結(jié)合實際談如何做好高校辦公室日常教學(xué)管理工作

鄭慧軍++高翠竹

摘 要：高校教學(xué)質(zhì)量的提高需具備一支優(yōu)秀的師資隊伍，同時也需要一批優(yōu)秀的教學(xué)管理人才。教學(xué)管理在高校管理中占有特別重要的地位，辦公室的教學(xué)管理工作是高校管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，是院系行政辦公室工作的重要組成部分。院辦公室教學(xué)管理工作政策性強、業(yè)務(wù)性強、服務(wù)性強，工作量也很大。因此，加強院辦公室的教學(xué)管理對學(xué)校的總體發(fā)展起著不可忽視的作用。

關(guān)鍵詞：高校 日常 時效性 服務(wù)意識

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）07（a）-0176-01

1 強調(diào)工作的時效性、規(guī)范性

院辦公室的教學(xué)管理工作具有一定的時效性，由于院辦公室的教學(xué)管理工作繁雜、時間緊、要求高，任何一個環(huán)節(jié)稍有拖拉和疏忽都有可能影響到整個教學(xué)工作和教學(xué)質(zhì)量，甚至可能出現(xiàn)教學(xué)事故，影響教學(xué)工作的正常運行，因此作為高校院辦公室的教學(xué)管理人員教學(xué)秘書的管理工作一定要做到及時、準確。面對教學(xué)事務(wù)頭緒繁多，教學(xué)秘書應(yīng)熟悉各學(xué)年、各學(xué)期、各時段的事務(wù)流程，要考慮院系與學(xué)校整體的關(guān)系，從時間和空間上妥善安排，做到有計劃、分輕重緩急地完成各項教學(xué)任務(wù)。例如：學(xué)生的考試工作是教學(xué)秘書管理中一項十分重要的工作，尤其是基礎(chǔ)院系數(shù)學(xué)的考試工作涉及學(xué)生面廣的復(fù)雜性，特別是線性代數(shù)、概率統(tǒng)計等工科數(shù)學(xué)課程，不同的專業(yè)不同的年級有不同的學(xué)時要求，課程類別和考試性質(zhì)也不同，為了能夠把有關(guān)事宜及時通知到每一位學(xué)生，教學(xué)秘書要提前兩周就對學(xué)生的考試進行合理的安排，通過各個院系的教學(xué)秘書及時準確地把考試科目、考試時間和地點安排傳達給每一位學(xué)生，從而保證考試工作正常有序地進行。

教學(xué)秘書應(yīng)該嚴格遵守教學(xué)管理規(guī)章制度，熟悉掌握學(xué)校教學(xué)工作的有關(guān)規(guī)章制度，熟悉掌握本學(xué)院各專業(yè)的教育教學(xué)規(guī)律和培養(yǎng)計劃并認真貫徹執(zhí)行，能夠熟練向?qū)W生介紹有關(guān)課程設(shè)置和學(xué)籍管理等方面的知識，尤其是基礎(chǔ)課院系的教學(xué)秘書還要面對全校各院系學(xué)生的日常關(guān)于考試等相關(guān)事宜的問答，還要處理學(xué)生查閱試卷，學(xué)生緩考申請等等相關(guān)事宜，這些工作看起來都十分簡單，實際上卻是十分復(fù)雜的。要做到每一項工作都具有規(guī)范性，每一項工作都做到有條不紊，是很不容易的。這是因為在實際的工作運行中會遇到各種各樣的困難。比如說：學(xué)生的畢業(yè)審核工作就是一項十分繁雜的工作，他的審核結(jié)果將決定學(xué)生的一生。不同的專業(yè)有不同的培養(yǎng)計劃，不同的專業(yè)有不同的課程要求和學(xué)分要求，不同類別的課程有著不同的學(xué)分管理。學(xué)生在四年的大學(xué)生活里所學(xué)的課程不下幾十門，這幾十門課又包含必修、選修還有輔修、雙學(xué)位等，還有部分學(xué)生有重修、緩考等等情況。加之還有中途休學(xué)，轉(zhuǎn)專業(yè)，延長學(xué)年等等一些復(fù)雜的情況，要做到每一位學(xué)生的成績都做到準確無誤，教學(xué)秘書每學(xué)期要定期查看教師錄入學(xué)生成績情況，并督促學(xué)生監(jiān)督與配合，及時登陸個人教務(wù)系統(tǒng)查看自己成績是否有漏登或錯登現(xiàn)象，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

