不同于過去人事檔案管理偏重封閉內(nèi)向、分散各部門的管理模式，而是向社會(huì)化、公開化的方向發(fā)展，擺脫了過去傳統(tǒng)的以人事檔案為核心的對(duì)單位的依附關(guān)系，保證了人才有充分的擇業(yè)自主權(quán)；這種模式不僅能促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化，而且為流動(dòng)人員人事檔案管理走向社會(huì)邁出了堅(jiān)實(shí)的一步。進(jìn)一步促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理制度更加完善，管理方法更加統(tǒng)一，管理程序更加規(guī)范。這種模式還能有效的激活流動(dòng)人員人事檔案的生命力，使一些多年來無人問津的“無頭檔案”找到的歸宿。變“死檔”為“活檔”，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（三）進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案目標(biāo)管理方向。一是把好入口關(guān)，確保檔案的完整。在接收檔案時(shí)，一定要對(duì)每份檔案認(rèn)真地進(jìn)行檢查核對(duì)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)材料短缺，必須及時(shí)向檔案來源處索取，以此確保檔案的完整。同時(shí)要加強(qiáng)宣傳流動(dòng)人員人事檔案管理的針對(duì)性，對(duì)流動(dòng)人員本人的宣傳應(yīng)側(cè)重于檔案材料的重要性；對(duì)用人單位的宣傳應(yīng)側(cè)重于檔案材料的審核把關(guān)和及時(shí)送達(dá)。二是提高檔案管理人員素質(zhì)，從政治素質(zhì).業(yè)務(wù)能力等方面對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格要求，推行檔案管理人員持證上崗，明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)日常管理。認(rèn)真做好檔案材料的收集、鑒定、整理、編目等工作，科學(xué)地管理流動(dòng)人員人事檔案，通過檔案管理機(jī)構(gòu)的規(guī)范化管理，不斷促進(jìn)流動(dòng)人員檔案管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)。并逐步推進(jìn)微機(jī)管理，提高檔案管理現(xiàn)代化水平?！鰁ndprint