2 增強服務(wù)意識，做好系部的服務(wù)工作，提高自身能力

教學(xué)秘書的工作就是為了教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)。因此，教學(xué)秘書要牢固樹立“替師生著想，為教學(xué)服務(wù)”觀念，堅持“以人為本”的理念，全面地服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生。作為院部的服務(wù)窗口，為保證教學(xué)工作的正常進行，教學(xué)秘書要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感，要把這些責任感和服務(wù)意識融入到具體的工作中，教學(xué)管理的目的是要規(guī)范教學(xué)秩序，提高教學(xué)質(zhì)量。因此在教學(xué)管理中應(yīng)強調(diào)管理和服務(wù)意識，管理與服務(wù)相輔相成缺一不可，提倡通過管理教學(xué)實現(xiàn)服務(wù)于教學(xué)的目的和寓管理于服務(wù)之中的工作方法，實現(xiàn)服務(wù)和管理的有機統(tǒng)一。這就決定了教學(xué)秘書言談舉止要和藹，應(yīng)有較強的責任心、辦事認真，除此之外，教學(xué)秘書還要有良好的協(xié)作意識。一方面要完成教務(wù)處所布置的任務(wù)，另一方面要學(xué)會借助有效的溝通手段協(xié)調(diào)系部與學(xué)院職能部門的關(guān)系。同時又處處以集體利益為重，自覺維護院部的形象和聲譽。作為教學(xué)秘書應(yīng)該充分發(fā)揮自己的潤滑劑作用，從全局出發(fā)，主動做好領(lǐng)導(dǎo)成員之間的通氣協(xié)調(diào)工作。為達到溝通暢通，需要教學(xué)秘書具有良好的協(xié)調(diào)能力，在堅持原則的前提下，要有靈活性和應(yīng)變性，不同的部門要有不同的溝通方式，不同的老師要有不同的傳達方式和處理方法，熱情而又機智、幽默地傳遞信息。

3 教學(xué)管理要與時俱進，具有科學(xué)性

（1）科學(xué)性

教學(xué)秘書工作繁雜、瑣碎，重復(fù)性強，不能一味的墨守陳規(guī)，傳統(tǒng)的管理思維必須改變，只有不斷改進工作方法，才能提高解決問題的能力。如今，計算機的使用已廣泛地進入高校機關(guān)的各個部門，教學(xué)管理工作正逐步走向現(xiàn)代化、科學(xué)化。熟練掌握和使用計算機是教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本技能。

教學(xué)秘書要能夠熟練運用office辦公軟件，熟練掌握教務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，利用教務(wù)管理系統(tǒng)對學(xué)校的院系信息、學(xué)籍成績、教學(xué)計劃、教師和學(xué)生開課通知單、學(xué)生的畢業(yè)管理、教師綜合信息、教師和學(xué)生的教務(wù)系統(tǒng)登錄密碼等實行網(wǎng)絡(luò)管理，這樣才能使本院的日常教學(xué)管理工作更加科學(xué)化，以適應(yīng)未來工作的各種要求。

（2）傳統(tǒng)與現(xiàn)代化管理手段相結(jié)合

同時管理方法要不斷改革和創(chuàng)新。以往很多繁雜事情或是通知等一些大小事情都是挨個打電話通知，既費時又費力，為了節(jié)省工作時間，我給院里申請了一個公共郵箱，建立了QQ群，并開通了手機飛信功能，飛信和電子郵箱、QQ群相結(jié)合的現(xiàn)代化手段大大提高了工作效率和質(zhì)量，對于一些事務(wù)性通知直接群發(fā)飛信。而對于一些文件性通知材料發(fā)到公共郵箱或QQ群，并使用飛信進行通知。這樣就有效避免了有些老師不上QQ或公共郵箱而耽誤工作。但是對于一些緊急重要事情不能過分依賴于這種手段，也要打電話確認通知，以免耽誤教學(xué)重要事宜。

在高校的教學(xué)管理中，辦公室教學(xué)管理處于極其重要的位置，高校的各級領(lǐng)導(dǎo)、全體師生應(yīng)對此有足夠的認識，尊重并密切配合教學(xué)秘書開展工作，逐步穩(wěn)定教學(xué)管理的隊伍，提高他們的積極性，使高校辦公室教學(xué)管理工作邁上一個新的臺階。endprint